简报、大事记、会议记录

简报、大事记、会议记录的写作第一节简报•一、简报的含义和作用•（一）简报的含义•简报，从字义上说，就是情况的简明报道。它是党政机关、企事业单位、社会团体为及时反映情况、汇报工作、交流经验、揭示问题而编发的一种内部文件。•简报有多种名称，可以叫“××简报”，也可以叫“××动态”“××简讯”“情况反映”“××交流”“××工作”“内部参考”等等。（二）简报的作用•简报的作用主要体现在以下几个方面：•1．向上级汇报工作、反映情况•简报可以上行，迅速及时地向上级反映本单位本系统的日常工作、业务活动、思想状况等，便于上级及时了解情况，分析问题，作出决策，有效地指导工作。•2．平级机关之间交流经验、沟通情况•简报也可以平行，用于平级单位、部门之间交流经验、沟通情况，以便于相互学习借鉴，促进工作。•3．向下级通报情况，传达上级意图•简报还可以下行，用来向下级通报有关情况，推广先进经验，传达上级机关意图。二、简报的种类和特点•（一）简报的种类•简报的种类繁多，按照不同的分类标准，可以划分为很多不同类型。按时间划分，简报可分为定期简报和不定期简报；按发送范围分，有供领导阅读的内部简报，也有发送较多、阅读范围较广的普发性简报；按内容划分，简报可以分为工作简报、生产简报、会议简报、信访简报、科技简报、教学简报等等。（二）简报的特点•1．新闻性•2．集束性•3．规范性1．新闻性•简报有些近似于新闻报道，特点主要体现在真、新、快、简四个方面。•“真”是内容真实，这是新闻的第一特征。简报所反映的内容、涉及的情况，必须严格遵循真实性原则，时间、地点、人物、事件、原因、结果，所有要素都要真实，所有的数据都要确凿。虚构编造不行，移花接木、添枝加叶也不行。•“新”指内容的新鲜感。简报如果只报道一些司空见惯的事情，就没有多大价值和意义了。简报要反映新事物、新动向、新思想、新趋势，要成为最为敏感的时代的晴雨表。•“快”是报道的迅速及时。简报写作要快，制作的发送也要简易迅速，尽量让读者在第一时间里了解到最新的现实情况。•“简”是指内容集中，篇幅短小，提纲挈领，不枝不蔓。简报名目之前冠一“简”字，可以看出简洁对于这种文体来说是多么重要。2．集束性•虽然一期简报中可以只有一篇报道，但更多情况下，一期简报要将若干篇报道集结在一起发表，形成集束式形态。这样做的好处是有点有面，相辅相成，加大信息量，避免单薄感。3．规范性•从形式上看，简报要求有规范的格式，由报头、目录、编者按、报道正文、报尾等部分组成。•其中报头、报道正文、报尾是必不可少的，而且报头和报尾都有固定的格式。可参见范文。三、简报的格式•（一）报头•首页间隔横线以上称为报头，由简报名称、期数、编发机关、日期、保密提示等项目组成。•简报除用“××简报”“××动态”“情况反映”等常用四字名称之外，还可加上单位名称、专项工作等内容。如《××大学“三讲”教育简报》。简报名称用大号字套红印刷。•期数位于简报名称下方正中，加括号。如果是综合工作简报，一般以年度为单位，统编顺排；如果是专题简报，按本专题统编顺排。如果是增刊，就标明增刊字样。•编发机关一般是“××办公室”或“××秘书处”，位于期数下面、间隔横线上方左侧。•日期位于编发机关右侧。•如果需要保密，在首页报头左上角标明密级或“内部刊物”字样。确有必要，还可在首页报头右上角印上份号。（二）报核、报尾•（二）报核•报头以下、报尾以上的部分都是报核。•报核包括以下项目：•1．目录•集束式的简报可编排目录。由于简报内容单纯，容易查找，目录一般不需标序码和页码，只需将编者按、各篇标题排列出来即可，为避免混淆，可以每项前加一个五星标志。•2．编者按•必要时可加编者按，主要内容是工作任务来源、本期重点稿件的意义和价值、征稿通知、征求意见等。编者按不可过长，短者三五行，长者半页即可。•3．报道•一期简报可以只有一篇报道，也可以有多篇报道。依次排列即可。•（三）报尾•报尾在简报末页，用间隔横线和报核分开。报尾内容比较简单，只需写明报什么机关、送什么机关、发什么单位即可。四、简报的写法•（一）标题•简报的标题跟新闻的标题有些类似，分单标题和双标题两种基本类型。•1．单标题•将报道的核心事实或其主要意义概括为一句话作为标题，如：《后勤工作今年重点抓好五件事》《我校通过“211工程”专家审查验收》《查摆突出问题，研究“三讲”教育方案》。标题中间可以用空格的方式表示间隔，也可以加用标点符号。•2．双标题•双标题有两种情况：一是正题后面加副题。如：•再展宏图创全国一流市场•——××农贸市场荣获市信誉市场称号•前一个标题是正题，概括事实的性质，后一个标题是副题，补充叙述基本事实。•二是正题前面加引题。如：尽责社会完善自身贵州师大团委开展“把知识献给人民”的活动•前一个标题是引题，指出作用和意义，后一个标题是正题，概括主要报道内容。（二）正文•正文由导语、主体、结尾组成。•1．导语•导语就是简报的开头语，要用简短的文字，准确地概括报道的内容，说明报道的宗旨，引导读者阅读全文。导语写作的总的要求是“开门见山”，一开始就切入基本事实或核心问题，给人一个明确的印象。•导语的具体写法可根据主题需要，分别采用叙述式、描写式、提问式、结论式等几种形式。用概括叙述的方法介绍简报的主要内容，叫做叙述式。把简报里的主要事实或某个有意义的侧面加以形象的描写，以引起读者的阅读兴趣，叫做描写式。把简报反映的主要问题用设问的形式提出来，以引起读者的思考，叫做提问式。先将结论用一两句话在开头点出来，然后在主体部分再作必要的解释和说明，叫做结论式。这几种导语形式，各有所长，写作时可根据稿件特点选择运用。2．主体•主体是简报的主要部分，它的任务是用足够的、典型的、富有说服力的材料把导语的内容加以具体化，用材料来说明观点。写好主体是编好简报的关键。主体的内容，或是反映具体的情况，或是介绍具体的做法，或是叙述取得的成绩和经验，或是指出存在的问题，或是几项兼而有之，要视具体情况而定，没有固定的框框。3．结尾•简报要不要结尾，因内容而定。对于事情比较单一，篇幅比较短小的简报，可以不单写结尾，主体部分的话说完就结束，干净利落。对于事情比较复杂，内容较多的简报，可以写个结尾，对全文作一个小结，以加深读者印象。•有些带有连续性的简报，为了引起人们注意事态的发展，可用一句交代性的话语作为结束，如“对事情的发展我们将继续报告”，“处理结果我们将在下期报告”等等。【例文】•简报大事记•一、大事记的含义和特点•大事记是党政机关、社会团体、企事业单位或个人用简述的方式，按时间顺序记载重大事件、重要活动的书面材料。•它既可以作为机关、单位回顾总结工作和查证历史的重要依据，也可以反映机关、单位的变迁、发展，成为珍贵的档案材料，还可以作为编撰年鉴、地方志或个人简历的历史资料。大事记主要有三个特点：•1．以时系事，检索方便。大事记具有明显的时序性。一系列的事件都是以发生时间的先后来梳理排列的。时序在记载事件过程中始终处于显要地位。这样不仅作者可以有条不紊地记述大事要事，而且读者查阅也迅速简便。•2．言简事赅，容量丰富。大事记要求对大事要事记述清楚，又要做到文字精简。由于大事记文辞简约，旨在勾勒出历史发展的轨迹，无须铺陈描述、起承转合，故以容量丰富见长。比如，《中华人民共和国大事记(1949—1980)》，所记事的高密度和大容量，是其他著作难于相比的。•3．专人记录，各方协助。编写大事记是一项繁杂、细致的工作，一般由机关办公厅(室)或秘书部门指定专人负责记录，其他各个部门协助提供有关情况。大事记与其他文书的写作不同，它不是一次起草完成的，而是随着工作的不断发展逐项记录而成的。有些单位每月整理一次，年终再进行一次通篇的材料删补和文字加工，经有关领导审阅后，印刷若干份送有关单位，并留若干份存档。二、大事记的内容和类型•一般来说，大事记所记载的内容大致有如下几项：•1．关系全局的大事、要事及其对本地区、本单位的影响。•2．本单位的重要活动以及上级对本单位的重要领导活动。包括：上级机关发来的重要文件，记录其发文字号、发文日期、文件标题和主要精神；上级机关的重要电话指示、口头通知；上级主要领导来本机关、单位检查、指导工作的情况，领导人姓名、职务，提出的主要意见、记录日期等。•3．本单位的重要会议情况。记录会议的名称、任务、主要议题和决议，到会人员等。•4．本单位的组织变动情况。例如，本单位的成立，职权范围的调整，组织机构设置的变动，办公地点的迁移，人员编制，主要领导人的任免、变更，本单位所属干部的重要奖励、处分以及本单位直属机构的组织变动情况。•5．本单位的主要工作。包括发出的重要文件，机关领导人的重要批示、口头指示，本机关和所属单位所进行的主要工作与工作成果，发生的重大问题与采取的主要措施，重大的工程建设、科研成果、外事活动等。大事记的种类•1．综合性大事记，即将本机关单位各方面的大事要事，按时间顺序进行记录。•2．专题性大事记，即将本机关单位不同内容的大事要事，按时间顺序分类进行记录。(三)大事记的结构和写法•1．标题。•大事记标题有两种写法。•综合性大事记，其标题一般由单位名称、时间加“大事记”构成，如“四川省××学院2012年大事记”。•由制文单位和文种构成，如《××人民政府大事记》；•由制文单位、时间和文种构成，如《××市人民政府八月份大事记》等。•专题性大事记，标题则由单位名称、内容项目加“大事记”构成，如“××石化总厂技术改造大事记”等。•由制文单位、事由和文种构成，如《中国医学大事记》；•由事由和文种构成，如《解放以后中国科技发展大事记》；2．正文。•大事记的正文编写，关键要解决“记什么”和“如何记”两个问题。一般来说，其正文由大事时间和大事内容两部分组成。大事记正文的编写方法要注重如下六点：•(1)重视改革中出现的新事物，从中可以看出记述者选择事件有无眼光。•(2)分清大事，不能漏记大事。•(3)严格按照事物发生时间的先后顺序作客观的记述。•(4)大事记并不要求完整地记述某一件大事，而是重点记述事件发生的时间和它的主要内容。•(5)大事记要求一事一记。同一天发生的其他大事，用“△”标示，分开记。•(6)语言要简洁。该长则长，该短则短。高度概括，简明扼要。会议记录•一、会议记录的涵义和用途•会议记录是实录会议情况和信息的书面材料。•凡是重要的会议都应该有书面记录。书面形式的会议记录一直是保留会议信息的普遍形式。•会议记录可以作为传达会议精神、汇报会议情况，或执行会议决议的依据，可以唤起与会者对有关问题的记忆。由于会议记录可长期保存，而还具有文献资料的作用。二、会议记录的特点•1．同步性。从记录的过程看，大多数会议记录是由记录员随开会过程作同步记录。•2．实录性。会议记录要坚持“怎么讲就怎么记”的原则，不允许在记录中加入记录者个人的观点或倾向，更不能随意删改发言者的言论。为保证记录的实录性，要力求把话听准确、记完整。听不准或有疑问处应及时核准。•3．规范性。尽管会议记录自身并不成文，但作为事务文书，也具有一定规范性。规范性的主要表现：一是使用单位统一的记录专用笺。二是要求按统一的格式记录。三是使用规范的记录符号。会议记录要求字迹不潦草，使他人也能够辨认。尽可能使用缩略符号或规范的速记方法记录。三、会议记录的格式和写法•（一）标题•由开会单位、会议名称（或会议内容）和记录三部分组成。如《××公司产品营销会议记录》、《××公司第八次股东大会记录》。（二）正文•会议记录的正文分会议组织情况和会议进行情况两部分。•1．会议组织情况•内容及要求如下：•（1）会议时间。要写清会议进行的年份、日期，必要时精确到分钟。•（2）会议地点。要写清会议室名称。•（3）会议出席人姓名。人数多的会议可只写人数。•（4）缺席人姓名和缺席原因。•（5）列席人及其职位。•（6）主持人。一般直书姓名，在姓名前冠写职衔。•（7）记录人姓名。应签名以示负责。•（8）议题。议题是会议讨论或解决的问题，在议题不止一项时，应分条列项写。2．会议进行情况•会议进行情况是会议记录的主体。•包括主