管理干部如何领导组织会议

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管理干部如何领导会议主持会议1-1何谓会议:相关的人员集合于一定的场所,以口头交换个人的意见、想法、情报并努力去达到某些共通的结论,这一活动称为会议。1-2会议的功能※促使经营体的众人步调一致。※促使各人均能以整体的观点执行各自担当的任务。※主管人员可透过会议将有关问题详如说明,促使部属明了领会。※透过会议听取属下意见做政策、方针拟订的参考。一、会议的功能2-1依模式分类※正式的、非正式的。※定期的、非定期的。※商量型、协商型的。※创意开发型。※教育指导型。2-2依目的分类※以传达命令为目的。※为了联络协调。※收集情报、听取意见。※作决策起跑为目的。※机能为中心的会议。二、会议的种类3-1以清新的气氛参与会议泰然的陈述意见;3-2对民主主义的理解;3-3不要会而不议、议而不决、决而不行、行而不负责;3-4要明确的决定何人、何时、何手续、何方法来执行决定事项。三、对会议的再认识4-1具备有丰富的人性,成为任何人都喜欢的领导人;4-2具有敏锐的分析、判断力、综合力及丰富的知识与经验;4-3公平并有忍耐力,每一个人都会以同样的态度去接受;4-4具有解决问题的热诚与适当的幽默感;4-5备有良好的表达能力,说服能力之推销精神;4-6很民主化,能多引导大家发表意见,并协助大家从中道出良好结论。四、会议领导人的资格条件五、如何拟定会议计划5-1意义:计划不正确,准备不充分,任何事都不会顺利,如果只是临时心血来潮,突然召开会议,没有什么计划准备,当然就不会有什么好结果。5-2如何拟订会议计划A、议题要明确:1.事实的收集、整理。2.判断资料的提出。3.自己的想法之整理。B、弄清楚会议的目的:1.议题是什么。2.是否要做决定。3.是否要做协调。4.是否要提建议。C、是否一定要召开:1.用文书可以吗。2.以自己的责任与权限是否可以处理。3.不开会用协商可以吗。6-1选定参加会议的人员:A、从与问题有关的人当中去选择。B、对该问题有丰富知识与经验而且有协力性的人。C、最后必须取得该人之同意者。D、上下阶段的幅度尽量要小。E、一定要以一体之讨论为中心去考虑。6-2决定会议的时日:A、有开始时间也设定结束时间。B、以2小时以内最佳,若超过则休息20分钟再开。C、会议中不要有任何干扰。六、如何做好妥善的会议准备六、如何做好妥善的会议准备6-3会议场所的决定方法A、以参加人数多寡决定。B、不要在人员出入多的地方。C、不要在声音嘈杂的地方。D、不要离开洗手间太远。6-4事前连络:A、例行的会议在开会前一、两天用电话或口头提醒。B、会议通知要记载、目的、议题、时、地、会议进行要领,参加会议着之姓名。C、在公司外时要附上路线图。D、非例行会议一周前通知。六、如何做好妥善的会议准备6-5会议资料之整理与准备:*参加者先将收到的会议资料详加研究并整理出自己的看法6-6会议室的点检:A、会议室的必要环境;B、议室的设备与备品;C、席位的配置。6-7会议进行计划:A、看一遍参加人员就知道请谁先开口讲话最好。B、花多少时间来整理、归纳参加人员的意见。C、预定讨论多少时间然后做结论。D、是否延长时间至结论。E、要请谁做记录7-1会议进行四阶段:A、导入:和谐地将开会原因说明得很清楚。B、引出;不要说的太多要使得不要脱离主题。C、迈向结论:忽急忽慌要作无名英雄D、总结:接受他人之助作会议记录7-2会议如何进行:A、气氛温和,使任何人都很轻松的表示意见。B、会议目的要简单明了的加以说明。C、不要脱离会议主题。D、不要讲得太多。E、要做无名英雄。F、要会使用辅助材料。G、不要以单行道方式以独特的作风强做结论。H、探索实现的可能性。I、对付难处理的对象:不发言的人、发言太多的、固执己见的人。七、会议的领导方法8-1、事先拟订发问之腹稿。8-2、多用开放式问句澄清式问句。8-3、注意发问之时机。8-4、按平时对话之速度发问。8-5、尽量使用不指名答复的问题。8-6、必要时使用指名答复。8-7、提出敏感性的问题要附带说明发问的理由。8-8、由广泛问题入手再移向特定问题。8-9、发问后给予足够时间答复。8-10、对答复者之答复应表示竭诚的欢迎。八、主持人说话的方法诀窍9-1、集中于一个主题。9-2、究竟想讲什么。9-3、结论先、理由后。9-4、用5W1H去检查:Who、What、Where、When、Why、How。9-5、整理成条列式的。9-6、废话要删除。九、如何在短时间内讲得很得要领10-1、经验多了就不会怯场。10-2、经验过3-7次就不会怯场。10-3、放弃使你不怯场的努力。10-4、将怯场认为是应该的。10-5、事前做充分准备。10-6、想通过改变态度就不怯场。十、如何排除怯场11-1有人发言时须注意事项A、有人发言时勿立即徵求反对或批评的发言。B、有人发言时勿马上转到其他主题。C、有人发言时底下聊天心不在焉时主席须巧妙制止。D、好意见予以肯定、赞美(口语+身体语言)。十一、如何如何激起参加人员热烈发言讨论11-2激起热烈发言讨论的方法A、脑力激荡术或KJ法等较具趣味性的方法引起全员的发言。B、以适当的发问式诱导发言※对全体发问。※指名发问。※接力问答,以所发言的问题转问另一人。※反问发言者自己的意见。C、先分小组讨论再全体集会。D、主席发言时间勿占太多能多听别人的意见。E、不要让一个人长时间发言。F、先来五分钟闻话家常,逐渐进入主题,孕育发言气氛。G、主席勿急着作结论。H、若有激烈争执可以暂时休息以冷却情绪。I、主席起带头作用造成肯定的温暖气氛。J、气氛太平淡无味时适时加入轻松幽默。K、适时转换话题给予参加者新刺激,促进思考。L、有人发言偏离主题,须及时委婉导回主题。十一、如何如何激起参加人员热烈发言讨论12-1参加者须知A、是否已有完全的准备,详阅会议通知。B、以谦虚正直、冷静、诚实、宽容的态度参加。C、积极发言,由讲话中增加自信,并积极参加讨论。D、发言不要装模作样要以日常用语来发言。E、不要独占发言对他人的意见也要倾听。F、整理自己的意见做要领的发言。G、对领导人的协力。H、勿破坏人际关系,要对事不对人。I、不要成为唯唯诺诺的人。J、不要为反对而反对。K、以正确发音、恳切的言词、认真的态度发言。L、要有问题意识。M、严守时间。N、不要忽视会议。O、具备民主的修养、修炼、说话的方法。P、真正的工作从会议终了力行开始。十二、如何参加会议12-2提出理想的意见A、先提结论、原因或经过有要求才讲。B、整理得简洁正确把握问题本质。C、庞大资料不要强行提出。D、见人说法,不断观察对方的反应来说话。E、配合会议四阶段、导入阶段提供所准备的情报。F、引出意见阶段,自动陈述自己的意见。G、迈向结论之阶段,针对自己主张作补充。H、作结论阶段好好加以确认以免遗漏。I、经常将会议主题放在脑中预防脱线。J、要有所主张时发言之前先确立话的逻辑。K、讲话时面向全体让大家都听的到。L、发言时间自我控制。M、一次一提案。N、嘴巴眼睛同样要说话。十二、如何参加会议12-3避免不理想的意见提出方法A、随便的、一时想到的。B、无定见盲从附和。C、话里有话会令人讨厌。D、追随意见。E、提出自我意识而不是意见。F、利己本位论阵。G、自我宣传。H、不要做断定性发言,要略作保留。I、不要打岔发言。J、不要做多线居士。K、要做讨论不要做竞赛。十二、如何参加会议13-1开朝会要有好的计划A、为何——要决定做好什么。C、何人做——担任工作者给予规定。D、顺序如何——将顺序清楚地定下来。E、花多少时间——决定朝会总共要多少时间。F、在何处——决定开会地点。G、举行的频度如何——每天、每周一次。H、举行的方法——讲话、报告、指示要明白的决定。十三、管理干部如何善用朝会做好现场管理13-2生产部门的朝会重点A、规律意识的高扬——提高按照标准或计划去完成工作的意识。B、加强安全意识——将今天的安全重点明确指出使全体具有危险意识。C、成本意识及提高生产力的意原——要促使部门内的合理化改善降低成本及提出生产力。D、团队精神的唤起——团结努力使能期待大的效果。E、业务指示的再强调——强调公告或传闻事项的要点详细说明务使重视且彻底执行。十三、管理干部如何善用朝会做好现场管理13-3检讨过去策励当前A、昨日各种缺乏之检讨。B、有效对策的提出。C、今天的工作重点。D、今天的注意事项。E、工作分配、工作支援。F、问题咨询解答。G、各就各位全力以赴。十三、管理干部如何善用朝会做好现场管理13-4朝会与公司内举行的运动密切结合A、TQC运动——诉说TQC的真正目的。B、安全运动——工作安全是有各种小小的注意累积而成。C、提案改善制度——为何提案少,大家一起来想。D、降低成本运动——降低成本的最终结果是为了自己本身。E、整理整顿5S运动——不要因为不得已而做。十三、管理干部如何善用朝会做好现场管理14-1齐唱公司歌。14-2朗诵公司、创立宗旨经营方针经营理念。14-3齐呼口号××加油、○○加油、##加油。14-4配合动作活动身体使精神活泼——做体操。十四、善用呼口号提升士气15-1朝会完了一定要反省检讨。15-2跟催交辩事项进行过程与结果。15-3确实执行:PLAN--计划、DO--实行、CHECK--检讨、ACTION----改善的管理循环。15-4持之以恒永续不辍。15-5养成习惯→企业文化之塑造。十五、会后的跟催16-1开会准备:A、编组4-6人一组。B、选小组长。C、由小组长指定记录、发表人。D、各种文具资料准备齐全。E、座位分配妥当。16-2选定主题:A、各组选定一个主题为开会讨论题目。B、各组不可以重复同一组题先选先采用,后选者需该主题。C、主题如下所列人事:※加班意愿低落。※老员工与新员工沟通不顺畅。※人员招募困难。十六:实际演练16-2选定主题如下所列:生产:A、订单无法限时完成。B、生产力太低。C、生产机器当机率过高。D、制程不良率过高。E、技术不能落实。品质:A、产品品质不稳定。B、现场人员缺乏品质意识。C、退货率太高。D、品管制度未建立。交期:A、交货达成率不高。B、出货交期不稳定。C、交货期过长。成本:A、呆料太多。B、制造成本太高。C、无效工时过多。业务:A、客户抱怨件数太多。B、生产销售无法配合。C、业绩无法突破。D、新产品营业额太低。E、铺货率太低。十六:实际演练16-3问题原因之探讨:A、把选定之主题做特性要因图解析。B、运用脑力激荡术充分发挥脑力资料。C、圈选4-6项要因。D、作完整之记录。组别研讨题目最后,请用黑色粗签字笔圈选4~6项重要要因为何十六:实际演练16-4针对重要原因下对策:A、将圈选之要因一一列出。B、再做原因细分。C、各项要因下对策。十六:实际演练16-5分组报告:A、将讨论成果整理;B、将讨论成果影印在投影片上。C、各组派代表上台发表报告。D、交流。16-6各组讲评、评分。重要原因原因细分改善对策担当者完成期限备注十六:实际演练

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