群体沟通---会议组织技巧

群体沟通——商务人员会议组织技巧群体沟通:一对多或多对多的沟通方式.会议沟通是群体沟通最常用的形式.第一节会议概述一.会议:聚而又议会议是一种围绕特定目标开展的,组织有序的,以口头交流为主要方式的群体性活动,也是为了发挥特定功能进行的一种多项沟通方式二.特征:普遍性—“三天一小会，五天一大会”。1/3时间开会集体性目的性(有效性)—集体智慧更科学,全面,有效解决问题组织性(约束性)—民主集中制,少数服从多数,遵守会议决议耗时费力—议而不决.策划,组织,召开,收尾等工作需要牵涉大量人,财,物力从众行为—群体压力，妥协从众三.功能:1.传播教育—传递信息:财务,生产,营销等2.满足情感需要—联谊会,茶话会,招待会3.提高决策的可接受性与可执行性—使受决策影响者与决策执行者参与决策,可提高决策的可接受性与可执行性P1894.解决问题与障碍，监督协调—集思广益5.产生新的创意—头脑风暴法激发创意6.培育与训练，激励—员工培训四.会议的类型1.根据会议的目的分谈判会议报告会议:单向,不允许讨论解决问题会议：协调制定决策会议收集交换意见会议:民主。用于发表意见,发布消息,了解情况的会议咨询判定:鉴定会,审判会等表彰纪念示威2.根据与会人数分大型会议:成百上千.告知信息,选举,表决.组织难度大有会标,会徽,会旗等北京奥运会共有204个国家和地区的10050名运动员参加。北京奥运会中国代表团成立，总人数1099人。北京奥运培训总人数近20万包括近10万志愿者中型会议:几十人.多为例会.有严格秩序,时间限制.一般是主导人发言,其余人补充。易沉闷，易“开小会”小型会议:十人左右(以内)。沟通方便，气氛活跃便于控制，调控，易达到最佳会议效果。北京奥运会会徽。北京残奥会会徽北京奥运会会旗北京申奥会标由奥运五环色构成，形似中国传统民间工艺品的“中国结”，又似一个打太极拳的人形。图案如行云流水，和谐生动，充满运动感，象征世界人民团结、协作、交流、发展，携手共创新世纪；表达奥林匹克更快、更高、更强的体育精神。北京奥运会环保标志——奥运会环保标志由人与绿树为主要形态。绿色的线条形如舞动的彩带，环绕交错，一笔描出，仿佛茂密的树冠，又似盛开的花朵，充满无限生机和希望，充分体现了自然环保的可持续性发展。树冠与人组成参天大树，代表着人与自然的和谐统一。二级标志的设计，运用了中国独特的传统文化形式——中国书画艺术风格，与北京奥运会会徽“中国印舞动的北京”相互映衬。北京奥运会志愿者标志——两个火红的相扣心形，象征着志愿者以诚挚的热情与运动员、奥林匹克大家庭及所有宾客心连着心、用心服务、奉献爱心，为奥林匹克运动增添光彩。心形下方是三个欢快舞动的人形，展现了志愿者奉献为乐的志愿精神.北京2008年奥运会志愿者标志的设计，运用了中国独特的传统文化形式——中国书画艺术风格，与北京奥运会会徽“中国印•舞动的北京”相互映衬，成为密切关联的标识体系。北京奥运会文化标志——人与灯欢快舞动3.根据会议召开的方式分现场会:有助于说明会议的主题,强化会议效果观摩会:演示会.通过观摩操作演示,相互切磋交流电话会:利用电话系统连接各个分会场而召开的会议电视会:分单向传播(电视实况转播,与会者无法参与主会场)和双向传播电视电话会(通过电视电话系统连接主会场和分会场,可互动)广播会:通过有线或无线广播召开网络会:以计算机和通讯网络为技术手段的会议座谈会:以围坐交谈的方式召开的会议茶话会:略备饮料,水果,茶点的会议招待会:以宴请的方式招待客人,商谈工作或发表演说的会议.如欢迎宴会,早餐会等普通会议:会议中专门设有主席台的会议第二节会议准备5W1H:Why----目的和目标:为什么开会?What-----议题:议题是什么？Who-----参加者:谁参加会议?Where----确定会议场所:在什么地方开会？When----选定时间:什么时间开会?How----如何进行:会议怎么开?Why----目的和目标:为什么开会?这个会议是为什么开的？是为了说明什么情况，还是为解决问题而获得结论呢？是为了交换情报，还是为了出谋划策？明确会议目的是使一些为突发情况而召开的会议获得成功的必要条件。沟通传达资讯监督协调解决问题，达成协议资源共享，开发创意激励巩固强化主管地位符合两个条件:A.具体可衡量:比较：会议目标—“如何降低产品的不良率”和“如何在10月底之前将产品的不良率由目前的5%降低至3%”B.兼顾挑战性和可实现性：经过努力可实现建议：书面确认会议目标—有助于澄清会议目标；不容易被遗忘；便于调和多目标之间的矛盾What-----议题:议题是什么？会议的议题是什么，并获得最简洁，最明确的表述，这是确定会议进行的方式和出席会议人员的基础。A.议题明确B.议题有联系,注意议题顺序C.注意各议题讨论时间第二节会议准备Who-----参加者:谁参加会议?会议由谁主持？要有哪些人参加？其中关键的、尤其不可缺少的人是哪些？有因故不能到会的是否可找人代理？1.会议人数2.参与会议人员的角色3.对参与者的筛选1.会议人数最佳原则:少而精.了解情况又对解决问题有意义的人.一般来说,不同性质会议的人数构成如下:信息研讨:30人正式报告:不限研讨培训:15人问题识别:10人关键问题解决和决策制定:5人2.参与会议人员的角色会议组织者:确定目标,议题,议程,选择与会者,发放会议通知,布置会场,主题介绍总结评估等会议主持人:“主席”。行为包括主持，制约，仲裁，控制以及领导。主要作用：促进讨论，引导会议，控制会议，应付隐密议程，以及作出决策等与会者:四种资格—正式成员(有表决权,选举权和发言权),—列席成员(有发言权,无选举权和表决权),—特邀成员(根据会议需要专门邀请),—旁听成员(无发言权,选举权和表决权).记录人员：记录与会者，会议时间，地点，参与者意见，最终决议等服务人员：分发文件，水果，传接电话等3.对参与者的筛选与会者标准：对会议目标及成果起关键作用的人有帮助的人—了解情况，对要解决的问题有兴趣，能够从不同角度看问题有沟通意愿的人—可自由表达事实，观点和看法有时间参与谦虚谨慎邀请对会议目标有冲突的人-----只找需要开会的人,及时通知,让其有备而来适当分散同一单位人员第二节会议准备Where----确定会议场所:在什么地方开会？会场安排在哪里？对会场有什么特别的要求？是否需要安装特别的视听设备？保证会议使用大小合适使与会各方方便有必要设施安静不受干扰租借费合理身份牌,吸烟室,会议室布置,相关文件资料准备等第二节会议准备When----选定时间:什么时间开会?会议什么时间开始？预计什么时间结束？充足准备时间考虑与会者时间协调早上及周二,周三会议时间二小时明确规定会议起止时间并在会议上说明最短时间第二节会议准备How----如何进行:会议怎么开?会议采取什么方式进行？是否要求与会者在前来参加会议时携带什么特别的资料？有什么需要特别注意的事项？会议程序1.开始:介绍技巧:自我介绍;互相;主席;名片2.进行(讨论或报告):作报告,讨论;提问;不同意见的处理(避免冲突,靠近议题)3.总结:作结论或表决4.结束:确定结论,感谢第三节会议的组织领导1.明确会议的组织领导:正式会议设主席团非正式会议设领导小组日常事务由秘书长负责2.集中活动的组织:开幕,闭幕,工作报告,传达文件.汇报交流3.分散活动的组织人数,时间,召集人,议题,要求,记录,联系人会议活动的组织协调原则1.明确的目的:会务工作,秘书工作,生活管理及保密工作2.及时的应变:地点,时间,议程改变3.决策的果断4.适当的灵活性:非原则性问题5.事实求是的思想协调方法1.调查研究2.分析论证3.作出结论:查明事实,分清责任,立即裁决4.请示报告第四节会议组织技巧一.主持的技巧二.参与者的技巧三.会议记录的技巧一.主持的技巧1.主持人的陈述技巧作用:吸引听众注意确保听众了解所传达的信息说服听众进行沟通主持人的主要行为与任务相关与维护相关总结提问激励促进信息交流协调断定评估指挥营造良好气氛积极聆听创造和谐鼓励参与创造信任气氛确定标准应用幽默消除私人矛盾促进沟通陈述前准备了解听众兴趣,知识状况和态度熟悉陈述主题明确期望目标收集相关信息资料准备适当视听设备准备陈述提纲提前演练陈述技巧:经常与听众目光接触灵活停顿,给与会者思考时间适当变化语音语气幽默措辞和听众的需要吻合发问令听众介入2.发问技巧注意发问的时机,并按正常语速说话尽量不指明道姓回答问题提出敏感话题时,应附带说明发问的理由尽力从广泛的问题入手,然后转向特定问题尽量根据与会者前一问题来构造问句发问后,给回答者足够时间围绕主题对回答者的回答表示欢迎3.会议中的时间管理议程规定有效会议—一小时临界线—1.5小时极限—2.0小时4.会议冲突处理技巧离题—重申目标和主题;巧妙提问,询问;巧妙结束发言争议—重申目标和主题;将注意力集中于论点本身;征求沉默者意见;显示个人立场冷场—调动与会者兴趣;排除怯场心理障碍;分组讨论少数人独占发言—巧妙阻止;指派工作给喜欢垄断发言人去做;故意将视线避开此类人,免除误解混乱—自身冷静;挑出一个引起问题的因素,把它分开来冷静处理;短暂休息;把引发的问题搁置一会儿;休会5.结束会议技巧重申会议目标总结会议成果如必要,宣布下一次会议的目标,时间,地点主持技巧:造成“我群感”(确定会议基调,控制沟通量,阻止占用时间行为);注意会议目标;目标先易后难;利用会议者的经验,专长;对与会者错误的宽容二.参与者的技巧1.参与会议的一般技巧会前自我评估:是否该出席准备信息不迟到会议过程不说过多废话先倾听后发言客观肯定他人观点鼓励别人讲自己观点2.会议前的准备了解此次会议—谁召集,为何开,主题背景,你的立场能否被接受,是否牵涉既得利益,你希望达成的结果是什么会前疏通以减少抗拒3.慎选座位切忌选择令人忽视你的存在的位置多观察主持人在会议中的举动:注意言语与肢体语言表示与暗示避免坐在主持人与你的上司之间的位置避免坐在投影仪,放映机后面4.参与技巧严格遵守会议规则礼仪树立良好形象—诚实;谦虚;倾听;创造力会议中令人讨厌的人:打断别人,开口不休保持积极态度留心听取别人意见5.发言技巧控制时间突出要点注意听众反映,自信,有条不紊保持礼貌幽默注意语言,声调,速度,措词听从主持人指示讲究说服技巧灵活引用数据,名言否定对方有技巧美国一家贸易公司的经理设计了一个商标,开会征求各部门意见.营业部主任和广告部主任极力恭维经理构思巧妙,只有出口部主任表达了不同意见.“我不同意这个商标.”出口部主任说.“你不喜欢这个设计?”经理吃惊地问.“我不是不喜欢这个设计,”出口部主任说.“这个设计鲜明而生动,又与A国国徽相似,无论哪个A国人都会喜欢.然而我们还有一个更重要的市场,那就是B国.B国人看到这个商标,无疑也会想到A国国徽,势必引起B国人的反感,我们的出口计划是扩大对B国的贸易,但使用这样的商标,不是顾此失彼吗?”“天啊!我倒没有想到这一层,你的话很有道理.”经理几乎叫了起来.6.答辩技巧先听后答不要遗漏不回答不清楚的提问就事论事,不人身攻击不贬低提问者礼貌幽默的避开敏感问题与其狡辩,不如认错避免受二手资料支配三.会议记录的技巧1.会议记录内容议题,日期出席人缺席人议题决议概要何人做何事概要2.会议记录的分发复印前需要对草稿校对尽快分发对所有负有重任的人都要提供会议记录副本如果受到邀请参加一个排定座位的会议