行政会议管理规范

行政会议管理规范一、决策会议(一)参加的人员：决策会议由总经理主持，部门经理以上人员参加。(二)决策的内容：(1)确定管理目标：确定总的管理目标，这是饭店长期的，带有战略性的管理目标。确定总的管理目标后，会议还要研究长期的、中期和短期的实施方案和计划。研究世界先进饭店的特点、它们的优点和缺点；本饭店的优势和短处；吸取优秀饭店先进的管理经验和办法，克服自己的短处，发挥本饭店的优势；树立信心和决心；一步一步接近和达到管理目标。(2)确定利润目标：确定年度营业计划和营业指标包括利润指标。确定还债能力：对饭店的贷款、投资总额等，决定是按期还是提前还清贷款或投资。(3)确定市场发展方向：根据市场调查和本饭店客情分析的情况和数据，决定业务拓展目标和方向。确定价格政策。(4)确定饭店的发展：确定饭店的发展是指扩大饭店经营范围，使饭店业务横向发展。如成立管理公司，发展饭店管理业务，在其他地区建立或联营新饭店等。决策会议的内容还有许多，如机构的决策．人事的决策等。二、业务会议业务会议是指总经理主持召开的某专业部门，或几个部门一起开的业务会议。业务会议主要是传达贯彻领导意图．发挥群众智慧，共同分析和策划业务活动，进行业务沟通．达到加强管理、实现管理目标的目的。(一)市场销售会议这是总经理主持召开的，由销售部、餐饮部、客务部、房务部、订房中心、财会部等部门经理和工作人员参加的会议。会议内容主要是商讨有关市场及其销售问题，各业务部门向总经理和会议报告并提供下述资料，以便总经理掌握情况，进行决策。(1)提供市场信息和分析报告。(2)提供同行业主要饭店的市场推销情况，它的经营政策，手段和方法。(3)提供本饭店的客情分析、外联、客房预定等情况的报告。提供本饭店商品信誉的报告。(4)提供同行的饮食信息和市场情况，宴会开座率及其客情分析。(5)提供本地区各公司、单位业务活动中的订房、订餐情况报告。会议通过上述提供的资料和情况报告，进行业务分析和综合研究，确定市场拓展方向和目标，展开业务“公关”和市场销售活动。(二)房务会议这是总经理召开的，由房务部、客务部、销售部、财务部等部门经理参加的业务会议。参加会议者必须提供下述资料和情况报告：(1)提供开房情况报告，如开房率，住客国籍分析、客情报告。(2)提供长住客和常客的情况报告，以及客人的要求，客人对饭店商品的评估等。(3)提供房间状态报告，如好房、坏房、已修理房、待修理房等等。(4)提供房务管理、员工素质、员工状况的报告。(5)提出各部门在管理活动中存在的一些疑难问题。会议根据上述资料、报告、问题，进行综合分析研究，向各部门提出工作指标，帮助部门解决疑难问题。(三)餐饮会议这是总经理召开的有关餐饮方面的会议，参加人员以餐饮部经理、餐厅经理、行政总厨、大厨、酒水部经理等为主。参加人员必须准备下列资料：(1)饮食销售的市场情况，同行业在经营活动中的情况。(2)本饭店饮食经营情况的资料．各餐厅营业状况，营业额及完成指标数、成本控制等情况。(3)提供客情分析报告、常客、散客、宴会、酒会、团体包餐等情况的分析报告。(4)提供餐饮部的服务、食品质量、客人的投诉等情况报告。(5)饮食的销售和市场拓展情况，饮食销售活动中的新招等。通过召开饮食业务会议，了解和掌握情况，进行业务决策和工作策划，使饮食销售、饮食服务、食品质量、利润指标达到一个新的水平。(四)工程会议这是由总经理主持召开的有关动力工程方面的专业会议，参加会议的人员以动力工程部、总工程师、工程师或经理及各部经理或负责人参加，参加者必须准备下列资料：(1)设备的更新、更迁、维修保养、技术状态等资料。(2)有关饭店基本建设方面的新建、改建、扩建资料。(3)有关饭店改造、装修、翻新等资料。(4)有关动力、能源等资料。(5)有关绿化工程方面的资料。动力工程会议可以是就某个专项进行开会研究，也可以是综合各部就动力工程方面的问题进行开会研究。通过会议传达总经理的意图，沟通各方面业务联系和情况，使饭店经营活动建立在稳定安全可靠的基础上。(五)其他业务会议除上述会议外，饭店还有许多其他业务会议，如人事会议，财会会议，培训会议，仓库管理会议，采购会议、重要接待任务会议、安全保卫、消防会议等等。三、早餐例会这是总经理及各部经理参加的利用早餐时间而进行的碰头会，一般用十分钟至半个小时左右，通过早餐碰头会形式，就某些问题和事项进行决策。(一)进行饭店上层管理人员之间的业务沟通。(二)就某项业务工作进行策划和决策。(三)除每人担负的正常的业务工作外，总经理就当天需急办的事情，进行分工。(四)总经理传达自己的工作意图和工作指示。(五)总经理因事外出而交办事情。四、经理例会这是由总经理主持召开的饭店各部门经理都参加的业务会议，通过这样的会议发展纵向和横向联系，进行业务沟通。这种会议一般一周或两周召开一次。会议内容有：（一）总经理进行工作讲评，策划和决策(1)将会议周期间客人的表扬、投诉、建议的处理结果进行讲评并提出指令性意见。(2)将会议周期间发生的事端和管理活动中的一些情况，如对治安、消防安全、操作安全等方面进行讲评和指出指令性意见。(3)将会议周期间管理活动中的经营状况，如销售活动，服务管理，卫生管理，食品质量及其他等等事项进行讲评和提出指令性意见。(4)将会议周期间巡查、批阅文件报告中发现的问题进行讲评和提出指令性意见。(5)将决策会议，业务会议，早餐例会和其他会议的内容进行传达和贯彻。(6)宣读和传达有关的文件资料。(7)会议上总经理就某些事情进行决策并对以后的工作进行策划和安排。(二)部门经理参加会议的要求(1)准备有关投诉及处理结果的情况?正报。(2)汇报工作中遇到的疑难问题，提出工作中需部门协调的要求，和需总经理决策的问题等等。五、部门经理会议(一)部务会议这是由部门经理主持召开的对本部和各部门各项业务工作进行沟通、策划和决策的会议。参加人员以部属各部门负责人为主。部门例会一般一周或两周举行一次。(1)参加会议人员要准备自己部门业务活动中的有关资料。(2)对上一个周期进行的工作策划和决策进行检查，对未完成的，经理可提出咨询，部门负责人要解答，理由不充分者要受到批评或处罚。(3)对下一个周期进行工作策划。(4)对总经理的工作策划和经营决策进行传达和安排、布置实施。(5)对本部门的工作进行策划和决策。(二)业务例会这是按业务系统由部门经理主持召开的业务工作会议。所谓业务系统指的是几个密切联系的部门会议。如饮食部的中餐部各餐厅、中厨各厨房、宴会部、管事部、酒水部等；西餐各餐厅，西厨各厨房、宴会部、管事部、酒水部等，其他部门亦同。这种会议主要是进行各部门之间的业务沟通、协调，达到提高工作效率，提高管理水准的目的。(三)业务会议这是由部门经理主持召开的一种专业性的会议。会议就某项业务进行研究和探讨。如客务部的委托代办服务的内容和方法；厨房的食品质量和花色品种；绿化工程的植物室内布置和养护；餐厅的服务方法、服务技巧和服务规格及其他专业会议等等。通过这些会议达到提高专业技术、服务质量、管理水准的目的。