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第二章会议旅游会议旅游概述1会议旅游运作条件分析2会议旅游运作流程及各阶段介绍3目录会议旅游概述•会议、培训产业（包括各种研讨会、论坛、展会、高级培训班等）汇集了大量的客源与资源，对一个城市的经济和社会的发展产生难以估量的影响和作用。•会议旅游产业发展迅速，已经成为新兴旅游分支之一。会议旅游概述会议旅游是会展旅游的一种，广义上也属于商务旅游范围，一般指会议接待者利用召开会议的机会，组织各国与会者参加的旅游活动，其所涉及的旅游往往带有与工作相关的目的。消费档次、费用远远高于普通观光。会议旅游最早始于欧美地区经济发达的国家。随着社会的发展现在一个国家或者城市召开国际会议的数量已经成为该国或城市发展水平的标志之一。按照世界权威国际会议组织——国际大会和会议协会（ICCA）的统计，每年全世界举办的参加国超过４个、参会人数超过50人的各种会议约有40万以上，会议总开销超过2800亿美元。国际会议市场的巨大潜能和会议产业的高额回报，使越来越多的国家和地区盯住了这棵摇钱树。一般而言，会议旅游基本安排短线旅行，旅程很少离开会展举办地500公里以上，时间不会超过48小时(大多数为24小时以内)。少数旅程可能超过1000公里以上，时间可以长达一周——甚至可以跨国旅行。会议旅游概述•起源：会议旅游最早起源于欧美地区经济发达国家•标志：一个国家或城市召开国际会议的数量已经成为国家或城市发展水平的标志之一。会议旅游概述会议旅游已经逐步迈向成熟阶段，主要表现在：（1）国际会议旅游蓬勃发展。其主要原因是经济的迅猛增长直接导致各类专业人员及专业协会的大量增加，以至会议数量上升。（2）国际会议旅游进入商业化阶段，会议中心日益分散。（3）会议向全球化方向迅速发展，走上国际舞台。（4）中国会议市场潜力巨大。•世界上国际会议旅游产业发达的国家多位于欧美等地。•据有关部门统计，二十世纪九十年代以来，世界最大的国际会议主办国——美国，长期占据这一市场的领先地位，其航空客运量的22.4％和饭店客人的33.8％均来自国际会议旅游。在法国巴黎，每年接待的国际会议有400多个，连续多年居世界各大国际性城市之首，这些国际会议每年给这个城市带来近40亿法郎的收入。被称为亚洲会议产业“大哥大”的香港，每年举办的大型会议、展览活动都在1300项以上。香港旅游协会的一项调查显示，在“访港目的”一项中，商务及参加会议占32.3％，居来港旅游人数的第二位。据有关部门统计，国际会议旅游产业已在全世界旅游业中占有15％的份额。•我国接待国际会议次数排序在世界上位于30多名，在亚太地区也位居前10名之后，这显然与我国现有的资源和条件极不相称。会议旅游概述1、会议旅游，尤其是国际性会议旅游能够带动相关产业的发展，促进就业和消费。会议旅客的消费是一般观光客的2-3倍每增加20位出席会议代表就可创造一个全职就业的机会。2、会议旅游能够提高旅游目的地的知名度。国际会议是最大、最有特色、最有意义的城市广告。3、会议旅游能够提升知识，促进学术、科技、文化以及产业的交流。能够提供最新的信息，促进学术、科技、文化及产业的交流。发表的往往的行业里最先进的知识，这给人们提供了获取信息、知识和财富的良好的途径。会议旅游概述一是大会会议旅游（Congress）。即就特殊事件采取行动的代表大会。这些事件可以是政治的、贸易的或科学技术的。会议旅游概述会议旅游概述二是会议、讨论会、协商会会议旅游。这种会议近似于大会，通常处理特殊性的问题或者一些发展方面的问题，涉及较多讨论和参与性活动。会议旅游概述三是论坛会议旅游（Forum）。这种一般被专题讲演或者专门小组成员主持并以有许多反复深入的讨论为特征的会议，被成为“论坛”。会议旅游概述四是讲座会议旅游（Lecture）。讲座一般比较正式，比较有组织，经常由一名专家进行个别讲解。会议旅游概述五是研讨会会议旅游（Seminar）。研讨会形式通常有许多活动，出席者有许多平等进行交换意见的机会。会议旅游概述六是实习班、实验班（workshop）会议旅游。实习班、实验班指处理专门问题或特殊分配任务的一般性小组会议。会议旅游概述一是协会会议旅游。协会是由具有共同兴趣和利益的专业人员或机构组成，通过它来交流、协商、研讨或解决本行业的最新发展、市场策略以及存在问题。会议旅游概述二是公司会议旅游。会议旅游概述会议旅游概述三是国际组织和政府会议旅游。其中协会会议旅游和公司会议旅游是市场的主力军，也是各会议旅游目的地重点吸引和争夺的目标，该市场最有利可图，还会继续扩大。Congress—代表大会或社团组织召开的大会Convention—大型会议，年会Conference—专业性会议Forum—论坛Session—一场会议Workshop—小组讨论会(工作坊)Seminar—研讨会。通常有充分的参与性，与会者介绍各自的成果并研讨Symposium—专家研讨会（较正式）AcademicSymposium—专家学术研讨会Panel—专家讨论会，少数讲解，大家讨论Colloquium—非正式研讨会，交换意见Trainingcourses—培训课程Lecture—讲座Meeting—会议社团组织会议企业会议政府会议工会会议教育会议……按照会议的主办者划分国际会议国内会议按照会议参加者的国别划分国际会议的界定ICCA标准1.固定性会议2.至少3个国家轮流举行3.与会人数至少50人。ICCA（国际大会协会）TheInternationalCongress&ConventionAssociation创建于1963年，是全球国际会议最主要的机构组织之一。现有成员数目已经超过了720个，涉及近80个国家。在会议领域内，它是最具有国际影响力的协会。•北京市旅游局、北京国际会议中心、上海国际会议中心都是它的会员单位。目前，在国内见到的有关国际会议的统计数字，大部分来源于ICCA的统计资料。UIA（国际协会联盟）UnionofInternationalAssociations创建于1907年，是全球国际协会最主要的机构组织。•北京国际会议中心曾经是该组织的会员单位，由于“台湾问题”，北京国际会议中心退出了该联盟。现在国内很少使用UIA的统计数据，所以这个组织在国内没有什么太大的影响，但在国际上，它还是一个很重要的国际会议组织。UIA标准•至少5个国家轮流举行•与会人数至少300人•国外人士占与会人数40%以上•3天以上会期。•中国尚无国际会议的权威统计标准据国家有关文件的规定，来自3个或3个以上国家或地区（不含港、澳、台地区）的代表参加，以交流为主要目的而举办的研讨会、报告会、交流会、论坛及国际组织的行政会议，可称之为国际会议。大型会议(人数≥300人)中型会议(100≤人数＜300人)小型会议(人数＜100人)按照会议规模划分会议旅游概述1、参加会议的人员比一般旅游者的消费水平高，购物能力强，从而会给会议旅游的接待者带来可观的经济收入。2、参加会议的人员需要参加会议又要参观游览，逗留时间比一般旅游者要长得多。3、会议旅游的计划性强，而且多在旅游淡季进行，可以有效地调节旅游旺季与淡季客源的不平衡，提高各类旅馆的全年利用率。4、会议旅游开展难度较小。会议旅游的开展在旅游设施和利益服务接待方面所具备的条件：①要具备现代化的会议设施；②要有不同档次的住宿和娱乐设施；③会议举办地点的地理位置要好，交通便捷，最好是位于城市与机场之间；④要有较高水平的服务和组织活动的能力；⑤要有一批熟悉国际会议惯例并善于组织国际会议的专门人才；⑥要具有良好的购物场所，商品货色齐全，并能做到“物有所值”。会议旅游概述1、时间周期：是按照需求而不是固定的时间周期来举行的，多在工作日。大多数公司会议旅游控制在1-2天；培训或奖励会议旅游的时间可长达3-5天。会议旅游概述1、时间周期会议旅游概述1、时间周期会议旅游概述2、前期准备时间相对较短，很少长于1年的。如果是奖励旅游的话，应该提前8-12个月就要考察旅游目的地。会议旅游概述3、地理位置•是否适合公司的业务和需要，时间、交通费用和便捷程度是主要因素。•比较倾向的地理位置有：市中心、海边。会议旅游概述4、选择的酒店类型•市中心城区酒店：强调便捷的位置、舒服、熟悉的城区设施。•郊区或汽车旅馆：交通方便、可提供停车场、随意和无拘无束。•机场饭店：方便、再加上郊区饭店的长处。•度假酒店：奖励旅游的最佳选址，淡季时较低的价格、魅力独特、专业保安、美丽的建筑、良好的形象、迷人的魅力。不同类型酒店的优点会议旅游概述4、选择的酒店类型企业会议的特点•会议举办频率多无规律•多数会议筹备时间短•有关员工必须参加•不需要通过促销吸引人们参加•有些会议地点相对固定•会议人数确定早•会议资金由企业全额支付，只有一个账户影响企业选择会议场所的因素重要因素关心程度食品服务质量77%会议室数量、大小、质量69%可协商的餐饮与房间价格67%客房的数量、大小、质量58%会议服务与设备54%结账程序的效率54%有专人负责处理全部会务52%会议旅游概述1、时间周期：一般会在固定的时间举行，为保证出席率通常安排在周末或下半周，大多数不少于3天。2、前期准备：事先计划好的，会议规模越大前期时间越长。3、地理位置：既要让与会者感觉到交通方便，又要考虑协会负责人的感觉；既要考虑到气候、环境，又要综合当地的城市形象和旅游景点。4、酒店类型：没有一定的模式，具体取决于会议的规模、性质、期限。会议旅游运作条件•不是任何地方都能举办会议旅游活动的，它的成功运作有着基本的条件依托。•我们可以从举办地内外部环境和主观能动性方面进行会议旅游运作条件的分析。列出可供选择的清单：会议要求的所有重要条件。•选择适合的会议场所：当地可提供的资源状况、程序、人数、背景、偏好。•会议类型与场所的搭配。•亲临现场实际考察。参考以下几点挑选场地会议旅游运作条件和平稳定，没有战争恐怖活动及突发事件。举办地没有主动和被动进行敌意行动，与他国友好。举办国与主要目的地空间距离适宜，交通便捷，费用合理。主要或潜在的客源国经济发展、社会稳定。与主要客源地货币汇率稳定，或者举办地货币相对贬值。会议旅游运作条件政局稳定、社会发展、经济增长。当地居民支持会议举办，对会议相关旅游者友好。举办地旅游资源丰富，“软件”与“硬件”有吸引力。基础设施完善，可进入性强。举办地特价不发生非常规性上涨。会议旅游运作条件Ø良好主观能动性的表现：1、举办地能与会议组织者良好互动，结合会议本身主题，安排有特色、有组织的旅游；2、会议相关设施建设没有对日常的社会和经济活动形成明显干扰，避免或减少会议的“挤出效应”；3、积极进行会议旅游服务行动，如交通、餐饮、住宿、购物等，时间涵盖会前、会中和会后，并引起旅游业界的积极反应；4、有效的形象塑造，将地域特色与国际趋势相结合，将会议形象、举办地形象和旅游目的地的形象三者协调统一；5、有效的市场促销和公关运动，如赞助商的积极合作以及媒体对会议旅游活动的正面宣传等；6、会议相关旅游产品的开发和推广，如节事旅游、体育旅游等。举办地的主观能动性会议旅游操作流程•会议旅游的实现是以会议的召开为前提的。•会议旅游操作分为会议申办、承办和总结三个阶段。会议旅游操作流程大型国际会议的主办有以下几种方式：申办阶段1、会员国轮流主办轮流次序一般按加入组织先后或国名英文字母的顺序。会议旅游操作流程•申办会议是会议旅游的第一步。•比较正规的国际会议，在申办之前，了解相关的规定，能事半功倍。•会议因档次规模不同，申办的方式也不一样。申办阶段——会议旅游相关方全力支持会议旅游操作流程大型国际会议的主办有以下几种方式：申办阶段2、地区性轮流主办指定轮流在指定某些地区召开。该地区有意争取主办的会员国可以提出申请企划书。会议旅游操作流程大型国际会议的主办有以下几种方式：申办阶段3、竞标方式主办这是会员国最具挑战性的主办权争取方式。竞标的方式通常要花费相当长的时间去苦心经营，通常有意主办的会员国会将相关的先决条件列在招标书中。一次竞标工作可以分成三个步骤：①拟定竞标企划书②接