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2004.12.10人資課職訓中心page1－－楊顯華2004.12.10人資課職訓中心page2个人简历2003年毕业于重庆教育学院计算机与现代教育技术系声像专业2003年10月31日入社信泰联、精熙集团2004.12.10人資課職訓中心page3会议效率不高的原因及解决方案当今会议面面观（意议、目的、种类、频率、成本计算）会议流程簡報技巧目錄信泰联、精熙集团2004.12.10人資課職訓中心page4会议效率不高表现在分组讨论与发表信泰联、精熙集团2004.12.10人資課職訓中心page5信泰联、精熙集团会议是一个集思广益的渠道会议显示一个组织或一个部门的存在会议是一种群体沟通的方式会议的意义2004.12.10人資課職訓中心page6开展有效的沟通传达资讯监督员工、协调矛盾达成协议、解决问题资源共享开发创意激勵士氣鞏固主管地位会议的目的2004.12.10人資課職訓中心page7信泰联、精熙集团按人数分类按开会方式分类按开会目的分类会议的种类●团体会议●一对一会议●面对面会议●电话会议●视频会议●讲解政策的会议●表扬或批评的会议●临时处理突发事件的会议2004.12.10人資課職訓中心page8固定的部门会议全体会议处理突发事件的会议一对一会议会议的频率信泰联、精熙集团2004.12.10人資課職訓中心page9日本豐田汽車靠著有效六個月的會議革命，省下了六十億日圓成本.未來三年預計還可省下三百億日圓所以，有效開會，穩賺不賠！精準計算會議成本：信泰联、精熙集团2004.12.10人資課職訓中心page10信泰联、精熙集团2004.12.10人資課職訓中心page11会议成本分析信泰联、精熙集团时间成本直接会议成本3大成本效率损失成本2004.12.10人資課職訓中心page12會議成本計算公式會議成本=(2X3)X(G平+S平)XTXN+會議後勤工作經費注：G為參加會議人員各個人的單位工作小時工資數S為參加會議人員各個人每單位工作小時取得的工資外其他收入值,“平”為平均值,T為參加會議人員各個人的實際到會時間(小時)n為參加會議人員人數2004.12.10人資課職訓中心page13会议效率不高的原因会议的通病——效率不高信泰联、精熙集团2004.12.10人資課職訓中心page14会议效率不高的原因时间.地点会议的准备工作参会者.主持人的技能开会对象的选择主持人信泰联、精熙集团2004.12.10人資課職訓中心page15安排的时间8.12.17?准时开始、结束到会人员的时间联络时间准确会议的时间信泰联、精熙集团2004.12.10人資課職訓中心page16会议举行地点联络地点准确會議通知范例地点信泰联、精熙集团2004.12.10人資課職訓中心page17信泰联、精熙集团會議名稱:業務會議目的:公司本季營業額嚴重衰退,本次會議將討論營業額下降原因,並提出改善對策。時間:2002.03.18AM10:00地點:精熙第八會議室(2F)議程:1.現況說明2.各部門報告3.未來趨勢分析4.振興方案準備資料:與會各單位相關報表、資料與會人員:客服課長、MTQC、MT制程、MT技轉、設計人員主辦單位:營業部會議通知范例2004.12.10人資課職訓中心page18主要人員必到越少越好请权威人士请业务能手开会对象的选择信泰联、精熙集团2004.12.10人資課職訓中心page19主持人的技能影响力、说服力、好口才胆大.心细.脸皮厚主持人的技能信泰联、精熙集团2004.12.10人資課職訓中心page20参会者的技能不在会中羞辱别人积极发言,意见不同是好事互相推脫責任参会者的技能信泰联、精熙集团上海凱悅金貿大廈使用的電梯A.奧的斯B.三菱2004.12.10人資課職訓中心page21会议的准备工作明确会议的原因目的和结果信泰联、精熙集团2004.12.10人資課職訓中心page22高效会议的八大特征信泰联、精熙集团只有必要時才召集好好籌劃過擬定和分發了議程表遵守時間一切按部就班請了最有經驗和才能的人作出評論和歸納記錄所有決定2004.12.10人資課職訓中心page23信泰联、精熙集团有效——藉蓍團隊的集思廣益,解決個人無法完成或突破的問題,有效達到會議目標。和諧——營造和諧的氣氛,使成員對團隊有安全感、信任感、認同感,展露個人才能。參與——參與的人用心關注,才能讓會議得到健全發展。效率——當一個會議成功的要素具備后,能在預定的時間內完成開會,這就是效率。學習——在參與開會的同時有更多學習的機會成功的會議2004.12.10人資課職訓中心page24会议流程信泰联、精熙集团2004.12.10人資課職訓中心page25无须开会的“五个如果”必须开会的“五个如果”明确1H5W发会议通知选择和布置会场做开场白会务的工作内容按排议题开始传接电话掌握议事进度达成决议办理手续确定步骤.拟定名单结束会议信泰联、精熙集团2004.12.10人資課職訓中心page26没有特别的事情需要讨论会议成本太大按惯例每周聚会你是唯一做决策的人还有比开会更好的方法无须开会的“五个如果”信泰联、精熙集团2004.12.10人資課職訓中心page27必须把信息同时传达给多人有些事情需当众表揚或当众批评听取部门汇报工作给小组委派任务必须开会的“五个如果”信泰联、精熙集团2004.12.10人資課職訓中心page28明确1H5WＷhy会议的目的What讨论的话题Who参加者确认与否where地点及设备How规章制度开会前的准备工作信泰联、精熙集团When日期及開始、結束時間2004.12.10人資課職訓中心page29１．安排议题．收集议题的３点渠道：Ａ．单位领导指定有关部门汇报的问题．Ｂ．下级单位请求讨论的问题Ｃ．上级领导下达指示，需各部门贯彻执行的问题开会前的准备工作信泰联、精熙集团2004.12.10人資課職訓中心page30开会前的准备工作确定步骤步骤主要包括：会议的议程．程序．日程．拟定与会人员名单参加者．主持人．记录人信泰联、精熙集团策划案的内容Team小组会场勘察起草协议会务分工制定会议费预算2004.12.10人資課職訓中心page31議程設計由重要到不重要——會議開始時即討論重要議題,以免延誤時影響到後面重要議題。由不尖銳到尖銳——將尖銳議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。由容易到困難——讓大家漸漸融入會議進行的節奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。2004.12.10人資課職訓中心page32组织落实，成立TEAM组TEAM组负责人职责总指挥整个活动的总负责、总协调副总指挥协助总指挥，负责常务工作策划组会议形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定制、条幅内容、制作、娱乐活动策划……会务组负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相关物资、资料的准备，费用的预算、决算等秘书组会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT制作、会议资料的整理、汇编2004.12.10人資課職訓中心page33会务组的分工人员分工负责人会前会中会后总负责会务总协调、考察、签约、预算、组织等内外沟通、协调、处理突发事件结算、善后、总结物资组采购会议物品、印刷、制作、旗、落实设备分发物资历、采购会中物品食品、保证设备到位结帐、剩余物资处理签到组邀请、人员落实、房间餐桌车辆分配签到、发资料、安排代表的食宿、订餐落实退房、回收问卷、结帐车辆调度寻租车资源、签约、接站场地租用、领导行程接站组织、车辆调节器度交警联系、司机安排结帐2004.12.10人資課職訓中心page34８、谁能胜任会议记录者反应快写字快知识面广记忆力强倾听能力强总结力强４．办理会议报批手续信泰联、精熙集团2004.12.10人資課職訓中心page35５．发会议通知发会议通知可用书面或电话、电报三种形式通知的内容包括会议名称，会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员携带的材料和个人支付的费用，主办单位、联系人姓名和电话等。重要的邀请对象应既可表示对受邀请者的尊重６．准备会议文件和材料７．会场勘察主持人的准备工作信泰联、精熙集团2004.12.10人資課職訓中心page36主持人的准备工作信泰联、精熙集团选择和布置会场◆如果与会人员超过10个，会场最好布置成“Ｕ”字型◆如果是全体会议，可以布置成阶梯教室的形式◆5到7人的会议，最好安排成圆桌型，也就是半岛型。2004.12.10人資課職訓中心page37１．热情接待会议成员．２．搞好签到工作开会期间的工作信泰联、精熙集团2004.12.10人資課職訓中心page38３．如何做开场白４．传接电话开会期间的工作信泰联、精熙集团用3-5分鐘：內容：開會背景、目的，時間安排議事方式，紀律規則等2004.12.10人資課職訓中心page39開場舉例說明近來公司的營運狀況因為受到經濟不景氣的影響,使得本季的營收目標達成率只有70%。因此今天召開會議主要討論兩大問題,第一就是如何刺激原市場的買氣,第二討論新市場的擴展計劃。首先將由業務部周厚坤課長為我們說明目前市場狀況,再由各位一起討論,然後各區市場督導會一一提出配合方案,最後由行銷部門整合后提出執行方案。本次會議的進行時間預估為1.5小時。希望今天經由在場各位的相互討論及創意激蕩,能夠產生一套完整有效的業績提升計劃,大家加油!2004.12.10人資課職訓中心page40如何讓大家願意發言塑造歡樂、和諧的氣氛。建立包容、安全的討論環境。保持客觀,對事不對人。不以言立人,不以言廢人。帶動與會人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果。主動出擊,適時發問,塑造發言機會,且予以正向的肯定與鼓勵。有效傾聽與良好溝通。2004.12.10人資課職訓中心page41如何掌握议事进度1.语言方式2.非语言方式开会期间的工作信泰联、精熙集团2004.12.10人資課職訓中心page42如何处理会议中的冲突◆暴力型。暴力型属于特别决断的那一类，面对冲突的时候，处理人往往以个人意志为主，马上独立做出决定。暴力类型的人一味的满足自己的要求，类似暴君。但是在一些特别紧急的情况下，暴力型的处理者也是必不可少。◆迁就型。迁就型一味地放弃自己的要求，一味地满足对方的要求，迁就型又称为适应型。◆回避型。回避型既不决断，又不合作，而是回避矛盾。◆协作型。协作型是最理想的类型，可以做到既满足自己的需求，又满足对方的需求。发生了冲突，促使大家合作，共同解决冲突。◆妥协型。妥协型处于坐标的中间，属于“和事佬”开会期间的工作信泰联、精熙集团2004.12.10人資課職訓中心page43獨占發言——避免冗長的發言,占用大家交流意見的時間。火爆浪子——要能容納他人的發言,不可情緒化與他人發生衝突。優柔寡斷——要思路清晰,對決議事項要果斷、明確。加入衝突——應站在中立的立場來化解衝突。操控議程——應依照流程引導會議的進行,不可一人操控整個會議的議程。主持人的注意事項信泰联、精熙集团2004.12.10人資課職訓中心page44达成决议信泰联、精熙集团權威決策無異議決策少數服從多數共識決策4种决策2004.12.10人資課職訓中心page452．少数服从多数决策优点：它以民主原则为基础允许多数人对问题发表自己的意见,相对迅速和高效做出。缺点：在小集团内，投票一向促成人们分派。达成决议信泰联、精熙集团1．权威决策优点：决策迅速高效；在急需行动的情况下最实用；缺点：支持和执行建议也不易；权威决策的质量会由于考虑面不宽而受到影响。2004.12.10人資課職訓中心page463．共识决策优点：每个团队成员有机会发表意见。复杂的决议会经过深思熟虑，从而产生高质量决议。缺点：达成一致需要相对长的时间，而且需要大量的沟通、耐心的聆听并理解他人观点.达成决议信泰联、精熙集团4．无异议决策当提案非常重要，要求所有成员达成完全一致时，团队应作出无异议决策。注意：无论团队具备什么样的经验，无异议决策都很难达成。只有当一项