高效会议和简报技巧教程

EFFECTIVEMEETING&PRESENTATIONSKILLSWORKSHOP《高效会议和简报技巧工作坊》2007@ZHUHAI课程目标了解会议管理的基本理论掌握会议管理的基本技巧，提高会议效率理解简报设计的原则及设计的方法掌握利用PPT作为高效视觉说服手段技巧掌握如何在台上能够自信分享和展示自己的技能通过现场演练，切实提高表达技巧MEETINGSOFTENSEEMLIKEAWASTEROFTHETIME，BUTFORTHEMANAGERWHOKNOWSHOWTOUSETHEM，THEYAREPOWERFULTOOLSINDEEDANEFFECTIVEMEETING高效会议这些都是重要的有效会议要素清晰的会议目标及议程良好的会议前沟通和确认合适的参会人员和会议日期及时间会议的开场和氛围的建立会议原则（rules）和共同约定会议中的角色定位会议中的集思广益和有效记录优质的会议简报技术合适的会议问题处理高效的会议促动技能会议中的PARKINGLOT（停车场）有效的会议时间控制会议总结技术和跟进计划会议的常见类型基于解决问题的会议ProblemSolvingMeeting基于决策、决定的会议DecisionMeeting基于沟通、报告和反馈的会议Communication、Reporting、Feedback何时需要召开会议需要整个相关团队提供信息或者建议时需要目标群体参与制定一个决定和解决一个问题时需要去分享一些特定信息、成功嘉奖、一些担心顾虑或者需要在会每个人了解意识到一个特殊的进程或者情形时需要通过团队成员的不同视角去集思广益来解决问题或者献计献策时需要去解决工作中所遇到的角色不清冲突或者有需要在一起澄清的时候什么时候不需要召开会议带有个体性质的事情或者主题，最好是需要一对一的方式沟通你没有时间准备或者出席的有比召开会议更有效果的沟通方式的比如备忘录邮件电话问题已经解决了的不值得每个人花时间都参与主题的会议的相关人员在一种怒气状态并且需要时间去理智和了解原因准备一个会议会议目的和目标SMART(用动词开头的描述)会议的日期和地点会议的参与人员会议的议程和时间长度会议的角色定位所需准备的会议资料会议中可能的意外情况预测和应对措施会议信息的发放渠道和确认反馈确定会议目的通知信息集思广益锁定和分析问题确定一个行动探讨事宜澄清角色和责任冲突或者协调会议……确定参与人员是否是会议事项的主要决策者?是否会议有合适的人数限制？（SMALL）是否能够给予相关的贡献的（INPUTS）?是否会议事项中的角色、承诺、支持者？是否是会议中的信息搜集和整理者？是否是需要获取相关信息和后期执行者？KeyPlayers-单独邀请，预约匹配的时间表-提供主动和积极的角色定位，或者强调会议出席对其的利益和价值会议日程需要思考的核心内容会议的目的会议的期望目标和产出日期时间地点（人数设备）会议持续时间长度会议的召集者会议参与的名单或者团队（如营运部）会议参与的者的角色定位（提前获悉角色）（主持领导嘉宾促动者记录者贡献者专家列席者……）如有外来参与者，请详细说明具体日程中发言者的主题和时间分配（类型复杂程度）会议背景资料、相关资料或者所需资料的前期告知需要准备的HOMEWORK搜集相关文件和信息与相关参会者获取他们的观点和期望鼓励相关参与者提前准备与你的相关领导沟通获取他们的期望和建议派发会议日程（包括目的目标产出期望主题和所需时间等）提前派发有助于缩短和提升会议效率的资料信息会议团队是如何达成决定的投票赞同方式（VotingbyMajority）团队共识（GroupConsensus）领导决定方式(ADecisionbytheLeader)-关键人员信息采集-召集会议搜集信息会议举行准时开始快速介绍会议的背景和相关信息重申和回顾会议的原则和共识（为确保建设性的团队共识而需要遵守的行为和原则）常用的为“五项基本原则”会议中的重点－GroundRules承诺准时开始和结束承诺愿意积极参与日程安排同意决定或者行动的结果产生方式同意采用“停车场”（PARKINGLOT）澄清现有的一些资源限制和相关政策对一些事项的决定限制邀请每个人都能参与和贡献观点同意如何处理会议中的“冲突方式”同意如何去跟进行动计划如果你是会议FACILITATOR鼓励每个人都愿意积极参与和贡献的氛围不要主导或者控制讨论用合适方式鼓励一些内向和内敛的人发言积极和鼓励参与发言及时干涉如果有语言上的人身攻击迹象保持小结和巩固会议成员的共识使用看得见的会议活页夹（Flipchart）或者白板会议中的常见问题会议出现卡住会议出现跑题会议出现冷场会议提出不同观点会议出现争执会议出现超时会议出现话题或已做决定的重复讨论九型人格在会议中的运用和体现1.改革者2.帮助者3.促动者4.艺术家9.和事佬指导者8.乐观者7.忠诚者6.思相家5.九型人格在会议中的思维模式分析结束会议－何时？所有的目标都已完成时间已经到了特别是：－在最后时刻也很难达成收尾时－已经开始有人离开或者不停看手表－有人提出提出时间已经到了或者过了重点商量延迟结束会议－如何？重述或者总结已经完成的内容澄清下一步的行动计划和巩固行动项目和沟通计划的重要性强调每个参与者观点的重要性如果有必要，通知下一次的会议信息征求会议意见和感谢大家的参与会议跟进－沟通计划Outcomes产出Decision决定Task任务Responsible负责人Time－completed完成时间1.2.3.…Follow-upMemo包括：参与者会议目标主要讨论的事宜主要的决定（问题分析方法方案标准等）下一步计划或者行动计划下次会议或者跟进的时间感谢参与ANEFFECTIVEPRESENTATION有效简报技巧重新定义简报管理沟通（级别越高，用得越多）正式如会议不是真的你，而是他人眼中的你策略/目的程序/形式成功的简报人/风格事实/数据成功的简报策略性简报技巧•成功简报的框架•明确的简报目的•周密的逻辑表达•策略的视觉材料•专业的表现形式简报目的类型（形式）解决问题业务回顾项目计划程序建设分享信息生活类简报学术类简报培训简报目的类型说明说服激励娱乐知道行动分析听众•分析有哪些类型的人参加会议人数/规模年龄知识水平职位、其它背景资料观众对你简报主题的了解程度和态度分析听众•分析有哪些关键人物对你的目标有决定作用听众，尤其是当中的关键人物，期望什么•分析观众对简报产生的兴趣、顾虑和问题参加简报的听众受益/收益何在？有可能提出的问题或异议是什么？•分析对你是否有利的观众－支持者、反对者标题的技巧关键技巧底线式风格激进保守不同的逻辑表达方式*FootnoteSource:Source解决问题演绎推理归纳推理外展推理分享信息构成关系流程关系简报议程的逻辑表达个体独立性，加总完整性组织越有条理（因此清晰),越能完成至最好将观点融入同一层级的子类别其它观点另外归类比两个多，比五个少，三个最好特定一般状况介绍整体管理介绍逻辑顺序把特定说明放在讨论的后期顺序的重要性你透过：听众的互动效应权威/专家的演说幻灯片或录像带的的运用你的引导讨论可以及早引起听众的兴趣,并将话题引至特定的主题上。•引起注意•让观众安定下来•建立和谐关系•介绍讨论主题•介绍目的•说服观众你要讲的是值得一听的专业的开场白TELLTHEMWHATYOUWILLTELLTHEM专业的开场白-P.I.P.模式Purpose(目的）为什么要做这次简报？Importance（重要性）与听众，公司，未来的联系Preview（预览）对简报有个整体的了解注重“I”的设计TELLTHEMWHATYOUWILLTELLTHEM专业的开场白形式TELLTHEMWHATYOUWILLTELLTHEM故事开门见山幽默提问闲聊吸引听众注意力•迈好上台的第一步•说好简报的第一句话•做好第一个身体动作•恰如其分使用礼貌用语•以提问的方式吸引听众•设置悬念制造高潮•适当的停顿•运用视觉材料•采用独特的方式（如朗诵诗歌，讲故事）人类的感知77％视觉14％听觉9％触觉、感觉简报的特点身体语言视觉视觉材料视觉声音语言听觉个人形象感觉资料来源：上海消费者协会1998~1999案例：消费者投诉案统计序号行业投诉案例1.银行580002.房地产450003.公交车410004.商场消费37000580004500041000370000100002000030000400005000060000银行房地产公交车商场(行业)(案例数)资料来源：上海消费者协会1998~1999KISS原则KeepItSimple,StupidKISS原则KeepItShortandSimple视觉材料设计与演示谚语……IHearandIForget,ISeeandIRemember视觉材料的设计原则•简洁•主题明确•易读•所有文字按阅读习惯排列•格式一致•形式多样•用色彩增加效果视觉材料的设计原则（续）•不要让视觉材料取代你的的专业简报•避免使用花哨/多种字体•尽量避免全部大写视觉材料的演示•说明材料中所示内容（不要让你的听众猜测）•说明图例、轴线（如果材料上有这些标识。同样不要让你的听众猜测）•直接指在辅助材料上•始终站在一侧•音量比平常稍大。让声音更具表现力！视觉材料的演示（续）•不要对着视觉材料说话•不要背对听众•不要玩指示物分发材料•用于强调的专业简报内容•将所有材料编号，并留出记录空间•可在的专业简报之前、之中和之后分发专业的表现形式建立你的形象有效运用体态语言互动方式关键技巧建立你的形象仪表及着装处理紧张情绪着装原则帮助建立你的形象而不是夺去对你的注意力最常见的害怕54%15%3%7%16%5%处理紧张情绪充分的准备积极的思想小技巧充分的准备了解会议场地了解你的听众了解你的材料充分的彩排练习充分的准备练习1小时的简报需要30小时的准备你知道的比听众多听众希望你成功你相信你所讲的内容每个人都会紧张，这很正常积极的思想状态使自己轻松的小技巧不断练习开场白坐姿，吸气，放松脸部肌肉寻找一张友好的脸小卡片服装充分的准备练习不可以为自己的紧张道歉简报的影响力55%肢体语言7%用词38%我们说话的方式和语调专业的表现形式建立你的形象有效运用体态语言互动方式关键技巧有效运用体态语言面部表情眼神交流手势站姿移动面部表情•微笑•保持轻松，易于交流的表情•微笑是有用的交流工具•切忌面无表情与每一位听众眼神交流与听众的纽带参与兴趣眼神交流目光必须•注视某个人3秒钟，然后转向别人•分布全场、角落或后排的观众接触•注意那些不住点头的积极的听众•注视人群中的关键人物•用眼睛来倾听听众的心声眼神交流目光避免•盯着准备好的讲稿•注视房间后面的墙壁•关注天花板或地板•注视某人的时间过长•不与任何人接触手势•自然，就像平时与人交谈的样子•配合与内容相应的手势•以肩关节带动的动作为好手势避免•不自主小动作•祈祷手势•双手背后•双手叉腰•双臂胸前交叉•双手插兜•玩弄小物品正确的站姿•双脚同肩宽•牢牢着地•身体自然挺直，保持平衡我应该站在哪儿？面对观众大家都能看见你不要站在屏幕、揭纸板前•两臂自然下垂,放于裤袋外面•避免将身体一直贴在讲桌上移动改变情绪或节奏吸引注意力强调观点避免盲目走动强调、要听众参与时，走近听众每一次移动至少走三步移动的速度不紧不慢在一个地方停留5-6分钟移动的原则简报的影响力55%肢体语言7%用词38%我们说话的方式和语调•发音(Enunciation)•停顿(Pause)•语速(Pace)•音高(Pitch)•语气(Tone)•音量(Volume)•抑扬