高效会议管理

高效会议管理佳兆业集团佛山地产公司行政及人力资源部2014年2月学习目录一、会议的重要性：会议对公司及管理者的意义二、会议前的准备：会前沟通与安排三、会议中的注意事项：三个会议法则、四种干扰行为管理四、会议后的跟踪：会后执行某公司管理层普遍觉得，公司的会议太多，集团召集的会议，分公司召集的会议，加上部门召集的会议，一周下来，感觉都在开会。且大多数会议的时间较长，临近散会时已感觉疲惫，讨论过程中容易偏离议题，对相关的决议事项督办不力……会议貌似占用了时间，又未能有效地解决问题。思考：如何做到高效的会议管理？案例会议中存在的常见问题•很多会议未事先准备材料；已准备材料的会议，有多数人会前未阅读；•一些参会者不知会议议题、目标、不知应否参加会议；•多数会议不能准时召开，准时结束；•会议决定、明确的工作计划不明确责任人、完成时间、完成标准；•有不少人开会不做记录；•有不少人在开大会时开小会，对他人的发言置之不理或无理打断；•有不少人人到心不到，或忙于接/打电话，或忙于自己的其他工作，或闭目养神，或做局外人，一言不发。•会议气氛差，虽然是管理人员，但争吵、推卸、指责频频发生，反而对会议议题不感兴趣。•对会议中涉及的问题、责任等，不能正确对待。•会议中涉及的工作往往分配给未参加会议的人，或无人跟进、反馈。•有些会议的决议是在会议结束前的很短一段时间内做出的。（因急于结束、休息，故草草了结）•有些会议毫无效果，议而不决，决而不行，行而不通。•不少与会者，离场时不能保持会议室整洁。会议中存在常见问题一、会议管理的重要性★对于公司来说，高效的会议可以提高决策效率降低运作成本改善组织气氛★对于管理者来说，高效的会议可以增加团队凝聚力增强团队执行力提高决策效率会议成功的要素高效会议一个中心两个基本点三个会议法则四种干扰行为管理五个会议步骤Successfulfactors会议目标1.会议准备2.会后跟踪1.明确与会人员2.集中与会人员注意力3.鼓励与会人员1.滔滔不绝2.沉默者3.交头接耳4.跑题1.有效开场2.澄清信息3.头脑风暴4.做出决策5.总结跟进二、会议前的准备会议目的会议计划表选择适合的与会者选择会议时间和地点准备会议资料制定会议议程会前沟通会场准备1234561、会议目的★会议目的会议结束时达成的结果解决问题制定计划做出决策★会议目的应该符合以下标准具体明确SMART结果导向2、准备会议资料•会前资料准备和发放•会中资料的准备3、会前沟通★内容确认与会人员是否能够到会（尤其是确认关键人物的到场）让与会者事先了解会议资料了解关键人物对问题的看法明确与会者的期望值提醒与会者应做的准备★方式书面沟通（会议通知）电话沟通当面沟通案例会议前不沟通，导致拖延会议时间公司经营例会上，A部门提出需要B部门协助一起完成展示区园林的布置。B部门表示不知道此事，请A部门提出具体需求及展示标准，便于开展工作。会议议程必须待此项事务确认了后才能进行，于是，会议不得不腾出时间给这2个部门做工作沟通。点评：会议原则之一：需协调的事项应在会前提前让相关部门、人员知悉。甚至可以在会前沟通决定。只有涉及多个部门的协调事项，或无法达成一致结果的事项，才需要在会上沟通、讨论决定。4、选择合适的与会者★分配会议的角色★确定参会人员有权做决策的人了解信息的人其他利益干系者：执行人，关心会议结果的人5、安排会议角色★行为描述：在会议中作简短的记录，突出标示在下次会议前应完成的行动；修改纪要（必要时）以总结已采取的行动、负责跟进的人、推迟至下次会议的事项等等；在会后及时发布会议纪要。★记录人：确保如实、完整的记录会议讨论的问题、结论；发布审核后的会议纪要给相关与会者；跟踪会议纪要的落实。★行为描述：按照议程要求为会议计时；如果讨论有正当理由超过安排时间，请与团队协商以获得更多时间；引导团队缩减或延期项目以获得更多讨论时间；在会议结束前确定下次会议的时间；及时提醒分阶段参与的人员及时到会。★计时人：负责会议的时间记录；控制参与成员的发言时间，确保会议正常按时进行。5、安排会议角色★行为描述：确保每个人有机会参与会议使会议的主题与议程一致寻找解决问题的方法提出较好的问题以澄清不明确或误解的信息倾听并关注发言者努力缓和紧张或压抑的局面★与会人：带来信息、专业知识和创意帮助解决问题完成分配给他们的所有任务5、安排会议角色★行为描述：通过阅读上次会议纪要和跟进会后行动进展来计划会议议程，特别是要按期完成的行动项目在开会前征求其他团队成员对议程项目的想法组织会议，让所有成员参与确定议程，集体讨论意见或针对活动的要点进行头脑风暴安排特别嘉宾参与和安排新成员加入会议团体确定何时要在挂图上记录意见或信息★召集人：负责确定会议目的并向与会者阐明按照议程进行引导控制与会者行为会议总结5、安排会议角色案例会议中容易偏离主题，拖延会议时间公司召开关于如何降低行政、营销费用的专题会议。会议上，主持人请大家提出解决方法，与会者你一言我一语，提出许多建议。建议涉及方方面面，由此工程部由降低费用议题跑向了如何提高工程质量从而在集团巡检中排好名次；营销部开始讨论本月的销售方案的具体安排和落实；设计人员提出多组织费用不高的如爬山类的活动，但后面又开始讨论起爬什么山…这些议题与会议主题有一定的相关性，但针对性不强，且并非短短的会议上就能讨论出结果。结果最终原定2小时的会议，4小时才开完。点评：明确相对集中的会议主题，且控制好讨论范围，是保证会议高效的有效手段之一。6、选择会议时间★会议时间考虑因素：领导优先：优先考虑上级领导的时间主持人优先：确保主持人自己的时间兼顾其他：选择方便与会者出席的时间，以及与会者所喜爱的时间，尤其是关键人物方便的时间★会议时间的长度：一个议案不超过2小时为限议案多，则会议时间将相应延长时间超过一个半小时，则中途应腾出若干时间做休息之用6、选择会议时间–业界参考时间会议特点8AM-9AM发言的欲望没有被唤醒，不宜让与会者对提议有太多回应或进行业务分析9AM-10AM适合一对一会谈，也是进行业务会谈的最佳时机10AM-12AM1PM-3PM适合集思广益3PM-5PM最好不安排会议7、制定会议议程有效议程必须要满足下列条件◆按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序◆按议题的逻辑编排◆每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来◆每一议程项责任到人1、五个会议步骤有效开场澄清信息头脑风暴做出决策总结跟进会前签到/准备营造会议气氛设立会议纪律陈述会议目的回顾会议议程复述背景总结征询其他资料及议题征询意见及发掘可行方案分配会议角色发挥他人意见总结征询及选择最可取的方案决定行动由谁执行及何时完成归纳共识遗留问题分工计划感谢参与三、会议中的注意事项团结与会人员集中与会人员的注意力鼓励与会人员2、三个会议法则3、4种会议干扰行为有效会议沉默者交头接耳者滔滔不绝者跑题者4、干扰行为管理原则1、不伤害自尊2、反干扰步骤逐步增强干扰者行为表现滔滔不绝者一直说个不停，抢话题，占用大家的时间沉默者安静地坐着，非常被动，不愿意在讨论中发表意见或看法，也不对提出来的建议表示同意或不同意交头接耳一直在和他人交头接耳谈一些无关的话题，开小会，影响了其他的与会者跑题者讨论的话题偏离会议主题，时不时地将探讨带离议程，使得其他与会人员也偏离主题，从而讨论其他不相关的内容案例同一事项反复讨论会议上，各部门针对会议议题进行讨论。某部门就样板房装饰风格事项提出异议，建议讨论解决。其实该事项已在上一次会议中集体讨论并最终做出了采用“欧式田园风格”的决定。该部门在会议上重新提出讨论已表决事项，体现出该部门对会议决议不够重视，且该行为浪费了会议时间，干扰了会议的正常进行。点评：会议原则之一：不要随意推翻已明确的事项，对已明确的事项应坚决执行。四、会后跟踪会议纪要：•及时输出•有效传达•确认理解领导沟通•纪要审核•人物沟通•责任到人：人物责任到人，监控责任到人•时间限制：在规定时间内进行跟踪人物的完成情况•确认跟踪的方式：电话、邮件、书面…任务监控人：×××任务计划完成时间实际完成时间交付件责任人请各任务责任人及时反馈表中事务进展情况至监控人！案例会议结果不明确，会议后执行不到位某部门召开专项工作会议，会议中，各模块负责人逐一提出工作中存在的问题，会议上讨论的热火朝天，最终却不能形成一致的明确的解决方案。会议后，出具了会议纪要，上面列明了在下一次会议前需完成的事项，但没有明确责任人、完成时间，也没有督办人跟进。最后，许多事项仍不了了之。点评：决议必须明确，遵循smart原则S=（Specific）、（明确性）、M=Measurable（可衡量性）、A=Attainable（可达成性）、R=Relevant（相关性）、T=Time-bound）（时限性）。简单来说，必须明确责任人、完成时间、完成标准。有效反馈•根据任务要求，对工作进展进行日报、周报或月报谢谢观赏！谢谢!ThankYou