高效会议组织

高效会议组织P2团队学习公约•积极参与积极回应•空杯心态延迟评判•相互信赖积极参加互动•保持秩序准时集合快速安静如何落实?P3举例•老跑题；•领导一言堂；•有人胡侃，哗众取宠；•议题太敏感，不便深说；•本位严重，相互推委；•效率不高，经常延时；•迟到、早退严重；•等等P4课程主要内容•前言•会议管理•有效会议操作•会议中的主要角色•会议中的常见问题•有效解决问题的技巧P5•4小时/周*52周=208小时/年•208小时/年*45年=9360小时•9360小时/24=390天超过一年的时间在开会！前言__会议成本个人的开会时间计算:前惠普公司总裁格拉特20%与客户沟通、35%会议、10%电话、5%看文件、其他35%=14小时=》1365=4年参考统计数据：美国经理人“开会”效率调查:美国上班族每周平均参加10个会议;约占每周工作时间1-1.5天;经理人每周有50%的时间在开会;57%的上班族开会前心情紧张;普遍认为50%的会议时间是浪费的.P6正常人1-20岁和60-80岁都无法工作，人的一生真正能用于工作的可能只有40年的时间，让我们看看我们的时间是如何分配的以下是一个正常人的时间帐目表项目每天耗时40年耗时结余•睡眠8小时13.3年26.7年•一日三餐2.5小时4.2年22.5年•交通1.5小时2.5年20年•电话1小时1.7年18.3年•看电视上网3小时5年13.3年•看报、聊天3小时5年8.3年•刷牙、洗脸、洗澡1小时1.7年6.6年•白日梦、闹情绪、2小时3.3年3.3年身体不适•真正工作的时间只有3.3年！！！！！•超过一年的时间在开会！一个人一生的时间分配:前言__会议成本P7培训前调查结果:问卷份:•总平均分：（60—70总体低效；40—50比较低效；30—40尚可；15—20高效）•最高得分：（说明团队会议低效主要原因。）•最低得分：（说明团队会议高效主要原因。）•最高分数项目所占数量和比例：（说明企业总体会议文化中的低效因素）最高分数项目所占数量和比例：□权力会议0%□利益会议0%□观念会议0%□性格会议0%□心情会议0%□临时会议0%□失控会议0%前言__我们身边的会议：P8前言__会议低效的原因项次原因具体表现（1）时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（2）地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。（3）开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。（4）主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。（5）参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。（6）会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7）开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。P9会议管理•前言•会议管理•有效会议操作•会议中的主要角色•会议中的常见问题•有效解决问题的技巧开会普遍六种抱怨：1.临时会多、突发会多2.议事缺乏规则3.会议层次不清楚4.会前准备不足5.会后执行不力6.会议纪律淡漠1.召开时机选择2.会议类型选择3.参加人员选择4.人员数量安排5.会议角色安排6.会议室选择和布置7.计划及议程准备P101、时间安排会议的时机选择P11开会的时机选择适于开会的情况•发起人想从参会者那里获取信息或建议•发起人想想让下属参与解决问题或制定决策•发起人有问题需向下属澄清•发起人有重要事情需要把下属集中到一起传达•大家自己要开会•有问题涉及多个部门而需协调解决•有问题情况不明或责任厘定不清。2、时机选择P12开会的时机选择不适于开会的情况•对会议的目标和主题没有考虑清晰•会议所需资料不全或会议准备不充分•所需解决的问题用电话、备忘录或个别谈话等方式解决起来更好•所谈事务密级较高，不宜扩大知情范围•发起人对要解决的问题已经作出决定•大家之间怨气太大、敌对情绪太浓，开会之前需要时间平静2、时机选择P13会议类型的选择•问题解决会•决策会•计划会•情况报告会•反映评估会•其他类型参加会议的人能够（并且想）改变某种现象或状况（即解决问题）而且知道如何着手去做要从事先拟订好的可选方案中选出一项方案，从而做最后决策。解决未来的问题。取得大家对组织目标的认同。（统一思想，统一步调）信息交流会很多人向同一个人（或几个人）提出意见或建议，被提意见者通常为主管人员或公关人员综合类型会议，无人主导会议P14会议参加人员选择请有权作决定的人参加请最有经验和才能的人参加请了解实际情况的人参加参会人员对决议能否达成负直接责任。所有与会者都要准备在会上发言，如果是不喜欢发表意见的人尽可能不要安排与会。请与所涉及问题有重大关系的人参加P15参会人员数量安排参会人员数量会议规模越大，会议情况越复杂2-7人会议：一般为部门工作会，召集容易、灵活性强、具体问题效率高、易于控制。但决策质量不高、影响不大7-15人会议会议情况复杂，必须安排主持人和记录人15-30人会议会场情况过于复杂，需专业主持人主持，多适于信息交流，如果讨论必须分组。30人以上会议适于做演讲、正式辩论和投票表决P16参会人员角色明确角色是会议效率的重要保证•会议主席/领导•主持人•记录人•参会者•专家/知情人•旁听者参会人员角色安排P17•会议室大小要适当•桌椅摆放符合会议要求•门的位置不应影响与会注意力•挂会议记录的位置•合适的温度、光线•远离噪音会议室的选择和布置P18会议计划必须涉及以下一些基本问题：•为什么开会？会议的目的和期望是什么？•开一个什么类型的会？•让谁参加？与会者由哪些部分的人员组成？•要让大家作何种方式和程度的介入和参与？•会议规模多大？与会人员多少？•会议在哪儿开？会议室如何布置？•每个人在会议中的任务和职责是什么？•会议开多长时间？P19如何填写议程表议程表单位名称：日期：开始时间：会议名称：结束时间：召集人：开会地点：会议类型：背景资料：期望结果：携带物品：经理/主席：开会方法：决策方法：主持人：最后决策人：记录人：与会者：旁听者：顾问：议程项目负责人方式分配时间议程表（示例）单位名称：产品部日期：2005/11/22开始时间：上午10：00会议名称：削减成本问题会结束时间：上午11：30召集人：何经理开会地点：三层会议室会议类型：问题解决会背景资料：10月财务报表期望结果：1、提出建议携带物品：上述资料2、拟出具体行动计划经理/主席：何经理开会方法：互动讨论决策方法：全体达成一致/经理拍板主持人：刘秘书最后决策人：何经理记录人：李小燕与会者：旁听者：财务部王会计顾问：无议程项目负责人方式分配时间P20•确定了会议时间后要提前一周告知参加会议的人员•同时需要把会议的主要目的告诉他们，如果有相关的资料可以提前发放•会议组织者不要迟到！•不要随意推迟和变更开会时间，打乱原定计划会影响与会人员的其他工作安排，有些人可能因此不能出席会议；管理召集部门（人）的威信下降•严格按照议程进行，不要超时•会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。其他P21有效会议操作1.成功会议十八步2.成功会议五要素3.成功会议五大意义•前言•会议管理•有效会议操作•会议中的主要角色•会议中的常见问题•有效解决问题的技巧P22成功会议十八步会议前1、认真计划，理清何人、何事、何时、何地、何因及多少等问题。2、准备预先发放议程表及会议有关资料3、提前到会场，整理会议室有效会议操作P23成功会议十八步会议开始时4、按时开始5、让与会者作自我介绍，并陈述对会议的期望6、清楚解释会议角色7、检查、修订和确定议项顺序8、设定时间限制9、回顾上次会议确定的行动项目有效会议操作P24成功会议十八步会议中10、让大家在同一时间以同一方法把精力集中于同一问题有效会议操作P25成功会议十八步会议结束时11、确定行动项目：何人、何事、何时12、检查会议记录13、设定下次会议的时间和地点，并拟出初步议程14、对会议进行评价15、宣布会议结束有效会议操作P26成功会议十八步会议后16、打扫整理会议室17、准备会议备忘录18、跟踪行动项目的执行情况，并开始计划下次会议有效会议操作P27成功会议十八步(回顾)1、会议前计划2、议程表及资料3、整理会议室4、按时开始5、让与会者作自我介绍，并陈述对会议的期望6、解释会议角色7、确定议项顺序8、设定时间限制9、回顾上次会议项目10、集中11、确定行动项目12、检查会议记录13、下次会议14、评价15、宣布结束16、打扫会议室17、会议备忘录18、跟踪执行有效会议操作P28成功会议五条基本原则•必须有一个共同的内容注意点•必须有一个共同的过程注意点•必须有人负责维持一个开放而平衡的会议环境•必须有人负责保护与会人员不受人身攻击•一般情况下，开会时每个人的角色必须分配明确，责任必须划分清楚，并认真遵守高效沟通、充分参与、气氛和谐、收效显著。有效会议操作P29成功会议五大意义•讨论、决策•制定项目执行计划•反馈信息，闭环控制的关键一环•沟通、理解•保持组织中各部门的协调统一忌：有讨论、无决策项目计划要素不全反馈不畅、言路不通一团和气，避重就轻沉默，指责，推诿有效会议操作案例：1、日本“会议革命”：砍掉不必要的会议；排除不需参加会议的主管；强调准时开始，准时结束；重视会议结论；提高会议生产力，强化企业竞争实力。案例：2、丰田公司办公室标语：只开有实际效果的会议准时开始，最好一小时内结束重在实际行动P30案例：国内W房地产公司国内领先。相比东京建屋：W公司：300人做了10个楼盘；东京建屋：60人做了40个楼盘；工作产出效率比:1：20原因——东京建屋经验:针对每个楼盘，标准化地开八个会议会议的产出、与会人、议程非常明确会议召开的时间先后关系、触发条件非常明确会议体系设计、会议习惯培养非常重要！P31会议中的主要角色参会人员角色：•会议主席/领导•主持人•记录人•参会者•专家/知情人•旁听者明确角色是会议效率的重要保证！（课间休息—视频）•前言•会议管理•有效会议操作•会议中的主要角色•会议中的常见问题•有效解决问题的技巧P32会议中的领导会前：草拟会议议程，并决定是否允许下属添加议题决定参加会议人员、每个人所要扮演的角色：会中：少说多听，你在会议上越低调，大家参与得就越多。监督会议运行，一个议题未完成，不要进入下一个议题。对什么人该做什么或什么时候完成等事项必须明确部署会后：监督各项任务的进展情况P33会议中的主持人•定位：会场上的服务人员•不提出自己的意见也不评论他人的意见•把与会者的精力集中到一起•对开会方法和会议程序提出建议•保护与会者意见不受压制更不能受到人身攻击•鼓励和引导参与•帮助与会者寻找双赢解决方案具体技巧：清楚阐述自己的角色会议开始前让大家对讨论的问题和程序保持一致不回答有关会议内容的问题态度积极——多鼓励大家参与不要讲话太多支持记录人工作不要怕出错帮助教育大家P34会议中的主持人•保持紧张，准备应付随时可能发生的意外变故。随机应变，视情境采取当时最适合的方式。•要有耐心•注意自己和与会者的身体语言•保持中立，建立信任•会议成功，并不取决于你•敢于承认错误，坦诚合作•安排好旁听者和专家P35会议中的主持人如何开场？•介绍会议背景除了会议召开的背景,也可让与会人员自我介绍，并说明对会议的期待,以促进与会人員及会议气氛的融洽•明确会议目的•列明会议议程议中欲讨论之事项及其先后和预估时间。•提出会议期待P36開場练习背景:公司本季營收目標達成率只有70%。议題:如何刺激现有市場,新市場的擴展計劃目标:提出執行方案要求:每组主持人代表本组当场练习符合会议开场白要求每组领导（组长）讲评会议中的主持人P37開場舉例說明近來公司的營運狀況因為受到經濟不景氣的影響,使得本季的營收目標達成率只有70%。因此今天召開會議主要討論兩大問題,第一就是如何刺激原市場的買氣,第二討論新市場的擴展