高效会议组织与管理

高效会议组织与管理主讲:王一恒网络共享版开会再开会，不开怎么会，本来有点会，开了变不会有事要开会，没事也开会，好事大家追，出事大家推上班没干啥，一直忙开会，大会接小会，神经快崩溃销售我没学，企划又不会，问我啥本领，专长是开会上午有早会，午后有午会，下班不能走，还要开晚会每周开周会，每月开月会，随时检讨会，年底是年会赴会要及时，上心选座位，最好靠边边，以免遭口水虽然在开会，谁也不理谁，有人忙协调，有人无所谓主席一上台，自称大掌柜，扯东又拉西，全凭一张嘴内容没准备，听来活受罪，差了十万入，大家还说对台上说什么，没人去领会，手机不时响，怎还不散会牛皮拼命吹，发言不干脆，时间过好久，不知轮到谁有人穷训话，有人打瞌睡，有人瞎附各，有人掉眼泪小声像催眠，令人真陶醉，大声不必怕，就当狗在吠打盹有技巧，脑袋不能垂，不然被逮到，就要倒大霉会开一下午，实在是够累，没听两三句，水喝好几杯说来真惭愧，开会千万回，快要退休了，还是不太会唱了大半天，到底会不会，你若还不懂，就要多开会世说会议目录一、对会议的再认识二、高效率会议的管理技巧三、关于会议频率的建议四、会议的分类五、公司会议规划举例一、为什么召开会议•集思广益的渠道,很多高水准创意,都是相互碰撞出来的•显示一个组织或部门的存在•群体沟通的方式会议的目的发布与搜集（？）解决（？）开发（？）激励（？）监督（？）协调（？）信息问题创意士气工作进展矛盾二、权威统计会议现状•一个大型企业的主管一年有60%的时间在开会（约30%参加上级部门的会议，30%参加本部门会议）•每年召开的会议约240个•每年会议成本达3500万元会议成本＋＋三、会议•议题：无效会议的原因•会议形式：讨论•选出会议主持人•会议时间：5分钟1.会议前的原因1.欠缺目标2.目标不明确3.欠缺议程4.与会人选不当(与会者太多或与会者太少)5.会议时间不当(周一早上或周五下午)6.开会通知时间不当(太早通知开会或太晚通知开会)7.开会通知内容欠周详1.会议前的原因(续)8.会议地点不当9.会议场地设备欠佳10.与会者无准备而来11.未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当12.会议不能准时开始13.会议太多，致使与会者一听说要开会，无不感觉厌烦14.向来很少开会，致使每次会议议案堆积过多2.会议中的原因1.从事交谊活动2.外界干扰3.与会者发言离题4.主席出难题5.让没有必要留在会场的人员留在会场6.犹豫不决7.资料不充足，却贸然决策8.少数人垄断会议2.会议中的原因(续)9.与会者之间交头接耳10.与会者不表明真正感受或意见11.与会者之间争论12.与会者与主席争论13.视听器材发生故障14.与会者欠缺热心15.会议超出预定时间16.主席未能总结会议成果3.会议后的原因1.欠缺会议记录2.不能对决议事项进行追踪3.不能对会议成败得失进行检讨4.不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组5.与会者对会议感到不满现场测试训练：总经理要秘书安排会议……我该如何准备呢？要召开一次会议，上级让你去通知相关人员，你如何完成？看看九段秘书如何做结果？1段2段3段4段5段6段7段8段9段发通知――用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。抓落实――发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。重检查－－发通知，落实到人后，第二天在会前３０分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。勤准备――发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。细准备――发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去与议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。做记录――发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。发纪录――会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。定责任――将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。做流程――把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何能人的会议服务体系！九段秘书测试:请问你是几段？你的结果值多少钱？发通知一段600元发通知抓落实二段800元抓落实发通知重检查抓落实发通知三段1000元重检查勤准备四段1500元勤准备重检查抓落实发通知细准备五段2000元细准备勤准备重检查抓落实发通知做记录六段3000元做记录细准备勤准备重检查抓落实发通知发记录七段5000元发纪录做记录细准备勤准备重检查抓落实发通知定责任八段10000元定责任发纪录做记录细准备勤准备重检查抓落实发通知做流程九段3万元四、高效率的会议管理技巧•会前：会前准备工作要想经营成功的会议，必须要有周全的会前准备工作。很多会议因为缺乏充分的会前准备工作，才导致低质量的讨论过程会中：议事过程是会议的主体及核心部分，此部分在无特殊情况下应尽量按照事先的议程安排进行，以保证会议的高效率进行会后：决议追踪会议结束后各与会者应执行主席在会中所分派的工作，并作成简报反馈给主席或在下一次会议中进行汇报1.会前准备清单•开会目的是否清楚•决定与会者名单•决定由谁来担任会议主席与会议记录者•决定会议时间、长度与会议地点•准备好会议所需辅助设备•决定哪些与会者该做简报与何时做•暂定的会议议程是否涵盖所要讨论的事项，并把议程事先发给与会者•分发开会通知切记:会前准备失败了,就意味着准备失败Page20会议室的布置如何布置会场音响设备桌位名牌文件准备桌位排列花草气味饮品习惯(1)会议人员依目的而定，尽是减少参加人数（5~12人为宜），明确会议目的(2)事先分送议程、议题或草案，以使参加人员有所准备(3)出席率管制及迟到之管制，代理人应尽避免(4)选定最适当的时间、日期、地点（场所）(5)主席预估会议可能的状况及结果(6)个人接触之应用（会前之沟通）(7)指定专人记录和签到(8)主席报告本议案和与会人员之关系，及回应会中应决定的问题2.会议前的要领时间:12月16日上午11点地点:公司大会议室1、（11：00）任命一位会议主席2、（11：10）为缺席致歉3、（11：15）批准上次会议备忘录4、（11：30）上次会议提出的事项5、（11：45）讨论联络事宜（12：00）会间休息6、（12：15）财务事项7、（12：45）特别事宜8、（13：15）下次会议细节例:会议议程Page23描述接公司总部要求，讨论研究给予交通津贴补助，需要开会研究，要求各部门，各级别都有代表参加。请写出以下内容准备的器材、物品准备发出会议通知的邮件练习题3．会议进行中的要领(1)准时开会，准时散会(2)遵守制度，避免离席(3)会议目的，人人清楚(4)充分参与，全员发言(5)发表意见，条理清楚(6)不推责任，不诽他人(7)发生争辩，设法缓和(8)掌握议程，按部就班(9)集中主題，不谈废话(10时间太长，中途休息(11)集中精力，减少走动(12)相关事项，作好記录(13)议题结论，复述一遍(14)达成共议，分配工作3.会议进行中的要领(续)26IBM怎么开会？实例：IBM•网上预约会议室•与会人士先想清楚讨论题纲、要开多久•正式会议•会议时间延长,会出现警示音提醒在全球化的竞争下,一家公司会不会开会,决定了公司的竞争优势效率效率效率5.主席的几大职责与技巧1、营造和谐的气氛2、控制讨论方向，使会议照议程进行3、正确总结各段落或议题的讨论内容4、引导发言者解释令人困惑的发言5、尊重少数人的意见，避免会中意见一边倒的情况6、减少与议题无关的争辩与讨论单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级28会议主席的素质及要求Page28思考清晰敏锐善于言辞表达，沟通的技巧良好的分析能力对事、不对人的态度公正，营造轻松的氛围不挑刺、不反问、多引导能灵活地应付“挑刺”人物避免一言堂，垄断具有幽默感29开会中的望、闻、问、切缺少兴趣，注意力不集中一种不愉快的表情表示对方感到不高兴。他握紧拳头，低下了头，挑衅地瞪着眼。这位沟通那个者举起他的手以吸引注意。他的身体语言表明一种对抗态度。这位沟通者扬起眉毛并微笑，头偏向一边，是一种感兴趣的表示。沟通者是一种密切注意的姿势，意味着她感兴趣。沟通者可能会找借口，如“我忘了”、“这不是我的责任”等等。沟通者严重不满。沟通者可能采用的消极态度和敌对态度，并挑起争论。沟通者冲动，严重不满。会议主持技巧——倾听眼到心到脑到——慎说不说无关的话快速进入主题不唱独角戏以与会者接受的方式引导会议进程主持人不是定调，而是引导自我检查：会议主持人的责任？会议主持技巧——巧答选择性回答通过其他参与者回答清晰地正面作答——善势主流原则目标原则亲和原则凝聚原则会议中的典型问题及应对1、会议态度不好态度坚决值得信赖与会人员获得成就感会议主持人与会人员会议中的典型问题及应对2、漫不经心的与会者临时抱佛脚的与会者两手空空的与会者开会通知准备事项会议基于会前的准备运作会议以理解报告的内容为前提开展讨论直接罗列问题要求发表准备内容会议中的典型问题及应对3、毫无反馈的时候与会人员会议主持人抽象问题没有收到反馈意见具体举例说明“从客户的角度分析，我们存在的问题是什么？”“从技术的角度，这方面我们如何去突破？”当机立断，进入下个议题会议中的典型问题及应对4、沉没寡言的与会者与会人员会议主持人您有什么想法？赞美结合对方擅长的领域和负责的业务来征求意见“您很擅长，这个观点您有何高见啊？”“从技术的角度，您有什么意见呢？”您的意思是…吧！谢谢您提出了这么宝贵的意见发言“我认为…”会议中的典型问题及应对5、与会者是话唠与会人员与会人员没有被理解岔开话题“不好意思打断您一下，您说的这个太重要了，让我们听听其他与会人员的意见。”“解决问题是关键啊！说到关键，下面的议题是……”告诉你已领会“哦，您的意思我明白了。”一言以概之“您是说……”喋喋不休的原因6、爱挑刺的与会者与会人员与会人员抢话、干扰发言、爱挑刺要富有建设性尊重发言×给予存在感给予理解给予表扬会议中的典型问题及应对7、处理冲突与会人员与会人员对立状态立场中立赞成实事求是“有什么事实根据吗？”“能给出准确的数据吗？”“请证明你的信息是可信的。”反对释放新信息个人理解不尽相同参考了专家的意见参考了其他与会者的想法建议：可以通过告知新的事实依据来转换与会者的想法会议中的典型问题及应对8、感情用事与会人员与会人员情感上的冲突明确强调各自的立场“您主抓这个项目，有这个想法也不奇怪。”“从管理的角度，这么想也是有道理的。”立场上的对立会议主持人短暂停顿“我觉得讨论有一点过火了”“大家休息片刻，冷静一下。”用时间冷却“今天就谈到这里，再这么讨论也没什么意见，下次在议吧”会议中的典型问题及应对9、讨论跑偏了会议目标回归讨论的主航道梳理讨论的要点按顺序讨论要点丢弃无关论点会议中的典型问题及应对10、视频会议的关键视频会议的特点现场感薄弱很难传达与会人员的情绪参与度低真实感低从空间上的限制中得以解脱运用媒介的会议主持人结合会议的目的通过电子邮件广泛吸纳众人的想法和观点通过视频会议深入讨论通过视频会议提取并宣传观点中的精华在少数人参与的现场会上敲定决策方案会议中的典型问题及应对面对冲突的5种态度竞争---针锋相对迁就---委曲求全回避---退避三舍妥协---各有得失合作---双方皆赢满足他人愿望满足自己愿望回避迁就竞争合作妥协一、何时