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会议管理November,2013南通事业部2简介现代企业管理中“会议”是必不可少的组成部分，在我们公司亦是如此。年终总结会、半年度总结会、月度员工大会、经营分析会、行政会议、1+6会议、班前/班后会……，大大小小各种会议。会议的主要任务：是统一思想、统一目标、统一行动；是集大家的智慧，共同解决问题；是安排部署工作。作为管理者，主持召开一场高效率的会议能够促进整体工作的顺利开展。因此“成功主持会议”也成为现代优秀管理者必备的一项技能。南通事业部3学员在课程结束时能•会议在团队管理中的作用•理解进行高效会议的重要环节•会议后持续追踪的重要性课程目标南通事业部4课程大纲•会议的意义、目的•高效会议的重要环节•会议后跟进工作南通事业部5会议的意义一、会议是一个集思广益的渠道（见下图“集思广益图”）会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。南通事业部6会议的意义二、会议显示一个组织或一个部门的存在会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。南通事业部7会议的意义三、会议是一种群体沟通的方式开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。1、会议能力是现代人必备的团队工作能力2、一夫当关的英雄时代已经过去,我们必须与他人愉快的合作才能顺利成事3、会议正是团队合作最常用的沟通协调方式南通事业部8会议的目的1、开展有效的沟通；2、咨询传达；3、监督员工的工作进展情况；4、达成协议，解决问题；5、决策和资源共享；6、开发创意；7、激励员工的士气。南通事业部9课程大纲•会议的意义、目的•高效会议的重要环节•会议后跟进工作南通事业部10实施有效会议的四个环节1计划2准备3主持4记录南通事业部11计划•是否真的需要开这个会•以书面形式确定会议的目的和议题•尽可能降低参加的人数南通事业部12准备•事先发给与会者详细的议程•确定议题顺序及每个议题所需要的时间•附上所有必须事先阅读的资料•必要时可以采用“会前会”南通事业部13准备–《会议准备工作单》1、会议目标6、参与人士7、召开时间8、召开地点3、准备工作2、主要议题9、最后成果10、会后反馈5、会议形式4、资料准备南通事业部14准备–会议议程会议流程希望达到的成果时间（分）1.前言1.清楚知道我们今天尝试达到的成果和我们如何做到.2.跟进上一次会议的决议/行动2.了解我们直到目前为止的业绩，让我们可在中途进行修订.3.行动状况报告3.了解每项工作根据计划进行的状况，列出问题和得出建议.4.为下星期/月作出计划5.总结6.后续步骤南通事业部15主持•需要一个良好的主持人•控制会议方向，避免脱离主题•控制时间，保证议程和顺利进行•让每个人都参与会议讨论•尽可能使议题得出明确结论南通事业部161、营造和谐气氛2、按照议程进行3、正确讨论总结内容4、引导发言者解释使人困惑的发言5、帮助参会者理清不假思索的想法6、尊重别人，避免会中意见一边倒的情况7、减少与议题无关的争辩和讨论8、保证中立态度主持–主持人的责任南通事业部171、定义：3－5分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨。2、内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。3、开场白程序：概观会议进行程序；提供与会议有关的资讯；规范议程；指定会议记录者；征求对议程设计的意见。主持–开场白南通事业部18主持–掌握议事进度1、主持人的发言时间应掌握在20%，要尽量保证每个人发言机会均等；尽量开成一种互动的会议氛围。2、语言方式能说者，如需5分钟则给其3分钟发言时间；将能说的人从一个问题带到另一个问题；将这个能说者让过去。3、非语言方式眼神转向别人；你说的很好，手势下压；下笔，合上笔记本；短暂的沉默。南通事业部19主持–会议决策权威决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权，单方面作出决定时。适宜使用：当组织授权团队领导人作最终决策并全权负责时。不宜使用：当团队领导人希望团队成员接纳并支持某项决策时。共识决策产生于所有成员都不同程度地支持某项提议，每一团队成员均有否决权。共识决策提供一种反映所有成员想法的全面解决办法，能够提高成员实施决策的积极性，体现平等之风。注意：如果决策时间有限，或团队成员不具备决策的足够技巧，决策就难以形成。少数服从多数决策出现于多数成员同意提案时，它以民主原则为基础。适宜使用：当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时。注意：投票容易导致输赢之争，输方将难以尽职和投入。无异议决策产生于所有成员对某项决策完全赞同时。当提案非常重要，要求所有成员达成完全一致时，团队应作出无异议决策。注意：无论团队具备什么样的经验，无异议决策都很难达成。只有当一项决策的结果对每个成员都至关重要时才有可能作出无异议决策。南通事业部20•退一步•验证基本的假设•列出有共识和意见不一致的观点•根据可取和不可取的地方进行辩论•找出调解纠纷所需的事实•把重点放在什么解决方案是不行的•把问题重新交予小组处理主持–处理纠分南通事业部211、预留5-7分钟作总结2、确定工作分配妥当3、准时结束会议主持–圆满结束会议南通事业部22记录•事先安排专人进行会议记录•详细记录议题的讨论过程及结论•结论要清楚，并注明执行项目、时限、责任人等•及时完成会议纪要，请与会者会签南通事业部23课程大纲•会议的意义、目的•高效会议的重要环节•会议后跟进工作南通事业部24会议后跟进工作•参会者的会后跟进•主持人的会后跟进•如何提高下次会议的质量南通事业部251、对会议记录进行细读2、考虑自己任务的完成方法，制定行动计划，保质保量完成3、会议是一项新任务的开始会后跟进工作–参会者会后跟进内容南通事业部261、对会议整体进行评估、总结2、针对问题做出改进措施3、询问和联络缺席的同事4、制定跟进计划，安排行政负责跟进5、如有需要找高层协助6、如计划进行顺利，取消下次会议7、会议之后检讨得失会后跟进工作–主持人会后跟进内容南通事业部271、只有必要时才开会；2、会前要做准备；3、事先颁发/公布议程；4、准时开会，准时结束；5、有意识把握会议的方向；6、注意力集中在政策和行动上；7、会议记录应阐明最后的结论；8、强调实施所有的决定；9、主持人要劝阻滔滔不绝的人，鼓励沉默的人发言；10、阐明糊涂的观点，删除重复的话题；11、如果与会者作了特别有意义的发言，别忘了赞扬的威力。会后跟进工作–如何提高下次会议质量南通事业部28