高效的会议组织

By:李鹏程Gearchief2015Jan.目录高效的会议与低效会议高效来自会前周密准备题外章：如何问题汇报高效来自流畅会议过程高效来自会议有效跟踪2会议分类制定决策解决问题汇报批准3这个会议花费多少？你是否问过自己？4会议的成本计算公式客户电话提供的商机＋不能及时处理客户投诉的后果＋自己工作范围内突发事件不能及时处理的后果参会人员若不用参加会议，那么在这段时间可以为公司带来的效益开会的时间成本×与会人员平均每小时工资＋场地/设施费/文件复印/交通/茶水/餐饮等成本参会议人数×（与会者准备时间＋与会者旅行时间＋正式会议时间＋会议休息及耽搁时间）每小时平均工资的6倍×开会人数×会议时间时间成本金钱成本效益成本机会成本会议成本算一笔帐：假设2位老总+5位经理+6位工程师开两个小时会，要多少钱？5为何聊了一天，毫无成果？会议收到预期的效果了吗？无效的会议——不但是一种管理成本的浪费，更无助于问题的解决，还会引起与会者对会议和公司管理现状的不满，使大家心生倦怠感，从而降低团队的凝聚力。6主题：无主题、不明确、议题过多议程：不明确，时间分配不合理参会人：人数众多，关键人物未到主持人：未指定主持人，或主持人控制能力弱，被众人牵制记录：思想火花或决策未被记录，或发放不及时时间：选择不恰当地点：选择不恰当从会议要素分析低效会议的特点从会议过程分析会前：缺乏准备。会场、设施；提前信息分享；议题议程等未准备好会中：缺乏控制。未按照议程进行；气氛压抑，未能畅所欲言；领导一言堂；跑题；拖沓；争吵；议而不决会后：缺乏跟踪。未对形成的决策或工作指定责任人和时限7开始欢迎会议目的议程具体时间安排规章制度3议程1分享话题和目标交换信息产生主意/做决定/确认行动总结2结束会议总结安排下次会议跟踪备忘录跟踪计划·作出了评论和归纳·记录所有决定、建议和负责人·只有必要时才召集·好好筹划过·拟订和分发了议程表·遵守时间·一切按部就班·请了最有经验的和有才能的人出席高效会议的流程和特点8高效会议成本导向：组织严密快速顺畅结果导向：目标达成决策执行会议的预期与结果目录高效的会议与低效会议高效来自会前周密准备题外章：如何问题汇报高效来自流畅会议过程高效来自会议有效跟踪10思考的习惯高效的会议始于准备过程！而准备过程受控于组织者。11最好的会议是不需要召开的会议已经形成惯例的每周例会，却没有什么事情要讨论；会议成本太大，或还有比开会更好的办法；问题用电话、备忘录或个别谈话等方式解决起来更好；所谈事务密级较高，不宜扩大知情范围；发起人对要解决的问题已经可以作出决定；大家之间怨气大、敌对情绪浓，开会前需要时间平静。12345612问题需涉及不同岗位员工或多部门协调解决；有重要事情需要把参与人集中到一起传达；领导者需要公开表彰先进以激励士气等。发起人想从参会者那里获取信息或建议；发起人想让参会者参与解决问题或制定决策；领导者需要听取下属的工作汇报并监督进度；123456什么时候需要召开会议13会议准备：思考先行组织者将会议的无序变为有序，会议组织者责无旁贷！为此，组织者在召开会议之前，应花费一定时间进行准备，即会议策划活动。14会议准备：过程设计主题明确，数量不可太多会议要达成何种目标？清晰的时间规划会议方式？时间地点？可能会遇见何种困难？议题确定目标设定议程拟定会议方式逻辑结构15会议准备：会议邀请·邀请人原则：相关性原则、少而精原则·发出时间：尽量做到提前一天！·发送办法：建议使用Outlook发送会议邀请Outlook小技巧·重要人物：尽可能提前沟通16会议准备：会议邀请右边列举了五种应参加会议的人员，应尽量确保每一种人物的到场相关问题的主要决策人为完成工作需要了解相关信息的人员对问题负有义务，或存在利害关系，或起作用的人员将要负责执行会议做出的决定的人员能够提供相关意见的人员17会议准备：信息共享越是在会议中扮演重要角色的人，往往也越忙碌。很难想象一名每天处理上百封邮件的人，看了一个会议邀请标题就响应会议。事先交代会议的信息，有助于与会者提前了解会议目标，提前开始思考，不但节省会议时间，也会促进会议正确决策的达成。背景议题目标议程知识任务18会议准备：信息传递RankReason%Cited1.PoorCommunication282.Insufficientresourceplanning183.Unrealisticschedules134.Poorprojectrequirements105.Lackofstakeholderbuy-in76.Undefinedprojectsuccess/closecriteria57.Unrealisticbudgets58.Insufficientornoriskplanning49.Lackofcontrolorchangeprocess3StatisticsfromJuly2007Issueof‘PMNetwork’.为什么要如此重视信息的传递？19会议准备：5W1H20会议准备：检查清单1.了解会议的目的2.是否一定要开会3.确定会议的形式4.安排会议的议程5.决定会议的时间6.决定会议的地点7.研究会场如何布置8.确定出席人数9.确定重要人物到场10.安排出席者座位11.是否准备会议签到表12.是否安排交通工具13.是否安排与会者住宿14.是否发出了会议通知15.确定展示材料16.确定辅助工具17.准备会场周边位置图18.是否要求与会者准备资料19.确定相关资料20.指定记录者21.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知注：浅字体项用于正式会议21会议准备：分组练习分组练习1：每组选出一位会议组织者，其余同事为参与者。但是在会议的设计上，大家共同参与制定会议选题：选出一个我公司经常组织的会议类型和议题，或你最近开过的会议，你事后觉得可以提高效率的会议分组展示你们讨论准备的会议准备提纲目录高效的会议与低效会议高效来自会前周密准备题外章：如何问题汇报高效来自流畅会议过程高效来自会议有效跟踪23汇报准备：确认对象问题1汇报对象是谁？问题2他想知道什么？……问题3用什么样的架构？重点说什么问题？汇报对象分为：团队成员团队领导公司领导客户24问题汇报：选择导向客户公司级部门级科级及股内结果导向逻辑性过程导向工程分析数据关注角度请注意:不同的汇报对象，有着不同的关注角度。25设定目标应该具备SMART特征•Specific：具体的•Measurable：可考量的•Accepted：可被大家接受的•Realistic：具有可行性•Time-limited：有时间限制问题汇报：结果导向126问题汇报：结果导向2例1：问题汇报的逻辑走向·问题（偏向于过程导向）：·后果（偏向于结果导向）：·分析（偏向于过程导向）：·措施（偏向于结果导向）：问题现象的描述。如：左右壳体不对称，电镀层太薄上述问题导致的后果。如：OTS交样拖期、客户抱怨对于问题发生的原因的分析。如浇口不合理、壳体变形·时间和负责人（偏向于结果导向）：可行的实际行动，应杜绝“全力”、“适当”等字样一定要落在具体人身上；时间是最容易被挑战的！27问题汇报：结果导向3后三角窗后门GRC问题要描述清楚，尽可能量化，必要时使用图表和质量工具例2：顾客抱怨后门护条与后三角窗间隙过大。描述：从NS3开始，D06后门GRC与后三角窗直线度超差。从NS3开始，D06后门GRC与后三角窗直线度超差。DTS要求为不大于1.5mm，实际最差达到5.0mm，平均3.5mm。28问题汇报：结果导向4解决方案要能对应问题分析没有负责人和行动时间，就不叫解决方案•行动方案要具体，可操作，不可泛泛而谈；•行动方案的负责人或负责部门只有一个，至少是主责只有一个；•计划完成时间要经得起推敲；•行动方案要和相关部门沟通清楚，达成一致！必要时，给出时间预期和结果预期•给听取汇报人清楚的时间概念和预期结果；•时间和结果预期必须反复确认，一旦给出，必须严防死守！29问题汇报：结果导向530问题汇报：相关工具适用阶段运用工具（QC七、新QC七、新新QC七。不清楚可问度娘）问题发掘1，发掘（脑力激荡法、名目团体法、面谈法等）2，方向（缺点列举、优点列举、希望列举、特性列举）3，整理（KJ法、系统图、鱼骨图）问题定义5W2H（What,When,Where,Who,Why,How,Howmuch）问题检讨1，问题的影响、控制2，现状的掌握3，观察、收集和汇集数据（统计图、查核表等）原因分析1，数据情报（特性要图、查检表、排列图）2，语言情报（特性要图、系统图、KJ法、5W）对策拟定1，脑力激荡法、系统图、特性要图、问题对策集2，处理对策、治标对策、治本对策3，可控制阶层、范围决策分析决策目的、决策限制、决策评估（SWOT法、达飞法、多数表决法、决策矩阵法等）、PDCA效果确认1，推移图2，排列图再发防止与模式建立1，标准化（品质履历、问题对策表）2，模式化（QCStory,FIA,FMEA,PDPC，系统图、矩阵图、8D）31问题汇报：做选择题有一种流行的说法：领导都喜欢做选择题。其实谁又不是如此呢？你的同事往往只是不好意思提出来而已！发散性地抛出信息，无助于问题的解决和决策的形成，对领导和公司，乃至对自己，都是很危险的事情！注意：如果按照这样的思路组织部门间会议，要注意避免导致众人意见的堵塞！领导：经广泛征求意见，拟定周末郊游两个方案：净月潭；关东园。净月潭项目少但性价比高；关东园好玩，但是门票较贵。请指示？请示法：AorB?Backup信息准备行车路线比较？天气？车辆安排？……其他备选方案？岱山公园。准备Backup32问题汇报：决策工具内部因素（资源）优势Strength劣势Weakness外部因素（环境）机会Opportunity威胁ThreatSWOT法（一位大龄女博士对自己的SWOT分析）：内部因素（资源）能够做的外部因素（环境）可能做的优势（Strength）人品，脾气好有成为好母亲的优秀身体素质和高智商基因未来工作基本确定劣势（Weakness）生活能力差，不会家务生活圈子太小容貌一般，也无陪嫁机会（Opportunity）周围有很多优质男生工作性质稳定SO广泛传播消息，请师长朋友为我留意多参加人群密集活动WO扩大自己的交际圈，每个月结识4个新朋友（不论男女）威胁（Threat）年龄、男生的学历自卑，我的选择余地很小ST戒骄戒躁，创造与心仪男生多次交往的机会SW学习着装化妆技巧不做女汉子33问题汇报：分级汇报许多整车公司，跨部门会议都不会邀请领导出席。这仅仅是因为照顾领导的时间吗？右图来自上汽资料。这样分级汇报，好处何在？递交重要客户文件时应注意什么？如果发展得过了头，有何缺点？给客户或高层领导的汇报（或是重要文件），如果没有经过广泛确认，很可能将自己陷入被动的位置，必须引起重视！34问题汇报：辅助手段事实胜于雄辩！实物展示文件展示口头介绍一个好的ppt或汇报材料，应如高手出剑，一剑封喉，解决一切言语纷争做文件的时候或许是痛苦的，但是做好后，会节省大量时间35问题汇报：成于细节1封皮：•报告的汇报主题•报告的类型(需要决定/更新?)•撰写报告的人或组织•撰写报告的日期,方便日后查找、追溯和回忆字体：•中文：视觉效果最好的微软雅黑已经成为首选。•偶尔使用黑体、幼圆、慎用楷体、隶书、魏书。•英文：微软雅黑、Calibri、Arial，不建议用TimesNewRoman。•一般会议室演示中，建议中文文档最小字体不小于16号。春眠不觉晓春眠不觉晓春眠不觉晓春眠不觉晓Whyareyousodiao?Whyareyousodiao?Whyareyousodiao?Whyareyousodiao?微软雅黑20号微软雅黑12号楷体20号微软雅黑16号微软雅黑18号TimesNewRoman18号Calibri18号Arial18号36问题汇报：成于细节2Backup红底（深蓝深灰）底白字原则：注意你的仪表，必要时穿正装。不要把你的slide变成一个各种风格的艺术大杂烩！注意语速。从容自信。不要拿激光笔晃来晃去。