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1***市房屋、市政工程竣工档案归档整理手册***市城建档案馆编印2目录1城建档案馆工作职责及业务流程1.1档案馆工作职责页1.2城建档案工作流程页2各有关单位在编报竣工档案工作中的职责2.1建设单位页2.2施工单位页2.3设计单位页2.4勘察、监理单位页2.5城建档案馆页3工程文件的具体归档范围及质量要求3.1工程文件的具体归档范围页3.2归档文件的质量要求页4工程文件的立卷及档案的移交4.1工程文件的立卷页4.2工程档案的移交页5竣工图的编制方法及注意事项5.1竣工图的编制方法页5.2竣工图编制中的注意事项页6城建档案馆业务指导内容及联系电话页31城建档案馆工作职责及业务流程1.1主要职责1.1.1认真贯彻执行党和国家关于城建档案工作的方针、政策、法律、法规和规章，制定并组织实施城建档案工作的具体业务标准和技术规范。1.1.2收集、整理、保管全市具有永久和长期保存价值的城市建设档案资料。1.1.3科学管理接收进馆的档案资料，积极开展档案利用工作，为城市各项工作服务。1.1.4监督、检查和指导全市城建档案工作。1.1.5根据城市规划、建设、管理和科研工作的需要开展编研工作，积极开发信息资源，拓展利用领域，使之成为城建档案资料的储存、利用、咨询和交流的服务中心。1.1.6编制并组织实施我市城建档案事业规划和工作计划。1.1.7组织并指导城建档案工作的理论研究和科研工作，负责城建档案工作人员的业务培训。1.2城建档案工作流程1.2.1***市建设工程档案工作流程图1.2.2流程详解1建设单位凭建设工程项目批文（立项批复或基本建设投资项目登记证）、建筑总4平面布置图，到城建档案馆（审批中心窗口）办理《建设工程档案报送保证卡》，并签订《建设工程档案报送责任书》，交纳档案管理费用，（详见：连价服字〔2008〕55号文）。2建设单位凭《建设工程档案报送保证卡》办理《建设工程规划许可证》、《施工许可证》。3建设单位在与招标、勘察、设计、监理、施工等单位签订合同时，要明确各方在建立城建档案工作中的职责，及时收集和整理建设工程各阶段形成的文件，并进行立卷归档。4城建档案馆业务指导人员对相关单位进行业务培训、上门指导、电话咨询和现场督查。5建设单位在组织竣工验收时，应有城建档案馆人员参加，验收工程竣工资料。6建设单位在工程通过竣工验收后三个月内，向城建档案馆报送一套完整、准确、符合要求的工程竣工资料到业务指导科,并办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。7业务指导科详细审核竣工档案后，在3～5个工作日内发出整改通知，建设单位根据整改通知要求，认真对竣工档案进行整改。8在工程档案符合要求后，城建档案馆出具《江苏省建设工程档案专项验收意见书》，建设单位凭《专项验收意见书》和其他相关材料到建设局办理竣工备案手续。9建设单位在工程备案完毕后将《竣工验收备案表》送至城建档案馆，城建档案馆出具《建设工程档案接收证明书》。10建设单位凭《建设工程档案接收证明书》及其他相关材料到市产权处办理产权。11城建档案馆对接收的竣工档案进行编审、整理、分类、编目、输入微机、入库上架。12对不按要求移交城建档案或不移交城建档案的单位按照有关法律、法规进行处罚。2各有关单位在编报竣工档案工作中的职责2.1建设单位2.1.1在与工程招标、勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程5文件资料的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。2.1.2收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并进行立卷归档。2.1.3负责监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作。2.1.4收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。2.1.5在组织工程竣工验收时，必须邀请城建档案馆参加。档案资料不符合要求的，不得通过竣工验收。2.1.6工程竣工验收后3个月内，向城建档案馆移交一套符合规定的竣工档案。2.2施工单位2.2.1做好施工记录，收集保管好各类施工技术文件材料。待工程竣工验收后，将本单位形成的工程竣工文件立卷后向建设单位移交。2.2.2按照有关竣工图编制的规定，认真编制竣工图，竣工图的编制一定要与工程进度同步，并作为工程竣工验收的条件之一，竣工图未做，工程不得验收。2.2.3建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分保单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交。各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理、立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。2.3、设计单位2.3.1及时向建设单位提供设计文件，保证施工顺利进行。2.3.2根据建设单位和施工单位的要求，视工程实际情况，出具的设计变更通知单应符合规范要求。2.3.3如因设计原因造成工程较大变更而不能局部修改设计施工图为竣工图时，应由设计单位负责编制竣工图。2.4、勘察、监理单位2.4.1应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。监理单位应代表建设单位对照相关要求审核施工、设计、勘察单位形成的竣工资料，督促相关资料的形成。62.5、城建档案馆2.5.1对工程文件归档工作进行监督、检查、指导。3工程文件的具体归档范围及质量要求3.1工程文件的归档范围3.1.1对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。3.1.2工程文件的具体归档范围应符合本规范附录的要求。（见附录）3.2归档文件的质量要求3.2.1所有归档的文件必须是原件。3.2.2所有的工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和要求。3.2.3工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。如签名等部分，必须是本人签名，不得代签。用软件做出的档案，其签名必须手写，不得打印。3.2.4工程文件必须保持完整。日期、签名、意见等栏目必须按要求填写齐全。要求盖章之处必须加盖公章。3.2.5书写必须规范。工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。3.2.6工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表，签字盖章手续完备。。不得随意修改、涂画。3.2.7文件用纸应采用便于长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。3.2.8工程文件材料幅面应为A4规格（297mm×210mm）。图纸宜应采用国家标准图幅。3.2.9档案纸张、图纸如有破损，请用普通浆糊和纸张粘贴，不得使用不干胶、双面胶及透明胶等。73.2.10所有竣工图均应加盖竣工图章。图例如下：（50mm×80mm）竣工图章示例如下：4竣工图的编制方法及注意事项4.1竣工图的编制方法4.1.1工程项目按图施工没有任何变动的，可由施工单位在原来的施工图上加盖“竣工图”章，并由相关人员签字认可，才可作为竣工图。4.1.2在施工过程中虽然有一般性的设计变更，但是能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可以不重新绘制，由施工单位负责在原施工图上进行修改，注明变更依据和相关说明，修改人员署名、注明日期，加盖“竣工图”章后，作为竣工图。4.1.3凡是结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及有其他重大改变，不宜再在原施工图上修改、补充的，应当按照工程的实际情况重新绘制竣工图。或者当变更内容超过图幅的三分之一的，也应当重新绘制竣工图。4.2竣工图编制过程中的注意事项4.2.1竣工图一定要与实际情况相符。84.2.2、要保证图纸质量，做到规格统一、图面整洁、字迹清楚，不得使用原珠笔或其他易褪色的墨水绘制。必须清除图上与竣工实际无关的任何线条、文字和其他痕迹。尽可能的用新蓝图，如果图纸有破损，不得使用不干胶、透明胶粘贴。4.2.3竣工图要经承担施工、监理的技术负责人、总监审核签认。4.2.4用施工图作为竣工图的蓝图，必须是经过审图中心审核并加盖审图章的。5建设工程档案的立卷及档案的移交5.1建设工程竣工档案的立卷5.1.1立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。5.1.2一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单项单项工程组卷。5.1.3卷内文件材料必须排列有序，卷内目录必须清晰、准确。案卷以20mm为宜，不得超过40mm。5.1.4图纸按4号图纸规格（210mm×297mm）手风琴式折叠。5.1.5案卷去掉所有金属钉，使用棉线装订，要求整齐、美观，便于保管利用。5.2工程档案的移交5.2.1凡在我市规划区范围内新建、改建、扩建的工程，建设单位必须在工程竣工验收后3个月内，向市城建档案馆移交一套符合国家规定的工程竣工档案。5.2.2建设单位向城建档案馆移交工程档案时，应输移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。5.2.3如逾期不报送竣工档案者，将按照国家建设部、省政府相关文件规定进行处罚6城建档案馆业务指导内容及联系电话6.1业务指导内容96.1.1举办新开工工程档案业务培训班，对建设单位项目负责人、档案人员以及施工单位施工技术人员进行城建档案工作基本知识的培训。6.1.2城建档案馆咨询服务：根据建设单位要求，对在建工程文件材料的收集、保管、整理及移交等方面的工作进行业务咨询服务。6.1.3档案规范化整理：建设单位如缺乏城建档案规范整理的能力，可委托城建档案馆进行该项工作，城建档案馆有专门人员为建设单位和社会各界服务。6.1.4代为摄录像工作服务。6.2联系电话电话：附录1房屋建设工程档案报送范围1.1工程准备阶段文件1.1.1立项文件1项目建议书审批意见及前期工作通知书2项目建议书3可行性研究报告审批意见4可行性研究报告5立项批复6立项报告7投资（基本建设投资）项目登记证8专家建议文件9项目评估研究及调查资料1.1.2建设用地、征地、拆迁文件1建设用地选址申请2建设用地规划选址意见通知书3建设用地申请报告4建设用地批准书5建设用地界址图106拆迁安置意见7拆迁安置方案8拆迁协议9建设用地划拨用地文件10建设用地规划许可证11征地图12国有土地使用证（含宗地图）1.1.3勘察、测绘、设计及相关审批文件1工程地质勘察报告2地形测量和拨地测量成果报告3水文地质勘察报告、自然条件、地震情况调查4建设用地钉桩通知单5申报规划设计条件和规划条件通知书6方案设计审查通知书（审查意见）7方案设计审查批复8市人防办依法结合民用建筑修建防空地下室审批证明9建设项目环境影响报告表及审批意见10建设工程消防设计审查意见11建设工程防雷设计审核意见书12建设工程防雷施工批准书13白蚁防治合同14其他行政主管部门（交通、园林、市政、文物、通讯、教育、卫生等）形成的批准文件或取得的有关协议15人防工程施工审查意见书16人防工程施工图设计审查批准书17岩土工程勘察审查意见书18岩土工程勘察审查批准书19桩基工程施工图设计审查意见书20桩基工程施工图设计审查批准书21桩基工程施工图设计审查合格书22施工图设计审查意见书1122施工图设计审查批准书23施工图设计审查合格书1.1.4招、投标文件1施工招标文件（桩基、土建、水电安装、供暖、通风、空调、装璜、幕墙、钢结构等）2施工招标代理合同3施工招标代理资料4施工投标文件（技术标）5施工投标文件（商务标）6施工投标文件（经济标）7监理招标文件8监理投标文件9勘察工程中标通知书10勘察工程直接发包通知书11勘察工程中标合同备案表12工程设计中标通知书13工程设计直接发包通知书14工程设计中标合同备案表15施工中标通知书16施工直接发包通知书17施工中标合同备案表18监理中标通知书19监理直接发包通知书20监理中标合同备案表21勘察合同22设计合同23施工合同（含桩基、土建、水、电安装、供暖、通风、空调、装潢、幕墙、钢结构等）24监理委托合同25其他合同（供电、供水、电信、电讯、燃气、有线电视等）