公司档案管理规定

编号：GHDYL2-005A公司档案管理规定一、主要内容及适用范围规定公司各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。二、档案管理机构1.公司档案（《各部门档案管理基准》规定的须部门自行永久保管的档案除外）由综合管理部档案管理室统一管理。2.各部门日常产生的临时性文件、资料等由各部门自行统一管理。三、档案室主要职责1.制定或参与制定档案室工作的规章制度。2.对公司各部门文件材料的立卷、归档工作进行指导和监督。3.做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作。4.配合公司各部门做好档案的借阅、复印及传递等工作。5.提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化。四、档案的种类1．行政档案：（1）法规性文件：上级颁发、需公司执行的，或由公司颁布的各种标准、规章制度等。（2）公司的重大决议：由公司股东大会、董事会、监事会、总裁办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。（3）计划性文件：公司年度总体规划、各部门年度计划、月度计划、个人月度计划等。（4）总结性文件：公司年度工作总结、下属部门的年度工作总结、单项工作总结、调查报告等。（5）批示性文件：公司各部门各类批示性文件。（6）凭证性文书材料：公司各部门上报的、日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同、协议书等的原始记录和文本。（7）证件性文书资料：法人营业执照、组织机构代码证、房产证、土地证、税务登记证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。（8）汇报性文书资料：公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及编号：GHDYL2-005A公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。（9）声像制品资料：公司在经营活动或政治、文化娱乐活动中，以及在学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。2．工程档案：（1）技术性资料：各类工程图纸、竣工资料等。（2）土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证等。3．人事档案：人力资源资料：公司及下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理，人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。4．财务档案及其管理：（1）财务档案包括：会计凭证、会计账薄、会计报告、验资报告、财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的其他重要文件，如合同、章程等各种财务会计资料。（2）财务部设专人负责财务档案的立卷登记，并定期将财务档案归至档案室。（3）财务档案的保管期为永久保存和定期保存两类。（4）当财务档案保管期满需要销毁时，由档案管理人员提出销毁意见，经财务部经理审查、副总裁批准后执行。档案管理人员编制档案销毁清册和销毁时应由财务部有关人员和财务经理共同参加，并在销毁单上签名或盖章。（5）财务档案一律不允许带出室外，如有特殊情况确需带出室外复制时，必须经财务经理批准，并在四个小时内归还。（6）财务会计档案保管期限：①会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证保管期限为15年，其中：涉及外来会计凭证的为永久，银行存款余额调节表为3年。②会计账薄类：日记账保管期限为15年，其中：现金和银行存款日记账25年；明细账、总账、其他辅助账薄为15年；涉及外来的会计账薄为永久。③会计报表类：月、季度财务报告保管期限为3年（包括文字分析）；年度财务报告（决算）为永久（包括文字分析）。④其他类：会计移交清册保管期限为15年；会计档案保管清册、销毁清册为永久；银行对账单为5年。五、移交周期1.财务部、投资管理等部门按规定在完成某项工作或某阶段工作后，即将资料按有关专业规定整理和立卷，自行保管期限满期后按规定的移交周期全部移交综合管理部，由档案管理员集中保管。2.公司各类证照申办后及各类协议、合同、对外报告、联系函等签章后，应立即交综合管理部，由档案管理员存档。3.除上述两类外，《各部门档案管理基准》规定的须部门自行永久保管的档案无编号：GHDYL2-005A需移交。六、移交流程移交部门填写《档案移交清单》（一式两份），移交部门与档案管理部门各执一份。七、借阅流程借阅人填写《档案借阅申请表》，借阅1天以内由部门经理审批，超过1天必须由副总裁审批。八、档案销毁1.定期对档案进行鉴定，对确无保存价值的档案逐一进行造册登记后清理销毁。2.清理到期档案时，除档案人员外，须有综合管理部负责人参加。3.凡经销毁的档案除档案管理员签字外，还要经综合管理部负责人和副总裁批准。4.档案销毁可采用焚烧或粉碎销毁。5.销毁档案时，要防止档案遗失或泄密，需二人在场监销。6.监销人销毁档案后在销毁清册上签字。7.销毁清册要作为资料长期保存，防止丢失，以备查考。本规定经公司总裁办公会议批准后生效，由综合管理部负责解释和实施。二O一八年一月编号：GHDYL2-005A