公司供应链融资部账务管理规定

第1页共7页供应链融资部账务管理规定一、目的为规范供应链融资部及分中心的账务规范化工作，不断改进融资业务服务质量，促进供应链融资业务的稳健发展，特制订本管理规定。二、适用范围适用于青岛中远物流仓储配送有限公司供应链融资部各监管点的各类账本、单据、凭证（各合作银行对相关文件有单独填写要求的，按银行规定执行）。三、填写规范1质物清单1.1监管员根据《查询及出质通知书》每天对质物核对盘点后，填写《质物清单》，并由出质企业和监管员双方签字确认。《质物清单》一式三份，银行、企业、监管员各一份。1.2编码填写。质物清单右上角编号填写11位数码（示例：20081005001），其中2008为年份，10为月份，05为日期，001为固定编码，三份质物清单编号统一。1.3银行名称。该项填写银行全称（示例：深圳发展银行青岛分行），监管员需在每个项目启动前或更改后同分中心融资主管进行确认。1.4其他。如综合授信额度合同编号、最高额质押担保合同编号等，具体填写要求监管员需在每个项目启动前或更改后同分中心融资主管进行确认。1.5表格填写（示例如下）：名称规格重量数量生产厂家凭证号单价无缝管***894.05吨*********6000元/吨板材***2419.64吨*********5000元/吨1.5.1名称要求填写押品的类别，例如：热轧卷板、镀锌板、彩涂板、角钢、H型钢、工字钢、合金板、船板、开平板等等，此名称要求与信息系统中录入的名称一致；1.5.2规格要求如下：填写具体规格型号（例：3.0*1250）1.5.3所有不填写的栏目，均用斜线（自左下角至右上角）划掉；第2页共7页1.6质物清单要求填写清晰，不得涂改。1.7填写完毕后，由出质企业确认后签字盖章确认。如盖法人方章的，两章不得相互重叠。1.8出质企业盖章后监管员在质物清单右下角横线上签字确认后，交由分中心融资主管统一加盖监管章，有权人签字后统一保管，月底加质物清单封面装订分档管理。2监管确认书2.1监管员根据《车辆到货交接单》每次到车验收完毕后，填写《监管确认书》。并由出质企业和监管员双方签字确认。《监管确认书》一式三份，银行、企业、监管员各一份，以此证明该批货物的质押权。2.2编码填写。监管确认书右上角编号填写11位数码（示例：20081005001），其中2008为年份，10为月份，05为日期，001为固定编码，三份监管确认书编号统一。2.3承兑汇票号。按照银行要求填写，银行不要求填写的，在填写处加“/”2.4银行名称。该项填写银行全称（示例：中信银行重庆分行），监管员需在每个项目启动前或更改后同分中心融资主管进行确认。2.5表格填写（示例如下）：车辆型号车架号发动机号合格证号单价（元/辆）数量（辆）颜色外观是否良好符合入库检验HD1.6GLMT***078142***280089WAJ4702795900壹晶银良好符合1.6GLMT***680756***006789WAJ4666087300壹乌木黑良好符合2.5.1车架号、发动机号填写完整编号。2.5.2所有不填写的栏目，均用斜线（自左下角至右上角）划掉；2.6监管确认书要求填写清晰，不得涂改。2.7填写完毕后，由出质企业确认后签字盖章确认。如盖法人方章的，两章不得相互重叠。如监管确认书多页的，需要加盖骑缝章。3账本3.1扉页为了保证账本记录的全面性，明确记账标准，保证监管库存信息的完整，在账本启用时，需在账本的扉页上填列“经管人员一览表”，账本启用后应由专人负责（示例如下表）：第3页共7页单位名称青岛中远物流仓储配送有限公司泰安融资分中心账本名称泰安市捷力物资有限公司质押物资商品保管账账本页数自第01页起至**页止共**页会计年度启用日期2007年02月18日单位主管人签章会计主管人员签章经管人员职别姓名经管或接管日期签章移交日期签章……………………监管员张舒2008年06月22日2008年10月22日监管员孙芝2008年10月22日3.2目录鉴于企业出账日期、银行押品核定价格更改等能及时体现在监管账目中，分中心定制监管账目目录插页，并将该插页粘贴于账本扉页后一页（示例如下表）：泰安分中心监管实物手工账目录企业全称：泰安市捷力物资有限公司授信银行：深圳发展银行青岛分行项目启动时间：2007年02月08日序号日期2008年10月24日签字1更改内容敞口（万元）1500最底控货值（万元）2143警戒线货值（万元）2357.3单价（万元）无缝管为5000元/吨，板材为3400元/吨2日期2008年10月31日签字更改内容敞口（万元）1000最底控货值（万元）1428.6警戒线货值（万元）1571.4单价（万元）无缝管为5000元/吨，板材为3400元/吨3.3账本登记的规则：3.3.1为了使账本记录保持清晰、耐久，便于长期使用，禁止涂改，记账时必须使用黑色钢笔或签字笔书写，不准用铅笔或圆珠笔书写。3.3.2账本中文字和数字书写要规整、易于辨认。账本中书写的文字和数字不应写满格，在格第4页共7页内上方要留有适当的空间距离，数字排列要均匀。3.3.3必须按编定的页次逐页逐行顺序连续登记，不得隔页、跳行。如果发生了隔页、跳行时，不得任意涂改，应将空页、空行画对角线注销，不得任意抽换账页。3.3.4记账必须以审核无误的出入库单为依据。记账时，应将出入库单的日期、编号、规格、数量等逐项记入账内，同时在出入库单上注明所记账本的页数，或用铅笔划“√”符号，表示已登记入账，以避免重记、漏记。3.3.5在记账过程中，如果账本记录发生错误，不得任意用刮、擦、挖、补、涂改或用褪色药水等方法更正字迹，必须根据错误的不同情况，相应的采用正确的错账更正方法予以更正。3.3.6划线更正法：在结账以前，发现账本记录中的文字或数字有笔误或数字计算上的错误，以及非因出入库单中数量或金额的错误而发生的过账上的错误时，可用划线更正法。更正时应先用红笔将错误的文字或数字画一条线，并签名确认以示注销，然后在划线的上端用黑色笔书写正确的文字或数字。更正后，必须使原有错误的文字或数字还可辨认出来。采用此法时，要将全部的错误数字划线，不能只更正整个数字的错误部分。例如：应为1578962，填错为1547925，更正为1547925，不可以更改其中一部分：1547925。3.3.7汽车项目明细帐按银行承兑汇票号分类填写，记录出入库车辆的车架号、辆数和金额。总帐记录本日的车辆出入库总量和结余库存量。3.3.8散货项目明细帐按具体类别分类填写，记录出入库押品的详情。总帐记录本日的车辆出入库总量和结余库存量。3.4监管项目结束后，自接到银行全部货物《解押通知书》之日起监管员将监管点的实物手工账整理上交分中心负责人，进行封账管理保存。4出入库单4.1出入库单由监管员在出入库时现场手工填写，一式四联，分别为存根（白联）、质权人留存联（红联）、出质人留存联（蓝联）、监管员留存联（黄联），与出质企业仓库负责人共同签字盖章确认并各自留存单联备查。4.2编码填写。出入库单右上角编号填写出质企业简称的第一位字母＋11位数码（示例：lhrz20081005001），其中2008为年份，10为月份，05为日期，001为固定编码。出库单单号中的日期与解除质押申请书编号、入库单与监管确认书/质物清单编号中的日期一致；4.3质权人/出质人填写（抵押版监管协议中为抵押权人/抵押人）。该项填写银行/出质企业全称（示例：中信银行青岛分行），监管员需在每个项目启动前或更改后同分中心融资主管进行确认。4.4表格填写（示例如下表）：第5页共7页青岛中远物流仓储配送有限公司漯河润中监管项目质物出库单质权人：中信银行郑州分行出质人：漯河润中汽车销售服务有限公司日期：2008.09.23单号：lhrz20080923001品类规格单价（元）数量单位总金额（元）货位备注北京现代BH7164AX718002辆143600A区北京现代BH7200MW903003辆270900A区合计5辆监管员签字***监管员盖章***出质人签字***出质人盖章***制单人：共四联1白联：存根2红联：质权人3蓝联：出质人4黄联：监管员4.4.1品类要求填写质物的类别，例如：广州本田、海南马自达、一汽大众、热轧卷板、镀锌板、彩涂板、角钢、H型钢、工字钢、合金板、开平板等等，此品类要求与5156系统中录入的品类一致；4.4.2规格要求如下：汽车为车型（例：凯美瑞、雅力士等），钢材为具体规格型号（例：3.0*1250）；4.4.3所有不填写的栏目，均用斜线（自左下角至右上角）划掉；4.5填写完毕后，由出质企业仓库主管或授权签字人确认后签字盖章确认。如盖个人方章的，两章不得相互重叠。5工作日志5.1工作日志由监管员在每天下班前填写，并签字，作为监管员当日工作的记录。5.2表格填写（示例如下表）：第6页共7页日期：2008年9月23日时段：8时30分至17时30分一、监管押品库存情况类别上日结存本日入库本日出库本日结存备注数量（辆）20201030二、质物出入库情况：完全按照规定流程办理入/出库，且手续齐全，企业盖章确认；□未按规定办理入/出库；□入/出库量与日平均入/出库量比较波动较大三、银行指令及时性情况及时；□不及时；四、外来人员包括客户、银行人员情况：□企业主要客户来访，来访人：□主要合作银行来访、检查，来访人：□其他人员来访，来访人：无五、公检法、税务、工商等执法部门来访情况：□公检法人员或政府其他部门前来稽查，来访人：□工商或税务人员前来稽查，来访人：六、本日工作记录：今日17点现场盘点，在库车辆26台，4台在二级网点（银行已审批二级网点）1、上述情况选择后需于下面进行文字说明；2、监管员轮岗或者变动时需要注明并在交接监管员处签字。监管员签字：***交接监管员签字：5.2.1工作日志由监管员在工作交接时或结束当日工作时填写，交接时双方必须签字确认；5.2.2时间段填写要求与实际在岗时间一致；5.2.3监管押品库存情况：如果押品单一，且银行只核定一种单价的情况下，填写数量，如果押品种类较多或银行核定多个单价，则填写价值；5.2.4日志中第二、三、四、五项要求监管员按照实际情况进行填写，如有异常或紧急情况，在填写的同时汇报相关领导；5.2.5银行指令的及时性情况填写要求：保兑仓类业务填写银行办理解押和换货手续的及时性，仓单质押类业务主要是针对银行办理解押手续的及时性。如银行指令迟缓，影响业务操作，可将具体信息记录于日志中并向总部反应，日志中记录可作为证据；第7页共7页5.2.6企业与外来人员、公检法、税务、工商等的交往不同程度的反映着企业的经营状况，要求监管员注意观察、如实填写、细心分析，及时汇报。5.2.7末栏中主要是对前五项的补充，记录当日企业经营情况、当日抽盘情况和其他特殊事件等。5.3监管员工作日志填写完毕后凭此日志换取新日志，旧日志交由分中心/RDC统一归档管理。四、存档规范1.入库、出库记录的所有原始单证，要求按编号分别归档。2.业务单证必须在业务发生当日妥善保存（汽车项目存入中远监管保险柜中），确保单证的安全存放。3．监管员于每月5日前按操作手册要求将上月的单据、单证加以整理，填写《邮寄明细表》（格式参考附件1）寄送总部运营主管处（分中心寄往分中心融资主管处，分中心每季度寄回总部）和银行主管部门处备案、留存。4．项目结束后，所有监管点文件等应回收至分中心/RDC处并以书面形式妥善保存，包括账本、供货合同复印件、发票复印件、质量证明书复印件、入库单留存联、出库单留存联、查询及出质通知书复印件、质物清单/监管确认书原件、解除质押通知书复印件、手工台账、合格证及车辆监管确认书原件、盘点表等相关单据。保存时间大于三年，与产品相关的记录应保留至监管结束期后两年。五、附则本管理规定由青岛中远物流仓储配送有限公司供应链融资部负责解释。本管理规定自下发之日起施行，原公司供应链融资部有关监管账务工作的管理规定同时作废。附件：监管点邮寄明细标准表.xls附件1