环境管理体系文件

(××)有限公司文件编号：E/ZH-PF-11修订号：0文件控制程序页次：1/41目的1.1确保与环境管理体系有关的所有文件和资料(除外来文件)都得到有效控制.1.2确保各相关场所均使用现行文件的有效版本.2范围本程序对环境管理体系有关的所有文件和资料(不包括外来文件)的评审、批准、编目、发布、实施、更改等事宜作出了明文规定。3职责3.1文件适宜性由相关使用人员部门主管负责评审、会签.3.2文件和资料审核、批准之权限。3.2.1环境管理手册由管理者代表审核、总经理批准。3.2.2环境管理体系程序文件由管理者代表审核、总经理批准。3.2.3环境管理体系三层文件由各部门主管审核、管理者代表批准（相应文件特别说明除外).3.3所有批准之文件由品管环保部文控专员统一编目、存档、发布。3.4所有更改之文件由品管环保部文控专员统一实施更改.4定义(略)5运作流程5.1文件控制范围.应控制环境管理体系文件的范围:a)环境管理手册(QH);b)环境管理体系文件(PF);c)环境管理三层文件(WI);d)环境记录表格(QRT);e)……5.2文件编制.5.2.1环境管理手册.《环境管理手册》由管理者代表组织各部门人员进行编制。5.2.2环境管理程序文件.环境管理程序文件由管理者代表组织各部门人员进行编制.5.2.3环境管理三层文件环境管理三层文件由各相关部门主管或其授权代表负责编制.5.2.4环境记录表格.环境记录表格由相应环境管理程序文件编制人员负责编制.5.3文件适宜性评审、审核、批准。(××)有限公司文件编号：E/ZH-PF-11修订号：0文件控制程序生效日期：2001/9/25页次：2/45.3.1所有文件在审核、批准前，编制部门主管应组织所有相关文件使用人员的部门主管对文件适宜性进行评审，并填制相应《文件制定、修订评审单》（对环境记录表格的适宜性评审可随同相应文件进行评审）。若评审通过，则执行5.3.2条款;若评审不通过,则应予以修改,并重新执行本条款.5.3.2依据本程序3.2条款审核、批准权限，编制部门主管将评审通过之文件草案、《文件制定、修订评审单》呈送审批，审批人员对文件进行审批、确定分发范围并填制于相应《文件制定、修订评审单》。若审批通过，则执行5.4条款;若审批不通过,则应对该文件进行修改,并重新依据5.3条款执行.5.4文件发布.5.4.1编制部门主管将通过审批之文件草案、《文件制定、修改评审单》传递至品管环保部文控专员。5.4.2品管环保部文控专员依据《文件编写导则》，对该文件予以编目。5.4.3依据《文件制定、修订评审单》发放范围/发放数量，品管环保部文控专员打印/复印所需份数。5.4.4受控文件封面应盖上“受控号——”章并填上受控号、每一页盖上“受控文件”章,以作为有效受控版本标识.5.4.5品管环保部文控专员依据《文件制定、修订评审单》发放范围发放，并填制《文件收、发登记表》；非受控文件（或称参考文件）封面盖上“非受控文件”章，品管环保部文控专员依有关指示发放。5.5文件更改流程.5.5.1文件更改.文件和资料若核查不符合而需更改时,需更改部门/人员将修改详细内容填制《文件制定、修订评审单》，若有必要，则应填写修订理由。5.5.2文件评审.文件评审参见本程序5.3.1条款,评审结束,应填制相应《文件制定、修订评审单》。5.5.3文件审批参见本程序5.3.2条款,审批结束,应填制相应《文件制定、修订评审单》。5.5.4文件发布.修订部门主管将通过审批之文件草案、《文件制定、修订评审单》传递至品管环保文控专员，品管环保文控专员依据《文件收、发登记表》发放范围/发放数量，打印/复印所需份数，并于受控文件封面盖上“受控号——”章并填上受控号、每一页盖上“受控文件”章，以作为有效受控版本标识。a)若更改为某一文件的某一页，品管环保部文控专员则依据原页次《文件收、发登记表》分发范围，发放新文件页，同时收回失效版本旧文件页，并填填制相应《文件收、发登记表》页次栏，若某一文件换版，品管环保部文控专员则依据原文件《文件收、发登记表》分发范围，发放新文件，同时收回失效版本(××)有限公司文件编号：E/ZH-PF-11修订号：0文件控制程序生效日期：2001/9/25页次：3/4旧文件，并填制一页新的《文件收、发登记表》，旧的相应《文件收、发登记表》妥善保管；b)企业发至外部受控文件的更改一律依据5.5.4.a执行.5.6文件取消流程.5.6.1文件取消.文件和资料若核查不适宜而需取消时,需取消部门/人员将取消原因填制《文件制定、修订评审单》。5.6.2文件取消评审.文件取消评审参见本程序5.3.1条款,评审结束,应填制《文件制定、修订评审单》。5.6.3文件审批.文件取消审批参见本程序5.3.2条款,审批结束,应填制《文件制定、修订评审单》。5.6.4文件取消实施.需取消部门主管将通过审批之《文件制定、修订评审单》传递至品管环保部文控专员，品管环保部文控专员依据相应《文件收、发登记表》，收回所有原以发放之该受控文件。5.7作废文件处置.5.7.1发放新文件(页)并即时收回失效版本文件(页)5.7.2失效文件(页)若归档,品管环保部文控专员应于失效文件每一页盖上“作废文件”章,列册归档;若作废文件(页)不归档,品管环保部文控专员可立即予以销毁.5.8文件标识.5.8.1受控文件.受控文件标识为:a)封面上盖有“受控号___”章;b)文件每一页盖有“受控文件”章.5.8.2非受控文件(参考文件).非受控文件每一页盖有“非受控文件”章.5.8.3作废文件.归档之所有作废文件每一页应盖上“作废文件”章.5.9印章管理.“受控文件”章、“非受控文件”章、“作废文件”章、“受控号—”章，由品管环保部文控专员妥善保管。(××)有限公司文件编号：E/ZH-PF-11修订号：0文件控制程序生效日期：2001/9/25页次：4/45.10文件管理要则.5.10.1各部门责任人员应妥善保存文件.5.10.2未经授权,组织任何人员不得私自复印/打印受控文件.5.10.3品管环保部文控专员定期(2次/年)核查所有环境管理体系文件之有效性,并依据核查结果,负责编制/维护《环境管理体系文件目录》，分发至所有部门。5.10.4依据《文件收、发登记表》、《环境管理体系目录》，品管环保部文控专员全面核查保存及现场使用之文件，发现问题应依据《不符合、纠正与预防控制程序》采取相应的纠正与预防措施。5.11电子文件管理.本公司环境管理体系电子文件一律由品管环保部文控专员管理.5.12环境记录的管理.环境记录的管理依据《环境记录控制程序》执行，环境记录的流程转规则及保存期依据《环境记录表格运作细则》执行。6相关支持文件6.1《文件编写导则》……………………………………E/ZH-WI-066.2《不符合、纠正与预防控制程序》…………………E/ZH-PF-256.3《环境记录控制程序》………………………………E/ZH-PF-266.4《环境记录表格运作细则》…………………………E/ZH-WI-017相关环境记录表格7.1《文件制定、修订评审表》…………………………E/ZH-QRT-177.2《文件收、发登记表》………………………………E/ZH-QRT-187.3《环境管理体系文件目录》…………………………E/ZH-QRT-19(××)有限公司文件编号：E/ZH-PF-12修订号：0外来文件控制程序生效日期：2001/9/25页次：1/41目的1.1确保外来文件都得到有效控制.1.2确保各相关场所均使用外来文件现行的有效版本.2范围本程序对面等同采用的外来文件和资料的评审、批准、编目、发布、实施、更改等事宜作出了明文规定。3职责3.1文件适宜性由相关使用人员的部门主管负责评审,会签.3.2外来文件一律由管理者代表审核,总经理批准.3.3所有批准之外来文件由品管环保部文控专员统一编目,发布.3.4所有更改之外来文件由品管环保部文控专员统一实施.4定义4.1受控文件.发放之文件受更改控制的文件.4.2非受控文件发放之文件不受更改控制的文件.5运作流程5.1外来文件控制范围外来文件是指需等同采用的各类外部输入文件,包括:a)国际、国家、行业环境标准、法律、法规等；b)外部相关方提供的文件、规范；c)……若等效或参考采用某外部输入文件，则相关部门/人员应需先转化为，内部环境管理体系文件，其后依据《文件控制程序》实施控制。5.2外来文件导入.外来文件的导入由相关部门/人员导入,可包括:a)环保科负责导入相关环境法律、法规及其他要求；b)技术部负责导入相关原材料国际、国家、行业有关环境标准；c)工程部负责导入相关生产设备、设施操作、维护、保养过程中的环境操作标准；d)……(××)有限公司文件编号：E/ZH-PF-12修订号：0外来文件控制程序生效日期：2001/9/25页次：2/45.3外来文件适宜性评审、审核、批准。5.3.1外来文件在审核、批准前，导入部门主管应组织所有相关文件使用人员的部门主管对文件适宜性进行评审，并填制相应《文件制定、修订评审单》。若评审通过，则执行5.3.2条款;若评审不通过,则该外来文件可不予以受控.5.3.2导入部门主管将评审通过之外来文件、《文件制定、修订评审单》呈送管理者代表审核、总经理批准，审批人员对文件进行审批、确定分发范围并填制相应《文件制、修订评审单》。若审批通过，则执行5.4条款;若审批不通过,则该外来文件可不予以受控.5.4外来文件发布.5.4.1编制部门主管将通过审批之外来文件、《文件制定、修订评审单》传递至品管环保部文控专员。5.4.2若该外来文件有编号,则沿用原有编号,若无编号,品管环保部文控专员依据《文件编写导则》，对该文件予以编号。5.4.3依据《文件制定、修订评审单》发放范围/发放数量，品管环保部文控专员打印/复印所需份数。5.4.4外来文件封面盖上“受控文件”、“受控号”章并填上受控号，页侧盖上“受控文件”章，以作为有效受控版本标识。5.4.5品管环保部文控专员依据《文件制定、修订评审单。发放范围发放，并填制《文件收、发登记表》；非受控外来文件（或称参考文件）封面盖上“非受控文件”章，品管环保部文控专员依有关指示发放。5.5外来文件更改流程.5.5.1外来文件更改.外来文件改版或核查不符合而需更改时,导入部门/人员将修订详细内容填制《文件制定、修订评审单》，若有必要，则应填制修订理由。5.5.2文件评审.文件评审参见本程序5.3.1条款,评审结束,应填制《文件制定、修订评审单》。5.5.3文件审批.文件审批参见本程序5.3.2条款,审批结束,应填制《文件制定、修订评审单》。5.5.4文件发布.导入部门/人员将通过审批之外来文件、《文件制定、修订评审单》传递至品管环保部文控专员，品管环保部文控专员对该外来文件予以换版，品管环保部文控专员依据《文件收、发登记表》发放范围/发放数量(××)有限公司文件编号：E/ZH-PF-12修订号：0外来文件控制程序生效日期：2001/9/25页次：3/4打印/复印所需份数，并于受控文件封面盖上“受控号”章并填上受控号，页侧盖上“受控文件”章，以作为有效受控版本标识。5.6作废外来文件处置.5.6.1发放新文件(页)并即时收回失效版本文件(页).5.6.2失效文件(页)若归档,品管环保部文控专员应于失效文件每一页盖上“作废文件”章，列册归档；若作废文件（页）不归档，品管环保部文控专员可立即予以销毁。5.7外来文件标识.5.7.1受控文件.受控文件标识为:a)封面上盖有“受控号—”章；b)文件页侧盖有“受控文件”章。5.7.2非受控文件(参考文件)非受控文件封面盖有“非受控文件”章。5.7.3作废文件.归档之所有外来作废文件封面应盖上“作废文件”章。5.8印章管理.“受控文件”章、“非受控文件”章、“作废文件”章、“受控号—”章由品管环保部文控专员妥善保管。5.9文件管理要则.5.9.1各部门责任人员应妥善保存文件.5.9.2未经授权,组织任何人员不得私自复印受控文件.5.9.3品管环保部