第二章办公环境和人员管理

第二章办公环境和人员管理第一节办公环境管理第二节文秘人员的管理学习目标及任务：了解：办公环境对秘书工作效率的影响；熟悉：办公室环境管理的内容。了解：文秘人员的着装要求；熟悉：文秘人员行为管理的内容；掌握：文秘人员工作管理的内容。看一看：小案例某天，有个顾问到一家公司去拜访，看到公司非常凌乱，显然没有清扫打理过。于是，他就问这家公司的老板为什么会这样的，老板告诉他说：“公司的日常清洁工作是请专职清洁公司清洁的，平时清洁公司会在早晨9点钟派清洁工来打扫卫生，可今天有事不能前来。”听了这话后，顾问就觉得诧异了：“那你的秘书呢？她不在吗？”老板说：“在啊。”“那她为什么不举手之老啊？”顾问更无法理解了。想不到老板一脸苦笑说：“她说她是秘书，不是清洁工。”“秘书固然不是清洁工，但创造一个整洁舒适的环境却是秘书应尽的义务。”顾问意味深长地说道。听了这个小故事，你有什么体会？那么什么样的办公室才是让人舒适的呢？第一节办公环境管理一、办公室全景（一）办公室的含义1、广义的：泛指一切办公场所。2、狭义的：是指某一类职业人员的办公场所。3、特指的：党政机关、企事业单位内的综合性办事机构。（二）办公室的种类1、小办公室优点：彼此独立，拥有自己的工作空间；缺点：彼此之间联系不紧，缺乏交流，资源浪费较大。2、大办公室优点：节省空间，空气流通，共同采光好，人员之间联系方便。缺点：相互干扰，同时，也不利于保密工作。3、公寓式办公室二、办公环境对秘书工作效率的影响1、作业方面2、生理方面3、心理方面三、办公室环境的管理原则1、方便2、舒适整洁3、和谐统一4、安全四、办公室的环境布置（一）办公室空间设计（二）办公室的视觉环境管理1、覆盖物有效的使用颜色地板2、照明尽可能采用自然光照明，注意光线不能太强。（三）办公室的听觉环境管理1、消除噪音的来源2、用吸音的材料以减少噪音的影响3、适量音乐的播放（四）办公室的空气环境管理1、温度2、湿度3、空气流通4、空气的净化40%—60%15-20摄氏度（五）办公环境美化设计1、办公室绿化2、装饰办公室（六）办公室的保健与安全环境对秘书人员的保健方法1、定期健康检查2、灌输卫生知识3、采取疾病预防4、保持环境整洁5、推行健身运动6、举办康乐活动文秘个人工作环境的要求A、保持台面、地面、电脑、办公设备、家具、窗帘以及门窗墙壁等处的清洁；B、经常保持办公桌面的清洁、整齐、美观；C、电话按键和听筒，电脑键盘要经常用酒精棉消毒；D、来访者用过的茶具应及时清洁干净，并重新摆好，用过的一次性杯子应及时清理；E、保持电脑、电话等办公自动化设备的线路整齐，经常检查线路是否有破损情况，检查电源插头是否有松动等不安全的情况；F、报纸、杂志、资料、文件等要及时进行清理；G、每天下班前，要认真检查一下电脑、电灯、空调等是否关闭、抽屉、柜门等是否上好锁。保持你的上司的工作环境的整洁经常整理上司办公室和办公桌；每天定时开窗通风，保持空气的自然清新，并定时测温、测湿；定期对上司的文件柜进行清理；上司接待客人后，要及时对烟缸、茶具等进行清洗和整理；经常对安全、卫生等状况进行检查。保持你所参与的公共区域整洁要保持上司会客室或会议室的清洁；正确使用并注意维护复印机、打印机、传真机等办公自动化设备，保持周边的整洁；对文件柜、档案柜、书架、物品柜等公用资源要经常清理；对报刊、文件及公用的办公用品，用后要及时放回原处，保持整洁有序。第二节文秘人员的管理一、文秘人员的着装要求莎士比亚：一个人的穿着打扮就是其个人的教养以及个人品位的最形象的体现。谁是合适的行政文秘人选？（一）服饰得体：秘书不可忽视的一种修养1、秘书服饰对个人的作用（1）交往中得体的服饰可以让对方获得良好的第一印象（2）得体的服饰可以增强秘书人员的自信心（3）得体的着装可以展示秘书人员良好的文化修养2、秘书服饰对企业的作用（1）反映着企业的实力和经营理念（2）得体的服饰展示着企业的独特个性（二）秘书着装的具体要求着装与职业环境和谐与自身条件相和谐服饰搭配和谐1、着装与职业环境和谐基本要求质地良好款式大方合体简洁流畅在平时工作中男士：西装、夹克衫、休闲衫，T恤等。女式：西装套裙、深色或浅色长裤等。着装色彩不能太艳以舒适大方为宜。如可选择裤装、毛衫外加风衣或中长外套，或宽松的长裤、洒脱的西装外套，配上平时感觉最舒适的鞋子。外出公干时参加别人婚礼时参加葬礼或吊唁活动时公共场合保持大众化切忌标新立异服饰的款式和颜色要符合个人的年龄、身材和相貌。2、与自身条件相和谐年龄年轻人:朝气蓬勃中年人:稳重端庄体型体形瘦小者、纤细者体形庞大、肥胖者肤色皮肤发黄、肤色较深气质小巧可爱、甜美稚气干练硬朗、英气十足五官精致，温文尔雅3、服饰搭配和谐款式风格的和谐运用同一色系中各种明度（深浅）不同的色彩进行搭配与组合。色彩的和谐相近的色彩进行搭配与组合运用对比色进行搭配与组合服装和饰品的和谐男士：公文包手表女性：以简为佳、以雅为品；饰品不要太显眼；不要太繁琐复杂与服装质地相配合。女性行政文秘穿着注意事项——别和你的朋友或同事在打扮上差别大,不然你们真的会因此而疏远——禁挂饰太多的服饰——禁容易打皱的面料——过长的裙子——太廉价太老成没有女人味的服饰——不能比上司穿得名贵和隆重女性职场着装六不准：——不杂乱无章——不过分鲜艳——不过分暴露——不过分透视——不过分短小——不过分紧身男性行政文秘人员着装注意事项深色西服套装是标准的公务场合着装。颜色西装宜：深蓝色、深灰色衬衣宜：浅蓝色、浅灰色鞋、袜：黑色、深蓝色皮包、皮带、皮鞋：深色配套忌讳颜色：咖啡色、橄榄绿（鸭绿色）男士西装双排扣西服给人以庄重、正式之感，多在正式场合穿着，适合于正式的仪式、会议等；单排扣西服穿着场所普遍，宜作为工作中的职业西服或生活中的休闲西服。单排扣双排扣三件套男士着装三个三原则：三色原则——西装、衬衫、鞋袜三一定律——三位一色（鞋子、腰带、公文包）三大禁忌（以下错误不出现）——袖口商标——正规场合不穿白袜——夹克、短袖配领带（除制服外）穿西装的七个原则—要拆除衣袖上的商标—要熨烫平整—要扣好纽扣—要不卷不挽—要慎穿毛衫—要巧配背心—要少装东西衬衫的穿着技巧长度“一指原则”—指自然站立时，衬衫的袖口和领口应露出长于西服袖口和领口的一指粗度的距离。不恰当的着装过分时髦型过分暴露型过分潇洒型过分可爱型试一试：配出五套上班着装星期一：参考搭配A1C3星期二：参考搭配A3B1C5星期三：参考搭配A4C4星期四：参考搭配A2B2C2A5B3C1星期五：参考搭配服饰穿着的TPO原则时间（Time）地点（Place）场合（Occasion）二、文秘人员的工作管理1、要有明确的工作计划。2、要区分轻重缓急，决定工作次序，有条理地进行。怎样区分工作的轻重缓急这天早上总裁办秘书一进办公室，老板就让她起草一封上半年的工作总结报告，明天下班之前交给他，说下个星期开公司董事会要用。她估摸了一下，得三四万字，有二三十页；刚从老板办公室出来，她还没有坐下，老板又打电话过来，说今下午从一点开始，与公司一位副总、销售部经理和财务经理四人一起商量工作；她说她马上通知他们几个；刚放下电话，前台就送来一份传真；传真是新加坡恒鑫公司老总发来的，说后天到北京，让公司帮他预订个旅馆；她刚看完传真，老板又来电话，说下个月初到电视台为《一周财经观察》做嘉宾的事，他没时间不去了，让她给对方发个电子邮件；她刚喘口气，人力资源部的人又过来通知她，说让她填写参加存档新方法讲座的报名表，明天下班之前为报名的最后期限。NTL分类法N——Now：即你现在必须马上处理的工作；T——Today：即你应该今天完成的工作；L——Later：即使明天完成也可以的工作。通知副总他们开会是N类工作；给老板写报告是T类工作；把传真交给具体经办人是T类工作；给电视台发邮件是L类工作；参加档案培训也是L类工作。首先到行政部办好四人开会要借用的会议室的手续，之后与其他三人联系；把传真给老板看一下之后，就马上把传真转给具体的经办人；给老板给报告，争取在今天把报告写出来；参加档案培训报名和给电视台的邮件明天再去办。三、文秘人员的行为管理不宜呆板、迟缓；也不宜激烈、张扬；冷静、谦逊、随和；语气温和、明朗。形体姿态挺拔的站姿端庄的坐姿洒脱的走姿1、挺拔的站姿秀雅优美，亭亭玉立。挺胸收腹，挺拔精神。标准站姿（1）头正，双目平视，嘴角微闭，下颌微收，面容平和自然。（2）双肩放松，稍向下沉，人有向上的感觉。（3）躯干挺直，挺胸，收腹，立腰。（4）双臂自然下垂于身体两侧，中指贴拢裤缝，两手自然放松。（5）双腿立直、并拢，脚跟相靠，两脚尖张开约60度，身体重心落于两脚正中。2、端庄的坐姿安详、舒适、端正、舒展大方。正确的坐姿（1）入坐时要轻、稳、缓；（2）神态从容自如；（3）双肩平正放松，两臂自然弯曲放在腿上，亦可放在椅子或是沙发扶手上，以自然得体；（4）双膝自为宜，掌心向下；（5）坐在椅子上，要立腰，挺胸，上体自然挺直，双脚并拢或交叠或成小“V”字型；（6）坐在椅子上，应至少坐满椅子的2/3，宽座沙发则至少坐½；（7）谈话时应根据交谈者方位，将上体双膝侧转向交谈者，上身仍保持挺直；（8）离座时，要自然稳当，右脚向后收半步，而后站起。3、洒脱的走姿从容、平稳；轻快自然。具体要求（1）双目向前平视，微收下颌，面容平和自然，不左顾右盼，不回头张望，不盯住行人乱打量。（2）双肩平稳、肩峰稍后张，大臂带动小臂自然前后摆动，肩勿摇晃；前摆时，掌心向内。（3）上身自然挺拔，头正、挺胸、收腹、立腰，重心稍向前倾。（4）注意步位（5）步幅适当（6）注意步态（7）注意步韵（8）行走时不可把手插进衣服口袋里，尤其不可插在裤袋里。四、文秘人员的时间管理秘书对时间管理的好坏，直接影响着工作效率的高低。（一）文秘时间管理中存在的问题1、工作目标不明确2、工作计划性不强3、工作任务的延期（二）文秘时间管理的原则1、秘书时间管理必须计划先行秘书要对一周、每一天的活动及时进行安排，列好活动计划表。2、秘书时间管理必须抓住重点3、秘书时间管理必须留出时间（三）文秘时间管理的窍门1、提高说话效率2、下班前几分钟，整理好你的办公桌，清清爽爽地回家3、为处理突发事务预留时间案例——怎样看“‘秘书门’事件”?2006年4月7日晚，EMC大中华区总裁陆纯初回办公室取东西，到门口才发现自己没带钥匙。此时他的秘书瑞贝卡已经下班。陆试图联系后者未果。数小时后，陆纯初还是难抑怒火，于是在凌晨1时13分通过内部电子邮件系统用英文给瑞贝卡写了一封措辞严厉的“谴责信”：“我曾告诉过你，想东西、做事情不要想当然！结果今天晚上你就把我锁在门外，我要取的东西都还在办公室里。问题在于你自以为是地认为我随身带了钥匙。从现在起，无论是午餐时段还是晚上下班后，你要跟你服务的每一名经理都确认无事后才能离开办公室，明白了吗？”（事实上，英文原信的口气比上述译文要激烈得多）。陆在发送这封邮件的时候，同时传给了公司几位高管。面对总裁的责备，瑞贝卡两天后用中文回复了一邮件，其中说到：“首先，我做这件事是完全正确的，我锁门是从安全角度上考虑的，如果一旦丢了东西，我无法承担这个责任。其次，你有钥匙，你自己忘了带，还要说别人不对。造成这件事的主要原因都是你自己，不要把自己的错误转移到别人的身上。第三，你无权干涉和控制我的私人时间，我一天就8小时工作时间，请你记住中午和晚上下班后的时间都是我的私人时间。第四，从到EMC的第一天到现在为止，我工作尽职尽责，也加过很多次班，我也没有任何怨言，但是如果你们要求我加班是为了工作以外的事情，我无法做到。第五，虽然咱们是上下级的关系，也请你注重一下你说话的语气，这是做人最基本的礼貌问题。第六，我要