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xxx房地产行政事务部控制准则版本：A/01/2KHREC/XZ-051会议管理规定一、目的为加强会议管理,确保会议的时效性和有序化，特制定本规定。二、适用范围本规定适用于金瀚房地产开发有限公司的会议管理。三、批准和解释★本制度由xxx房地产开发有限公司行政事务部主管副总批准后生效；★本制度由xxx房地产开发有限公司行政事务部负责解释。四、控制要求（一）会议管理原则1、精简高效：尽量压缩会议时间,减少会议频次，能合则合，能减则减，准备充分，发言言简意赅。2、实事求是：会议中汇报内容要具体翔实，措施要切实可行，研究或讨论问题不可带有个人色彩。3、目的明确：会议应确保围绕既定主题进行，不要偏离会议主题和形成不了会议决议或结果。（二）会议分类及其归口和协助部门1、股东大会和董事会级会议：公司股东大会或董事会安排组织的例行或临时会议。股东大会或董事会是其归口部门，行政事务部按照股东大会或董事会要求负责会务工作。2、公司办公会：公司周例会、月度、季度、年度绩效考核总结会、工作总结会及员工大会。行政事务部是其归口部门，全面负责会议组织及会议安排事项督办，各部门协助。3、专题项目会：公司范围内组织对内或对外进行的项目讨论会、座谈会、调度会、现场会、质量分析会、新闻发布会、招投标会、文体活动等专题性质的会议。会议牵头部门是其归口部门，全面负责会议组织及会议安排事项督办，行政事务部协助；若不能明确归口部门或会议牵头部门不便归口负责的，则由行政事务部归口负责全面组织会议和会议安排事项督办，相关部门协助。4、部门内部会议：因工作需要仅限于本部门员工参加的各类会议，部门自行负责；5、总裁/总经理接待日：总裁/总经理等公司高管人员与基层员工进行的一种特殊会议形式。行政事务部负责，各部门协助。（三）组织程序1、股东大会和董事会级会议组织程序遵照《公司章程》执行。2、公司办公会、专题项目会组织程序为：a）会议归口部门根据拟召开会议的性质和目的填写“会议审批通知单”，确定会议时间、地点、参加人员、主持人、记录人、会议议程、其它要求等事项，经分管领导审批（重要会议需经总裁批准）后，由行政事务部下发到下一级的行政事务部或职能部门，由其负责通知本单位的参会人员。周例会等已形成既定制度的会议按照正常要求召开时不另行审批和通知；情况紧急时，归口部门可经主管领导口头批准或直接通知参会人员本人。b)会议前准备归口部门提前布置好会场，包括安排会议室、清理卫生、制作安放各类标示牌、检查并调试设施xxx房地产行政事务部控制准则版本：A/02/2KHREC/XZ-051设备等工作，凡在公司内部举行的会议，由会议举办地行政事务部按归口部门要求落实；归口部门提前准备好会议所需材料或物品,并摆放到位；其它参会部门准备好所需的材料或物品。c)确定会议议程公司办公会、周例会议程是先由各子公司或部门汇报上周工作完成情况、本周工作计划以及需协调事宜；其次，主管副总裁总结和安排管辖范围内的事宜；最后总裁总结强调重要事项并安排总体工作。专题项目会和其它公司办公会按主管领导批准确认后的会议议程进行；若情况变化需调整会议议程时，会议归口部门报原会议审批领导审批后执行。d)提供会务服务会议归口部门指定专人进行会议签到、现场会议记录、会场秩序维护，若需安排食宿的则移交同级行政事务部执行；会议举办地的行政事务部负责会议茶水服务、设备操作和安全保卫和会后卫生清理等工作。e)撰写会议纪要会议结束后一天内归口部门指定的会议记录人将整理好的“会议纪要”经会议归口部门负责人审阅后，报主管领导批阅后下发相关部门。f)督办会议安排事项根据“会议纪要”中需有关部门或个人限时限量完成的事项和部门自行计划的事项，归口部门编制“会议安排工作督办表”，派专人调查督办，并及时将工作进展情况向上级或各部门汇报反馈。凡未按期完成和完成不达标的，按“会议安排工作督办表”的奖惩措施执行奖惩。g)部门内部会议组织程序部门内部会议可根据部门实际情况灵活组织安排；部门周例会和其它较重要部门内部会议必须形成“会议纪要”并呈报上级领导阅示；部门内部会议安排事项督办由部门自行决定；h)总裁接待日组织程序凡有意参加的员工提前一周在行政事务部报名，并提交交流议题，由行政事务部汇总议题并安排会见时间；总裁等高管人员解答员工提出问题，对做出的承诺则安排相关部门具体落实，并由行政事务部督办反馈。（四）会议纪律及处理1、按时签到，不准迟到、提前退场。2、禁止进行与会议无关或影响会议进行的活动，如吃东西、发出响声、交头接耳等。3、关停一切通讯工具，违纪一次罚款人民币50元，两次罚款100元，以此类推，并于会后交到财务部；逾期不交的，从本月工资中加倍扣除。4、严格保守会议有关秘密信息。5、凡违反会议纪律的，视情况程度，遵照《员工奖惩条例》执行。