商务公函使用规范

商务公函使用规范商务公函使用规范商务公函使用规范第一部分公务类传真规范一、发送传真1.每一份传真，都要标明一个主题，主题要明确;2.对于正式的、需存档的信息，必须使用传真而非电话进行沟通;3.传真内容应简明扼要，但不要因为信息的过于简短或表达不够清楚，而造成不必要的误解或行动;4.由于发出的传真将会被永久留存，甚至成为商业纠纷的证据，因此，在发出传真应谨慎地评阅所撰写的`每个字句，传真格式和版面应标准统一;5.对于要求对方回复的传真，应在传真中注明“请回复”。二、注意事项1.收到传真后，如需回复的，应尽快回复;2.收到的传真应分类妥善保存或处理;3.对于特别重要的传真，应在收到或发出后给对方打电话确认;4.涉及公司机密的传真，发出或收到后均应及时销毁或妥善保管，不得泄露。三、传真格式及模板1.页眉为公司名称或标志，页角为公司地址、电话、传真等;2.上方为收件人姓名、单位、传真号码、电话号码、发件人姓名、页数、主题等;3.正下方为正文;4.正文应有标题，表明本传真的主题;5.应有收件人尊称和问候语;6.正文结束后应有问候语;7.落款应包括完整的发件人姓名、日期、所属部门等;8.传真模板第二部分公函规范一、发送公函1.作为公司对外联系事务、发表声明的公函，都应标明一个主题，主题要明确;2.公函内容应简明扼要，观点清晰，但不要因为信息的过于简短或表达不够清楚，而造成不必要的误解或行动;3.公函措词应充分斟酌，做到有理有据，有礼有节;4.由于发出的公函将会被永久留存，甚至成为商业纠纷的证据，因此，在发出公函应谨慎地评阅所撰写的每个字句;5.公函发出前应经主管领导审核，经批准并加盖公章后方可发出;6.公函可用传真或信件发出，发出后应给对方打电话确认;7.公函应妥善保管，一般应交专人负责公函存档，不得随意遗弃或向外人泄漏公函内容。二、接收公函1.接收到对方公函，应根据事情原由向主管领导汇报，对于要求回复的公函，应及时做出回复;2.接收到的公函，应分类安排存档，不得随意遗弃或向外人泄漏公函内容。三、公函格式及模板1.页眉为公司标志，页角为公司地址、电话、传真等;2.标题为公函主题，标题下需注明往来函号;3.左上角为收件单位、收件人姓名等;4.正下方为正文;5.应有收件人尊称和问候语;6.正文结束后应有问候语;7.落款应包括完整的公司名称、日期等;