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第五章会议沟通学习目的•1.明确会议的目的和类型•2.了解组织会议的基本步骤•3.认识会议中的角色及其职责•4.明确影响会议的因素•5.掌握有效会议的策略•为什么会议如此重要?•为什么会议会失败?•如何在会前作充分的准备?•如何计划会议•影响会议成效的因素有哪些？•什么是有效会议沟通的策略？经常困惑人们的会议沟通问题5.1会议的目的和类型1.会议的定义和含义•通常人们把会议简称为会。严格说来，聚而不议（不讨论、不交换意见或看法）者谓之会，聚而又议（讨论、协商、交换意见或看法）者称之为会议。会议是群体或组织中相互交流意见的一种形式，它是一种常见的群体活动。会议的定义根据不同的目的和要求，既可以将会议看作是一个集思广益的过程，也可以当作是一种信息传递的方式。通过会议，可以将许多人聚集在一起，就某些问题与员工互相交流思想并提出相应的对策。会议也是向上沟通意见的途径之一，管理者可以借开会之机听取下属或员工的意见和建议。会议的目的CompanyLogo会议的含义•第一，会议是人类社会发展的产物；•第二，会议是人类社会的一种集体活动形式；•第三，会议是有目的、有组织的集体活动；通常是为了解决一个或多个问题；•第四，会议是短时间聚集的集体活动形式。2.会议的基本特征•普遍性（时间、空间、每一个人）；•目的性；•组织性；•集体性（多人参与的，不是一个人单独活动，也不是两个人的活动。交流信息:政策和指示传达给下属,反馈信息；给予指导:培训；解决问题:澄清误会，解决问题；作出决策:参与讨论、决策3.会议的目的•谈判：目的是解决双方在利益上的冲突，采用互动的方式讨论，力求达成一致的意见。•通知：目的是为了传播信息，采取单向的方式，一般没有讨论。•解决问题：目的是为了利用团体的力量解决问题。通常，要将待解决的问题摆在桌面上，与会者应提出解决的方法。在这类会议上，人们都会为探求解决的方法而努力，不会停留在过去的状态中。•决策：目的是为了在不同的方案中权衡利弊做出抉择。与会者不仅会讨论和决策，而且还要遵守会议的决议。•交流：目的在于集思广益，常采用“头脑风爆法”讨论，即安排5-7人，每一位与会者都可以讲自己对问题的看法，并从相互间的发言中得到启发，激发灵感，产生创意。这类会议鼓励讨论。4.会议的种类中国会议的现状•“人多的会议不重要，重要的会议人不多；•解决小问题开大会，解决大问题开小会；•解决关键问题不开会，不能解决问题老开会。”“小事开大会，大事开小会，重要事情不开会。”5.2会议的组织•会前准备•会议过程控制•会后工作1.会前准备•（1）明确会议的必要性（不开会的原则和开会的原则【下页〗）不开会的原则•如果已经有每周的例会；•如果会议的成本过高；•如果还有比开会更好的方法；•如果没什么特别重要的事；•如果你是唯一能做决策且知道该怎样正确处理的人。•如果必须把信息同时传达给很多人；•如果需要当众表扬或批评一些人；•如果要让多些人参与决策的问题；•如果需要听取部门汇报工作；•如果要给小组委派任务。开会的原则1.会前准备•（2）确定会议的目标：如达成协议、通过策划方案•（3）拟定会议议程：通常，会议议程应包括会议日期、时间、地点、议题及参加对象等。•（4）准备会议文件•（5）分发预阅资料1.会前准备•（6）确定会议主持人：会议的成败在很大程度上取决于会议的主持人。作为优秀的会议主持人，不仅仅主持会议，而且要以政治家、鼓动者、调解人或仲裁人的角色参与会议。作为主持人，他应具有敏捷的思维能力，沉着自信，表达能力强、富有幽默感，并且具有较强的领导能力。1.会前准备•(7)确定与会人员：•①首要原则是少而精；•②信息型会议，应该通知所有需要了解该信息的人都参加；•③决策型会议，需要邀请能对问题的解决有所贡献，对决策有影响的权威，以及能对执行决策做出承诺的人参加；•④需要对某些未在会议邀请之列的关键人士说明原因。（8）预定会议场所•①会议室一般比较方便且费用低廉，是首选地点。但如果涉及公司的对外公共关系形象或者与会人数很多，则可以考虑租用酒店或展览中心的专用会议室。（8）预定会议场所•②应注意会议室的空调温度、桌椅舒适度，灯光和通风设备应和会议的规模和安排的活动相适应（8）预定会议场所•③根据沟通需要来选用适当的桌椅排列方式。信息型会议的与会者应面向房间的前方，而决策型会议的与会者应面向彼此。（8）预定会议场所•④确定视听器材如幻灯机、多媒体播放机、麦克风等都是否准备就绪。（8）预定会议场所•⑤会场布置应根据会议的目的、会议性质及与会人数而定，常见的有六种类型（下图）：会场布置CompanyLogoV型礼堂型长桌型U型圆桌型课堂型（9）补充最新信息：在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。如果有新信息，可以在会上向大家简要地通报一下。会议吟（顺口溜）----一个办公室主任感怀这个主任实难当，文山会海烦断肠，名目繁多会连会，身心无闲昼夜忙，无病呻吟编报告，“同志们”下几十张，优胜先进要奖励，早备旗匾和证状，“经验”选材合主题，圈点杠插套框框，大会若签责任状，数字先进目标“墙”。会未开场我登场，内外安排莫乱档，名签茶具排座次，会标居中前上方，装点环境造氛围，群花斗艳满场香，登记发文礼仪姐，定点到位须周详，调试麦克“喂喂喂”，会议期间保通响，茶水质量先品尝，保温不热也不凉。2.会议过程控制会议能否顺利进行，在很大程度上取决于会议主持人对会议的节凑和方向的把握。具体说来，可按以下步骤来控制会议进程：•宣布会议的主题和目的；•根据会议议程顺序提出议题，然后征求与会者的意见；•给予每个人阐述观点的机会；•控制讨论进程：如果发生与议题无关或深入到不必要的细节时，应该及时引导到议题本身；•遵守预定时间，不要拖延；•在每个问题讨论结束后加以概括，以便达成共识或做出决策；•在会议结束时，对已取得的结果进行概括；对于部分问题如确有必要作进一步讨论，可以安排在下一次会议进行讨论；•确定下次会议议题和时间。3.会后工作•（1）为了贯彻会议精神，执行会议决议，应下发会议记录或会议简报：•①会议记录应该准确无误•②决议要突出任务责任人姓名、时间及验收标准•（2）对执行工作进行监督和检查会议开始我更忙，组织人员查会场，扫描与会专心度，秩序井然需护防，倾听台上领导讲，台下注目观风向，覆盖全场无死角，心中无二守好岗，无论报告长和短，我写我听我欣赏，领导祈使我捧场，带响场内一片掌。散会未及松口气，伏了此场起彼场！二〇一〇年四月二十八日5.3会议议程会议议程是所有会议的重要组成部分，它能够使会议目标一目了然。•会议议程的设计原则•会议议程的设计步骤1.会议议程的设计原则•表明议题：会议议程应该明确需要讨论的议题及这些议题的排列顺序；•确定主次：例行公事的内容放在议程一开始，然后再安排新的问题；当议程中包括一些比较简短或紧迫的内容时，先安排这些内容，余下的时间专注于比较费时的事项；•注重实效；•适时调整：会议主持者应根据具体情况对议程做出适当的调整；•提供背景资料：会议议程还应包括在会前提供给与会者所需的背景资料，以便与会者做好充分准备。2.会议议程的设计步骤•突出问题：即根据根据实际情况列出重要的问题；•提出新议题：即通过预期目前发展和与会议成员的联系，提出管理活动或工作中的新议题；•选择重要议题：即针对诸多需要考虑的议题，确定最为主要和紧迫的事项；•分清主次顺序：即将例行项目放在开始，按逻辑关系或难度系数排列关键议题；•确定时间：根据可用时间和与会者情况安排项目；•表明顺序：议程中的每个议题应用数字排序；•结束议程：即要求提出下次会议的细节，并在议程结尾处明确下次会议的议程。会议议程实例生物燃烧发电项目组会议议程会议时间：上午10：30-11：30，会议地点：第一会议室1.进度安排与决定（20分钟）讨论：各自项目组工作近况介绍；着重通报项目进展中存在的问题措施：2.向电网送电日期（15分钟）讨论：并入电网期间各部门相互协同预案措施：3.高热卡植物推广种植及收购政策（20分钟）讨论：（1）确保生物燃料供给的两个预案（2）高热卡植物种植技术的培训及财务预算措施：4.下次会议时间安排（5分钟）日期：——————时间：——————地点：——————会议议程实例资料：典型会议议程实例•M计算机公司•一号项目检查会议•日期：2006年10月16日，星期一•时间；下午2：20----3：45•地点：B大厦第二会议室•会议目的：研究一号项目进展情况•议程：•1、公司第四季度销售情况•2、杜民做关于CPU进展报告•3、陈汉做关于CASE设计进展报告•4、李强做关于软件进展报告•附件：•1、软件进展报告，第7号•2、CASE设计进展报告，第2号•3、关于软件问题的短文5.4会议记录•会议记录的内容•会议记录的注意要点1.会议记录的内容会议记录对会后执行会议决议、检查会议效果，甚至对下次会议的召开起着至关重要的作用。完整的会议记录包括如下内容：•会议名称；•地点、日期；•起止时间；•主办者；•出席人员；•缺席人员；•会议主席致开幕词并宣布会议议程；•会议过程；•会议决议；•下次会议的时间及地点。2.会议记录的注意要点•充分了解会议主题、目的及议程；•可以采用多种记录方式：笔记、电脑直接录入，或同时采用录音、照相或摄影方式记录；•记录时紧跟会议进程；•及时确认要点，澄清含糊不清的观点；•避免夹杂自己的主观意识；•会后应校对记录并及时打印。会议记录实例•时间：1995年4月8日上午•地点：管委会会议室•主持人：李××(管委会主任)•出席者：杨××(管委会副主任)、周××(管委会副主任管城建)、李××(市建委副主任)、肖××(市工商局副局长)、陈××(市建委城建科科长)及建委、工商局有关科室宣传人员、街道居委会负责人。•列席者：管委会全体干部•记录：邹××(管委会办公室秘书)•讨论议题：1．如何整顿城市市场秩序。2．如何制止违章建筑、维护市容市貌。•杨主任报告城市现状：–我区过去在开发区党委领导下，各职能单位同心协力、齐抓共管在创建文明卫生城市方面取得了一定成绩，相应的城市市场秩序有一定进步，市容街道也较可观。可近几个月来，市场秩序倒退了，街道上小商贩逐渐多起来，水果摊、菜担、小百货满街乱摆……一些建筑施工单位沿街违章搭棚。乱堆放材料，搬运泥土撒落大街……这些情况严重地破坏了市容市貌，使大街变得又乱又脏；社会各界反应很强烈。因此今天请大家来研究：如何整顿市场秩序？如何治理违章建筑、违章作业、维护市容……例子：市场秩序整顿会议记录•讨论发言(按发言顺序记录)•肖××：个体商贩不按规定到指定市场经营，管理不得力、处理不坚决，我们有责任。这件事我们坚决抓落实：重新宣传市场有关规定，坐商归店、小贩归市、农民卖蔬菜副食到专门的农贸市场……工商局全面出动抓，也希望街道居委会配合，具体行动方案我们再考虑。•罗××(工商局市管科科长)：市场是到了非整不可的地步了。我们的方针、办法都有了，过去实行过，都是行之有效的，现在的问题是要有人抓，敢于抓落到实处。只要大家齐心协力问题是能够解决的。•秦××(居委会主任)：整顿市场纪律我们居委会也有责任。我们一定发动群众配合好，制止乱摆摊，乱叫卖的现象。•李××(建委副主任)：去年上半年创建文明卫生城市时，市上出了个7号文件，其中规定施工单位不能乱摆战场。工棚、工场不得临街设置，更不准侵占人行道。沿街面施工要有安全防护措施……今年有的施工单位不顾市上文件，在人行道上搭工棚、堆器材。这此违章作业严重地影响了街道整齐、美观，也影响了行人安全。基建取出的泥土，拖斗车装得过多，外运时沿街散落，到处有泥沙，破坏了街道整洁。希望管委会召集施工单位开一次会，重申市府7号文件，要求他们限期改正。否则按文件规定惩处。态度要明确、坚决。会议记录实例会议记录实例•陈××：对犯规者一是教育，二是逗硬。“不教而杀谓之虐”，我们先宣传教育，如果施工单位仍我行我素不执行，那时按文件逗硬处理，他们也就无话可说。•周××：城市管理我们都有文件、有办法，现在是贵在执行，职能部门是主力军，着重抓，其他部门配合抓。居委会把居民特别