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书面沟通的基本形式•备忘录•电子邮件•信函•建议书•报告•摘要商务谈判备忘录催款函求职信•XX经理：您好！我写此信应聘贵公司招聘的经理助理职位。我很高兴地在招聘网站得知你们的招聘广告，并一直期望能有机会加盟贵公司。两年前我毕业于首都经济贸易大学国际贸易专业，在校期间学到了许多专业知识，如国际贸易，国际贸易实务，国际商务谈判，国际贸易法，外经贸英语等课程。毕业后，就职于一家外贸公司，从事市场助理工作，主要是协助经理制定工作计划、一些外联工作、以及文件、档案的管理工作。本人具备一定的管理和策划能力，熟悉各种办公软件的操作，英语熟练，略懂日语。我深信可以胜任贵公司经理助理之职。个人简历及相关材料一并附上，希望您能感到我是该职位的有力竞争者，并希望能尽快收到面试通知，我的联系电话：139********感谢您阅读此信并考虑我的应聘要求！此致敬礼！您真诚的朋友：XXXX年X月X月辞职信公司人事部：我因为要去美国留学，故需辞去现在的工作，请上级领导批准。公司的企业文化感化了我，我对公司是深有感情的。我留学归来之后，仍愿意回公司就职。感谢公司领导和同事在工作中对我的关心和支持，并祝公司兴隆。市场部张三丰X年X月X日回复投诉函邀请函报告的基本结构：•标题•概要•目录•主体部分(正文)•结论和建议•报告的特点如下：◇报告是较正式的沟通方式。◇报告能够传递复杂的信息。◇报告对文件作永久的记录。◇报告有助于商务决策的选择。◇报告中可以使用图表等视觉辅助方法，使信息更清楚、更生动、更有趣。但是，报告需要事前的周密计划和准备，需花费时间和精力。有效书面沟通的标准•清晰(Clear)•完整(Complete)•准确(Correct)•简洁(Concise)•树立良好信誉•建立友善关系•商业信函中的使用WrittenCommunication书面沟通PresentationofBusinessDocuments商业通讯文件的样式商业通讯文件的范围•BusinessLetters商业书信•Memorandum备忘录•FaxMessages传真•E-mail电子邮件商业书信组成部分1.Letterhead信头2.Reference参考3.Date日期4.Insidename&address收件人姓名及地址5.Salutation称谓6.Heading标题商业书信组成部分7.Bodyofletter信文8.Complimentaryclose结尾问候9.Nameofsender寄件人姓名10.Sender’sdesignation寄件人头衔11.Enclosures附件12.Copy副本Letterhead信头•信纸质量象征着公司的质量•信头通常包含：1.商标2.公司名称3.地址4.联络号码5.办公室登记处和号码Reference参考•过去以”Ourref”或“Yourref”表示•以姓名的首字排列：写信人/打字者/档案编号或部门代号•范例：GBD/STGBD/st/Per1GBD/ST/134Date日期•英式写法为日-月-年范例：12July2005•美式写法为月-日-年范例：July12,2005•中式写法为年-月-日范例：X年七月十二日InsideName&Address收件人姓名和地址•将以下数据分行并按顺序写出：收件人全名及称谓头衔公司名称地址•范例：MrJamesLeightonGeneralManagerLeightonEngineeringCoLtd12BrackenHillManchesterM608ASUnitedKingdomSalutation称谓•已知收件人姓名时：DearMrLeightonDearDouglas•收件地址为一个机构时：DearSirs•不知收件人的姓名时：DearSirorMadamHeading标题•说明信件的主旨•通常全为大写字母•范例：DearMrsJacksonINTERNATIONALCONFERENCE–24OCTOBER2005BodyofLetter信文•段落之间须空一行(doublespace)•行与行之间则不空行(singlespace)ComplimentaryClose结尾问候•在信的结尾予以问候以结束信件内容•两种表达方式：结尾问候称谓YoursfaithfullyDearSirDearSirsDearMadamDearSirorMadamYourssincerelyDearMrLeightonDearMrsJacksonDearMelanieSender’sName&Designation寄件人姓名及头衔•在结尾问候下方空4-5行作为签名之用•以全部大写打出寄件人姓名•头衔置于寄件人姓名下一行范例：YourssincerelySOPHIEBOLAN(Mrs)ChairmanSender’sName&Designation寄件人姓名及头衔•若签名者是以寄件人之名义发信时：YoursfaithfullyShirleyJohnsonforGEORGEFREEMANGeneralManager*或以perpro或pp(perprocurationem,i.e.“onbehalfof”)表示『委任、授权行为』Enclosures附件表达随信附上文件的方式有三种：•在信件左下角贴上”enclosure”的标签•在信件内容提到附件的那一行文字左边标注三个点•在信的脚注(即寄件人头衔下方间隔一行处)打上”Enc”或”Encs”Copy副本•如果信件副本须交付第三者时，加注”cc”或”Copy”以及其它收件人的姓名、头衔•如果同一信件收信人超过三人以上，则以姓氏的字母顺序排列•范例：ccSusanJones,AccountantDavidRoberts,CompanySecretaryNormanTaylor,GeneralManager•若为“bcc”(blindcopycirculated密件副本)表示写信人不希望收信者知道第三者ContinuationPages续页•续页须在信纸上方打上页码、日期、收件人姓名•前页无须注记内容尚未结束的字眼•续页的信文必须包含至少3-4行文字•尽量保持一个段落在一个页面中Memorandum备忘录•提供信息•询问讯息•行动或决定通知•询问行动或决定备忘录与商业书信之不同•不需要称谓•主文必须以条列方式分为数个段落•不需要结尾问候•在签名处不需要打上寄件人姓名及头衔传真与商业书信之不同•须注明传真出去的总页数•称谓可加可不加•不需要结尾问候•在签名处不需要打上寄件人姓名及头衔电子邮件的缺点•时间系统错误•标题不明确•礼仪被忽略•不讲究格式•副本发送浮滥•语法、拼字、标点使用草率网络礼仪(Netiquette)1.确定收信人电子邮件地址2.检查计算机内部时间系统3.写出清楚明确的标题主旨4.参考商业书信写作法则5.关闭大写按键(CapsLock)6.善用感性的语言(Emoticons)7.问候诚恳但可以不正式8.使用简洁且完整的句子9.检查讯息10.保留副本