项目部公文处理办法

项目部公文处理办法第一章总则第一条为使项目部行政公文规范化、制度化、科学化,提高公文处理工作的效率和质量,特制定本办法。第二条行政公文是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效率和规范格式的公文书,是传达党和国家的方针、政策,发布行政法规和规章,施行行政措施,请示和答复问题,布臵、布臵和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。第三条公文必须做到及时、准确、安全。项目部公文必须由综合办统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。第四条公文处理工作是项目各项工作的重要组成部分,其工作质量直接体现项目办事效率和工作作风。综合办必须有一人负责公文的管理工作,要定期检查,不断改进,重要公文要送项目部领导亲自审阅、处理。第二章公文的种类第五条项目部日常使用的公文种类有:决定、通知、通报、请示、报告、函、纪要等。(一)决定:适用于对重要事项作出决定和安排。(二)通知:适用于发布规章制度、布臵工作或通知有关事项、传达上级的指示等。(三)通报:适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。(四)请示:适用于向上级机关请示批复、批准。(五)报告:适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议或意见。(六)函:适用于向无隶属关系的主管部门请求批准等。(七)会议纪要:适用于记载和传达会议情况和决定事项、要求有关单位尊守、执行。(八)批复:适用于答复下级机关的请示。(九)规定:适用于对特定范围内的工作和事务,制定具体有约束力的行为规范。第三章公文的格式第六条公文的格式。公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文、字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制单位、时间等部份组成。(一)发文单位应该写全称或规范化简称,位于文件首页上端;如:“中铁二十局集团二公司西部沿海高速公路珠海段第五合同段项目经理部文件”。(二)密级公文应当分别标明“绝密”、“机密”及“保密期限”。(三)紧急文件应当分别标明“特急、”“急件”、“紧急”;电报应当标明“特急”、“加急”、“平急”。(四)项目发文字号:单位代号+职能部门代号+年号+顺序号。1、项目部对业主或总监办行文统一代号为:“珠海段五标办”或“珠海段五标工”等。2、各部门行文必须以综合办提供的“文号”为准,不得随意自行编排“公文文号”,以防“文号”重复。3、对公司行文一律按上行文的格式上报;对业主和总监办的行文按业主要求的下行文格式上报。4、各部门对上对下行文,在初稿完成后,必须呈项目领导审核、会签、签发后方可行文,否则,一律按擅自行文,不予上报或下发。说明:顺序号为项目部发文总顺序号,不需按各部室划分顺序号,只是为了方便区别发文归口部门而在文号前加上的各部门代号。第七条公文标题。一般由发文单位、事由和文种组成。标题应准确简要地概括公文的主要内容,除书名号外,标题一般不用标点符号。第八条项目公文正文要求:(一)主送单位即受文单位。(二)正文是公文的主体,即行文的主要内容。(三)公文如有附件,应在正文之后,发文日期之前注明附件顺序和名称。有附件时在落款之后不要用“此报告”等词句。(四)如同时需抄送其他单位的,一律用“抄送”。(五)公文应当标注“主题词”。上行文按上级机关要求标注“主题词”。第九条公文用纸。为国际规格A4型(长297毫米、宽210毫米)。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定,公文应在左侧装订。第四章行文规则和要求第十条项目部应根据隶属关系和职权范围确定行文格式。“请示”应一文一事,一般只写一个主关单位。如需同时送其他单位,应用抄送形式,除项目领导直接交办的事情外,“请示”不得直接送领导者个人;一般不得越级请示,特殊情况须越级请示时,应抄送越过的上级单位。“报告”不得夹带请示事项,更不能写成“请示报告”。第十一条凡是报总监办的文件应同时报筹建处、驻地监理和综合办公室。第十二条部门之间对有关问题未协商一致,不得各自行文。第五章公文办理第十三条公文处理应按照行文规则和公文处理规定执行,做到及时、准确、安全、保密。(一)及时是对公文处理效率的要求。在公文处理中要有高度的责任感和较强的时间观念,要根据公文的轻重缓急,对急件要随到随办不拖拉、不延误,将公文及时呈领导传阅后,送主控部门落实。(二)准确是公文质量的要求。公文的准确性体现其办文的严肃性,公文在运转中只有准确无误,才能防止在工作中失误(三)公文办理是关系到国家、企业的切身利益,在公文处理过程中,主管人员要注意公文的保密工作,加强责任感,认真控制好撰制、打印、送递、传送、保管等各个环节,防止公文丢失或泄密。第十四条收文办理。一般包括签收、拆封、登记、拟办、分发、承办、催办、等程序。项目部对收文统一归口综合办登记、传阅、分发,各部门在收到需要及时处理上报的资料的公文后,根据领导的指示要及时抓好落实,在公文处理完毕后,必须在处理栏中注明处理结果和时间。第十五条发文办理。一般包括拟稿、审核、签发、打印、校对、用印、分发等程序。(一)拟稿。拟稿即起草公文,应注意以下几点1、各部室拟写的文稿应符合国家的方针、政策以及上级和项目部有关规定,内容客观真实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。2、要准确确定公文的文种,有附件应附在公文之后,以利领导审核。3、结构层次:第一层为“一、”,第二层为“(二)”,第三层为“1、”,第四层这“(1)”。