公司声像档案管理规定

天津东泰世纪投资有限公司声像档案管理规定1声像档案管理规定声像档案管理是指对企业各部门或个人在企业活动中形成的对企业有保存价值的录音、录像、照片、影片等记录的收集、保管和利用的管理文书。一、声像档案资料的收集（一）收集范围1.本公司主要职能活动、工作成果的声像资料；2.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料；3.本公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的声像资料；4.其他企业形成的与本公司有关的重要声像资料；5.其他具有保存价值的声像资料。（二）收集时间1.档案资料应在形成后一个月内，随档案室其他载体形态的档案同时归档，如有特殊情况可以适当延长归档时间；2.档案室应随时收集零散的具备保存价值的声像资料。天津东泰世纪投资有限公司声像档案管理规定2（三）收集要求1.录音带、录像带、摄像带、影片、照片（含底片）和文字说明要收集齐全，按时归档，并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销。2.要接收原版、原件，特殊情况下也可接收复制件。3.声像资料的内容要真实，底片原件与影像、复制品要相符。二、声像档案的整理（一）分类、编号1.照片档案按年代及问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在卷宗内编流水号。其格式为：卷宗号－流水号。2.录音带、录像带、摄像带按年代、问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷编案卷号，然后每盘再依次编排序号。3.编注与其他载体档案有联系的参照号。（二）保管期限：视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期天津东泰世纪投资有限公司声像档案管理规定3限。（三）文字说明的编写1.文字说明的基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等；2.编写文字说明的要求：(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确、齐全。(2)照片按自然张（内容相近的亦可以若干张）编写文字说明。录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明。(3)文字简洁，语言通顺。(4)时间用阿拉伯数字表示。（四）编制格式1.照片编制采用横写格式。其格式为照片／底片号－文字说明－摄制时间－摄制者。2.录音带、录像带、摄像带的编制格式为在盒套上标注页码，然后按要求逐项填写。（五）案卷要求1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。天津东泰世纪投资有限公司声像档案管理规定42.卷内目录。照片、底片以自然张为单元填写卷内目录。3.卷内备考表用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。三、声像档案的保管（一）声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，进行必要的技术处理。（二）对库存的照片档案，半年检查一次。（三）归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改，销毁声像档案应该经过鉴定，征得归档部门同意，报经主管领导审批并登记造册。（四）做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项的统计工作。四、声像档案的开发利用（一）编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。（二）根据声像档案的机密程度确定利用范围。（三）具有专利的声像档案，外单位需要利用时，按有关说明办理。已移交档案馆的，所得专天津东泰世纪投资有限公司声像档案管理规定5利收益，转给原移交组织。（四）声像档案的原版一般不得借出档案室外。如有特殊需要，经总裁批准后，方可限期外借。（五）在不影响保密的前提下，各部门可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现存的声像档案。