公司体系文件控制管理标准

-1-目录1.范围2.引用标准3.定义4.管理职责5.管理内容与要求5.1体系文件的种类5.2体系文件的编写规则及编号5.3体系文件的编制、批准5.4体系文件的会审5.5体系文件的发放及管理5.6体系文件的更改控制5.7体系文件的有效控制5.8其他管理要求5.9外来文件的识别、控制6.检查与考核附录和附表-2-XXXXXX有限公司企业标准体系文件控制管理标准（X版）QG/DJXX·XX为了搞好体系文件的管理、控制，确保公司与质量体系有关的部门和人员都能使用体系文件的有效版本，为质量体系有效运行提供符合要求的体系文件，特制订本标准。1.范围本标准规定了体系文件的管理职责、文件种类、内容结构、编号方法，以及制修订、审查、批准的程序、控制方法和要求。本标准适用于XXXXXX有限公司。2.引用标准QG/DAXX·XX《技术文件管理标准》QG/DAXX·XX《检验和试验文件管理标准》QG/DAXX·XX《记录控制管理标准》3.定义3.1管理标准是规定公司某项生产经营活动如何进行管理的文件（即规定一项工作或活动怎么干的文件）。3.2工作标准是规定一个部门、一个岗位人员职责范围的文件（即规定干什么的文件）。3.3两类标准是管理标准与工作标准的统称。3.4质量手册阐明一个组织的质量方针并描述其质量体系的文件。4.管理职责4.1企管办是体系文件的归口管理部门，负责：4.1.1体系文件的总体策划。4.1.2组织质量手册、管理标准、工作标准的制修订和发放、控制、更换等管理工作。4.1.3组织体系文件的贯彻实施。4.2各部门的管理职责4.2.1各部门根据质量职能分配的职责，负责起草或修订本部门归口的质量体系文件。4.2.2负责组织本部门归口管理的体系文件的实施。4.2.3组织本部门员工实施有关的体系文件，进行生产经营运作。4.2.4负责作好发给本部门的体系文件的管理工作；4.2.5技术部负责以下工作：4.2.5.1负责技术文件制修订；4.2.5.2负责企业技术标准的制修订；-3-4.2.5.3负责工艺文件的制修订。4.2.6品保部门负责检验和试验相关文件的制修订。5.管理内容与要求5.1体系文件的种类本公司体系文件的种类包括质量手册、管理标准，支持性管理标准与工作标准和各类技术性文件、记录四类。5.2体系文件的编写规则及编号5.2.1两类标准的编写规则5.2.1.1两类标准统一采用A4版面。5.2.1.2名词术语按ISO9000和ISO14000的规定。5.2.1.3标准描述采用条款式，层层展开。序号采用1/1.1/1.1.1/......的形式，最多采用5位；按条款含意，不需要展开描述的条款序号，可采用a）、b）......。5.2.1.4标准正文中的图和有内容的表的编号，采用图1、图2......；表1、表2......标注。5.2.1.5作为标准管理工具用的空白表格，其编号采用简化标准编号后加表1、表2的形式，即DA××ו×××表1、DA××ו×××表2。5.2.1.6附录附录分为标准的附录和提示的附录两种，若标准需要而又不能列入正文的则为标准的附录；若仅给出附加信息，则为提示的附录。其号采用附录A、附录B...，且必须在正文中提到，如为提高性附录，应在附录编号后加括号注明。5.2.1.7在标准正文的最末尾，应有终结线“”。5.2.1.8在终结线后面写附加说明，其内容由哪个部门归口和解释，起草人、审定人及批准人。5.2.9两类标准的内容结构5.2.5.1工作标准的内容结构参照GB/T15498“管理标准工作标准体系的构成和要求”，其包括的内容结构如下图1。封面标准名称概述目录范围要素首页任务工内工作职能与要求作容正文部门领导的责任与考核标结要素部门领导的权力准构本部门与其他部门的关系提示的本部门所属机构系统、岗位人员设置及定员补充附录（需本部门所属课室（车间）和/或岗位人员工作标准要素要时）标准的附录和附表（需要时）附加说明图1工作标准内容结构图-4-5.2.5.2管理标准的内容结构参照GB/T15498“管理标准工作标准体系的构成和要求”，包括的内容结构，见下图2所示。概述封面要素目录首页标准名称管内前言理容正文范围标结引用标准准构要素定义管理职责管理内容与要求检查与考核标准的附录与附表（需要时）补充提示的附录（需要时）要素附加说明图2管理标准内容结构图5.2.6体系文件的编号方法5.2.6.1工作标准的编号方法工作标准采用四节编号的方法，其“节”的划分和代表的意义见图3所示。QZ/DA×ו××顺序号部门编号（见5.6.1.1）企业代号（DA代表盾安)文件类别号（Q代表企业，Z代表工作标准）图3工作标准编号分节及其代表意义图5.2.6.2管理标准的编号方法公司管理标准采用四节编号方法，其“节”的划分和各节代表的意义见图4所示。QG/DA×ו××文件号部门代号（具体见附录A）企业代号（DA代表盾安股份）文件类别号（Q代表质量，G代表管理）图4管理标准编号方法示意图文件号的确定：按照ISO9001要素和ISO14001要求的先后顺序编制流水号，质量手册为000，第一个程序文件为001，第二个为002......；支持性管理标准参照此方法往-5-下编。5.2.6.3技术性文件的编号按照《技术文件管理标准》、《检验和试验文件管理标准》执行。5.2.6.4记录表式的编号为相应管理标准编号加表1、表2....。5.2.7两类标准编写方法的提示5.2.7.1工作标准编写方法提示●描述工作职能，要求使用语言简练，尽可能用图表来表示。●描述工作职能时，只写出工作职能的内容，不写出与职能有关的前因后果。●工作职能应包括工作标准、质量职责、安全职责等。●描述部门工作职能时，首先应写出部门领导直接担任的工作职能；然后把其他工作职能按所属课来编写。●描述部门内（课或车间）的工作职能时，应按所设岗人员来编写。●岗位人员工作标准以表格的方式描述。表格式样见DAXX•XX表1“岗位人员工作标准”5.2.7.2管理标准编写方法的提示●文字阐述力求简练；●尽可能采用图表来表示，少用文字描述；●按5W1H阐述，无关事项不写入；●一项管理工作或一项管理活动，在一个部门内完成的，可不展开详细描述。5.3体系文件的编制、批准5.3.1体系文件的操作流程见下。在按标准实施发现不适合工作时5.3.1企管办负责质量手册的制修订，质量手册须经董事会薪酬与考核委员会或委托归口部门起草标准企管办组织会审相关部门会审批准新标准发放，旧标准收回归口部门修改发现部门提出意见-6-的盾安控股集团有限公司人力资源本部审核通过，总经理批准后执行。5.3.2管理标准和工作标准的制修订由各相关部门负责本部门文件的制修订，此两类标准须经董事会薪酬与考核委员会或委托的盾安控股集团有限公司人力资源本部审核通过，总经理批准后执行。5.3.3各类技术性文件由生产技术课、工艺设备课、品保部负责本部门技术性文件的制修订，各类技术性文件的批准权限具体见《技术文件管理标准》、《检验和试验文件管理标准》。5.3.4记录表由各部门根据文件要求和工作需要制修订，并经总经理批准后执行。记录的管理按照《记录控制管理标准》执行。5.4体系文件的会审5.4.1各归口管理部门起草的两类标准和记录表结束后，由企管办组织进行会审。5.4.2会审方式可以会议方式或会签形式进行，会审相关部门应将意见记录于DAXX·XX表2“文件会审表”。5.4.3企管办组织会审同意后，在“文件会审表”上写明意见，由总经理批准后实施。5.5体系文件的发放及管理所有体系文件都标有版本号、受控号；文件发放到相关部门，各部门分别指定专人负责文件的管理及保管。5.5.1两类标准和记录样表由企管办统一发放，发放前应编制文件发放清单企管办主管审核后发放。文件发放时应进行编号并登记，文件领用人必须在DAXX·XX表3“文件发放/回收记录表”上签字。5.5.1.1各部门对两类标准管理必须由专人负责，部门内借阅时，须有借阅手续。5.5.2两类标准和记录样表的电子文档须及时报董事会薪酬与考核委员会或委托的盾安控股集团有限公司人力资源本部备案。5.5.3技术文件、工艺文件由档案室统一发放；检验和试验文件由品保部统一发放。5.6体系文件的更改控制5.6.1体系文件在实施运行过程中，任何个人和部门发现问题都可向原文件编制部门提出申请，经原编制部门同意后，由原编制部门填写DAXX·XX表4“文件修改通知单”，交原审批部门进行审批，如审批部门变更时需获取原审批所依据的背景资料。5.6.1.1两类标准和记录样表重要的更改须报董事会薪酬与考核委员会或委托的盾安控股集团有限公司人力资源本部会审。5.6.2更改通过后，属两类标准的文件由企管办负责到持有标准的相关部门或人员处进行划改，或将作废标准页次进行更换，同时在DAXX·XX表5“文件目录及控制页”上做好标准修订更改记录；当标准修改内容较多时，则应修订换版。换页或换版时应当时收回作废页或作废标准。技术文件、工艺文件更改后的发放由档案室负责；检验和试验文件的更改发放由品保部负责其发放控制要求与两类标准的控制要求一样。5.6.2.1两类标准和记录样表会审批准，更改的电子文档须及时报董事会薪酬与考核委员会或委托的盾安控股集团有限公司人力资源本部备案。5.7企管办、、各事业部、品保部等部门应编制相关文件的DAXX·XX表6“文件现行状态控制清单”。必要时企管办应根据“文件现行状态控制清单”检查各相-7-关部门使用文件的有效版本。5.8其他管理要求5.8.1本公司内部使用的体系文件均为受控文件；提供给第三方的质量手册也是受控文件；提供给其他相关方的文件为非受控文件。5.8.2除记录外，受控文件均需加盖“受控文件”红色印章。5.8.3体系文件不得擅自涂改、外借或复印；不得擅自带出厂外或传真。体系文件需外发、外借时，由相关部门提出申请。管理类文件经管理者代表批准，技术类文件经总经理批准后，方可外发和外借。5.8.4体系文件遗失或损坏（严重影响使用时），相关部门应立即以书面形式报相关文件管理部门，经管理者代表核准后补发。5.8.5对与产品质量有关的作废文件，文件归口管理部门至少应保存一份作废文件并加盖“保留印章”。其它收回的作废文件应由归口管理部门做好“作废”标识，并及时销毁。同时可以用电子文件形式保存一份。5.9外来文件的识别、控制5.9.1外来文件包括本公司采用的国家标准、行业标准、顾客提供的文件和资料、相关方提供的文件和资料。5.9.2作为文件使用的外来文件由相关归口部门参照体系文件的控制要求进行控制、发放、管理。5.9.3作为证明资料的外来文件由相关部门参照《记录控制管理标准》中的要求进行管理。6.检查与考核6.1本标准由管理者代表会同企管办组织各部门实施。6.2本标准的实施，由企管办检查与考核。附录和附表附录A公司各工作系统的编号表DAXX·XX表1岗位人员工作标准（表）DAXX·XX表2文件会审表DAXX·XX表3文件发放/回收记录表DAXX·XX表4文件修改通知单DAXX·XX表5文件目录及控制页DAXX·XX表6文件现行状态控制清单本标准由企管办归口并解释。本标准起草人：本标准审定人：本标准批准人：-8-文件现行状态控制清单DAXX•XX表6序号文件名称文件编号版本修改状态备注第1次第2次第3次批准：编制-9-附录A公司各工作系统的编号表部门编号部门编号董事长01资材部08总经理02财务部11副总经理03营销管理部12管代04人力资源部13企管办05企划部14生产部06仓库15品保部07岗位人员工作标准QZ/DA**·**DAXX•XX表1任务序号工作职能与要求考核内容重要度-10-文件发放/回收记录表DAXX•XX表4标准名称编号版次页码收文单位数量受控号领用人签收回收记录备注文件发放人：日期：-11-文件会审表年月日DAXX•XX表2标准编号标准名称归口部门版次会审部门、意见部门签名会审意见：文件修改通知单修改单编号：年月日DAXX•XX表3标准编号标准名称归口部门版次更改内容原标准内容更改后内容-12-文件目录及控制页DAX