综合办公室工作流程手册

浙江中控软件技术有限公司综合办公室工作流程浙江中控软件技术有限公司综合办公室行政工作流程手册(附工作流程图)综合办公室行政管理的主要工作内容：执行办公设备、公共设施的日常管理和维护；执行办公用品及日常用品的采购、发放管理；执行档案的归档管理；执行固定资产及低值易耗品的管理；执行各种费用的控制交纳；执行公司对外关系建立维护；执行突发事件处理；执行秘书事务管理；执行后勤管理；执行行政日常事务处理；执行上级交办事务等。具体工作流程一、执行办公用品及日常用品的采购、发放管理月末综合办公室要根据其他部门的请购计划及库存情况，并要根据相关规定作适当储备以备不时之需，作好请购计划单经主管审批后，及时保质保量地采购办公用品和日常用品，采购物品应当定价定点，保证质优价廉。要作好物品出入库登记，每月盘存，确保帐物相符。二、执行固定资产及低值易耗品的管理对于公司所有的固定资产以及低值易耗品，需要建立台帐清单，监督各部门于每月25日进行盘点，办公室会根据各部门盘点情况进行抽查，核对帐物是否相符，然后根据各部门盘点状况及调动增加状况制作《固定资产、低耗品清单》报表发放各部门；每季度组织财务部对各部门进行全面盘点，核对帐物。对需要报废的资产按照相关程序申请报废，及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对，做到帐物相符。对于资产管理不当、帐物不符，应进行相应处罚。检查验收部门申请出入登记月末盘存帐物相符监督检查物品采购主管审批请购计划单查看库存资产分类建立台帐清单每月盘存核对帐物定期询价议价三、执行各部门基础设备、设施维修管理综合办公室负责根据维修要求协调或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制；各部门对维修质量监督、确认。所有维修要求做好记录、跟踪维护结果及完成状态；对未按要求完成的维修事项、及时了解情况并报告负责人。四、执行文件档案的归档管理根据不同种类档案的特点，做好系统编目、使用/传阅控制、分类存放、排列有序，定期收集各类文件资料，并整理立卷归档。各部门往来的备忘录、文档、资料等按类别、内容、时间顺序等存档管理。六、文件资料收发、传真管理各类文件资料收发、传真均需在登记薄上作好详细登记、记录，及时将各类信息（通知、文件）进行上传下达，特别是各类客户信息应登记后及时传递给相关部门；七、执行各种费用的支付、控制按时申请、交纳、控制公司各项费用，例如：车辆养路费、车船税等；并将所要交纳的各项费用进行审核记录，对各项资金审批单归类管理。做到资金审批的及时、准确，以确保各职能部门工作的正常开展。文件资料的收发行政审阅上传下达准确记录文件、资料收集分类整理编号立卷归档装订成册存放统计各项所要交纳费用申请审批资金部门主管审批领导审批签字支付各项费用归类登记管理传真往来维修申请安排维修维修结束检查验收记录备案使用.传阅控制八、执行对外关系建立维护建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键，综合办公室门肩负着对外沟通、协调的重任，要把对外关系维护作为重要工作来抓，企业的经营活动涉及到方方面面的关系，既有政府部门的，又有社会关系的，哪方面关系处理不好，或多或少都会有一定影响。在平时的工作中要经常保持与已有关系的联系与沟通，并结合实际情况，建立新的公共关系。在对外交往中要自觉维护公司形象，要将对外关系维护情况及时向领导汇报，以便作出符合公司利益的调整。九、执行处理突发事件公司各种突发事件出现后，综合办公室在收到信息的同时，要根据事件影响的大小，迅速向领导汇报，并及时处理，将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度，情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报，但事后要向领导阐明原因。在处理突发事件时，应把握有利原则，要充分维护公司或员工的利益，树立好公司的整体形象。十、后勤服务保障综合办公室要将后勤服务保障列入日常工作中，要加强对工作环境、交通、餐厅的管理进行监督，收集员工建议，缓解员工情绪，通过有效途径督促集团公司改善；为员工提供较为良好的生活、工作环境，提高保障质量；车辆管理中，要制定相应制度，经常提醒驾驶员遵章守纪，保证车辆随时处于良好的性能状态，确保人员接送、货物输送的时效性。关系建立沟通协调经常维护情况汇报合理调整突发事件出现减少不利影响处理结果汇报妥善解决处理及时汇报领导主要情况收集拟定制度加强检查收集建议提高质量员工满意档案安全工作是企业的一项重要工作，综合办公室是安全工作的主要执行部门；日常工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程，要充分明确重点安全项目，不定期地组织检查，认真查出安全隐患，及时消除潜在的安全危害并作好记录。要落实安全责任制，签定安全责任制，规划安全教育、培训计划并认真加以实施。十一、日常事务处理综合办公室的工作杂而乱，涉及面广，大小事情多，并且很多事务具有不可确定性，临时出现的工作，会给当日计划工作带来很大的冲突，这时就要择其轻重而处理。总体来讲，综合办公室属于服务保障部门，是为其他部门服务的，所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事务。否则会影响正常工作秩序，甚至会影响经营活动。。十二、执行上级交办事务优先完成领导交办各类事务，规定时限内完成不了的，应向领导说明其原因，并尽力尽快完成，最终将完成结果向领导汇报。当日计划工作临时事务处理择其轻重处理注重时效结果保证正常工作提高服务意识熟悉安全制度组织实施检查确保整体安全提高防范意识规划教育培训明确安全目标接受上级交办任务及时完成保质保量汇报结果反馈安抚员工确实了解、记录工作要求综合办公室电脑系统维护工作流程网络管理员要保证公司网络、各个工作站点能正常工作，保证公司电脑系统的稳定高效，信息通道的畅通，日常工作流程如下：一、公司电脑设备申请流程1、设备的申请：包括电脑整机、电脑配件、网络和通讯设备、IC卡电脑用品采购领用申请单项目栏：正确添写什么部门使用什么设备；计算机部门建议栏：添写型号、数量、单价、总价；最后备注中简单写明原因；到财务领用“资金审批单”各部门主管提出申请设备需要设备型号采购申请审批了解当地的相关设备的价格、型号正确填写购买名称及用途、金额财务签字认可联系供货商送货上门确认型号无误填写“报销单”贴上发票的报销单，供货商签字到财务报帐，付上电脑设备采购单、固定资产申报设备到位安装调试，投入使用建立主要应用设备标准主要供应商价格信息档案更新、核对设备档案2、日常故障处理：3、日常故障解决各部门有电脑故障处理申请及时到现场观察处理是公司内部问题处理完后做记录是网络或其他问题及时协调处理，记录事故原因处理完后，报告主管。出现问题，信息反馈解决问题指导操作人员留意避免同类错误通过多次总结，把常出错的问题解决方案统一打印出来，作为培训教材、发往员工信箱如果出现系统不可挽回的破坏费用报销事故报告联系供应商记录事故原因综合办公室人事日常工作流程手册第一章前言第一条为使本公司人力资源管理作业正轨化、制度化，能在有序可循的情况下，使本公司人力资源管理作业脉络一贯，并加强人力资源部门与各部门间的了解，借以更密切配合，提高工作效率，特制订本程序。第二章主办第二条人力资源管理事宜由公司综合办公室负责管辖和办理，下设人事专员一人，负责下列全盘人力资源业务。第三章招募甄试第三条人员招募作业程序第四条收到“增补人员申请单”时，即行拟订招募计划，内容包括下列项目：1.招募职位名称及名额；2.资格条件限制；3.职位预算薪金（综合办公室和用人部门主管负责）；4.预定任用日期；5.通报稿或登报稿(诉求方式)拟具；6.资料审核方式及办理日期(截止日期)；7.甄试方式及时程安排(含面谈主管安排)；8.工作能力安排；9.准备事项(通知单、海报、公司宣传资料等)。第五条诉求：即将招募消息告诉大众及求职人，如下：1.网络招聘：先拟广告稿、主管确认、发布；2.登报征求：拟广告稿，决定刊登何报、何时，然后联络报社报价、审批、执行。3.内部推荐：以海报或公告方式进行。第六条应征信息处理：1.诉求消息发出后，会收到应征资料，人事专员定时收集交主管审核后，由主管初审并协调面试时间，通知前来本公司接受甄试。2.不合格应征资料，归档一个月后销毁，但有要求退件者，应给予退件。为了给社会大众一个好的印象，对所有未录取者发邮件“致谢函也是应有的礼貌。第七条甄试：新进人员甄选考试分笔试及面谈。1.笔试包括下列：(1)专业测验(由申请单位拟订试题)；说明：常规情况下，由用人部门在申请人员增补时提供测试题和标准答案；应试人员完成笔试后，由人力资源管理人员、用人部门主管或授权技术骨干、核定权限主管分别面试。各级面试完成均应有面试记录和评价意见填写在面试记录表。(2)领导能力测验(适合干部级)；2.面谈：由申请部门主管、综合办公室主管、核定权限主管分别或共同面谈，面谈时应注意：(1)要尽量使应征人员感到亲切、自然、轻松；(2)要了解自己所要获知的答案及问题点；(3)要了解自己要告诉对方的问题；(4)要尊重对方的人格；(5)将口试结果随时记录于面谈记录表。(6)面试过程中，应尽可能满足应试者对岗位和公司的咨询，并通过应聘者提问的方法、出发点等评估应聘者的心理素质。(7)原则上所有环节的应试（笔试、面试、复试）须按排在连续时间内完成。3.如初次面谈不够周详或需要特殊安排的，发出“复试通知单，再次安排约谈。第八条背景调查：经甄试合格，初步决定的人选，视情况应做有效的背景调查。（限管理、技术骨干）第九条结果评定：经评定未录取人员，先发出谢函（邮件）通知，将其资料归入储备人才档案中，以备不时之需。评定录用人员经总经理核准，综合办公室发出“报到通知单，并安排职前训练有关准备工作。第十条注意事项：应征资料的处理及背景调查时应尊重应征人的个人隐私权，注意保密工作。第十一条体检安排A公司人力资源管理人员统一安排体检，尽可能提前一天以上通知；B派专人全程陪同体检；C通知面试拟录用的人员体检（强调时间、需空腹）；D告知体检结果需要的时间；E及时向医院了解体检结果（合格者告知报到时间，不合格者告知情况提醒就医）。第十二条体检结果有重大疾病的，不可直接告知当事人；必要时强调当事人有不健康现象，指导当事人尽快安排就医。第十三条体检结果有重大疾病的，人事专员除报告主管外，不可以在任何场合透露，以尊重当事人隐私。第四章任用第十四条经核定录用人员，由综合办公室依据甄选报名单发给报到通知单，请他于报到时携带下列资料：(一)填写本公司新进职工录用表；(二)缴验学历证、职称证及身份证；(三)缴验近期正面半身免冠照片；(四)原单位劳动合同结束证明；(以上应缴资料视情况可增减第十五条管理人员任用，视情况可发给聘任书和“任免通知”。第十六条新进人员于报到日，综合办公室应检收其应缴资料，若资料不全，应限期补办，否则首月薪资可暂扣发。第十七条综合办公室随后应亲切有礼地引导新进人员报到，逐项协助办理下列：(一)领取员工相关文具用品；(二)发放考勤卡并解释使用；(三)领取办公桌锁匙；(四)视情况引导参观、介绍各部门及安排职前相关管理制度讲（参照“工作程序”）。(五)综合办公室应引导新进人员向部门主管报到，跟踪新员工适应情况和工作安排。（参照“工作程序”执行）第十八条人员报到完毕随后应办理下列事项：(一)更新员工花名册(二)收齐报到应缴资料连同甄选报名单建立个人资料档案(三)填报集团公司所有资料。第五章试用第十九条原则上所有员工试用期为三个月，期满合格者，办理转正手续才正试聘用，个别试用成绩突出者，可提前转正。综合办公室每月15日发出当月转正人员《考核表》，由被考核人提交述职报告后，部门主管、综合办公室考核确认；行政人员经部门主管、综合办公室考核后呈相关领导核定；转正后的员工经分管部门主管及人力资源管理人员和权限程序审批后可签订劳动合同。第二十条综合办公室根据考核表发给试用期满通知。第二十一条综合办公室发出“试用期满通知”后，并依不同的批示，办理下列事项：(一)试用不合格者，另发给通知单。(二)调(升)职者，由综合办公室办理异动作业。(三)薪资变更者，由综合办公室主管办理调薪。第二十二条前条办理完毕后，考核表应归入个人档案中。第二十三条新进人员在试用期中，表现不合要求，部门主管认为有必要