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XX公司会议管理制度第一章总则第一条目的为进一步规范公司会议管理，做好上情下达和下情上报工作，实现公司信息资源在各部门之间快速有效传递，确保会议内容及议定的事项得到有效落实，以便有效地提升公司运营水平，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于XX公司会议管理。第三条职责1、总经办负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。2、会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。第二章会议分类序号会议名称主题、特点类别主持人参加人1例会固定时间、固定回报。尽量解决即席提出的问题公司例会主办中心或部门负责人部或门公司全体人员2动员会发言固定，没有讨论程序公司临时行政会议主办中心或部门负责人会议提拟人提拟3研讨会对某一课题或问题的探讨，不一定由结论公司临时行政会议主办中心或部门负责人会议提拟人提拟4鉴评审定或对某事物的价值、性能、质量鉴别，必须由结论公司临时行政会议集团总经理或其指定人会议提拟人提拟5专题会为某一专题而开，必须由结论公司临时行政会议提拟人指定会议提拟人提拟6评比会一般在年底或某一重大活动结束后召开公司例会人事经理会议提拟人提拟7总结会总结前一段工作，部署下阶段工作公司例会主办中心或部门负责人会议提拟人提拟8汇报表下级向上级或有关人员回报公司临时行政会议会议提拟人指定会议提拟人提拟9调度会任务安排，人员派遣公司临时行政会议会议提拟人提拟会议提拟人提拟10部门例会各中心或个部门固定回报程序部门会议主办中心或部门负责人自定第三章会议管理第一条会议提拟与审批1、公司月度例会无需提拟与审批。2、公司临时行政会议、公司年度例会由集团总经理直接提拟或由议题涉及业务的主办部门负责人提拟、集团总经理批准。3、部门会议由各部门自行安排，但会议时间、参加人等，不得与公司会议冲突。第二条会议计划与统筹1、凡经办已列入计划的会议，如需改期，或遇到特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提请2天完成会议提拟和包皮手续，并报请总经办调整会议计划。未经总经办同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。2、会议安排的原则：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。3、各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。第三条会议准备1、会前筹备（1）会议筹备方案的拟定。（2）检查会务的筹备情况。A会议准备是否充分B会议期间能否排除各种干扰C环境条件与用品准备（如：文具、茶水、毛巾等）D文件材料的准备情况E会场布置情况的检查F会议保卫工作的检查（3）审核会议文件。A审核会议文件的准确性和完整性B审核会议文件的具体内容（4）拟定会议的应急方案。内容应包括：人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为等问题。2、会中服务（1）提示会议按计划进行。（2）监督会议经费的使用。（3）处理会中突发事件。3、会后落实（1）会议工作总结。（2）会议评估。4、会议通知遵照以下规定：（1）已列入月度会议计划表的会议，月中无调整的，不再另行通知，由主办中心按计划表直接通知与会人。（2）属于下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知：a未列入月度计划而临时提拟的会议b虽然已列入月度计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等做特别说明c其它提拟人认为用哪个另行通知的（3）会议通知一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门。（4）会议通知形式一般为电话通知。但需要对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知；涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。会议分期会议召集方案会议出席方案会前明确会议目标、制定会议计划、进行各项会议准备。如：安排会议内容、选择会议时间和场所、挑选会议人选、与有关人员进行联络、准备会议文件、发出会议通知、准备会场等掌握相关信息，做出必要的会议准备。如将会议时间列入自己的日常安排，确保出席会议、清楚地了解会议的目标及会议安排、知道自己在会议中应该发挥的作用并做好充分准备会中按时开会，保证会议取得预期结果。具体包括对会议进程及气氛进行控制引导、提供必要的设备和信息、提供会议服务、对每一阶段的讨论进行总结，做会议记录，保证每个出席人清楚地知道讨论结果等按时出席，积极参与，遵守会议纪律。具体包括按时出席会议、不开小会、不跑题、遵守会议纪律、认真倾听并对有关内容进行记录、积极参与、适时提出自己的意见或问题等会后完成会议善后工作，对会议所达成的决议或布置的工作进行落实追踪。如清理灰尘、整理会议文件、编写会议纪要、对会议进行总结等，另外还要按照会议讨论并决定的事项开展工作。针对评估意见采取改进措施。按照会议决议及分配的任务开展工作。如向有关人员转达本次会议信息，分配布置工作。按照会议讨论并决定的事项开展工作等。第四条会议其它准备工作规定1、会议提拟部门应提前做好会议资料（如：会议议程议题、题案、回、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作。2、会议服务提供部门应提前做好会务准备工作（如：落实会场、布置会场、备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品。）第五条会议组织1、会议组织遵守“谁提拟，谁组织”的原则。2、会议主持人须遵守以下规定：a主持人应早15分钟到达会会场，检查会务落实情况，做好会前准备。b主持人应在会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。C会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止于议题无关的发言，以确保议程顺利推进及保证会议效率。d属于讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明的意见；对未议决事项应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。e主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人、达成标准和时间等进行安排向与会人明确。3、与会人应遵守以下规定：a应准时到会，并在《会议签到表》上签到。b会议发言应言简意赅，紧扣议题。C遵循会议主持人对议程刻制的要求。d属工作部署性质的会议，原则上部在会上进行讨论性发言。e遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动，原则上部允许接听电话，如需接听，请离开会场。f做好本人的会议记录。第六条会议记录1、公司各类会议均应以专用记录表进行会议记录。2、公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定：a各部门应常设一名会议记录员（一般为本部门的内部文员，名单报总经办备案），负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。b会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。3、会议记录员应遵守以下规定：a专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要。b会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。C对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。d会议原始记录应以会议当日，会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。e做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。4、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。5、会议记录重点a会议中心议题及围绕中心议题展开的有关活动。b会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解。C权威人士或代表人物的言论。d会议开始时的定调性言论和结束前总结性言论。e会议已议决的或议而未决的事项。f会议产生较大影响的其他言论或活动。第七条会议跟进1、会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，从主持人指定。2、会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。第八条奖惩1、迟到。所有参加会议人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到。2、早退。凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束5分钟前离开会场的，计为早退。3、缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。4、无正当理由迟到、早退、缺席的给予警告处分。5、凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处分由传达人承担。第四章附则第一条行政人事部对本制度拥有解释权。第二条本制度自公布之日起实行。第五章附件1、会议纪要格式2、开会通知表3、会议室使用申请表4、会议记录表5、会议程序表会议记录格式：XX公司会议记录时间：年月日时地点：出席人：缺席人：主持人：记录人：主持人发言：与会者发言：散会主持人：xxx（签名）记录人：xxx（签名）本会议记录共x页开会通知表[]会议开会通知如下。承办[]（检查）议题日期月日时分—时分地点出席者主席资料报告确认会议室使用申请表年月日日期时间会议名称主持人地点人数备注申请使用单位管理单位名称填表人主管管理人事务科长经理会议记录表会议主题会议时间年月日会议地点记录人参会人请假人员迟到人员发言记录会议程序表会议程序会议时间：年月日会议地点：1．记录出席人姓名2.统计缺席人姓名程序内容发言人1入座，宣布开会2阐述经营理念3会议最高职位人致辞4说明议题、议案5补充说明、报告6讨论问题（质疑应答）7决议事项确认8下次会议讨论事项确认9散会致辞10会议结束主管审核：年月日领导审批：年月日