公司会议管理规定

湖南省联众科技有限公司公司会议管理规定LZ-XZRS01-2015第一章总则第一条目的加强会议管理，明确公司会议纪律，规范会议议程，突出管理本质，进一步提高会议的质量和效率。第二条原则强调会前通知、会时签到、会中记录、会后落实四项要求。第三条适用范围适用于公司会议及专题会议。第二章职责与会议分类第一条管理部门行政人事部负责监督该规定的执行。第二条会议分类及组织1、公司会议。归纳为三类：1）公司会议：主要包括工作计划会，企业文化建设专题会、公司员工大会。2、专题会议：系公司性的生产、技术、业务、运营等综合会，由主管部门负责组织。3、部门工作会议：各部门召开的工作会，由各部门经理决定召开并负责组织。第三条为避免会议过多或重复，全公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例行会议安排如下：一、公司会议1、工作计划会议：报告上周生产、研发、营销、财务及行政人事各部门计划工作完成情况及存在的问题，分析和落实问题的解决途径并跟进，同时安排布置下周工作任务。2、联众文化建设专题会以联众文化为主题，学习联众文化，探讨联众文化，深耕和挖掘联众文化内涵，树立联众文化价值导向，成就联众先锋企业。3、公司员工大会主要包括年底公司表彰总结大会或者其他全员的动员大会。二、专题会议专题会议：指由相关部门（或人员）组织的针对专项问题的会议，会议时间、地点、参加人员由召集部门确定。专题会议主要拟题是讨论、分析、研究、协调生产工艺、产品研发以及营销技术及企业经营方面的专题会议。1、经营活动分析会汇报、分析公司计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，揭露矛盾，提出改进措施，不断提高公司经济效益。2、项目策划与进度分析会：汇报总结项目的研发、新产品的开发、科研、技术和日常生产技术准备工作计划完成情况及进度情况，研究确定解决有关技术问题的措施方案。3、生产协调会针对生产各种问题组织的协调会议，确保生产顺畅。三、部门工作会议1、部门内部会议：重点是落实公司的有关要求，安排工作任务，解决内部工作问题，协调内部工作矛盾和其他需要通过会议方式解决的其他事宜。四、会议安排1、凡明确了固定时间的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集部门应提前一天报请行政人事部调整会议计划。部门内部会议除外。2、各部门会议必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开（与会人员不发生时间冲突除外），应坚持小会服从大会、局部服务整体的原则。第三章会议管理规定第一条会议的准备1、所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、PPT、决议决定草案、落实会场、通知与会人等）。会议一览表会议名称讨论事项召集人列席人固定参加人员会议日期主持人流程概要公司会议联众文化建设专题会联众文化行政人事部全员总经理各部门经理、主管每月第一周、第三周周一上午8：30-9：00行政人事部1、点名（代替签到）2、联众文化主题讲解或者探讨；2、互动提问（参与）。3、总经理讲话工作计划会工作计划完成情况与问题报告。行政人事部各部门经理级总经理各部门经理1、每周一下午15:00--16:00行政人事部1、上周措施落实完成情况说明；2、汇报各部门上周工作完成情况；3、提出协调事项与问题；4、问题解决与方案确定及责任落实；5、分配本周重点工作；6、记录归档公司员工大会表彰、总结及来年工作计划等。行政人事部全员总经理总监及各部门经理每年年底进行，时间不确定，按通知参加行政人事部1、部门述职报告；2、优秀颁奖、表彰；3、年度公司总结与下年度工作计划。专题会议经营活动分析会汇报分析季度公司经营情况。销售部各部门经理级人员总经理销售部研发部生产部经理财务部人事行政部销售部其他指定人员每季度一次，每季度次月第三周5下午4:00-6:00总经理1、财务就成本、预算及支付、成本控制成果等进行分析汇报；2、行政人事报告员工工资和岗位定员及工时利用，人力规模、人力储备及行政各项费用等进行分析汇报；3、开发部就产品研发、新产品设计、试制、研发计划完成、商业价值和市场反应等进行分析汇报；4、营销就市场占有率、客户需求和产品销售业绩及存在的问题进行分析汇报；5、生产就生产品种、数量、质量、供应、客诉、人员状况等进行分析汇报。6、PPT材料汇总归档项目策划与进度分析会新产品的开发、进度及措施。开发部开发部、销售部有关人员总经理开发部销售部生产部不定期，按需要而定开发部经理1、开发计划进度汇报；2、开发过程问题解决；3、进度、计划调整与措施落实。生产协调会生产方面的协调事项。生产部经理生产协调内人员采购、销售、仓库、技术、设备、品质、产品等人员不定期，按需要而定生产部经理1、协调事项提出2、意见征求3、解决协调事项部门会议讨论部门内部工作问题各部门经理、主管部门全体人员各部门员工由部门确定频次和时间部门经理、主管1、部门各岗位工作、计划完成情况汇报；2、任务安排与调整；3、问题汇报与处理；4、工作改进措施。第二条会议通知1、对所有会议均按《会议一览表》规定的时间进行，未明确时间的会议或者临时组织的会议根据会议内容由组织部门负责通知相关人员。2、对明确了时间的会议如出现时间调整，由会议组织部门通知各参会部门（人员），并说明原因。3、会议通知需明确会议时间、地点、内容和参会人员等。4、公司会议和专题会议召开时，主持部门应将会议记录会后报行政人事部备案存档。5、部门会议原则上由部门经理组织并落实，会议记录由部门保管。第三条会议纪律1、会议组织部门负责会议纪律的维护，准备签到表，组织参会人员签到。2、参会人员提前5分钟到达会场进行签到（公司全员会议点名除外）。会议开始时，组织人收回签到表。会后，组织人在签到表上标注迟到（注明到会时间）、未到人员。3、参会人员如不能按时出席，需提前1个小时向会议组织部门请假，公司会议需提前1个工作日向行政人事部请假。未请假视同缺席按旷工处理。4、无故缺席会议罚款30元；迟到罚款10元。5、会议时间不得把玩手机、浏览手机网页和信息，并将手机调制震动，接电话应轻轻走到会场门外，如有违规罚款10元。第四条会议记录1、会议组织部门应安排专人进行会议记录，会后整理会议纪要。2、会议纪要按公司要求记录并按规定存档，会议迟到、缺勤人员名单附后。第五条处罚规定1、行政人事部负责编制每月会议纪律处罚清单报财务部进行处罚。第四章附则1、本规定由行政人事部起草并负责解释2、本制度自发文之日起施行。发：总经理、技术总监并张贴起草：罗罟审批：湖南省联众科技有限公司会议/培训签到表编号：说明：1、会议实行签到制度，不得代签、补签，否则一律按缺勤处理。2、本考勤表会议结束后由行政人事部留存，并作为绩效考核和处罚的依据。3、缺席、病假、事假、迟到、早退在备注栏里注明。会议/培训名称会议/培训时间年月日时会议/培训地点序号姓名岗位序号姓名岗位序号姓名岗位备注115292163031731418325193362034721358223692337102438112539122640132741142842湖南省联众科技有限公司会议记要表年月日编号时间月日时至月日时地点主持人记录人会议名称参加者主要议题对策措施期限负责人追踪情况（时间）