印信管理办法

印信管理办法文件编号：鹏润－总办003撰写单位：鹏润投资总裁办公室版本：第一版生效日期：2017年4月1日机密等级：□机密■一般合计页数：12正文页数：5附件个数：3制度正文目录：目录页次1、目的12、范围13、名词解释14、职责15、作业内容16、注意事项57、附件5总裁审批管理研究室审核撰写人制度名称印信管理办法文件编号鹏润—总办0031.目的：为保证公司印信使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝违法行为的发生，特制定本办法。2.范围：2.1适用范围：鹏润投资各中心、各部门、各级子公司、各门店。2.2发布范围：鹏润投资各中心、各部门、各级子公司、各门店。3.名词解释：3.1公章：刻有公司名称的印章。用于公司对外行文，办理委托书、证明、银行开户等日常公务时使用；3.2介绍信：是用来介绍联系接洽事宜的一种应用文体,具有介绍、证明的双重作用。用于办理公司公务或职员情况介绍时使用。3.3对外印章：鹏润集团总部、国美等二级公司、国美分部的公司公章、人力资源部章、财务（结算）专用章、合同专用章、法人人名章，以及国美门店公章。3.4内部专用章包括：经各级公司领导审批刻制的各中心、各部门、国美各门店印章及业务流程章等，仅限内部使用。3.5印信：本规定中的印信范畴指对外印章、内部专用章、介绍信、证明信等。4.职责4.1总部总裁办负责公司印信刻制、保管、使用的审核和管理。4.2各分部总经办负责本分部印信的保管、使用和管理。4.3各级单位相应的授权人有印信使用的审批权。5.作业内容：5.1印章刻制5.1.1印章刻制的规定A、对外印章：由使用单位上报刻制申请后，报各级总办审核并逐级报至总部总裁办主任审批后，方可刻制。B、内部专用章：由使用单位上报刻制申请后，报各级总办主任审批即可刻制。生效日期2017年4月1日页次1/5附件数3制度名称印信管理办法文件编号鹏润－总办003C、刻制：经总裁（经）办主任审批同意的印章刻制审批单，统一报由各级总务部根据标准印模形状进行刻制。5.1.2印章形状的规定：（详见附件7.1：印章标准模型）A、对外印章：圆形、椭圆形（仅限于发票专用章）、方形（仅限于人名章）B、内部专用章：椭圆形、方形或菱形，同时刻制须有内部专用章字样5.2印章启用：印章由各级总务部刻制完毕后，通知相关部门办理印章发放手续《印章启用、交接登记卡》（详见附件7.2），以公文形式下发启用通知后，印章正式启用。A、对外印章：各类公章的印模及《印章启用、交接登记卡》同时报至总部总裁办备案。B、内部专用章：《印章启用、交接登记卡》报所属级别总办备案即可。5.3印章保管5.3.1保管部门：A、鹏润（国美）总部公章及各中心内部专用章，由总裁办指定专人进行保管；B、国美分部公章、分部所属门店公章、配送中心公章、分部各职能部门内部专用章，由分部总经办指定专人进行保管；C、国美门店及配送中心财务专用章、内部专用章、业务流程章由门店及配送中心指定专人进行保管；5.3.2印章保管权归属：（详见附件7.3）5.3.3保管要求：印章保管地点应设立安全装置，必须保存在专用铁柜或保险柜内，凡因保管不善丢失印章并造成损失的，公司将对责任人予以严厉处罚；给公司造成严重损失的予以赔偿，直至追究法律责任。5.3.4保管人如有岗位变动或调离公司时，须交清所保管的印章和用印登记簿，方准办理岗位变动或离职手续。印章交接要在第三者监督下进行，并填写印章交接单，由双方当事人及监交人签字，原则上由本部门领导监督交接。同时，总办须更新《印章启用、交接登记卡》并逐级上报至总部总裁办备案。5.3.5保管人由于各种原因不在工作岗位时，应将印章交由总裁（经）办主任或由总裁（经）办主任指定专人临时保管，以保证工作需要。5.4印章的使用5.4.1使用范围：A、公章：用于公司对外行文，办理委托书、证明、银行开户等日常公务时使用；公章用于签订合同或协议时，参照“合同专用章”管理方法执行；生效日期2017年4月1日页次2/5附件数3制度名称印信管理办法文件编号鹏润－总办003B、合同专用章：用于公司与外部机构签订合同、协议及意向书时使用；C、内部专用章：用于以各级公司、管理中心（部门）、门店、配送中心等名义印发的各类对内公文、函件上使用，严禁在对外文件上使用。5.4.2使用要求：A、所有印章一律不得外借或带出办公室。若确因工作需要外出使用者，用章人不能单独携带印章前往，需由两人同时对印章进行监管，并在用印审批单上签字，经相应级别领导批准，填写印章外出使用登记表，并限定使用的范围、时间、地点，专人保管、专人使用、按期归还；B、严禁在各类空白合同、介绍信、证明等上盖章；C、禁止任何无审批手续的盖章行为，如：对外对帐单及费用支付说明之类的用印等。5.4.3使用流程：5.4.3.1公章、合同章：A、由使用人填写《用印审批单》，按照公司授权管理规定依次经部门经理、中心（部门）总经理/总监签字，报总经理/副总经理签批后，由印信管理单位负责人审核后，由印信保管人盖章。印章管理人员不得在审核手续不完备的文本上加盖印章。如遇特殊情况，相关责任人无法签字，需在电话通知责任人认可的情况下盖章，并由责任人补签字方可；B、所有合同和协议超过一页的文件应加盖骑缝章，对合同内容有修改的地方应盖章确认；C、各单位要建立印章使用审批登记簿，详细载明印章使用时间、使用单位、文件内容、合同性质、对方单位名称、加盖份数、审批人、经手人等内容；D、公章保管人只有印章加盖权，没有审批权。印章使用审批人只有审批权，没有使用权；E、公章保管人在加盖印章时，要严格审查有关文件、合同、资料是否与审批内容相符；F、涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经法律顾问审核签字；G、存档方法：印信管理人员及印章使用部门均应将加盖印章文本的复印件备存一份，并连同《用印审批单》一并归档，以月为单位按照时间顺序将用印记录存档。公司内部盖章公文原件由文件管理人员存档，印章管理人员处可不存档；生效日期2017年4月1日页次3/5附件数3制度名称印信管理办法文件编号鹏润－总办003H、财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章（仅限于财务结算专用章、银行预留人名章）无须经上述程序。（按财务相关制度执行）5.4.3.2内部专用章：A、以各级公司名义印发的各类内部公文、公函必须经公司总经理或副总经理同意后方可加盖；B、以各中心（职能部门/门店）名义的印发各类公文、公函加盖印章前必须报各中心（职能部门/门店）第一负责人审查同意后方可使用；C、各级公司总经理或中心（职能部门/门店）总经理/总监/第一负责人可根据工作需要对相关人员授权，使其在专业领域内具有使用内部印章的权力，授权要有书面授权书，并明确期限和使用范围，而且要经各级公司总经理签字确认；经授权后，各公司总经理或中心（职能部门/门店）总经理/总监/第一负责人仍作为印章使用审批权的第一责任人，对授权期间出现问题负主要责任，被授权人为第二责任人，负次要责任；D、内部专用章严禁在对外文件上使用，如发生此类使用事件，将追究相关人员责任，如给公司造成损失，视情节公司保留追究其法律责任的权力。5.5印章销毁5.5.1对外印章：由使用单位上报销毁申请及原因后，报各级总办审核并逐级报至总部总裁办审批后，以公文形式下发销毁通知，各级总办安排由两人同时进行销毁。5.5.2内部专用章：由使用单位上报销毁申请及原因后，报各级总经理审批后，各级总办安排由两人同时进行销毁。5.6介绍信的管理5.6.1要求：5.6.1.1本着”实事求是”的原则，严格按照实际情况填写有关内容。5.6.1.2保证介绍信的内容与存根联的一致性。5.6.1.3不得在空白的介绍信上加盖公章。5.6.1.4在每年的三月份以前将上一年的介绍信存根和剩余介绍信归档，一本介绍信不得跨年度使用。5.6.2印信的盘点：要求各级公司每月25日对本公司的所有证照及印信进行盘点，盘点人员为印信管理人员同一名审计（或指定）人员，盘点要求两人共同进行盘点，并签字确认。盘点结果要求于每月26日12：00前上报鹏润投资总裁办公室。生效日期2017年4月1日页次4/5附件数3制度名称印信管理办法文件编号鹏润－总办0035.7对违反本办法的处罚违反本管理办法，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以严厉处罚，造成严重损失或情节严重的，将移送有关机关处理。6.注意事项：无7.附件7.1《国美分部印章标准模型》7.2《印章管理登记卡》7.3《各级公司常规印章清单》生效日期2017年4月1日页次5/5附件数3附件7.1国美分部印章标准模型分部门店配送中心分部门店配送中心财务结算章合同专用章节发票专用章*****************11内部专用章**部内部专用章内部专用章财务结算章财务结算章发票专用章*****************11进货审批章价格文件审批章之*印***国美电器有限公司配送中心收货专用章电子商务内部专用章**国美电器有限公司配送中心*货专用章**国美电器有限公司网上购物货款收讫章转帐收讫附件7.2印章管理登记卡编号：**国美分部/门店/配送中心***印章名称印章性质：□对外□对内□对外对内均可印章保管部门：印章启用日期：年月日印章封存/销毁日期：年月日预留印模用印审批人：***被授权审批人：***期限：预留印模做为用印审批人，我保证，严格按公司《印章管理办法》规定流程认真履行用印审批职责签名：预留审批人签字字样：做为被授权用印审批人，我保证，严格按公司《印章管理办法》规定流程认真履行用印审批职责签名：预留被授权审批人签字字样：交接记录交接日期交接人：***接收人：***监交人：***年月日签字：签字：签字：交接日期交接人：***接收人：***监交人：***年月日签字：签字：签字：交接日期交接人：***接收人：***监交人：***年月日签字：签字：签字：印章保管人员保证：做为印章保管及使用人员，我保证在职期间严格按公司《印章管理办法》规定履行本岗职责。印章保管人承诺签名：备注：