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1贺州市合源粉体开发有限责任公司行政规范化管理行政办公室2018年09月13日2目录第一章人事行政部组织结构与责权一、人事行政部组织结构图二、人事行政部职责三、人事行政部权力第二章办公事务管理一、办公用品订购审批单二、办公用品台账三、报废物品清单四、办公用品领用表五、办公设备登记表六、办公文件会签单1．文件会签单七、印章使用登记表１．印章使用审批表２．印章使用登记表八、文书档案借阅审批表九、办公用品管理流程1．办公用品购买流程２．办公用品领用流程十、办公设备购买流程１．办公设备购买审批流程２．办公设备询价流程３．办公设备比价流程４．办公设备采购流程十一、文书档案管理流程１．发文管理流程2．收文管理流程3．档案归档流程34．档案借阅归还流程5．档案销毁流程十二、公司印章管理流程1．使用流程十三、公司证照管理流程第四章人事管理三、费用报销标准四、员工考勤登记表五、年度考勤汇总表六、员工请假申请单七、员工加班申请表八、员工出差申请表十、公司会议记录表1．公司会议记录表一2．公司会议记录表二十一、提案管理记录表十二、员工提案评定表十三、员工奖惩记录表十四、员工违纪处理表十五、会议管理流程十六、出差管理流程十七、提案管理流程第五章安全保密管理一、值班登记日志表二、保安执勤日志表三、外出员工登记表四、来宾出入登记表五、防火设施检查表六、安全事故报告书4七、突发事故报告表八、事故统计汇总表九、人员出入管理流程十、消防安全管理流程十一、安全检查管理流程十二、突发事件处理流程第六章车辆管理一、车辆登记表1、车辆登记列表2、车辆登记表二、车辆检查表1．车辆检查日志2．车辆检点表三、车辆请修表四、保养记录表五、车辆加油表六、用车申请表七、车辆事故单1．车辆事故现场记录单2．车辆事故报告单八、车辆使用日志表九、车辆费用月度统计表十、事故处理流程十一、车辆管理流程1．车辆使用流程2．车辆加油管理流程3．车辆安全管理流程十二、肇事处理流程图十三、车辆费用额度控制程序图5第七章后勤管理三、宿舍管理职责四、食堂管理职责五、保洁管理职责六、绿化管理职责七、食堂卫生检查表八、住宿人员管理表1．住宿申请表2．住宿人员资料卡3．宿舍分配申请表4．住宿登记表5．宿舍检查登记表6．宿舍物品借用卡九、清洁卫生管理表1．卫生区域划计划表2．清洁工作安排表3．卫生状况检查表4．清洁卫生评分表十、员工宿舍管理流程1．宿舍管理方案制定流程2．员工入住宿舍管理流程十一、员工食堂管理流程十二、清洁卫生管理流程十三、企业绿化管理流程第八章公关事务管理一、商务接待安排表二、公务接待审批表三、危机预警处理表四、危机记录分析表6五、重要接待流程六、危机处理流程七、媒体宣传流程八、接待规格表九、例外事项工作安排表7第一章人事行政部组织结构与责权8一、人事行政部组织结构图二、人事行政部职责行政经理行政主管安全保密人事行政文案管理后勤管理宿管管理食堂管理保洁管理绿化暂无前台接待接待车辆公文管理证件管理安全监察规章制定薪资福利会议管理企业文化活动策划人事档案综合文秘9三、人事行政部权力职责1根据公司总体战略规划，对公司内部管理有建议权职责3依照制度，按规定程序，实施对其他部门处罚的建议权职责4依照制度，对公司员工违反行政制度的处罚建议权职责5依照制度，对公司行政资源（包括车辆、办公设备等）合理调动的权力职责6部门内部员工聘任、解聘的建议权职责2依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力职责1根据领导意图和公司发展战略，负责起草重要文稿协助公司的规划研究职责3公司会议组织、记录及记录归档工作职责4员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作职责5负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作职责6负责公司日常安全保卫及消防管理工作职责7负责公司车辆调动管理工作职责8负责公司后勤管理工作职责9负责公司对外宣传、公关工作职责10组织危机管理委员会，制定危机处理预案职责11完成公司高层临时交办的工作职责2负责全公司资料、信息管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作10第二章办公事务管理11一、办公用品订购审批单部门使用人填表时间序号物品名称规格数量单位特殊要求需求时间订购原因：公司领导审批意见：行政部门审批意见：签字：年月日二、办公用品台账贺州市合源粉体开发责任有限公司物资调拨台账日期：8MM笔记本小便签本年邓禄普笔记本1100子弹型耳塞大卷透明胶小信封档案袋大信封档案盒透明文件夹请假条加班申请表办公用品领用期初数253671140031904750050141001001009月9日1领取119月10日2领取9月11日3领取32出库数量00101000003209月9日1入库129月11日2入库合计0000000000000结余253671040021904750050149798100三、报废物品清单物品编号物品名称数量单价出厂时间使用时间报废类型报废原因以上物品本部门申请报废处理意见：部门主管（签字）公司领导签名：四、办公用品领用表领用部门：办公用品名称数量领用人日期发料人：五、办公设备登记表年月日设备名称编号厂名或品牌出厂时间购买时间使用年限规格颜色附属设备价格存放地点环境要求13主要用途简介：管理部门负责人使用部门责任人六、办公文书会签单1．文件会签单发文单位发文文号发文日期年月日时限普通件急件特急件密级普通秘密机密绝密标题会签顺序单位收文时间发文时间会签人（签字）1月日时月日时2月日时月日时3月日时月日时备注注：会签文件附在会签单后。七、印章使用登记表1、印章使用审批表编号用章部门盖章时间公章类别盖章次数文件发文号文件名称备注：用章人（签章）批准人（签章）14２．印章使用登记表盖章时间文件名称发文号公章类别盖章次数使用人批准人备注八、文书档案借阅审批表编号文书档案名称密级起草人起草部门起草日期归档日期借阅原因：借阅人（签字）：年月日综合管理部意见：主管（签字）：年月日批准人意见：批准人（签字）：年月日九、办公用品管理流程１．办公用品购买流程15２．办公用品领用流程①确定购买计划②挑选物品验收物品购货发票③提货办公用品入库开始结束供应商人事行政部②审核③审核④按清单发放否是开始①填写领用单否是⑤信息存档结束相关部门人事行政部16十、办公设备购买流程１．办公设备购买审批流程相关部门人事行政部公司领导采购人员②审核⒊⑹核②④审核③审核采购程序是否开始①购买申请单结束17２．办公设备询价流程否是①搜寻价格信息②整理成价格报告可行③办公用品比价流程人事行政部开始结束公司领导18３．办公设备比价流程否①筛选供货商②分别与商家洽谈确定候选商家③办公用品采购流程审核是开始结束人事行政部公司领导19４．办公设备采购流程否采购人事行政部相关部门公司领导收集价格资料编写询价报告①审批②审批洽谈价格购买设备办理入库领用设备③审批是开始结束是资料存档20十一、文书档案管理流程１．发文管理流程2．收文管理流程相关部门人事行政部有关部门公司领导是草拟文本开始结束①审核②审核③会签否会签④审核寄发公文校稿、更正复印、盖章正式公文否否213．档案归档流程③回复④具体办理行政主管①领导阅否传阅②传阅否核定文件领导审阅公司领导人事行政部相关部门是否是否开始外部文件外部单位结束资料存档22①准备资料是否合格②资料汇总分类归档上架③重新整理相关部门人事行政部是否搜集资料开始结束234．档案借阅归还流程否按相关规定处理归还后检查是否损坏公司领导人事行政部相关部门①审核②审核③审核机密否办理手续档案使用否否是是是开始结束借阅申请单否是否办理注销245．档案销毁流程是否①提出销毁档案申请②审批④销毁开始③审批结束相关部门人事行政部公司领导信息存档25十二、公司印章管理流程1．印章使用流程相关部门人事行政部公司领导①审核②公司章③审核⑤审核④请示否加盖印章用印登记加盖部门章用印登记否是用章申请开始结束否是否否是否是资料归档资料归档26十三、公司证照管理流程移交人人事行政部使用部门开始①移交登记、保管②申请使用④使用流程③是否需要年检归还年检结束否是27第四章人事管理28一、费用报销标准单位：元职别费用标准总经理副总经理各部门经理及主管一般员工交通费实报实报软卧实报或者飞机票价的×%硬卧实报每日住宿费实报实报1．经济特区××元以内2．一般地区××元以内1．经济特区××元以内2．一般地区××元以内每日餐费早餐实报实报1．经济特区××元以内2．一般地区××元以内1．经济特区××元以内2．一般地区××元以内午餐、晚餐实报实报1．经济特区××元以内2．一般地区××元以内1．经济特区××元以内2．一般地区××元以内每日杂费实报实报××元以内××元以内业务必要的开支实报实报实报实报二、员工考勤登记表填表日期：姓名所属部门月日月日月日月日月日星期一星期二星期三星期四星期五上班时间下班时间上班时间下班时间上班时间下班时间上班时间下班时间上班时间下班时间29三、年度考勤汇总表姓名所属部门出勤天数应出勤天数请假（天数）迟到、早退备注事假病假婚假产假其他迟到累计时间早退累计时间四、员工请假申请单姓名所属部门填表日期请假类别□事假□病假□婚假□产假□丧假□其他（请注明）请假事由请假时间年月日～年月日部门意见人力资源部意见总经理意见30五、员工加班申请表姓名所属部门填表日期加班时段□工作日加班□周末假日加班□法定节日加班预定加班时间年月日时分～年月日时分加班事由加班工作内容加班地点部门审批人力资源部审批总经理审批六、员工出差申请表姓名所属部门职务出差事由出差时间出差地点出差期间工作安排出差办理事项简述出差费用预算列明细部门意见31人力资源部意见总经理意见七、公司会议记录表1．公司会议记录表一时间地点主持人填写日期会议名称会议组织部门会议内容概要参会人员缺席人员会议发言记录会议成果记录人2．公司会议记录表二会议名称会议召开时间地点会议主持人会议记录人参会人员缺席人员人员统计1．应到××人、实到××人2．缺席人员情况说明会议内容1．公司相关信息通知2．工作总结与评估32部门主要内容发言人3．会议讨论或决议的事项（1）讨论的内容（2）决策的事项会议形成的决议八、提案管理记录表提案编号提案人所属部门提案类别□技术工艺□设备□行政人事□其他（请注明）提案事项审核结果□试用□可以考虑□不佳实施结果奖励情况九、员工提案评定表提案人所属部门提案日期评定日期33提案名称及内容概要提案评定评定标准评审意见评分经济效益应用范围成本收益分析其他审核小组综合意见总经理意见十、员工奖惩记录表姓名所属部门奖惩事项描述奖励惩处表扬奖金记功其他警告罚款记过其他十一、员工违纪处理表姓名所在岗位所属部门入职时间主要违纪事实34所在部门意见及处理办法部门领导签字：日期：年月日人力资源部门意见部门领导签字：日期：年月日相关领导意见部门领导签字：日期：年月日35十二、会议管理流程开始与会各单位召开会议部门人事行政部提出会议召开申请结束①会议准备会议通知接受接受邀请②会议服务按时参会按时参会形成会议决议和文件③会后管理36十三、出差管理流程编制出差管理制度审批执行①填写员工出差单办理手续出差②提供相关报销凭证检查核对签字批准③付款收款备案④填写出差报告书签字检查④办理手续检查存档结束开始人事行政部公司领导财务部出差人员所在部门出差人员工作交接审批审批审批审批审批37十四、提案管理流程各职能部门人事行政部制定提案管理制度①员工提案信息收集提供信息②提案汇总、审核审核提案实施奖励提案人提案实施效果评估结束开始监督执行公司高层38第五章安全保密管理一、值班登记日志表部门职称姓名时间巡查时间检查及处理事项39加班部门人数工作内容时间电话访客货物进出收发备注40二、保安执勤日志表年月日厂长人事行政部保安次数1234567报告事项责任签名巡逻内勤巡逻内勤巡逻内勤巡逻内勤巡逻内勤巡逻内勤巡逻内勤打卡时间安全联络12345异常报告41三、外出员工登记表年月日所属部门姓名入厂时间出厂时间事由备注登记者四、安全状况检查表检验项目待改善项目其他备注复检1．消防□无法使用□道路阻塞2．灭火道□失效□走道阻塞□缺少3．走道□阻塞