幹部訓練教材如何做好組織中的溝通協調講師:仁寶電子科技﹝中國﹞有限公司一、前言1.溝通Communication與協調Coordination,都是管理機能(功能)之一,根據密西根大學的專案調查結果,發現一個主管,在一天的活動中,大約有三個小時的時間,是用在溝通與協調的工作上,幾乎佔了辦公時間的三分之一強。由此可見,溝通協調在人類日常工作與生活中,佔了多麼重要的地位。2.溝通、協調與意見交流之關係:溝通是意見交流的目的,意見交流是溝通的手段,兩者是一體兩面的事,協調則是平衡工作的方法,是促使分工與合作的方法,但溝通在求觀念上一致,協調則在求行動的一致,三者的關係至為密切,都是組織為了確保意志與行動統一,促進分工合作的整體活動。二、內部溝通的意義對於溝通的含義,有以下兩方面的界說:1.是個人產生邏輯的認知,經由聲音、姿態、表情、文字傳達給對方的意思表示。2.是將個人的思想觀念,傳達給對方的行為。綜上所述,所謂溝通,是組織中的一員,將個人的思想和觀念,經由語言、文字或其他符號,以傳達給對方,以期獲得共鳴與共識的行為。因此,除非一個人是單獨的生活或工作,要不然,祇要是群體的組織,內部溝通,實在佔有極重要的地位,而有效的溝通對任務的達成,影響至鉅。三、內部溝通運用的方式溝通既是一種意思表達,因之,雙方必須要將心中的觀念和想法,透過語言、文字或其他符號,傳送出去,而這些符號都是一種訊號,這些訊號必須要能為對方了解者,所以,溝通的方式,最常見的不外語言與文字,也就是用嘴講話,用筆寫字兩種方式,但何時用嘴,何時用筆,這必須要根據時機、對象和需要傳達內容,參照兩者之利弊來決定,才能達到溝通的目的。1.語言溝通方式的運用:語言是直接傳達意思的方式,這種方式又迅速又直接,但運用的原則要根據其利弊來衡量。(1)口語溝通之利:a.所費時間較少,不需要推敲。b.可以配合身體語言表達補充解釋。c.可使欠缺閱讀文字能力的人同樣獲得了解。d.對方不明白,立即可以得到解釋,迅速確實。e.面對面直接傳達,有親切感、有人情味。f.直接傳送溝通快速。(2)口語溝通之弊:a.對財務、效率等數據及公式、程式等訊息,無法傳達。b.訊息容易在連續傳達中被曲解。c.語言無法長期保留,必須以文字作成記錄。d.難以確定事實之責任。(3)語言溝通方式:在運用上包括:面談、會議、打電話、廣播等,最直接的方式是面談、會議,其他均要藉工具傳播,因此,也要注意工具運用的技巧,否則會減低效率。2.文字溝通方式的運用:文字溝通就是書面溝通,凡是書面溝通,其文字應用的技巧,與個人的文字基礎好壞有密切的關係。俗話說:「文章有好壞,一字值千金。」用錯了字,使內容一謬千里,大異其趣;用對了字,文章生色不少,令人擊節驚嘆!所以,文字溝通也是一種間接溝通,無論修辭、用字、用詞對文章的內容都有關係,有時,無法用語言溝通,必須使用書面溝通,才能發生更佳的效果,因而文字或書面溝通,在運用上有其不可抹滅的價值。(1)文字書面溝通之利:a.可防止多層傳送引起之曲解。b.可為日後參考查記作記錄。c.對於複雜的資料程式,有助於學習記憶。d.使多數人同時得到溝通。e.較為正式,也具有權威性。(2)文字書面溝通之弊:a.無適當閱讀能力之人,不易發生作用。b.用字措辭必須慎重,浪費時間。c.雖較正式,但雙向溝通腳較慢而往返費時。(3)文字溝通方式,包括報導、手冊、公文、函件、備忘錄、各種報表、調查表等,要注意文字、修辭、倫理關係,習慣用語等,不能有所錯誤,否則會貽笑大方,失去溝通效用。四、內部溝通型態及種類1.溝通型態上:(1)上行溝通(2)下行溝通(3)平行溝通2.在溝通種類上:(1)正式溝通:正式溝通是循正式組織系統,按組織目標的運作,而以計到進行的程度逐次按「溝通型態」的需要性,作訊息的傳達,因之,溝通的路線是循組織層級職權系統進行。(2)非正式溝通:由於組織中因工作人員之間,有非正式的接觸,於是在自然形成的一種心理認同的結合下,無形中形成一種「小組織」,這種非正式的組織形成的溝通系統,不一定均與組織工作有關,但每每對工作深具影響力,很多非正式溝通的事例,往往會涉及群體工作,但所傳播的信息未必正確,祇是滿足個人的動機,如果,能善加利用,會收到意外的效果,增加組織力量,甚至可藉以促進目標的達成,但如運用不當,他卻是語言傳播中心,阻礙工作的進行,因之,應該特別重視。五、內部溝通的障礙1.心理的障礙意思是心理狀態的具體表現,心理上的主觀見解,就是主觀成見,成見常會抹煞客觀的事實,造成個人行為的固執、敏感、衝動、偏見、猜疑等情事發生,使溝通產生阻礙與挫折,因此,為了去除這些主觀成見的心理影響,在溝通前應保持身心的平衡,自我糾正內心的矛盾和不安,如果,經常有這種現象,應該從變化氣質上著手。2.地位形成的障礙:主管與屬下接觸的機會太少,容易造成個人的孤立現象,屬下對於上司因地位上的權威,有一種恐懼的情緒,如果,主管的態度較為嚴肅,這種因為地位上的隔閡,更為加深且鉅,而屬下居於職業上安全的顧慮,遇事就會守口如瓶,內部溝通就很難於展開了。3.語意上的障礙:語意上的障礙可分為兩方面來說:第一是語言,每一個國家語言不同,每一個地區方言不同,因此,對方不了解的語言和方言,就極易造成溝通的障礙。第二是語言的意思,因為語言中有很多代表抽象的觀念,則因領悟的能力不同而會發生偏差,甚至曲解原意,有時傳送者與接受者雙方思路不同,接受者沒有弄清楚,常會以推論代替觀察,以猜想代替認識,為此也會扭曲事實。4.字義上的障礙:由於技術的專門化,各種專門用語也愈來愈多,同時,很多用字字義有不同解釋,一句好話,有時因感受的不同,反而誤解了他的含義,如果表達者不作詳細的注解,也會使接受者莫名其妙。在溝通上就會失去效果。中國文字雖然有獨立的含義,但連接成一句話意思就不同了。5.路線上的障礙:層層節制的組織系統,其溝通的程序,應該按組織體系進行溝通,但逐級反應或呈報,經歷多人的傳遞,不僅耽誤時效,且意思表達也會有所差異,如何將溝通路線縮短,是組織研究的課題,有時正式的溝通反而會減低效率,在這種情形之下,非正式的溝通,就要適切的運用,才會擴大效果,補足路線上的缺點。六、克服障礙的方法1.克服心理的障礙方面:(1)溝通前不要有成見,先建立正確的觀念。(2)溝通前不要有主觀意識,先澄清自己的想法。(3)時時警惕自己,自我培養,自我啟發。2.克服地位障礙方面:(1)常常接近部屬、親近同事、尊敬對方。(2)耐心聽取對方意見。(3)實施參與管理,使意見有效溝通。3.克服語意與文字障礙方面:(1)練習說話技巧。(2)少用專業性術語。(3)少用生澀難懂的文字詞句。(4)少用模稜兩可詞句。(5)「四S」公式之應用。a.簡潔Shortnessb.單純Simplicityc.有力Strengthd.真實Sineerity4.克服路線障礙方面:(1)檢討並減少組織層次。(2)以非正式溝通來減少路線的差距。(3)實施工作簡化,檢討工作程序。(4)建立健全簡潔的溝通路線。七、如何建立有效的內部溝通方法1.溝通模式:(1)內部溝通體系:組織外上層主管外注:A:管理系統線部部B:下行溝通線機BAC機C:上行溝通線構構D:平行溝通線D中層主管DBAC基層員工(2)意見溝通模式:意傳傳接了念播選送受解形媒擇意意與成體見見行動2.溝通媒體(工具)之應用:(1)電話:a.先報告自己(公司):問安。b.聆聽對方敘述、回應。c.記錄並重覆要點:謝謝再見。(2)公文書:a.種類:分令、函、呈、咨、通告或公告、申請書。b.區分:上行文:呈讀或報告、申請等。下行文:令或訓令。平行文:咨、函、通告、公告。c.格式:公文書有一定的格式及表格,必須按照格式及表格應用,舊式的格式繁文縟節,現代已較為簡化,目前通用的內容,除表格有一定的格式外,內容大多分三段:第一主旨、第二說明、第三辦法。d.標點符號之應用,應慎重。(3)信函:信函是私文書,特別注意上下款的稱謂,稍有疏忽,就會失禮,因此,無論公私文書(件),都是以禮字為標準,用錯了稱謂或詞句,不但貽笑大方,甚至開罪對方,會引起溝通的反效果。(4)意見箱的設置:意見箱是獲得溝通工具的方法之一,這種方法屬於個別搜集,有很多人怕直接面談,改用意見投入意見箱的方式,可避免壓力感,個別搜集,綜合處理,有時在時間上會感到緩慢,最佳的方法是開意見箱時間要勤,處理要快,才會引起大家對意見箱的權威性。3.語言表達的技巧:(1)對語言表達模式的認識:R=f(s)語言之目的,在溝通思想、其成效取決於聽眾的反應。(2)有效的要件:A.五要:a.要有正確的立場b.要有充分的理由c.要有適切的姿態d.要有和悅的聲音e.要配合表情與動作B.五不:a.不說廢話b.不說人閒話c.不說大話(誇張吹牛)d.不說髒話e.不說氣話(3)表達技巧A.瞭解環境認識對象。B.熟悉字句組成結構的邏輯性:a.一句話的邏輯。b.一段話的結構。C.引起注意力。D.審慎用字與措辭。a.見面語。b.稱呼語。c.讚美語。E.談對方感興趣的事情。F.運用幽默感。G.運用對比分析讓對方建立「是非」觀念。H.面帶笑容。I.應使對方感到「是」,不應感到「否」。J.用激勵方法去改變對方態度。K.「蓋」的奇蹟。L.用表演手法去賺取讚同。(4)面談的要訣:面談的類型大多可分為:洽商面談、詢問面談、晉級面談、求職面談、問題面談、說服面談等多種,但面談之前及面談時之要訣,茲說明為次:A.面談前之準備:a.確定目的。b.準備面談內容及結構。c.培養面談氣氛。B.面談要領a.選擇面談之時間與地點。b.見面時給對方良好的意見。c.先了解對方的背景及資料。d.應設法要對方多講話。e.直接談論時,要把握主題。f.態度親切和顏悅色。g.記錄面談所得到的資料及事實。h.正確的記錄及意見應立即處理。(5)會議要領:會議是溝通與協調最佳方法,但要開好會議最少要有三個基本條件:第一是事先準備,除了時間、地點、參加人數,要事先妥善安排以外,其他資料的準備,會議程序都應準備周到;第二是會議主持人,在整個會議的掌握、時間的控制、重點的宣示,與會議是否開得有效,關係至為密切;第三是問題必須獲得解決,開會的目的就是溝通意見解決問題,很多會議開不好,就是沒有解決問題,反而浪費時間,茲就會議溝通的要領,說明為次:A.提出報告時:a.要開門見山。b.要抓緊主題。c.要提綱挈領。d.要簡明扼要。e.要趣味生動。B.在討論問題時:a.對不同的見解,要設法統一意見。b.對困難問題,要提出姊決辦法。c.分析問題時,要說出具體結論。d.解決問題時,要提出解決方案。C.在舉行檢討時:a.對事不對人,不作無謂爭辯。b.立場要堅定,態度要明朗。c.說話要誠懇,用心要良善。d.語氣要溫和,資料要充實。e.不能模稜兩可,似是而非。(6)建立申訴制度及有效處理申訴案件:A.申訴的意義:申訴是員工對組織工作的任何事情所感到的真實性的不公平,所發出的意見及申訴。B.申訴制度建立的好處:a.能使員工心中的事情公開出來,使管理者即時知道並研究改善對策。b.藉由申訴制度,可使管理者即時防止問題及堵塞類似問題的再發生。c.可使員工得到情緒上的發洩,以抑制不平感,以免惡化。d.藉由申訴,可改進政策及制度的不健全,使組織規模更完美。C.處理申訴的程序:a.申訴方式分為口頭申訴與文件(表格)申訴兩種。b.獲得各項資料後,立即調查與鑑定其事實的真實性,屬於團體性的要分別或集中協調,屬於私人性應個別處理,為屬於牢騷性,應設法說服。c.應誠意接受申訴,要有接受的雅量,認為不滿是對的。d.每一申訴案件,必須查明原因和影響。e.每一申訴均應有處理方案及改善辦法,並列入管制追蹤。f.處理結果應告訴申訴人,並作改進之擬案。八、結論