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CommunicationSkillAgenda※溝通時會遇到的問題※如何解決※如何避免※如何清楚的表達※溝通方式與實用技巧※溝通時應注意的事項溝通時會遇到的問題1.無法清楚表達自己的想法‧言語或文字表達不夠清楚，造成雙方誤解溝通的目的2.雙方認知不同‧對同一件事情輕重緩急看法不同,想解決的方向不同：A覺得很急,但B卻覺得晚點處理就好..…3.找錯人溝通或解決問題4.對方不買帳如何解決1.用“E-MAIL”說明想法,再透過“電話”確定對方是否了解自己的想法。或是直接“召開會議”召集相關單位同仁一起面對面討論問題2.提出需求時即清楚的highlight重點(ex:產品內容、需求日期、數量、料號、客戶要求事項、急迫性等等)3.確認“可以處理”或是“要負責解決”這件事的keymanor部門contactwindow是誰？→可以請教部門內資深同仁或請教對方部門主管指派由誰處理4.請你的mentor或是部門內與其熟識的同仁先跟對方打聲招呼，請對方關照一下你5.callhighandcopytohisboss(最後手段)1.在溝通時的“態度”上A：多聽多問、集思廣議，用“請教”的方式,並適時的提出自己的想法,徵得對方的認同→(每個人都有自己專業的know-how,不喜歡被人challenge)B：理直氣“平”，態度平和，讓“證據”與“數字”說話(達到目地的同時也要給對方留台階下；對事不對人)2.在溝通的“心態“上A：在溝通時一定要確認自己的“底線”與“目的”在哪，並以teamwork的態度“共同”處理問題。B：站在對方的立場思考，什麼是他“最傷腦筋”與“最concern”的問題，進而找到雙方都可以接受的solution，利己利人切記！我們是要跟對方“溝通”，不是“吵架”我們是要解決問題，不是樹立敵人如何避免如何“清楚”的表達‧條列式‧highlight重點‧數據化,‧留mail當證據‧化繁為簡‧廢話少說,長話短說,要話先說‧壞話好說,狠話柔說,重話輕說‧急話緩說,明話暗說,客話主說溝通方式及實用技巧‧E-Mailcommunication‧Telephonecommunication‧FacetofacecommunicationE-mailcommunication＊如何選擇收件者–收件者與副本的差異–密件的使用好處/壞處–減少垃圾信/刪除不必要的收件者(不要replytoall,尤其是vendors/客戶)＊Title–簡明易懂/要有吸引力–容易事後tracking＊內文–避免冗長不相關資訊–盡量分段分點,high-light重點–中/英文mail的使用時間點(對國外業務/工廠/RD)–刪除mail歷史資料,避免不必要資料外漏‧附檔大小不可超過3M‧重要的mail應進行備份或是歸檔Telephonecommunication1.使用情境–處理緊急–催促–不易或不能透過信件溝通(複雜事件,Confidential)–對老闆報告2.三方通話之使用3.工作時間內接電話是義務,不要讓他人找不到你Facetofacecommunication見面三分情(某些部門或人需要經由面對面溝通才會回應ex:工廠、資材部份同仁…)需跨部門合作的時候當你發現同個主題mail已經滿天飛的時候開會的原則1.專心2.開會前先將要討論的“項目”先逐一列好3.只討論“公眾事務”,若只與1/2人有關之事請私下討論4.達到資訊有效的傳達；請在會後逐一列出meetingminutes&Actionitems&owner&duedatethenfollowup私底下的一對一溝通了解各部門的分工,找到對的人做事PM,Sales,SA,MKT,資材,工廠,RD,Shippingetc…Kick-offmeeting將schedule/target/各部門工作與需提供之資源/應注意事項等，完全釐清細節與責任歸屬案例討論面對永遠不回email、不接電話的人，你該怎麼辦？(forS.A)面對不按照約定時間完成工作的人，你該怎麼辦?(forPM)面對內部bug討論,如果被forward給客戶，你該怎麼辦?(forSales)溝通時應該注意的事項提供簡單、明確、防呆的執行方法與步驟(客氣的請對方覆誦一次以確認無誤)Doubleconfirm&summarize會議結果&指定各actionitem負責人留Mail&電話定期且不斷的跟催‧中文mail‧各單位派駐幹部是你的救星‧有禮貌、口氣態度和善(避免對方產生階級差別意識)‧不要聊敏感話題(收入、政治)‧不要問他們該怎麼做?而是直接告訴他們要做什麼事TheEnd!