管理沟通之面谈

※面谈目标和准备※面谈过程※常见的几种面谈※面谈技巧管理沟通之面谈面谈巧妙地考察应试者各方面的能力：一是结构性思维能力；二是看你的创新能力。当然，在考察过程中，也许更重要的是考察你的沟通能力，下面通过一次模拟面谈来让大家在实践中感受面谈。1.面谈目标●传递信息—任命、绩效评估●寻求观念和行为改变—劝导、训导、绩效评估●作出决策—招聘面试●解决问题—绩效评估、纠正●探求新信息—民意则言、调查研究、咨询无论总的目标如何，大多数面谈都与信息交流有关。这里“信息”不仅指事实、资料或数字，还包括个人的感受、判断、意见和观察结果。因此，可以将面谈信息分为两大类：客观信息和主观信息。描述性信息要求对方提供看到过或经历过的某些事的信息验证性信息要求面谈对象为其所掌握的信息做出说明行为性信息由面谈对象解释其从前、现在和将来的行为客观信息主观性信息揭示态度、性格、抱负和动机等较主观的信息情感性信息揭示出个体状况，如身体或情感状况价值观信息传达了回答者非常珍视的长期形成的信息系统主观信息2.面谈的准备成功的面谈取决于沟通双方的认真计划和准备,那些没有经过充分准备、目的不明的面谈，往往不能达到预期的目的。尽管由于面谈内容多样性使得无法作周详的准备，但沟通双方仍然可以从目的、听众、实践、地点、大致内容和方式上作准备，也就是针对面谈的总体框架作准备。明确面谈的目的你究竟希望实现什么?你需要寻求还是传递信息？是什么样的信息?该面谈寻求观念或行为改变吗？需要解决的问题的性质是什么?若无法说服对方,有无满意退路?2.1面谈的目的2.2面谈的对象他对你面谈的可能反应是什么？他的个人情况和家庭情况如何？他对你是否心存偏见？他与你是上下级关系,还是平级关系?他的职位如何?他参与面谈的能力如何？2.3面谈的时间和地点面谈在一天的什么时间进行?面谈前是否给予自己和对方足够的准备时间?面谈前后可能发生的事情是什么?面谈时在办公室还是在健身房进行?面谈的场所是否会受干扰?你需要考虑面谈的大致内容：–面谈的主题是什么?–向对方介绍事情的全貌,还是只需略作提示？–是否需要通报最新情况？–需要提问的问题有哪些?–对方可能提及的问题有哪些?–你对面谈内容的控制程度如何?2.4面谈的内容2.5面谈的方式语言表达方式语言表达方式非你的穿着打扮、言行举止想给对方什么印象？你应如何注意措辞？你将营造一个什么样的面谈氛围?你对提问顺序的考虑如何?你应如何注意倾听和反馈?是以友好的方式开始,还是开门见、直奔主题？营造氛围阐明目的交流信息开始结束面谈结束–简要概述面谈对象和面谈者所面临的问题；–阐述你（面谈者）是如何发现问题的；–就某个问题征求意见或寻求帮助；–列举采用你的建议解决问题的好处；–以引人注目的事实打开话题；–提及面谈对象对某个问题提出过的看法；2.1营造氛围–不谈问题本身而谈其背景、原因；–说出派你与面谈对象见面的人的名字；–说出你代表的组织、公司或团体；–请求占用面谈对象的10分钟或半小时时间；–以提问为先导。2.1营造氛围2.2阐明目的当面谈的气氛已调和得十分轻松时，你就应该简明扼要地向面谈对象说明面谈的目的、步骤、进度安排，以及面谈者的期望等。应该指出，在面谈时一定要让双方明确面谈的目的，除非由于某些特殊目的而有意不向受试者透露这些信息。2.3交流信息1）提问控制。所谓提问控制就是针对面谈目的恰到好处地提问，也就是把握提问的数量和质量。根据面谈的提问控制程度，将面谈划分为:☆非结构化的面谈☆一般结构化的面谈☆高度结构化的面谈☆高度结构化----标准化的面谈2）提问方式。提问的方式将直接影响面谈的气氛、面谈对象的感情和由此而产生的面谈结果，因此要熟悉提问的基本方法。☆封闭式提问：如“你从事财务工作已有多久？”☆是/非性提问：如“明天你能来加班吗？”(是/非)☆引导式提问：如“你不认为他工作特别忙吗？”☆开放式提问：如“这次出访欧洲您有何感受？”☆提示性提问：如“请谈谈你自己。”☆重复性提问：如“根据你的说法，你是同意的吧？”☆探究式提问：如“你认为这些原因中哪个最重要？”☆假设式提问：如“假设你迟到了，你将怎么做？”2.4结束面谈当结束面谈时，应该对面谈的内容作简要归纳。结束面谈的方式应该尽量让面谈对象感到欣慰。最后应该感谢面谈对象的合作，同时为面谈对象提供了解相关信息的机会。面谈的种类有很多，如招聘、绩效评估、劝告、训导、解聘、上岗、咨询、数据收集、发布指示等。归纳起来包括：绩效反馈面谈、招聘面试、获取信息面谈、传递信息的面谈和解决问题的面谈。下面就下面两类组织中最常见的面谈类型展开讨论。☆绩效反馈面谈☆招聘面试3.1绩效反馈面谈(1)绩效反馈面谈的准备确定面谈者收集与分析信息拟定绩效反馈面谈提纲选择面谈时间、地点并通知面谈对象(2)绩效反馈面谈的程序面谈开场白面谈对象自我评估对面谈对象进行评估交换意见深入讨论达成共识确认绩效评估结果面谈结束3.1绩效反馈面谈(3)绩效反馈面谈的原则☆认真倾听☆先肯定成绩,再指出缺点☆实事求是,客观评估☆关注员工的工作绩效☆把握面谈的局面3.1绩效反馈面谈3.2招聘面试（1）工作分析（2）确定目的（3）编制面试问题（4）确定评价标准（5）组成面试小组并实施面试（1）工作分析面试者应该对招聘岗位的工作做细致的了解与分析，从工作职责、所需知识、技能和能力，以及其他工作资格条件的角度撰写岗位职责说明。（1）工作分析（2）确定目的（3）编制面试问题（4）确定评价标准（5）组成面试小组并实施面试（2）确定目的☆选择适合担任招聘岗位工作的应聘者☆向应聘者说明招聘岗位工作的职责☆树立良好的企业想象3.2招聘面试（1）工作分析（2）确定目的（3）编制面试问题（4）确定评价标准（5）组成面试小组并实施面试3.2招聘面试（3）编制面试问题一个好的面试题,应能使应试者充分展示其能力。通常,拟定面试问题可以从个人背景、个人成就、理论知识、兴趣爱好、逻辑思维能力、价值观念、求职动机及意愿等方面来设计。（1）工作分析（2）确定目的（3）编制面试问题（4）确定评价标准（5）组成面试小组并实施面试3.2招聘面试（4）确定评价标准确定评价标准不仅有助于提高面试的公正性，而且更有利于选择合格人才。制定标准答案就是要明确:应聘者怎样回答是正确的，怎样回答是错误的，并根据约定的统一记分制记分。（1）工作分析（2）确定目的（3）编制面试问题（4）确定评价标准（5）组成面试小组并实施面试3.2招聘面试（5）组成面试小组并实施面试面试小组最好由参与工作分析并撰写面试问题和答案的人组成。在招聘同一职位候选人的整个面试过程中,面试小组成员应该保持一致，以确保对不同应聘者进行客观的比较。在面试前,有关工作职责、问题及评价标准应该得到小组成员的认可。了解听众阐明目的营造氛围恰当提问适时记录阐明目的提供见解安排时间积极反馈4.1面谈者的技巧（1）了解听众（2）阐明目的（3）营造氛围（4）恰当提问（5）适时记录（1）了解听众应设身处地为对方着想，如果能预知对方的感觉和期望，则可据以调整沟通方式，拉近彼此距离，营造良好的沟通氛围。而认同面谈对象的观点而不予以任何反面评价是拉近彼此间距离的有效方法。4.1面谈者的技巧（1）了解听众（2）阐明目的（3）营造氛围（4）恰当提问（5）适时记录（2）阐明目的若无特别顾虑，应开门见山表明谈话目的，这更有利于双方迅速进入面谈主题。如需要对方提供相关信息，也应直截了当说出，同时说明需要的原因。如果可能，应事先通知对方，使其能够提前准备好你所需要的资料。（1）了解听众（2）阐明目的（3）营造氛围（4）恰当提问（5）适时记录（3）营造氛围应该选择一个安静的地方作为面谈的场所，尽可能使面谈不受外界干扰。除了要注意面谈场所里的办公家具陈设的协调感外，还要特别注意在面谈地点不要随意放置那些会制造紧张气氛的物品。4.1面谈者的技巧（1）了解听众（2）阐明目的（3）营造氛围（4）恰当提问（5）适时记录（4）恰当提问当面谈一时“卡壳”，适时地提出一个好问题，不仅可打破一时沉默的尴尬，而且可以引导和操纵面谈的方向。尽管时机的控制、话题的把握会受到许多因素的影响，但是能否控制面谈、是否有效地操纵沟通的节奏，还有赖于面谈者对这些因素的敏感度。4.1面谈者的技巧（1）了解听众（2）阐明目的（3）营造氛围（4）恰当提问（5）适时记录（5）适时记录为了记住一些重要信息，对于大部分的面谈需作笔记，最好的方法是在面谈结束后及时做笔记，使我们对面谈做通盘的回顾。当然，我们只需记下重点,而略去无关紧要的琐事。事实上，面谈结束后，重点的轮廓就会清晰的显现出来。4.1面谈者的技巧4.2面谈对象的技巧☆明确目的在面对一位不速之客带来的没有经过预约的面谈时，应该首先了解其意图，并迅速寻找对策。如果一时不宜直接应对或给予答复，可以使出缓招。明确了面谈的目的、有了思想准备，再来面谈就不至于措手不及。4.2面谈对象的技巧☆提供见解作为面谈对象，应该采取积极配合的姿态，乐于提供信息，贡献你的见解，当然这是在不违背原则的前提下相互沟通。如有些问题不宜讨论，可以说明原因，以取得对方的谅解。4.2面谈对象的技巧☆安排时间通常，安排的时间要宽裕些，使面谈有充裕的时间；如果实在挤不出时间，可向对方坦诚说明原因，再另行安排；面谈时还要注意控制时间，要注意对方是否有“时间已到”的暗示。4.2面谈对象的技巧☆积极反馈面谈沟通过程中，积极反馈有利于双方增进了解，避免误会，面谈双方都应该积极利用反馈技巧参与沟通。通过反馈了解对方是否真正明白自己的意思，确认自己接收到的信息在理解上是否正确。总结面谈是组织中一项有目的、有计划的面对面的管理沟通活动。它不同于自发式交谈，其主要目的是获取信息、传递信息和阐明信息。根据不同的交流信息目的，面谈包括各种类型，其中以绩效反馈面谈和招聘面试最为常见。无论是面谈者，还是面谈对象都有必要了解并掌握一定的面谈技巧，才能真正有效达到面谈的目的。