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考勤管理系统说明书第1页共58页目錄第一章系統功能特性……………………………………………………2第二章系統安裝要求……………………………………………………3第三章軟體安裝與資料庫連接…………………………………………43.1單機版安裝………………………………………………………43.2網路版安裝………………………………………………………73.3資料庫連接………………………………………………………7第四章軟體詳細操作說明………………………………………………104.1功能模組…………………………………………………………104.2軟體操作步驟……………………………………………………104.3軟體首次操作流程………………………………………………11第五章各詳細模組介紹…………………………………………………155.1人事資料…………………………………………………………155.1.1【公司資訊】…………………………………………………155.1.2【部門資訊】…………………………………………………155.1.3【員工資訊】…………………………………………………165.1.4【登記員工離職】……………………………………………215.1.5【員工離職查詢】……………………………………………225.2考勤管理…………………………………………………………245.2.1【考勤規則】…………………………………………………245.2.2【考勤規則】…………………………………………………255.2.3【班次定義】…………………………………………………275.2.4【上班規律】…………………………………………………305.2.5【員工排班】…………………………………………………315.2.6【排班總表】…………………………………………………325.2.7【假期登記】…………………………………………………335.2.8【請假登記】…………………………………………………345.2.9【加班登記】…………………………………………………355.2.10【手工補卡】………………………………………………365.2.11【計算規則】………………………………………………375.3終端管理…………………………………………………………395.4統計報表…………………………………………………………475.5資料管理…………………………………………………………485.6系統維護…………………………………………………………52第六章常見問題問答……………………………………………………55考勤管理系统说明书第2页共58页第一章系統功能特性考勤管理系統是以用戶需求為導向，針對各工廠、公司考勤管理業務電腦管理而開發的通用考勤管理系統。系統介面清晰舒適，直觀性強，操作簡便，安全可靠，且提供了聯機幫助。系統查詢、匯總、計算快速簡捷。考勤管理系統由主管人員設定操作人員的許可權，由操作人員定義自己的口令密碼，有效的防止了非法使用和越權使用。系統具有嚴格的資料錄入容錯體系，防止了誤操作和非法資料錄入。系統備份功能保證了在系統發生故障時，可迅速恢復運行。考勤管理系統有五大功能模組，分別為“人事資料”、“考勤管理”、“統計報表”、“系統維護”、“考勤設備”。考勤管理系统说明书第3页共58页第二章系統安裝要求1、硬體要求：1)CPU：1GMHz以上2)記憶體：128MB以上3)硬碟：2GB以上的可用硬碟空間4)通訊埠（COM口）：1個（如電腦僅有USB介面，則需一條USB轉COM口的轉接模組）2、運行環境1)單機運行資料庫：MSDE2000作業系統：WIN98/2000/ME/XP/NT/20032)聯網運行資料庫：MSSQLSERVER2000以上企業版/標準版工作站作業系統：WIN98/2000/ME/XP/NT伺服器作業系統：WINDOWNT/2000/2003SERVER考勤管理系统说明书第4页共58页第三章軟體安裝與資料庫連接※※注注意意事事項項1.考勤管理軟體在沒有安裝資料庫之前，不能使用；2.本公司提供的安裝光碟中提供了單機版的資料庫：MSDE；3.MSDE是Microsoft公司的免費桌面版資料庫，客戶可自行下載；4.如果用戶使用2台或2台以上的電腦管理考勤系統，建議使用MicrosoftSqlServer2000及以上版本。3.1單機版安裝3.1.1MSDE安裝1)在安裝盤，進入MSDE檔夾，點擊“Setup.exe”安裝MSDE。如下圖：2)系統自動開始安裝，如下圖：3)系統會自動將MSDE資料庫檔安裝在D:\SDESP3檔夾下，進入D盤查看此檔夾是否存在，判斷安裝是否成功。4)安裝完畢之後，重新啟動電腦，在電腦的右下角會出現MSDE的“”圖示考勤管理系统说明书第5页共58页3.1.2管理軟體安裝1)在安裝光碟中找到考勤管理軟體安裝程式，如下圖：2)雙擊安裝程式，開始安裝考勤管理軟體，如下圖：3)單擊“下一步”安裝程式，點擊“取消”結束安裝。考勤管理系统说明书第6页共58页4)選擇填寫用戶資訊，確認無誤，單擊“下一步”。5)選擇安裝程式的位址，默認安裝到系統盤的\ProgramFiles\考勤管理系統，通過“更改”可改變安裝路徑，點擊“下一步”。考勤管理系统说明书第7页共58页6)輸入考勤系統的快捷方式檔夾，默認為:“考勤管理系統”，可以直接輸入修改，完成後，點擊“下一步”，軟體開始安裝。系統將自動將軟體安裝在您設置的安裝路徑下，並在開始功能表、桌面形成快捷方式。3.2網路版安裝如果用戶使用2台以上的電腦管理考勤系統，建議使用MicrosoftSqlServer2000及以上版本。1)首先安裝MicrosoftSqlServer2000，具體安裝步驟可以參照安裝光碟中的《MicrosoftSqlServer2000》安裝指南；2)安裝考勤管理軟體；3.3資料庫連接在初次運行考勤管理系統時，須創建資料庫，設置資料庫連接參數。以下為資料庫連接步驟：1）首先確定您已經安裝了“SqlServer伺服器”，並已經啟動。考勤管理系统说明书第8页共58页【SQL伺服器】指的是資料庫的後臺執行程式。如果已經安裝了資料庫MSDE或者MicrosoftSqlServer，只要重啟啟動電腦，“SQL伺服器”便會自動打開。【SQL伺服器】打開後會在電腦的右下角出現“”圖示。雙擊圖示，彈出“SQLServer服務管理器”視窗。2）在開始功能表中找到“程式考勤管理系統考勤管理系統”點擊後出現如下圖的資料庫連接視窗：3）點擊“確定”開始創建資料庫，考勤管理系统说明书第9页共58页4）如果安裝的是MSDE，SQL伺服器填入伺服器名填入本機的的電腦名，用戶名為：sa、密碼為：sa；若用戶另行安裝SqlServer請輸入相應的伺服器名、登錄名、密碼。5）選擇“創建資料庫”，單擊“確定”，如果資料庫創建成功，則彈出系統登錄視窗：6）考勤管理系統默認用戶名為：admin，密碼為：“空”。輸入用戶名、密碼進入考勤管理系統。考勤管理系统说明书第10页共58页第四章軟體詳細操作說明用戶如果使用的是指紋考勤機，可先在設備上登記員工的指紋，並記錄下每個員工的“指紋登記號”，然後再進行軟體操作。如果客戶使用的是感應卡考勤機，需要在軟體的員工管理中錄入員工持卡卡號，然後下傳（註冊）至考勤機。4.1功能模組本軟體一共由五大功能模組：【人事資料】、【考勤管理】、【統計報表】、【系統維護】、【通訊程式】1．【人事資料】包含了公司資訊、部門資訊、員工資訊的錄入、編輯，員工離職的處理，員工的工種、學歷、民族、籍貫等資訊的編輯。2．【考勤管理】包含了考勤規則的設定、排班、排班情況查看，還包含了節假日、請假、加班等情況的登記。3．【統計報表】包含了原始記錄表、考勤明細表、日報表、月報表的查看、導出、列印。4．【系統維護】包含了管理員的添加、編輯、刪除，管理員許可權的設定、修改，過期資料的清除。5．【通訊程式】包含了對考勤機參數的設定，員工資訊的註冊（將註冊資訊上傳至考勤機），員工資訊下載（將考勤機上的註冊資訊獲取考勤管理系统说明书第11页共58页到軟體中），考勤機參數的查看、設置，考勤資料的採集等。4.2軟體操作步驟4.3軟體首次操作流程用戶如果使用的是指紋考勤機，已經在考勤機上登記每位元員工的指紋資訊，並記錄下每個員工的“指紋登記號”，然後再進行軟體操作。1.設置管理員建議用戶首次登錄後先更改密碼（初次登錄用戶名為系統管理員帳號：admin，密碼為：空），若有多個操作員使用系統，應給每個操作員建立帳號，並根據每個操作員的工作分配適當的許可權；2.建立人事檔案A.設定公司資訊，注意“公司名稱”是整個軟體系統的總部門；B.部門資訊：部門是對員工的分類，建議如果一個部門內部存在上班情況不同的情況，可以設置子部門；C.員工資料：考勤系統歸根結底是對人出勤情況的管理，因此員工資訊是考勤系統的一個基礎。其中“員工編號”、“姓名”、“註冊號碼（指紋登記號）”、“入職日期”、“所屬部門”是必填專案。※※注注意意※※【員工資訊】中的【註冊號碼】一定要和員工在指紋考勤機登記的號碼一致；【入職日期】：考勤系統只統計員工入職日期之後的資料。系统登陆更改密码人事信息设置设备设置注册员工班次定义设置上班规律开始排班查看原始数据数据分析查看原始数据查看总排班表考勤数据采集考勤管理系统说明书第12页共58页3.獲取指紋資訊，註冊姓名至考勤機對於指紋考勤機來講，用戶一定要在指紋機上面登記每位元員工的指紋資訊（每位元員工對應一個“登記號”）；指紋資訊保存在考勤機中，可以使用軟體將這些註冊資訊獲取到軟體系統中保存，一方面防止考勤機出現異常指紋資訊丟失造成重新錄入，另一個方面，如果客戶使用多台考勤機，可以通過軟體將這些指紋資訊“寫入”（註冊）到其他的考勤機中。使用【通訊程式】連接考勤機：A．可以通過軟體查看考勤機的資訊，如登記了多少人，多少枚指紋，累積考勤記錄條數等等，也可以設置考勤機的某些參數等。B.將考勤機中登記的指紋資訊獲取到軟體中；C．將姓名資訊（必須建立了員工資訊並且將指紋資訊獲取到了軟體中）上傳到考勤機中；※※注注意意※※部分考勤機型，使用標配的通訊線（RS232）與電腦連接的時候,需要手動設置電腦串口的串列傳輸速率與考勤機的通訊串列傳輸速率相同才能夠正確通訊。一般考勤機的默認串列傳輸速率為：38400BPS。4．【班次設置】：“班次”是指員工在一天內的上下班時間、規律。包含上、下班時間設定，遲到、早退規則，缺勤規則，加班規則等。整理公司員工所有的上班情況，將每一天不同的上下班方式設為一個班次（例如：白班，夜班，長白班等）。5．【排班】：“排班”是指定員工每一天的上班情況，通俗說就是哪一天上什麼樣的班次？【排班】是一考勤管理軟體分析資料並獲得統計報表的基礎，因為系統必須知道某位元員工某一天是被安排如何上班的，才能夠知道這位員工是遲到，還是早退，或者正常出勤等等？所以“班次設置”、“排班”是考勤管理系統的核心。A.【上班規律】考勤管理系统说明书第13页共58页如果員工出勤情況是按週期迴圈的，可先在“上班規律”中設置一個或多個“排班範本”。如下圖，某單位，週一到週五上正常班，週末雙休，則可設定一個按周迴圈的上班規律：B．【開始排班】使用上班規律中設定的“排班模組”為員工排班（指定員工那一天上什麼樣的“班次”。C．【總排班表】排完班後，在“考勤管理”模組中的“總排班表”，可以查看每個員工詳細的排班情況。一方面查看排班是否成功，排班的結果如何，另一方面又可以排班情況進行調整。如下圖：6．備份資料庫考勤管理系统说明书第14页共58页人員資料、考勤規則、班次設定、排班等操作完成以後，建議以有意義的名字備份資料庫，在以後出現電腦問題造成系統無法使用時，可將此資料庫恢復，減少再次輸入人員的工作量。7．採集資料將指紋資訊獲取到軟體中，並註冊姓名至考勤機之後，員工就可以開始考勤了。一段時間之後（一般為月底），管理員就需要把考勤機中的考勤資訊採集到軟體中，通過軟體分析獲得統計報表。