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书书书犐犆犛３５．２４０．３０犔７６中华人民共和国国家标准犌犅／犜３９３６２—２０２０党政机关电子公文归档规范犃狉犮犺犻狏犻狀犵狊狆犲犮犻犳犻犮犪狋犻狅狀犳狅狉犲犾犲犮狋狉狅狀犻犮狅犳犳犻犮犻犪犾犱狅犮狌犿犲狀狋狅犳狆犪狉狋狔犪狀犱犵狅狏犲狉狀犿犲狀狋狅狉犵犪狀狊２０２０１１１９发布２０２１０６０１实施国家市场监督管理总局国家标准化管理委员会发布书书书目 次前言Ⅲ…………………………………………………………………………………………………………１ 范围１………………………………………………………………………………………………………２ 规范性引用文件１…………………………………………………………………………………………３ 术语和定义１………………………………………………………………………………………………４ 缩略语２……………………………………………………………………………………………………５ 总则２………………………………………………………………………………………………………６ 电子公文归档流程３……………………………………………………………………………………… ６．１ 总体流程３…………………………………………………………………………………………… ６．２ 文件收集３…………………………………………………………………………………………… ６．３ 文件整理３…………………………………………………………………………………………… ６．４ 文件移交３…………………………………………………………………………………………… ６．５ 档案接收４……………………………………………………………………………………………７ 电子公文归档元数据要求４……………………………………………………………………………… ７．１ 概述４………………………………………………………………………………………………… ７．２ 元数据基本集４………………………………………………………………………………………８ 电子公文归档数据组织５………………………………………………………………………………… ８．１ 归档信息包结构５…………………………………………………………………………………… ８．２ 说明文件６…………………………………………………………………………………………… ８．３ 电子档案文件夹７……………………………………………………………………………………９ 电子公文归档格式要求８…………………………………………………………………………………附录Ａ（规范性附录） 电子公文归档系统功能要求９……………………………………………………附录Ｂ（规范性附录） 电子公文归档接口要求１４…………………………………………………………附录Ｃ（规范性附录） 电子档案元数据基本集元素表１５…………………………………………………附录Ｄ（资料性附录） 电子档案元数据基本集映射表１７…………………………………………………附录Ｅ（资料性附录） 单个ＯＦＤ格式电子档案表现形式示意１９………………………………………参考文献２１……………………………………………………………………………………………………Ⅰ犌犅／犜３９３６２—２０２０前 言 本标准按照ＧＢ／Ｔ１．１—２００９给出的规则起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别这些专利的责任。本标准由国家密码管理局归口。本标准起草单位：国家档案局、上海中信信息发展股份有限公司。本标准主要起草人：付华、黄丽华、杨安荣、郝晨辉、蔡学美、王大众、宋涌、程春雨、冯剑波、蔡盈芳、丁德胜、袁嘉新、朱悦华。Ⅲ犌犅／犜３９３６２—２０２０党政机关电子公文归档规范１ 范围本标准规定了党政机关电子公文归档的总则、归档流程、归档元数据、归档数据组织和归档格式等要求。本标准适用于各级党政机关电子公文系统产生的电子公文的归档和处理。其他机关和企业事业单位的电子公文的归档和处理可参照执行。２ 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。ＧＢ／Ｔ１８８９４—２０１６ 电子文件归档与电子档案管理规范ＤＡ／Ｔ２２—２０１５ 归档文件整理规则ＤＡ／Ｔ７０—２０１８ 文书类电子档案检测一般要求机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第８号）３ 术语和定义下列术语和定义适用于本文件。３．１电子公文 犲犾犲犮狋狉狅狀犻犮狅犳犳犻犮犻犪犾犱狅犮狌犿犲狀狋以数字形式存储于磁盘、光盘等媒体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的公文。［ＧＢ／Ｔ３３４７６．１—２０１６，定义３．１］３．２电子档案 犲犾犲犮狋狉狅狀犻犮狉犲犮狅狉犱具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子公文及相关信息。 注：改写ＤＡ／Ｔ５８—２０１４，定义２．２。３．３归档 犪狉犮犺犻狏犻狀犵将具有保存价值且办理完毕的电子公文及相关信息经收集、整理并向档案部门移交的过程。３．４元数据 犿犲狋犪犱犪狋犪描述电子公文或电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。 注：改写ＧＢ／Ｔ１８８９４—２０１６，定义３．３。３．５数字对象 犱犻犵犻狋犪犾狅犫犼犲犮狋通过计算机呈现的对象，比如由特定的系统或软件应用程序生成的文件。 注：改写ＧＢ／Ｔ３４８４０．２—２０１７，定义３．１１。１犌犅／犜３９３６２—２０２０３．６内容数据 犮狅狀狋犲狀狋犱犪狋犪电子公文或电子档案中包含的数字对象。 注：改写ＩＳＯ１４７２１：２０１２，定义１．７．２。３．７数据组织 犱犪狋犪狅狉犵犪狀犻狕犪狋犻狅狀按照一定的规则和方式对数据进行归并、存储、处理的过程。３．８开放式版式文档 狅狆犲狀犳犻狓犲犱犾犪狔狅狌狋犱狅犮狌犿犲狀狋独立于软件、硬件、操作系统、输出设备的版式文档格式。［ＧＢ／Ｔ３３１９０—２０１６，定义３．２］３．９信息包 犻狀犳狅狉犿犪狋犻狅狀狆犪犮犽犪犵犲由内容数据和相关保存描述信息构成的信息整体。 注：改写ＤＡ／Ｔ５８—２０１４，定义２．８。３．１０归档信息包 犪狉犮犺犻狏犻狀犵狊狌犫犿犻狊狊犻狅狀犻狀犳狅狉犿犪狋犻狅狀狆犪犮犽犪犵犲电子公文形成或办理部门在归档时按照要求对电子公文及相关信息进行组织并向档案部门提交的信息包。３．１１封装 犲狀犮犪狆狊狌犾犪狋犻狅狀将电子公文或电子档案及其元数据作为一个整体按指定结构打包的过程。 注：改写ＤＡ／Ｔ５８—２０１４，定义３．１２。３．１２数字对象标识 犲犾犲犮狋狉狅狀犻犮犳犻犾犲犻犱犲狀狋犻犳犻犲狉一份电子档案中每个文件的编号。４ 缩略语下列缩略语适用于本文件。ＯＣＲ：光学字符识别（ＯｐｔｉｃａｌＣｈａｒａｃｔｅｒＲｅｃｏｇｎｉｔｉｏｎ）ＯＦＤ：开放式版式文档（ＯｐｅｎＦｉｘｅｄｌａｙｏｕｔＤｏｃｕｍｅｎｔ）ＸＭＬ：可扩展标记语言（ＥｘｔｅｎｓｉｂｌｅＭａｒｋｕｐＬａｎｇｕａｇｅ）５ 总则５．１ 开展电子公文归档工作应遵循保留形成原貌、保持有机联系、保证长期可用的原则。５．２ 电子公文归档过程中发生责权交接、数据格式转变等重大变化时应形成并留存其变化记录。５．３ 电子公文归档时应要求归档信息包中不包含非开放的压缩、加密、签名、印章、时间戳等技术措施，以减少技术依赖性。５．４ 电子公文收集、整理、移交工作应由电子公文形成或办理部门完成，档案部门负责档案接收并对整２犌犅／犜３９３６２—２０２０个归档过程予以必要的业务指导。５．５ 电子公文拟制或办理时应确定是否需要归档，归档工作宜采用随办随归方式，向档案部门移交时间最迟不超过电子公文整理完成后的次年６月。５．６ 党政机关依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求制定电子公文归档范围和保管期限表。５．７ 应设计电子公文归档系统满足电子公文归档过程的管理要求，功能要求见附录Ａ，其他未尽描述可参考ＧＢ／Ｔ２９１９４—２０１２。应设计电子公文系统、电子档案管理系统的归档接口，实现系统对接，接口要求见附录Ｂ。６ 电子公文归档流程６．１ 总体流程电子公文归档过程从电子公文形成或办理部门产生电子公文开始到档案部门接收归档信息包结束。整个过程可分为文件收集、文件整理、文件移交、档案接收４个环节，共１２个步骤，即捕获、录入、转换、组件、编号、封装、移交检测、移交登记、提交、接收检测、接收登记、接收确认。６．２ 文件收集按照电子公文归档范围的要求，完成电子公文及其元数据的收集，收集宜采用自动捕获方式，在无法自动捕获的情况下也可手工录入。文件收集的步骤如下：ａ） 捕获：在电子公文形成和办理过程中应随时捕获拟归档电子公文；电子公文元数据应与电子公文内容数据一起捕获；捕获的电子公文及元数据应齐全、完整，保持电子公文之间的有机联系；电子公文内容数据应与其形成时保持一致。ｂ） 录入：对于部分未进入电子公文系统进行流转的文件，可通过文件扫描并著录元数据、电子公文上传挂接、脱机数据包导入等方式完成电子公文的收集。电子公文元数据著录应满足第７章的要求。ｃ） 转换：电子公文捕获或录入后，对于不符合归档格式要求（见第９章）的电子公文应进行格式转换，以满足归档电子公文保存和利用的需求。６．３ 文件整理按照ＤＡ／Ｔ２２—２０１５及文件整理相关规定对电子公文开展整理工作。文件整理的步骤如下：ａ） 组件：电子公文一般以件为单位进行整理，件内文件的构成以及件内文件排序应符合ＤＡ／Ｔ２２—２０１５的要求；ｂ） 编号：对完成组件的电子公文，按照ＤＡ／Ｔ２２—２０１５的要求进行分类和排序，并编制档号；ｃ） 封装：将完成组件和编号的拟归档电子公文及其元数据封装成归档信息包（见第８章）。６．４ 文件移交电子公文整理完成之后，由电子公文形成或办理部门向档案部门移交，并按照ＧＢ／Ｔ１８８９４—２０１６的要求办理相关手续。文件移交的步骤如下：ａ） 移交检测：电子公文提交归档前，电子公文形成或办理部门应按照ＤＡ／Ｔ７０—２０１８的要求以及档案部门的接收要求，对电子公文的真实性、完整性、可用性和安全性等方面进行检测，检测合格后方可提交归档；３犌犅／犜３９３６２—２０２０ｂ） 移交登记：电子公文提交归档过程中，电子公文形成或办理部门应清点、核实电子公文的文种、成文日期、保管期限、件数、大小等信息，确认无误后登记《电子文件归档登记表》，《电子文件归档登记表》见ＧＢ／Ｔ１８８９４—２０１６的表Ａ．１；ｃ） 提交：电子公文形成或办理部门应将归档信息包连同《电子文件归档登记表》一起向档案部门提交归档。６．５ 档案接收档案部门接收电子公文形成或办理部门提交归档的电子公文，并办理相关接收手续。档案接收的具体步骤如下：ａ） 接收检测：档案部门接收归档电子公文之前应按照ＤＡ／Ｔ７０—２０１８的要求以及其他相关要求，对归档信息包的真实性、完整性、可用性和安全性等方面进行检测，对于不符合要求的归档信息包予以退回；ｂ） 接收登记：档案部门接收归档电子公文时，应清点、核实电子公文的文种、成文日期、保管期限、件数、大小等信息，确认无误后登记《电子文件归档登记表》；ｃ） 接收确认：档案部门接收符合要求的归档信息包并确认，完成电子公文归档流程。７ 电子公文归档元数据要求７．１ 概述本章规定了描述电子档案的最基本的元数据集合，即元数据基本集。实际工作中可根据具体情况参照ＤＡ／Ｔ４６—２００９及相关规范扩充元数据集合。７．２ 元数据基本集电子档案元数据基本集中的元素及其结构描述见表１。表１ 电子档案元数据基本集编号元数据元素Ｍ１公文标识Ｍ２文种Ｍ３份号Ｍ４密级和保密期限Ｍ５紧急程度Ｍ６发文机关标志Ｍ７发文字号Ｍ８签发人Ｍ９标题Ｍ１０主送机关Ｍ１１附件说明４犌犅／犜３９３６２—２０２０表１（续）编号元数据元素Ｍ１２发文机关或签发人署名Ｍ１３成文日期Ｍ１４附注Ｍ１５抄送机关Ｍ１６印发机关Ｍ１７印发日期Ｍ１８发布层次Ｍ１９档号 Ｍ２０ 年度 Ｍ２１ 保管期限 Ｍ２２ 机构或问题 Ｍ２３ 件号Ｍ２４数字对象标识Ｍ２５环境信息 Ｍ２６ 软件环境 Ｍ２７