管理绩效的关键技能

管理绩效的关键技能u确立明确的预期和目标u给以积级的反馈u有效地处理绩效的有关问题u灵活的督导让我们深入研究实践的细节，以便你能“采取行动！”绩效管理的好处请想一下你共事过的督导者，他们是否都有明确的目标，给予很多反馈，积极地解决问题，并灵活地督导员工的工作？可能并非如此。为什么没有更多的督导者使用这些技巧呢？请比较利用这些技巧的好处和妨碍督导使用它们的障碍，并请写出你所认为的其它好处和障碍。好处为什么要利用这些技巧？树立员工的信心明确目标和预期计划激发对工作的自豪感增强工作满意感激励员工承担更多的工作调剂工作的枯燥和单调提高生产率其它：障碍为什么不更多地利用这些技巧？不知该如何做认为这无济于事不想改变没有足够的时间试过但没有成功懒惰或不积极成效一般其它：1.确立预期和目标所有好的绩效始于明确的预期和目标，如果没有这些，鲜有员工能充分发挥他的潜能。遗憾的是，70%的督导者和经理做不到这一点，而出色的督导者却做得很好，你也一定能做到！一名客户服务督导者所在部门的反馈调查结果很差。一次研讨会后，他特别留意了他的绩效管理技巧。在听取员工的建议后，他确立了客户满意度目标，并制定了一个取得进步、实现目标的计划。6个月后，该部门的客户服务满意度大提高，员工们的士气异常高涨。督导者必须设立绩效标准。这样一来，员工们就会了解何为好的绩效；而你也能更加快速地评估绩效是否达到或超越预期目标。标准常常以目标的形式出现：数量、质量、精确度、及时性、服务和人际关系。1.1目标设定的原则采用目标管理的原则是将个人目标与组织目标、工作目标相结合，统一个人与企业目标可使工作与成员整合。此外应信赖个人的行动意愿。企业目标部门目标个人目标部门目标部门目标个人目标个人目标个人行动计划1.2如何设定目标有效的目标设定可以提高绩效和生产力。一个良好的目标应该有下列五个特质，即SMART，意思是：明确（Specific）——可以确定有一件事必须改善或维持。易于评估(Measurable)——目标应包含数量、品质、期限等，它应该可以很明确地衡量。合理(Attainable)——设定的目标应该肯有挑战性，它不应该太难（根本无法完成）或太简单（不具挑战性）。相关性(Relevant)—确定由某人负责，例如某件事由你负责，而在过程中有一些项目需由他人支持协助，必须清楚说明个人的目标和责任归属，换言之就是有明确的负责人。及时性(Time-bound)—当前最急待解决的问题应成为我们的主要目标。?督导们在确立目标时的最大障碍莫过于找到合适的时机来做某一件事，请记住以下两点：1.80%的绩效问题同缺乏明确的预期目标有关。2.研究表明：和没有明确预期目标的工作相比，确立明确的预期目标可以使工作的绩效提高25%。1.2如何设定目标(续)1.3目标设定的8个步骤确定目标完成的日期第七步为达成目标所必需的合作对象和外部资源列出第六步列出实现目标所需要的技能的授权第五步列出可能遇到的问题和阻碍,找出相应的解决方法第四步检验目标是否与上司的目标一致第三步制订符合SMART原则的目标第二步正确理解公司整体的目标,并向下属进行传达第一步文书化第八步姓名：职位：职责概述：主要职责：在有待处理的业务旁画“*”，在个人擅长的业务旁画“+”，在有待改善的工作旁画“-”。绩效目标（SMART）把此表格分发给你的每一位员工1.4从目标到计划一旦制定了明确的工作目标，接下去的工作就是将所定立的工作目标转变为详细的行动计划，作为实现工作目标的支持系统，并使下属能够更好的理解和执行。实际上，计划是描述使用可以动用的资源达到预先设定的工作目标的方法，应当指出谁(Who)要做什么(What)，什么时候(When)，什么地点(Where)，怎样(How)来做以达到工作目标，是详细的工作方案。(1)(2)(3)(4)(5)(6)一月SMTWTFS12345678910111213141516171819202122232425262728293031计划是系统的工作计划将战略转移成日程表计划是落实目标、实现目标的重要环节，为什么你常常感到“计划赶不上变化”，不能按计划推进呢？请从以下六个方面核查。你的目标是将目标变成一个有效率的计划，你需要:1、5W1H，使计划清晰2、列出完成计划的“瓶颈”，列出解决方法，并就解决方法进行事先确认瓶颈（制约因素）解决办法确认结果3、有无弹性4、列出优先级了吗?5、向有关人员表达工作标准和期望了吗?6、事先同合作者充分沟通了吗?2.工作追踪工作追踪应当着重客观性的标准——工作成果，同时也要兼顾主观性的标准——工作方法和个人品质。步骤一:收集信息*个人工作报告*部门,公司内部的客观数字资料*会议*协同工作*他人的反应步骤二:评估*什么情况是由于无法控制的因素而引起的?*什么情况是归因于下属本身步骤三:反馈冠军的早餐2.1给以积级的反馈督导者必须定期的将工作追踪的情况反馈给自己的下属，以便于下属能够：第一，知道自己表现的优势所在第二，寻求改善自己缺点的方法第三，使自己习惯于自我工作追踪及管理反馈可能是正面的，也可能是反面的，但如果你能正确和恰当地利用它，两者都可以成为管理员工绩效的手段。显然，给予和收到正面的反馈更令人愉快。但是如果你的做法得当，有建设性的负面反馈可以帮助员工更好地了解你对他们的期望，让他们知道他们的工作对于自身和公司成功所起的作用。给予正面的反馈2.1给以积级的反馈(续)目的：l肯定与鼓励正确适当的行为結果：l提升士氣l提高生产力l提高工作人员的自我评价l增加彼此间的感情及团队精神形式：l友善的问候l赞美l加薪l给予新的工作及目标l升迁结果：l工作人员深觉自己是团体的一分子l激励出持续性良好的工作表现l工作人员深感自己被重视l工作人员将更认真地努力工作一切都始于正面的认同和奖励，90%以上的员工渴望更多的认同感。你是否曾经认为受到的认可太多了？请牢记以下的基本原则：认同原则?感谢付出¨要明确¨要及时¨要和事件/结果相结合¨要和个人联系起来¨要真诚恳切¨要每周予以认同¨要赞扬所取得的进步，而不只是取得的成就“感谢你工作到这么晚……”“感谢你今晚工作到这么晚……”“感谢你为了完成紧急任务，今晚工作到这么晚……”“**，感谢你为了完成紧急任务，今晚工作到这么晚……”“**，感谢你为了完成紧急任务，今晚工作到这么晚，我为此很感激你。”“这周按时完成了市场计划，做得很好。”“你的反应时间离你的目标越来越近，我很欣赏你为此付出的辛勤劳动。”奖励和赏识都是正面反馈可能的形式，但无论以何种形式，切记要遵循以上的原则。不要采取任何别的方式来代替具体、明确地对个人的表扬——告诉员工为什么要给予他奖励，并表达你诚挚的谢意。给予奖励和认同下面列出了一些低成本或零成本的认同形式，在你认为会做的选项旁画“+”，并请写出你自己的想法。然后，概括地描述出你的计划，请牢记认同的原则。零成本¨说谢谢¨在其它员工面前赞扬一名员工¨写感谢信¨给全家写感谢信¨在公告板上张贴肯定的评论信¨通过电话或电子邮件发送口头表扬¨赞扬员工的努力¨说鼓励的话低成本¨为员工支付午餐¨给予10元的现金¨举行球类比赛¨给予礼券¨发给员工T恤衫或帽子¨给予奖品¨颁发证书¨分发领章你的想法和计划：3.有效地处理绩效的有关问题有时，你将不得不给出负面但有建设性的反馈意见，这对于提高绩效和鼓舞士气来说至关重要。如果员工意识不到他们的错误或不知道错在哪里，他们又如何能改进工作呢？合理运用负面的反馈目的：l唤起对不当行为的注意并以建议的方法来改变行为结果：l给工作人员一个朝正面学习的经验l排除不正当的行为或行动倾向要素：l正面的行动倾向l运用转换的词汇如“但是”l对状况提出正确的方向性建议结果：l保持士气l从工作人员处得到建议来改善工作l提高生产力给予建设性反馈的原则★要尽量及时★要明确提出问题★要明确你的期望、目标和计划★要避免主观判断性的批评★要尊重他人（论行为，不论个性）“行为/个性”叙述式的区分请在属于行为叙述式的句子前标明“行为”。而在属于个性叙述式的句子前标明“个性”，并改写行为叙述式。1、你的服务态度不好2、下次盘点物品时，要更小心些3、你在做工作时，十分没条理4、你说话时非常的粗鲁5、你是我们最好的人之一探讨方法大多数员工都想把工作做好，你能想象会听到一名员工说“我不行，我希望失败”吗？人都会犯错误，一些员工只是需要额外的帮助而已。在这种情况下，和他们一起坐下来进行私人性的谈话，并遵循以下的步骤。1、明确问题“我想和你谈一下上班迟到的问题；这让人难以接受，因为……”2、询问员工的想法“请向我解释一下这是怎幺回事。”3、征询员工的改进意见，交说明你的指导建议问：“你将如何改进？”；“你还能做什幺？”你的建议：“你能不能度一下……”4、讨论出一个计划，并把它写下来“那幺，我们讨论的计划是……”5、继续对成效的考查“让我们下周讨论一下成效，还是相同的时间和地点。”训诫方法有正当理由时，督导者需要给予训诫，这也是督导者工作职责中非常后果要的另外一个部分。如果员工有意违反公司原则，或者当你所做的一切（确立目标、表示认同、进行一对一的沟通、帮助员工改进工作的讨论）都不能起到成效时，你也应该给予训诫，有时你甚至还要决定是否解雇一名员工。为了确保员工、你个人和公司的权利，在做出这一最终决定以前，你必须遵循以下步骤：1、明确问题“**，我找你谈话的原因是由于你的服务合同没有达到绩效要求。我们以前已经谈过这个问题，并商讨出了改进的计划。”（如果你确实做过的话，请加上后一句）训诫方法2、阐明期望或目标“你知道，本部门的工作目标是……”3、说明后果“由于你的工作表现欠佳，我向你提出本次斥责，我也会将此斥责写在你的档案里。如果你的工作表现依旧不佳的话，我们将终止和你的合同。”4、征询员工的意见，并做出总结概括“**，我们所讨论的是……。我相信你能做到，我期待你改进工作。”训诫对于你和员工来说都是很严重的，这危及到员工的生计和自尊，其潜在的反作用可能导致你的公司生产率下降，士气低落，并浪费培训成本。感觉要敏锐，寻求指导方法，但同时也要采取行动。4.灵活的督导灵活的督导意味着你需要根据员工的需要和具体情况给予指导。请记住，所有的员工都需要目标、认同和帮助解决绩效问题。一方面，你需要公正地贯彻你的方针和公司的政策，同时你需要指导不同的个人，帮助他们尽最大可能地完成工作。举例来说，一些员工更需要培训，也有一些员工更需要得到你的认同，还有少数人希望得到你更多的指导。行为学专家肯·布兰查德博士称之为“不同的人需要不同的鞭策”。第一步，你需要从两个方面分析你的员工。动机：这包括一个人对于完成这项工作的自愿和渴望程度；这名员工是否“想要”并相信自己能够完成该工作？技能：这考虑到员工的工作经验；这名员工是否具有出色完成工作的知识和能力？员工动机？技能？绩效水平4.灵活的督导(续)作为督导者，你的工作就是帮助员工提高他们的能力，并使他们更加自愿地出色完成工作任务。我们已经讨论过，你可以通过确立期望和目标、给予指导意见、提供反馈的方法，来提高员工的工作动机和技能。还有一点对于出色的督导同样至关重要，那就是灵活性；根据个人的现时需要和情况，决定最佳的帮助方案。随着经验的增长，你会掌握各式各样的方法和技巧来为你所用。然而，你可以首先使用两种基本方法进行高绩效管理：关系模式和培训模式。4.灵活的督导(续)4.灵活的督导(续)★关系模式最佳的督导者把确立目标、进行绩效讨论和表示认同作为对待所有员工的重要方法。他们试图更好地了解每一个员工——什么能激励他们？当然这还包括其它的一些方式：☆鼓励员工☆询问并倾听员工的意见和建议☆和员工共同解决问题☆表现得积极和热情☆每天记录☆经常给予表扬在一次调查中，发现以下5点最能激励员工：１、挑战（目标、风险、变革和学习）２、由于做好一项工作而得到认可３、归属感（团队精神、建议和机会）４、职位安全感5、工薪收入不幸的是，大多数督导者和经理都认为工薪收入是最重要的动因。作为一名督导者，如果你着眼于前三点的话，你将会拥有一个工作积极、绩效很高的员