SF∕T 0034-2019 公证数据要求与规范

ICS35.240.01A16SF中华人民共和国司法行政行业标准SF/T0034—2019公证数据要求与规范Notarizationdatarequirementsandspecifications2019-5-5发布2019-5-20实施中华人民共和国司法部发布SF/T0034—2019I目  次前  言.............................................................................................................................................................II1范围.................................................................................................................................................................12规范性引用文件.............................................................................................................................................13术语、定义和缩略语.....................................................................................................................................14数据特征.........................................................................................................................................................25数据采集.........................................................................................................................................................36数据加密.........................................................................................................................................................67数据存储.........................................................................................................................................................68数据证明.......................................................................................................................................................109数据应用.......................................................................................................................................................11SF/T0034—2019II前  言本标准按照GB/T1.1—2009给出的规则起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别这些专利的责任。本标准由司法部公共法律服务管理局、中国公证协会提出。本标准由司法部信息中心归口。本标准起草单位：中国公证协会。SF/T0034—20191公证数据要求与规范1范围本标准规定了公证数据特征、数据采集、数据加密、数据存储、数据证明和数据应用等要求及相关规定。本标准适用于司法行政公证管理部门、公证协会及各公证机构对公证数据的管理、利用和其他业务操作。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T18894-2016电子文件归档与管理规范GB/T22239-2008信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求GB/T33716.1-2017电子存档第1部分：为保存电子信息针对信息系统设计和运行的规范GB/T35285-2017信息安全技术公钥基础设施基于数字证书的可靠电子签名生成及验证技术要求SF/T0023-2019全国公证综合管理信息系统技术规范SF/T0036-2019公证信息安全技术规范SF/T0037-2019公证档案数字化规范3术语、定义和缩略语3.1术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1.1公证notarization公证机构根据自然人、法人或者其他组织的申请，依照法定程序对民事法律行为、有法律意义的事实和文书的真实性、合法性予以证明的活动。3.1.2公证机构notarialinstitutions依法设立，不以营利为目的，依法独立行使公证职能、承担民事责任的证明机构。3.1.3公证事项notarialmatters依据《中华人民共和国公证法》第十一条的规定，公证机构所办理的证明业务。SF/T0034—201923.1.4公证事务notarialaffairs依据《中华人民共和国公证法》第十二条的规定，公证机构所办理的非证明业务。3.1.5公证数据notarialdata公证机构及公证人员在公证执业活动过程中，按照法定程序与法定办证规则的要求，所采集、加工、处理的与公证活动相关的数据。注：以电子形式存储的公证数据，既包括传统形式公证所形成的公证数据转换成电子形式所存储的数据，也包括以电子公证形式所形成的公证数据。3.1.6公证书notarialcertificate公证机构根据当事人的申请，按照规定程序和格式所出具的、证明相关民事法律行为、有法律意义的事实和文书的真实性、合法性的证明文书。注：包括以电子形式存储和展现的具有法律效力的公证书。3.2缩略语下列缩略语适用于本文件。CA证书认证机构（CertificateAuthority）FC光纤通道（FiberChannel）MD5消息摘要算法（MD5Message-DigestAlgorithm）NAS网络附属存储（NetworkAttachedStorage）OCR光学字符识别（OpticalCharacterRecognition）PDF便携式文档格式（PortableDocumentFormat）RAID独立冗余磁盘阵列（RedundantArraysofIndependentDisks）SAN存储区域网络（StorageAreaNetwork）SATA串行高级技术附件（SerialAdvancedTechnologyAttachment）4数据特征4.1主体特定公证机构及其公证人员应是公证数据采集和加密的主体。4.2程序法定公证数据的采集和加密是公证机构及其公证人员在公证活动过程中，借助于电子设备、软件工具，按照法律法规所规定的程序及业务规则进行。4.3直接性公证数据应直接来源于公证执业活动。4.4安全性SF/T0034—20193公证数据的存储与应用应遵循GB/T22239-2008的要求，以保证公证执业活动过程及其结果的保密性、防篡改性、不可抵赖性。4.5可检验性公证数据的采集、加密和存储过程应能完整地记录公证执业活动的全过程，且能够按照预设的程序与条件重现整个公证执业活动的过程，并保持一致结果。4.6完整性公证数据在采集、加密、存储、证明和应用过程中，应确保数据的完整，并符合有关法律认定其有效的要求。5数据采集5.1采集来源5.1.1来源分类本标准数据采集来源主要为：纸质卷宗和电子文档。5.1.2纸质卷宗纸质卷宗应为公证机构在线下办理公证业务时所建立的公证卷宗。5.1.3电子文档电子文档应主要从公证办证系统、在线公证办证系统、电子数据保管系统和其他公证业务信息系统进行采集。5.2采集流程5.2.1纸质卷宗电子化数据采集流程纸质卷宗电子化数据采集应遵循以下流程进行：编目——卷宗扫描——电子文档修整——电子文档结构化处理（可选）——数据封存归档。其中：a)编目：数据采集人员对卷宗数据建立案件索引，以便数据查询；b)卷宗扫描：数据采集人员利用扫描设备，将纸质卷宗扫描成电子文档进行存储；c)电子文档修整：数据采集人员对经扫描的卷宗图片进行技术处理，使卷宗图片整洁便于识别；d)电子文档数据结构化处理：有条件的公证机构，利用技术手段（例如：OCR技术等）对经扫描、修整后的电子文档进行文字识别，对非结构化数据进行结构化处理，并对其建立索引，以便对相关数据的检索、查询与利用；e)数据封存归档：公证档案管理人员对经处理后的卷宗数据，通过相应技术手段，对公证数据进行封存归档。5.2.2电子文档数据采集流程5.2.2.1公证办证信息系统的数据采集流程通过公证办证信息系统办理的公证业务应按以下流程进行：SF/T0034—20194申请——受理——审查——出证——领取和发送——归档。其中：a)申请：公证人员根据当事人的公证申请对相关的申请进行数据录入；b)受理：公证人员对当事人的公证申请确认给予办理；c)审查：公证人员根据相关的办证规则，对当事人的公证申请进行审查，对于当事人补充提交的证明材料及调查核实的证明材料进行录入；d)出证：公证人员对经审查通过的公证申请制作公证书；e)领取和发送：通过短信、电话和邮件等方式向当事人通知公证书的领取和发送信息；f)归档：公证人员对办证过程中采集、录入的数据进行分类整理，并交由专业档案人员进行归档。5.2.2.2在线公证办证系统的数据采集流程通过在线公证办证系统办理的公证业务应按以下流程进行：提交申请——初步审核——线下确认当事人身份以及核实证明材料（或通过线上系统对接等方式核实）——出证——发送——归档。其中：a)提交申请：当事人在系统中提出公证业务申请；b)初步审核：系统接入第三方平台（例如：公安系统等）对当事人提交的身份信息及证明材料进行初步审核；c)线下确认当事人身份以及核实证明材料：公证人员根据系统录入的信息，在线下确认当事人身份并核实相关证明材料；d)出证：公证人员对经审查通过的公证申请制作公证书的过程；e)发送：通过在线方式向当事人发送公证书信息；f)归档：公证人员对办证过程中采集、录入的数据进行分类整理，并交由专业档案人员进行归档的过程。5.2.2.3电子数据保管系统的数据采集流程通过电子数据保管系统办理的公证业务应按以下流程进行：当事人身份注册——在公证机构监督下取证——对数据进行加密——提交保管——公证机构出具数据保管凭证。其中：a)当事人身份注册：当事人根据公证机构的要求依据，使用可确认其身份的信息向公证机构申请注册帐户；b)在公证机构监督下取证：当事人利用公证机构控制的平台或工具对电子数据进行采集；c)对数据进行加密：当事人及公证员对所保管的数据进行电子签名，应使用加密算法（例如：MD5加密算法等）对原始数据以及电子签名进行加密；d)提交保管：当事人将数据提交至公证机构所控制的系统进行保管；e)公证机构出具数据保管凭证：公证机构