大型企业集中采购的利弊

大型企业集中采购的利弊大型企业集中采购的利弊随着大型企业集中采购范围的不断拓展和集中采购模式的不断创新完善，大型企业集中采购正朝着专业化、集约化、信息化、标准化、规范化方向发展。集中采购适用于大型企业、集团或跨国公司中能够形成一定规模优势的大宗、批量且标准化程度较高的同类货物和服务，如大批量主要零部件、生产原材料或战略资源货物。集中采购是将一定时限内不同需求主体重复和分散的同类工程、货物或服务需求进行整合归并，形成集中批量采购的规模优势，实现采购需求、采购时间、采购人员、采购地点以及供应商的适度集中，实现需求标的及服务更高性价比的采购组织形式。集中采购最适用的标的类型是货物采购，集中采购既能发挥合并扩大需求规模总量的采购优势，又可满足实际采购使用的分散性和即时性，降低采购成本以及产品过度分散、繁杂造成保修更换备品备件的困难，还可发挥供应商的集中关注和监控作用，避免贴牌、冒牌产品混入供应链，集中采购还有利于获得性价比更高的工程、货物和服务，减少采购及其供求对接频次，降低采购及其合同管理成本，有效规范采购行为与防范采购风险，提高采购质量、效率及企业竞争和赢利能力。集中采购的特征集中采购具有以下几个方面的特征：1.集中采购是将不同采购主体因零星、应急或需要分次重复采购的同一类型需求和同一技术要求的工程、货物或服务集中归并于统一时间、地点、流程、规则进行采购。因此，加强采购需求使用主体与采购组织实施主体的协同配合，建立集中统一、专业高效、层级分明的采购组织体系是保证采购成功的组织基础。2.集中采购适用技术标准统一的通用货物或服务。凡是有特殊个性需求、未形成统一技术标准的货物，或规模较小的零星项目，难以分类归集并实施集中采购，如果按各个标准分次集中采购必然会增加采购成本、降低采购效率。因此，掌握集中采购需求特征，加强需求计划管理至关重要。3.集中采购涉及单位多、流程长、环节多，采购规范程度高。采购文件审定、分标分包规则、评标办法和评标组织等程序事项与单一采购项目相比，既有每次采购之间的简单重复性，又有一次采购内的多种需求和管控的复杂性。集中采购需要分主体分次实施，当采用预期需求集中采购，采购单位与供应商形成货物、服务或工程采购的框架协议，协议一般只约定有效期限内采购货物和服务的技术标准、规格和要求及其合同单价，大多数难以准确约定或只能大致约定采购标的数量和合同总价，各采购实施主体结合实际需求，依据框架协议分别与一个或几个供应商分批次签订和履行采购合同，也是需要规范的难点和重点。4.集中采购既具有社会影响大、法律与廉政风险大，采购的公共性、规范性、透明度要求高，又可以发挥规模优势、提高采购效益、降低采购成本，有利于实现企业集约化发展的价值目标，与单个分散采购项目相比，集中采购平衡各个价值目标的综合难度较大。集中采购的类型常见的集中采购划分为以下两种类型：1.根据预计需求实施集中采购（框架协议采购）。框架协议采购在货物采购中应用广泛，尤其适用于采购标的规格细碎繁多，分散采购谈判较为困难，但需求合并规模总量又较大的货物，如常用备品备件与原材料采购。采购单位通常预计出一定时期内货物需求的总体规模，暂定货物采购的范围、数量、供货时间、供货地点，确定技术规格标准、品质定位等要求，通过招标或竞争性谈判等方式，确定一定数量的合格供应商入围并约定一定有效期内预计采购货物的大致数量范围、单价、质量标准、交付期限等条件，签订框架协议后将协议约定条件交付各使用单位共同遵守。使用单位在约定有效期限内实际发生需求时，在上述约定的条件下选择入围供应商签订和履行采购合同。在实践中，框架协议采购需规范采购条件和操作程序：首先要明确每个合同标段（包）的预计数量范围和范围调整办法，防止合同随意变更；其次要明确中标或成交规则，避免确定中标、成交供应商和签订履行合同的随意性；再次要防范因预设的成交供应商过多而导致竞争不充分，或因约定有效期太长，履约期间市场价格下降导致合同价格高于市场价格。2.根据实际需求实施集中采购（批量采购）。采购单位根据各使用单位实际需求，确定货物采购的范围、技术规格标准、数量、供货时间、供货地点、品质定位等要求，通过招标、竞争性谈判等方式及其规范的程序选择供应商及其货物，由采购单位或各使用单位签订并履行采购合同。集中采购的优势相比于分散采购，集中采购具有以下几个方面的优势：集合企业分散的采购资源，有效发挥采购规模优势，获得更加优惠价格，同时避免同类物品重复采购，降低采购频次和供求对接成本，增强采购人的市场话语权，获得采购优惠价格，降低采购成本，提高采购效率，避免分散采购造成的人力、物力和财力浪费。1.有利于发挥规模采购优势。通过集中采购，避免与大型企业在竞争中处于不利地位，影响中小微企业的成长。2.有利于规范采购行为。通过采购需求、采购时间、采购人员、采购地点和供应商的适度集中，将分散性决策变为集中公开决策，增加了采购活动的规范透明度，弱化了各需求主体的不合理个性主张，减少了采购人员接触供应商的环节和机会，有利于建立专业化、标准化采购作业流程和岗位人员的约束激励机制，完善统一、公开、公平、公正的采购监督机制，规范采购行为，防范廉政风险。3.有利于优化供应链管理。集中采购可以吸引更多优秀供应商参与竞争，为企业资源供应、售后服务等提供更有价值的支持，有利于企业与优秀供应商形成战略合作关系，优化和协同企业上下游供应链管理，有利于整合和利用库存资源，减少物流和仓储成本。4.有利于推进采购标准化和信息化。实施批量集中采购，归并同类产品需求计划，促进同类产品及服务建立统一的采购标准文件及其合同文本。同时采购相同或相似货物，容易实现采购组织和供应的标准化、信息化，提高采购和供应环节的准确性、及时性和匹配性。5.有利于提高货物和服务质量。集中采购有利于优化采购技术质量，采购到具有竞争力的优秀品牌和较大供应商的产品和服务，获得高质量、高性能和高效率的产品和服务。集中采购的负面影响集中采购也可能对采购结果带来以下几个方面的负面影响：1.集中采购执行统一采购标准，按批次组织采购，时间相对固化，有时难以满足部分采购项目在时间和质量标准方面的个性化需求。2.集中采购实施单位与采购标的使用单位的管理责任关系较难界定，双方对接协调工作量较大。3.集中采购数量规模较大，供应商多且参差不齐，市场竞争激烈，一般会对小型低端产品以及原材料市场的供应商结构分布产生较大影响。4.集中采购过程较长，对数量小、价值低的零星采购项目而言效率较低，不适用。5.集中采购容易造成集中到货，可能出现采购标的物库存周期长、资金周转率下降、采购风险及费用增加，需要制订分期实施计划。大型企业做好集中采购工作的注意要点依据有关招标投标法律法规，结合不同标的物的技术需求和市场竞争特点，集中采购可以采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源等多种采购方式。大型企业推行集中采购时，需要做好以下几个方面的工作：1.制订集中采购目录。根据采购整体规模，合理确定集中采购的类型范围、规模标准与特殊情形等限制条件，定期分析需求变化情况，及时进行动态调整，一般将符合集中采购限制条件且达到依法必须招标规模标准及供应商标准产品纳入集中采购范围，规模较小的零星现货和非标准产品由项目采购基层自行组织采购。2.建立集中采购和分级实施的组织架构。建立健全集中采购机构上下层级之间、采购机构与其他相关部门之间的多维度、多环节协同配合的组织架构。根据企业管理决策职责划分和采购主体权利义务的要求，科学界定采购实施与管理层级，尽可能减少采购实施与管理层级，保证采购实施和管控的效率。同时，建立与采购实施和管理层级相对应的集中采购专业化实施操作机构，提高集中采购的专业化水平和效率；二是建立集中采购组织架构中科学合理的岗位职责配置以及岗位激励约束机制，制订采购人员的职业素质标准以及工作成果评价标准，保证采购实施和管控操作精干高效，消除采购流程中的模糊灰色地带；三是建立采购成果总结评价制度，制订供应商履约评价制度，包括对其产品技术性能、质量、价格竞争性、履约结果、经营动态等评价并记录在供应商档案中。3.建立集中采购工作流程基于集中采购分级实施的组织架构和工作职责分工，建立与之相适应的专业化、标准化的采购工作流程，便于各采购层级紧紧围绕采购工作程序，协同配合、规范运行，确保采购质量和成效。4.建立健全监督管理制度，建立与集中采购体系相适应的监控制度。企业监察、审计、法务等内控部门加强对采购实施和管理工作的监督控制，结合采购组织架构、岗位职责以及工作流程环节，科学设置监控节点，以此规范采购行为，防范法律、商业和廉政风险，防止腐败交易。同时，依法必须招标的项目必须接受有关行政、社会公众的监督。5.建立集中采购信息化管理系统依托电子化ERP信息系统及电子化交易系统，规范、透明、高效地完成集中采购任务及共享采购交易信息。一是需要将各使用单位复杂的采购需求计划信息及时、准确和系统地整合和归类分析整理，作为组织采购的基础依据；二是采购全流程需要各部门密切配合和供应商的及时准确响应才能完成；三是采购成果需要向使用单位及时反馈，包括采购实施进度、交付期、价格等信息，使用单位及其采购基层据此可以及时实施采购。集中采购的基本程序集中采购程序与分散采购程序主要差别来源于集中归并、分批次重复采购和分主体实施合同。集中采购基本程序如下：1.制订采购需求计划，需求使用单位根据生产和项目实施计划，核定所需的各种原材料总量及合理库存数，编制采购计划，明确需求货物名称、技术规格与参数、数量、用途及交货时间等要求。需求计划经需求使用单位签字确认后，提交采购单位组织实施采购，双方应密切沟通和配合，防止采购与使用脱节。采购单位汇总年度采购需求计划，结合近几年采购历史数据，深入分析预测年度采购需求，并与企业年度综合计划、投资计划、财务预算协调对接后，合理确定年度集中采购目录，统筹编制采购实施计划及其采购批次计划。通过采购计划申报、对接审核、实施执行、跟踪检查及考核等工作流程，确保采购与需求使用的及时、准确匹配。2.编制集中采购方案采购单位根据集中采购目录和采购实施计划以及批次计划，编制年度及其批次采购方案。结合市场调研，依法合理确定采购方式，明确供应商资质业绩条件、划分标段（包）规则、评标办法和评审规则等。