合同管理情况审计思路探析

合同管理情况审计思路探析合同管理情况审计思路探析各单位之间的经济往来，主要是通过合同形式进行的，因此各单位必须重视合同及合同管理。本文所讲的合同管理，包括制度建设及控制机制、合同订立过程管理、合同履约过程管理、合同台账登记及归档管理以及合同管理评价工作等五方面。合同管理是所有单位内控监督的一个重要组成部分，发现，目前各行政事业单位的合同管理现状不容乐观，合同管理不规范与不合理情况较多；合同内容本身亦存在诸多风险，个别单位还为此出现了经济纠纷，造成单位工作上的被动及经济上不必要的损失。对此，仅就合同管理中容易出现的风险点与各位读者分享。一、制度建设及控制机制各行政事业单位应当建立健全合同内部管理制度与控制机制，这不仅是行政事业单位内部控制规范的要求，更是单位完善内部管理的制度依据和必要手段。在对各单位合同管理情况进行检查时，应关注：是否建立了合同管理制度及相关控制机制（重点关注是否建立合同履行监督审查制度）、合同相关管理制度及控制措施是否涵盖单位的各项经济业务、是否合理设置相关岗位（归口管理部门、合同拟定、合同审核、印章保管、归档、合同管理评价等），合同管理是否存在分级审批流程、是否对合同内容的完整性进行规定。二、关注合同订立情况（一）合同签订的合理性在合同签订前，应关注合同签订的合理性与必要性，包括：是否符合单位的业务发展要求（采购内容及数量是否与单位的业务需求符合、单位固定资产存在闲置或固定资产未达报废年限就采购新资产），是否存在违规为下属单位或有关企业提供担保，是否按照规定在中标通知书发出之日起三十日内签订合同等。（二）关注合同签订审批流程合同签订前应按照管理制度流程的规定，对合同签订进行分级审批，此处重点关注同一项目通过拆分降低各个合同金额的方式来规避审批流程。（三）合同内容审核是否一次支付比例过高（常见的合同中除了建设工程项目规定预付款一般不超过30%外，其他类型的合同很少会对预付款比例进行规定，这也就成了好多单位调节预算执行进度的万能端口，项目在订立合同时，直接约定合同签订后支付合同总价的80%或100%，这在调节经费执行率的同时也在无形中增加了单位的经济法律风险）；是否预留质量保证金（常见的合同中除了建设工程项目规定预留的质量保证金一般不超过3%外，其他类型的合同很少会对质量保证金比例进行约定，但各单位应根据业务性质，如果有必要性和可行性也应该约定，不要因程序繁琐而导致不可预计风险没有被规避掉）；其他合同内容审核，常见缺少执行期限、合同争议解决条款、违约责任，以及其他损害单位利益的约定等。（四）合同签订合同签订时应关注合同用印审批是否规范、是否达到合同生效条款（是否按照合同约定签字、盖章，如合同生效条款约定合同双方加盖公章后生效，则应使用单位公章而不是合同专用章；如合同约定签字并盖章后生效，则签字、盖章都不应缺少；同时还应关注是否存在以部门章对外签订合同的情况，一般部门不具备法律主体地位）、合同签订时间是否合适（合同签订时应关注合同签订时间，避免合同签订日期在合同执行开始日期之后，同时关注公开招标等方式要求要在中标通知书发出之日起30日内签订合同）。三、关注合同的过程管理（一）合同变更、终止是否按照规定办理在合同履行过程中，应关注合同变更、终止是否按照规定程序办理，是否分配好各自的权利义务，规避可能存在的各种损失，维护好国有资本利益。（二）是否按照合同约定执行1、是否按照合同约定的期限及标的执行在未发生合同变更及终止的情况下，应严格按照合同约定的执行期限及标的执行，常见问题：基本建设工程超过合同约定执行工期、物资采购未按照合同约定时间到货、采购物品型号要与合同约定不符（在取得采购方认可的增配情况除外）。2、是否按照合同约定付款付款方式应严格按照合同约定的方式执行，包括付款时间及付款方式，常见问题：未按照合同约定支付预付款，在合同执行后直接支付全部合同金额；未按照合同约定预留保证金，未到质保期即支付合同全部款项；按照合同约定，项目进度款应于每季度付款一次，而实际每半年支付一次进度款；预付款或进度款存在延期支付等。（三）合同过程的监督管理在合同执行过程中，应加强对合同履行的监督管理，除了合同履行期限、合同标的、付款方式等进行监督，还应着重关注如下方面：1、对合同纠纷的监督单位应当加强对合同纠纷的管理。合同发生纠纷的，单位应当在规定时效内与对方协商谈判。合同纠纷协商一致的，双方应当签订书面协议；合同纠纷经协商无法解决的，经办人员应向单位有关负责人报告，并根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。2、对合同保密情况的监督单位应当加强合同信息安全保密工作，未经批准，不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密。3、合同协商变更期间原合同的履行在合同变更协商期间，原合同是继续履行还是暂停履行，从单位管理的角度，应与对方单位进行明确约定，对因对方或单位自身原因导致可能无法按约定履行的，应当及时采取应对措施，维护单位利益。4、对对方单位经营状况的监督在合同履行过程中，应对对方单位的经营状况进行持续性关注，如对方单位出现经营不善、破产清算甚至注销、吊销的情况，应及时评估合同履行的必要性，采取相关措施维护单位利益。（四）合同续约管理此处着重关注政府采购合同履行中，采购人需追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的，在不改变合同其他条款的前提下，可以与供应商协商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的百分之十。四、合同台账及归档管理（一）合同台账的登记管理针对单位的合同台账登记管理，应关注：是否对合同进行台账登记管理；合同台账是否分类进行管理；合同台账登记信息是否齐全，针对合同台账登记信息，认为一份完整的合同台账应包含合同类别、合同名称、签订日期、合同金额、采购方式、经办人、对方单位信息（对方单位名称、联系人、联系方式）、合同履行情况（合同履行进度、款项支付情况、对方单位是否出现经营异常），如条件允许，还应包括付款对应凭证号、各笔进度款支付日期、涉及固定资产进行资产登记等信息。合同登记应由单位的各个业务部门与归口管理部门一同汇总，共同完成登记工作，有些单位仅登记合同及对方单位名称等信息，这是远远不够的。（二）合同归档管理对于合同归档管理，应关注：是否按照规定及时进行归档、合同归档内容是否齐全（一般包括合同、合同签订审批、用印审批、授权委托书、合同变更-终止协议等，除此之外，针对影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，在组织法律、技术、财会等工作人员及外部专家参与谈判，过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保管）。五、做好合同管理评价工作单位内部审计部门或岗位应当定期或不定期检查单位合同管理制度和管理机制的建立与执行情况，定期筛查风险点、评估各环节流程以及合同管理关键岗位及人员的设置情况等，及时发现合同管理存在的问题并提出改进建议。具备条件的单位，应由单位负责人指定专门部门或专人负责对单位合同流程管理的有效性进行评价并出具单位内部控制自我评价报告。针对外部审计、巡视中发现的问题，要积极剖析事情发生的原因及流程的改进措施，对问题要及时进行整改（对整改结果进行定期检查）。本文为根据个人审计经验总结而成，重点讲述合同管理中应关注的风险点，目的在于发现管理流程中存在的问题及完善内部管理之用，如有不足之处欢迎各位读者批评指正。