文件管理制度(最新4篇)

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参考资料,少熬夜!文件管理制度(最新4篇)【导读指引】三一刀客最漂亮的网友为您整理分享的“文件管理制度(最新4篇)”文档资料,供您学习参考,希望此文档对您有所帮助,喜欢就分享给朋友们吧!文件管理制度【第一篇】第一条文件的接收。收到文件后及时检查、核对,在收文登记薄上分类详细登记,并注明密级。外出参加会议人员应将带回的文件交机要室统一登记管理。第二条文件的保管。机要文件必需存放在保险柜中,由专人保管。去省委领取或消退文件应有专车接送,严防丢失。第三条文件的传阅。机要文件由机要人员直接呈送。阅文者应及时阅示,并于当日退回机要室,不得横传,不得留存文件。第四条文件的借阅。借阅机要文件应当履行登记手续,阅文和传达文件要严格按规定的范围,不得扩大,不得将文件带入无关场所,不得携带机要文件顺便办理私事,文件用后及时归还。省军级文件一律不外借。第五条文件的复制。严格执行上级部门复制国家秘密载体的管理规定。复制机要文件要履行审批手续。绝密级文件一律不得复制。其它文件复制必须经分管领导批准。复制的文件视同原件管理。第六条文件的清退。省军级、地市级文件每年按要求到上级发文单位进行清退,其它机要文件要认真填写*中央、省委文件清退情况统计表,上报发文单位。第七条文件的立卷、归档。按照档案法和相关规章制度及学校档案工作的规定和要求,及时分类立卷、归档,并办理相关手续。第八条文件的销毁。各单位(部门)需要销毁的文件资料交机要室统一办理销毁手续,禁止把文件、内部资料当废品出售。由机要秘书填写“文件销毁单”,经学校办公室负责人签批后方可送到省保密部门指定的文件销毁站处理,必须2人押送,实行监销。第九条文件的检查。借出的文件及时检查、催还。每学期末对外借文件进行一次检查催还工作,如发现有丢失文件情况,及时上报校保密委员会。公司文件管理制度【第二篇】第一章总则第一条为加强公司文书档案、声像档案资料的管参考资料,少熬夜!理工作,保证文书档案、声像档案的及时归档和妥善保管,特制定本规定。第二条负责档案资料的归档督促和日常管理工作。对档案资料必须按年度立卷,各系统和部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料,都要按照本制度的规定分别立卷归档。第三条坚持部门收集保管、定期归档制度。各系统和部门负责人均应指定专人负责收集保管本系统或部门的档案资料并督促其及时归档。名单报档案室备案,如有变动须及时通知档案室。因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。第二章文书档案立卷归档方法第一节文件资料的收集管理第四条凡公司缮印发出的公文一律由办公室统一收集保管。第五条一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件资料,由主办部门收集保管。会议文件由会议召集部门收集保管。第六条公司员工外出培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动在核报差旅费时,必须将有归档价值的文件资料向本部门档案员办理交接手续,档案员签字认可后会计部才给予核报差旅费。第七条各系统、部门档案员的职责:(一)了解本部门的工作业务,掌握本部门文件资料的归档范围,收集保管本部门的文件资料。(二)认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件资料平时收集归卷,每年的三月份前应将归档文件资料归档完毕,并向档案员办好交接签收手续。(三)承办人员借用文件资料时,应积极地做好服务工作,并办理临时借用文件资料登记手续。第二节归档范围第八条重要的会议资料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。第九条上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。第十条公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。第十一条公司的请示与上级机关的批复;公司反映主要工作活动的报告、总结。第十二条公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录(表单)及工作简报。参考资料,少熬夜!第十三条信访工作资料。第十四条公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。第十五条公司管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。第十六条公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。第十七条公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。第十八条公司保密制度中规定的保密范围材料。第十九条公司重要设备档案、财会档案材料。第三节平时归卷第二十条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件资料,由档案员集中统一保管。第二十一条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件资料归卷使用的案卷类目。案卷类目的条款必须简明确切,并编上条款号。第二十二条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料,收集齐全,加以整理,送交本部门档案员归卷。第二十三条档案员应及时将已归卷的文件资料,按照案卷类目条款,放入平时保存文件卷夹内对号入座,并在文件处理登记薄上注明。第四节立卷第二十四条立卷工作由相关部门档案员配合,档案员负责组卷、编目。第二十五条案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。第二十六条归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。第二十七条在归档的文件资料中,应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开。文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文有密切联系,也可随同绝密文电立卷。第二十八条不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其它文件的立卷按照有关规定执行。第二十九条卷内文件资料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件资料应依序排列在一起,即批复在参考资料,少熬夜!前,请示在后;正件在前,附件在后;草稿在前,定稿在后;其它文件资料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。第三十条卷内文件资料应按排列顺序,依次编写页号。第三十一条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。第三十二条有关卷内文件资料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。第三十三条案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。第三十四条案卷的装订和案卷各部分的排列格式:(一)案卷装订。装订前,卷内文件资料要去掉金属物,对破坏的文件资料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。(二)案卷各部分的排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。文件管理制度【第三篇】1、目的为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作,特制定本制度,适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。2、职责总经理负责公司所有对外发文审批。管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。部门主管负责本部门文件的拟制与审核,及负责本部门对公司内部发文的审批,并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核,用印管理、归档管理工作。3、文件种类上行文:请示,报告,计划,总结;下行文:批复,决定,通知,通告,通报,制度,规定;平行文:信函,会议纪要。4、文件格式发文统一使用以上文件类别之一。参考资料,少熬夜!秘密等级和紧急程度,用来确定文件发送方式及办理速度,统一在文件的左上角位置加注。收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据,讲述什么事情,解决什么问题以及办法和要求,都要在正文中阐述清楚:标题统一使用二号或三号黑体字,放在居中位置;正文统一使用四号或小四宋体字,与主送单位等坚持一致。每段开头空两个字;要合理地划分段落、正确使用标点符号,行间距为倍,以清晰、美观为原则;附件。通常指随正文发出的补充说明材料:如果该文件有附件的,应在正文之下、发文单位落款的左上侧,专行空两格注明附件:xxx字样;如果附件较多,还须编上序号;文件无附件的,无须注明;落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的,要用负责人姓名(前面冠以职务身分)署名:落款一般放在正文(或附件标记)的右下角,相关于书信中具名的位置;如果正文恰好占满全页,落款必须放在另页空白纸上时,并在其上头加注一行(此页无正文)字样;落款字体与正文相同。日期:一般应写发文日期;制度或会议经过的文件应写经过的日期;重要的文件写签发的日期;5、文号根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号;具体文号编制规则见附件。公司文号由行政人事部统一管理,管理中心文号由物业部统一管理;发文部门需到以上部门登记领取文号后,方可发文。6、用印用印是发文单位对文件负责的标志,是文件合法生效的标志,对外发文或内部重要文件都应加盖印章。文件打印校对完之后,由管理印章的人员用印并进行登记;印章应盖在落款和年月日中间,即骑年盖月位置。7、文件管理包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作:正规文件应尽量打印,并由拟文人仔细校对审核。签发。签发人对签发的文件负有完全职责,应本着负责精神,仔细阅读文稿,实事求是地拟写批语。同意签发的,注明同意发文字样后按正常手续办理;不一参考资料,少熬夜!样意的写出具体意见返还拟文人重新撰写;用印。印章管理人员依据规定加印,并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。发放。由发文部门填写《文件发放登记表》,并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件,还要填写《文件处理单》,夹在文件前面,一并送有关人员或部门办理。收文。文件管理人员(一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员)将所收到的文件登记在《收文登记表》内,资料包括:流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情景、备注等。传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。保存。文件办理完毕后,由最终处理部门人员进行保管。归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部,由行政人事部进行整理存档工作。8、相关文档文号编码规则《文件编号使用登记表》《对外发文登记表》《对内发文登记表》《收文登记表》《文件处理单》《传阅单》《用印登记表》对外发文格式对内发文格式报告总结格式会议纪要格式会议记录格式9、修订及实施本规定由全公司各部门实施,行政人事部进行监督。本规定修订权在公司。本规定从二零零四年五月一日实行。文件管理制度【第四篇】为了更好地规范各类文件的起草、收发、报送、保管等环节,特制定本制度。一、上级来文和外单位来文。办公室人员对上级来文和外单位来文首先要在收文登记簿上详细登记,来文单位、日期、份数、密级、字号等要登录清楚,其次填写好文件阅办卡并粘贴于原文上面,并送总经理批示,参考资料,少熬夜!总经理批示后送有关人员传阅,总经理有批办意见的,办公室应提醒有关人员批示阅办结果,并将阅办结果送总经理阅。所有传阅人阅毕交办公室应及时将文件收回,分类别分单位存入档案袋。二、本单位各类文件包括简报的起草均有办公室人员负责起草,部门专业文件由各部门专业人员保起草,凡以文件或纪要简报名义上报或下发的文件均由办公室填写发文卡,由签发人即总经理签发后,并详细填写发文登记簿方可复印并存档,没有总经理签发的文件不能发出和存档。三、上报和发往其他单位的文件应填写文件送达登记簿,由接收文件人签字后方可,否则,不能擅自将文件交予他人,而不办理签收手续。四、报告、请示、汇报、制度、规定等均应以文件形式印发,宣传活动类一般应以简报形式印发,每周例会的纪要内容均以纪要形式印发。落实公司会议精神的情况汇报应以文件形式上报。五、凡打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