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归档文件整理规则1什么是档案？档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”2•《中华人民共和国档案法》第六条规定：国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。3县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。4《档案法实施办法》第九条规定机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构依照《档案法》第七条的规定，履行下列职责：56•第一条为了预防和惩处档案管理违法违纪行为，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国行政监察法》、《中华人民共和国公务员法》、《行政机关公务员处分条例》等有关法律、行政法规，制定本规定。7•第二条有档案管理违法违纪行为的单位，其负有责任的领导人员和直接责任人员，以及有档案管理违法违纪行为的个人，应当承担纪律责任。属于下列人员的（以下统称有关责任人员），由任免机关或者监察机关按照管理权限依法给予处分：•（一）行政机关公务员；•（二）法律、法规授权的具有公共事务管理职能的组织中从事公务的人员；8•（三）行政机关依法委托从事公共事务管理活动的组织中从事公务的人员；•（四）企业、社会团体中由行政机关任命的人员。•事业单位工作人员有档案管理违法违纪行为的，按照《事业单位工作人员处分暂行规定》执行。9•法律、行政法规、国务院决定及国务院监察机关、国务院人力资源社会保障部门制定的规章对档案管理违法违纪行为的处分另有规定的，从其规定。•第三条将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的，对有关责任人员，给予警告处分；情节较重的，给予记过或者记大过处分；情节严重的，给予降级或者撤职处分。10•第四条拒不按照国家规定向指定的国家档案馆移交档案的，对有关责任人员，给予警告或者记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职处分。•第五条出卖或者违反国家规定转让、交换以及赠送档案的，对有关责任人员，给予撤职或者开除处分。11•第六条利用职务之便，将所保管的档案据为己有的，对有关责任人员，给予记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。•第七条因工作不负责任或者不遵守档案工作制度，导致档案损毁、丢失的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。12•第八条擅自销毁档案的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。•第九条有下列行为之一的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：•（一）涂改、伪造档案的；•（二）擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的。13•第十条携运、邮寄禁止出境的档案或者其复制件出境的，对有关责任人员，给予警告、记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。•第十一条有下列行为之一的，对有关责任人员，给予警告、记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：•（一）擅自提供、抄录、复制档案的；•（二）擅自公布未开放档案的。14•第十二条有下列行为之一，导致档案安全事故发生的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：•（一）未配备安全保管档案的必要设施、设备的；•（二）未建立档案安全管理规章制度的；•（三）明知所保存的档案面临危险而不采取措施的。15•第十三条有下列行为之一的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：•（一）档案安全事故发生后，不及时组织抢救的；•（二）档案安全事故发生后，隐瞒不报、虚假报告或者不及时报告的；•（三）档案安全事故发生后，干扰阻挠有关部门调查的。16•第十四条在档案利用工作中违反国家规定收取费用的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。•第十五条违反国家规定扩大或者缩小档案接收范围的，对有关责任人员，给予警告或者记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职处分。17•第十六条拒不按照国家规定开放档案的，对有关责任人员，给予警告、记过或者记大过处分。•第十七条因档案管理违法违纪行为受到处分的人员对处分决定不服的，依照《中华人民共和国行政监察法》、《中华人民共和国公务员法》、《行政机关公务员处分条例》等有关规定，可以申请复核或者申诉。18•第十八条任免机关、监察机关和档案行政管理部门建立案件移送制度。•任免机关、监察机关查处档案管理违法违纪案件，认为应当由档案行政管理部门给予行政处罚的，应当及时将有关案件材料移送档案行政管理部门。档案行政管理部门应当依法及时查处，并将处理结果书面告知任免机关、监察机关。19•档案行政管理部门查处档案管理违法案件，认为应当由任免机关或者监察机关给予处分的，应当及时将有关案件材料移送任免机关或者监察机关。任免机关或者监察机关应当依法及时查处，并将处理结果书面告知档案行政管理部门。20•第十九条有档案管理违法违纪行为，应当给予党纪处分的，移送党的纪律检查机关处理。涉嫌犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。•第二十条本规定所称的档案，是指属于国家所有的档案和不属于国家所有但保存在各级国家档案馆的档案。21•第二十一条本规定由监察部、人力资源社会保障部、国家档案局负责解释。•第二十二条本规定自2013年3月1日起施行。•五指山市监察局、五指山市人力资源和社会保障局、五指山市档案局《关于转发档案管理违法违纪行为处分规定的通知》（五监[2013]3号）22•档案的作用1、凭证作用:如花名册、干部介绍信、考核表、调资表等都可以证明某人的身份、表现、待遇等。2、参考借鉴作用：主要体现在工作上的参考和借鉴。23•档案的种类1、按档案产生的领域分：文书档案、科技档案及各种专门档案2、按立档单位性质分：党政机关档案、企业档案、军队档案、农村档案等3、按信息表达方式分：文字档案、音像档案24•档案工作的内容：收集、整理、鉴定、检索、保管、统计、编研和提供利用八个环节，前六个环节称为基础工作，后两个环节称为编研利用工作。251、收文：上级单位、平级单位、下级单位的来文。2、发文：本单位对外发文，如请示、报告、总结、汇报等。3、本单位形成的各种材料，如各类报表、合同、调资表、花名册、考核表、党团介绍信、证明等。26文件齐全完整1、发文要有正文，有底稿，不能缺张少页。2、本单位产生的文件应是原件。3、签字盖章手续完备，即要求每份文件底稿要有领导签名，正文落款处要盖公章。4、文件不应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸等）书写。27文件保管期限要根据国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（2006年公布）进行划分。28291.划分保管期限：永久、30年、10年永久保存的文件：（1）本单位年度和年度以上的计划、总结、统计材料（2）本单位党员花名册、职工花名册（3）本单位年度考核、人事考核、职称评审（4）本单位职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤30（5）人事任免文件。一是上级机关任免本单位的领导；二是本单位任免下属单位或内部机构的领导。（6）本单位党组会议和行政办公会的纪要、会议记录（7）本单位制定的方针政策性、法规性等有关规定、制度的文件材料。（8）本单位重要业务问题的请示与上级机关的批复、批示。（9）本单位编辑、编写的大事记、组织沿革等31（10）本单位固定资产、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料。（11）本单位不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料。（12）本单位20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料。（13）本单位重要职能活动的总结、重要专题的调研材料。（14）本单位人员受县级（含）以上表彰、奖励的。32（15）本单位机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料。（16）本单位有关人员受到警告（不含）以上处分的。（17）本单位党、团、工会工作活动中形成的工作报告、总结、换届选举结果。（18）本单位形成的人大议案答复和政协提案办理结果。（19）对本单位具有历史性意义的文件材料。33定期30年保存的文件：（1）本单位重要业务问题的请示与上级机关的批复、批示。（2）本单位形成的工作方案、工作计划。（3）本单位的重要请示。（4）本单位形成的一般工作情况汇报、报告。（5）上级机关制发的与本单位业务有关的规定、办法。（6）本单位形成年度以下的总结、报告、统计报表。34（7）本单位20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料。（8）对本单位有关人员受到警告处分的材料。（9）本单位财务预算。（10）下级单位报送重大问题的专题报告。（11）本单位形成的一些重要文件材料但又没必要永久保存的。35•定期10年保存的文件：（1）本单位制发的一般性通知。（2）本单位转发上级机关的一般性文件。（3）本单位一般活动的总结、一般问题的调研材料。（4）本单位编辑、编写的简报、情况反映、工作信息。（5）本单位的一般业务经费请示。（6）本单位执行上级文件形成的一般性汇报、报告。36（7）上级机关制发的属于本单位主管业务一般性文件材料。（8）上级机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料。（9）同级机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料。（10）下级单位报送的年度和年度以上的计划、总结、统计材料。37特别提醒：1、凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。机关文件材料归档应体现“以我为主”的思想，突出立档单位的主体地位。2、所有归档文件中的“请示”不论内容多么重要，都不能放在永久保存。3、所有归档文件必须以文件落款的时间来确定归档所在年度。例如：2015年年度考核表的考核时间为2016年的，那就应该放在2016年度归档。382、装盒排列（1）本单位：工作总结→干部花名册→年度考核表→调资表等（2）与本单位有业务往来的文件（3）上级文件：把同一个单位的文件集中放在一起（例如：五府→五府函→五府办→五府办函→政府的其他文件等）（4）其他文件注意：不同归档年度、不同保管期限的文件不能同装在一个档案盒内。39如：永久1-50（第1盒）、51-100（第2盒）30年1-50（第3盒）、51-100（第4盒）10年1-40（第5盒）、41-95（第6盒）、96-130（第7盒）......说明：盒号是一个年度编一个流水号，先编永久，再编30年的，最后才编10年的。编盒号只是为了日后方便查找档案，不做档案统计，档案统计以件单位。每个档案盒的最后都要放一张备考表。403、装订：永久和30年要换不锈钢钉，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。装订排序是：正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿子的，文件处理单在前，正文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。41•例如：发文装订排序→正本→发文稿纸→定稿。收文装订排序→文件处理单→收文。42•说明：来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函）“一般独立成件，也可为一件”，也就是说来文与复文可以合并为一件，也可以各自独立为一件，不再要求必须为一件。434、盖归档章、编页（1）文件页码，文件中有图文的页面为一