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前言2006年12月18日，国家档案局第8号令发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。《规定》的发布施行，是我国档案工作与时俱进的产物，是推进档案工作可持续发展的重要举措，是档案法制化建设的重要成果。机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定•《规定》发布的意义•《规定》制定的背景和过程•《规定》制定的基本原则和主要特点•《规定》有关问题解答•《规定》在贯彻中的总体要求和注意问题《规定》发布的意义1、是档案法制建设的重要成果。2、是推动机关档案基础建设的重要手段。3、是加强国家档案资源建设的重要举措。《规定》制定的背景和过程《规定》制定的背景新中国档案事业建立以来，国家档案局先后5次制定关于机关文件材料归档范围和档案保管期限的规定。第一次是1956年、1957年，国家档案局制定了《党的机关档案材料保管期限的一般标准》、《国家机关一般档案材料保管期限参考表》。第二次是1964年，国家档案局发布了《机关文书档案保管期限参考表》（试行草案）。第三次是1983年，国家档案局颁发了《关于文书档案保管期限的规定》和《关于不归档的文书材料的规定》。第四次是1987年，国家档案局颁发了《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》。第五次是2006年12月18日，国家档案局发布《关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）。《规定》制定的过程从1995年到2006年历经近十年，经过多次征求意见，反复修改，于2006年9月19日经国家档案局局务会议审议通过。1995年，国家档案局制定的《全国档案事业发展九五计划》就曾明确提出，要“重视机关档案的鉴定工作，进行保管期限划分问题的调研工作”。1998年12月，王刚同志在中央、国家机关档案工作会议上指出：“我们要根据九五计划，修改、完善有关机关档案管理的标准，还将有一批关于文件材料整理、保管期限划定、档案鉴定方面的标准陆续出台”。《规定》制定的指导思想《规定》制定的指导思想是，以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，全面贯彻落实科学发展观，坚持以人为本，与时俱进，正确界定机关文件材料归档范围准确划分文书档案保管期限，大力促进机关档案基础工作，努力推进国家档案资源建设，为构建社会主义和谐社会提供有效服务。《规定》制定的原则1、《规定》的内容要涵盖机关在其工作活动中形成的所有文件材料，即包括各种门类和载体的历史记录。2、《规定》要对机关文件材料的归档范围和不归档范围做出明确界定。3、《规定》在明确界定机关文件材料的归档时，采用标时制表明文书档案的具体保管期限；提出对其他门类文件材料归档范围和档案保管期限要按国家规定执行。4、要尽量避免机关文件材料重复归档。5、凡涉及与公民权益有关的文件材料，归档和划分保管期限时要体现“从宽”的原则。6、《规定》明确各级档案行政管理部门与各级机关在具体执行《规定》过程中的职责和义务，确保各机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限的实用性和可操作性。《规定》的主要特点1、将两个业务文件合二为一。2、改革了档案保管期限的划分方法。3、突出了立档单位的主体地位。4、充实了一些文件条款。5、调整了一些材料的保管期限。6、加大了管理力度，“备案制”改为“审批制”。《规定》正文有关问题解答目的：为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用。依据：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和有关法规。1、《规定》制定目的和依据是什么？2、《规定》的实施范围包括哪些单位？《规定》第十四条指出：“本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行”。3、如何理解“机关文件材料”的含义？《规定》第二条指出：“本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。4、机关文件材料归档范围包括哪些内容？①反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；②机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；③本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；④其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。①上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；②本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；5、机关文件材料不归档范围包括哪些？③同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；④下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。6、归档文件材料为何要实行集中统一管理？《规定》第五条，“凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档”。本条强调档案必须实行集中统一管理的原则。7、机关文书档案的保管期限如何划分？根据《规定》第六条，“机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种”。定期一般分为30年、10年。8、永久保管的文书档案包括哪些内容？根据《规定》第七条，永久保管的文书档案主要包括：⑴本机关制定的法规政策性文件材料；⑵本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；⑶本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；⑷本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；⑸本机关机构演变、人事任免等文件材料；⑹本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；⑺上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；⑻同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。9、定期保管的文书档案包括哪些内容？根据《规定》第八条，定期保管的文书档案主要包括：⑴本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；⑵本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；⑶本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；⑷本机关一般性事务管理文件材料；⑸本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；⑹上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；⑺上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；⑻同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；⑼下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。10、专门文件材料归档范围和档案保管期限执行什么标准?《规定》第九条,机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行。1、干部档案：《干部档案工作条例》1991年4月2日2、基建档案：①中华人民共和国行业标准建设项目竣工文件编制及档案整理规范②国家标准《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28—2002③辽宁省地方标准《基本建设项目竣工档案验收规范》辽Q1945—88档发3、会计档案：《会计档案管理办法》（财会字［1998］32号）4、电子文件：①《电子文件归档与管理规范》GB/T18894——2002②档案交接文据格式GB/T13968——1992③《辽宁省电子文件归档与管理暂行规定》辽档发[2005]1号④《辽宁省文书档案目录数据库结构与交换格式（试行）》辽档发[2006]3号5、照片档案：《照片档案管理规范》GB/T11821—20026、科技档案：《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/11822——200011、《规定》对机关对应归档电子文件和纸质文件材料的归档有何要求？根据《规定》第十条，“机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档”。本条对电子档案归档时的组成要件提出了特殊要求，以确保电子档案的长期有效性和可读性。元数据是只描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据（相当于程序语言的格式）。背景信息是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对产生影响的历史环境等信息（相当于文件的其他相关信息）12、如何编制和审批机关文件材料归档范围和1、明确《规定》实施范围根据《规定》第14条，“本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行”。2、明确编制对象这次机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制对象仅限于机关文书档案，其他门类档案不在此次编制范围之内。文书档案保管期限表?3、明确编制体例⑴根据《通知》精神，在省（中）直机关，原则上要按照机关的内设机构一个处、室一个处、室地编制，最后形成本机关总表。⑵市、县（区）机关编制本机关文书档案保管期限表，可参考省（中）直编制体例；对于机关形成文件少、部门职能交叉多的机关，也可按问题编制本机关文书档案保管期限表。⑶编制本机关文书档案保管期限表，要与本机关档案分类方案相结合，汇总后形成总表报批。⑷归档的文件材料要逐项标明保管期限，原则上不能标注“重要的”、“一般的”。4、遵守审批程序《规定》施行后，各机关制定的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，须经同级档案行政管理部门审查同意后方可执行。未经同级档案行政管理部门审查同意前,机关仍沿用原有规定。13、垂直管理系统和直属二级单位的编具有垂直领导关系的中央和国家机关要编制两个文书档案保管期限表。一个是本机关的文书档案保管期限表，一个是本系统的文书档案保管期限表。两个文书档案保管期限表都要报国家档案局审批。垂直管理系统的下一级机关，要根据本系统的文书档案保管期限表，结合本机关实际，开展本机关文书档案保管期限表编制工作，编制完成的报本系统上一级机关审批。制和审批工作如何进行?直属二级单位编制的本机关文书档案保管期限表，由主管部门审批。报送材料：一是本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表（一表两用）；二是本机关“三定方案”或内部机构职能说明。14、如何理解《规定》实施时间？《规定》第十五条，“本规定自颁布之日起施行，1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止”。《文书档案保管期限表》问题解答1、同一会议形成的文件材料为何区分不同的保管期限？《文书档案保管期限表》第1至6条，对同一会议形成的文件材料在归档时区分不同的保管期限，这主要是根据各种文件材料的价值大小确定的。2、机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果归档时，如何确定保管期限？《文书档案保管期限表》第1条第2款中表明，机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果归档时，其保管期限定为永久。主要是承办机关为永久，协办机关可定为30年。3、机关联合召开会议、联合行文形成的文件材料，主办机关和协办机关在保管期限上为何不同？根据《规定》第十一条，“机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档”。《文书档案保管期限表》第5条、第8条第5款，将机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料归档是，主办机关保管期限为永久，避免进馆重复问题。4、以各级党委办公厅（室）、政府办公厅（室）名义联合发文或召开会议，如何确定主办机关和协办机关？以各级党委办公厅（室）、政府办公厅（室）名义联合发文或召开会议，形成的文件材料的归档工作，应按《规定》第十一条，即主办机关归档原件，协办机归档将相应的复制件或其他形式的副本。1、机关联合召开会议，一般是以“会议通知”用了谁的“发文字号”来区分谁是主办机关。谁在前谁是主办机关。2、特殊情况的处理：按职责归口管理。5、如何理解“上级