Excel基础应用培训

前言（Preface）Excel是一个功能强大的电子表格软件，是Office办公自动化系列软件的重要组成部分之一。Excel具有强大的数据计算与分析功能，可以把数据用各种统计图的形式形象地表示出来，被广泛应用于财务、金融、经济、审计和统计等众多领域。熟练使用Excel，掌握Excel的功能，能大大的提高我们的工作效率。2培训内容3Excel基础认识及设置Excel常用函数筛选与排序数据透视表与图表链接及超级链接Excel认识及基础设置4Excel主窗口界面Excel基本要素Excel简化操作Excel常用快捷键Excel认识及基础设置目录5Excel主窗口界面Excel基本要素Excel简化操作Excel常用快捷键6标题栏菜单栏工具栏名称框编辑框工作表区工作表标签区域状态栏滚动条区域滚动条区域Excel基本要素7要素解释工作簿book存储并处理数据的文件，可包含多个工作表，系统默认为3个工作表sheet由行和列组成的表格，用来存储和处理数据的基础行row行标为数字，每一工作表最多有65,536行列column列标为字母，每一个工作表最多有256列单元格cellexcel基本要素，列标行标表示，如：A8、CD26，每一个工作表最多有1,677,216个单元格备注：2007版本中最多有1,048,576行、16,384列Excel简化操作8提高效率善用右键操作自定义工具栏选项设置良好习惯Excel使用应具备的良好习惯一、同一对象请使用同一名称，而不要使用简写、别称，以便使用函数查找、引用，如果你使用过vlookup等函数你就可体会到这个习惯的必要性。同理，不同部门间对同一对象亦应统一名称或编码，便于数据的传递、引用。二、排版时不要在字符串内、前后插入空格，尽量使用对齐功能来排版，以便使用函数查找、引用。9Excel使用应具备的良好习惯三、在要使用公式的单元格，尽量不使用合并单元格功能（可用跨列对齐来居中）以便填充公式、排序、筛选。四、排版时使用顶端标题行、标题列功能、而不要笨拙、野蛮地强制性插入标题行、标题列。五、数字及文本的对齐方式请使用Excel默认的格式，即数字靠右对齐，文本靠左对齐。数字使用千位分隔符。10顶端标题行设置窗口11Excel使用应具备的良好习惯六、学会使用拆分窗口功能，免除为看到标题行而大量滚屏，以提高工作效率。七、工作簿内工作表较多时，使用工作表标签的快捷菜单，快速选取工作表。通过用鼠标右键单击标签滚动按钮，显示快捷菜单。八、经常使用快捷键，提高工作效率。九、在同一工作簿的不同工作表的相同单元格输入相同的数据或设置相同的格式，请使用组合工作表功能，以提高效率。12文本数字时间文本格式9,864,882.662008-7-12009年8月8日99.33%2008-7-249:29:440112800023477865521:22:08EXCEL1998.22Jul-221/2字符显示格式范例13Excel使用应具备的良好习惯十、在要进行乘除等运算时，要养成在公式的最外层使用round函数的习惯，以免出现四舍五入的误差。十一、在计算结果可能出现#DIV/0!、#VALUE!、#N/A等错误，而其它单元格又需对此单元格进行运算时，要养成使用if和ISERROR函数消除错误值的习惯。十二、要对工作表进行临时性排序时，养成添加序号列的习惯，以便恢复原来的顺序。十三、养成使用状态栏进行临时性的求和、计数、求平均值的习惯。14工作簿选项设置统一工作表的外观、格式，减少重复调整操作15目的操作【工具】→〖选项〗自定义工具栏位置：工具栏操作：【工具】→〖自定义〗：分为工具栏、命令、选项三个选项卡。在“命令”选项卡可以将你要经常用到的一些命令拖到工具栏上，以方便操作，不要时将其拖回去即可。16善用鼠标右键17单元格行工作表常用快捷键18移动光标编辑工作表填充工作表其他快捷键移动光标19Ctrl+光标键移动到工作表边缘；Ctrl+Home回到A1；Ctrl+End去到本工作表的最尾端；Ctrl+PageUp(Down)在同一工作簿中向前、向后切换工作表；Shift+Enter在选定区域内从下往上或从右往左移动，即与Enter的移动方向相反；Shift+Tab在选定区域内从右至左由下至上移动，即与Tab的移动方向相反。编辑工作表(一)20快捷键用法解释Ctrl+A全部选定Ctrl+空格键选定整列注：如果与输入法切换的快捷键相冲突时，输入法切换优先Shift+空格键选定整行注：此快捷键与全角半角切换的快捷键相冲突时，输入法切换优先Ctrl+C复制Ctrl+X剪切Ctrl+V粘贴Ctrl+Alt+V选择性粘贴Ctrl+Shift+（双引号）将活动单元格上方单元格中的数值复制到当前单元格或编辑栏编辑工作表(二)21快捷键用法解释Ctrl+'（撇号）：将活动单元格上方单元格中的公式复制到当前单元格或编辑栏Ctrl+B单元格内文字加粗Ctrl+3单元格内文字变成斜体Ctrl+4单元格内文字加下划线Ctrl+Z回到前一步Alt+Tab切换窗口功能键F4、Alt+Enter重复上一步操作功能键F2或Ctrl+~在显示公式和计算结果之间切换，若单元格内为文字，按F2直接在文字的最后端显示光标，可直接进行修改编辑工作表(三)22快捷键用法解释Ctrl+9隐藏选中单元格所在行（取消隐藏用Ctrl+Shift+9）。Ctrl+0隐藏选中单元格所在列（取消隐藏用Ctrl+Shift+0）。Ctrl+F9最小化工作簿窗口。Ctrl+F10最大化或还原选定的工作簿窗口。PrtScr将屏幕图片复制到剪贴板中。Alt+PrtScr将当前窗口的图片复制到剪贴板中。Alt+Enter编辑单元格时换行输入。填充工作表23快捷键用法解释Ctrl+Enter在多个单元格输入同一内容，即先选中所需填写的单元格，输入数据，最后用Ctrl+Enter即可。（不受单元格相邻与否的限制）Ctrl+D\R向下\右填充。(相邻单元格之间)双击填充柄复制公式到整列（至文件尾），即选中有公式的单元格，待右下角出现黑色填充柄时，双击即可。Shift+F11(Alt+Shift+F1)快速插入新工作表。右键单击工作薄左下角的工作表滚动轴(sheettabs)在快捷菜单中选择目标工作表。快速选择的工作表Alt+=(等号)用SUM函数插入“自动求和”公式。Ctrl+;（分号）输入当前日期。Ctrl+Shift+:（冒号）输入当前时间。其他快捷键Excel的帮助系统中有大量常用的快捷键的示例说明，在实际应用中，可以点击【帮助】菜单选项在弹出的对话框中输入‘快捷键’来搜素相关帮助信息。24常用函数函数基本格式及图示理解常用函数语法及应用实例25函数的基本格式必须以「=」开头，加上括号和自变量自变量可以是：范围、地址、数值、函数、范围名称、文字、逻辑值=SUM(c2:h10,k5,100,average(m3:m6))以SUM为例，自变量最多可达30个有自变量的函数=SUM(c2:h10)没有自变量的函数=NOW()、=TODAY()26函数理解函数的作用：将指定的数据按照一定的规则转化为需要的结果27输入函数的方法直接在单元格中输入完整的函数内容=sum(c2:h10)先输入指令和左括号再拖曳范围=sum(点选「插入/函数」，使用插入函数对话窗口28常用函数语法及应用实例数学函数逻辑判断函数取值函数Vlookup/Hlookup函数时间函数转换函数29数学函数加总：=SUM(D3:D6)相乘：PRODUCT(5,4)=20取整数=INT(123.579)=123指定小数位数=ROUND(123.579,2)=123.58无条件舍位=ROUNDDOWN(123.579,2)=123.57无条件进位=ROUNDUP(123.572,2)=123.58距阵相乘：=SUMPRODUCT(B6:E6,A3:D3)求余数：=MOD(9,2)=1求商：=QUOTIENT(8,3)=2倍数进位：=CEILING(17.3,0.5)=17.5=TRUNC(17.3,0.5)=1730SUMIF求和函数语法格式：SUMIF(比对的范围,条件,要加总的范围)示例：=SUMIF(D2:D10,”=1000000”)=SUMIF(资产类别,D5,期初金额)31逻辑判断函数IF=IF(条件,条件成立使用此值,不成立使用此值)=IF(D2=90,”优”,””)=IF(成绩=90,”优”,IF(考绩=80,”甲”,IF(成绩=70,”乙”,IF(成绩=60,”丙”,”丁”))))=IF(数量1000000,金额*0.05,0)IF语句最多只能嵌套7层32IF组合语句应用=IF(AND(B7=90,C7=90,D7=90),“优秀,)=IF(OR(B760,C760,D760),加油,)=IF(NOT(E790),1,2)返回TRUE或FALSE33数值类型判断函数ISIS相关函数(共有11个)，返回TRUE或FALSEISNA()ISTEXT()ISBLANK()ISERROR()34取值函数之字符串字符串比较=EXACT(“北京”,“北京)=FALSE删除字符串右边空格=TRIM(“北京“)=“北京”套用指定格式并转换成文字=TEXT(123456789,“$#,##0元整”)=$123,456,789元整重复字符串=REPT(▲,ROUND(D3*100,0))Right、left、mid函数35取值函数之小数取整函数=INT(123.579)=123=TRUNC(123.579)=123指定小数位数=ROUND(123.579,2)=123.58=ROUNDDOWN(123.579,2)=123.57=ROUNDUP(123.572,2)=123.58倍数进位函数=CEILING(15.6,0.5)=16=FLOOR(15.6,0.5)=15.536Vlookup/Hlookup函数功能：Vlookup用于在表格或数值数组的首行查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前列中指定行处的数值Hlookup用于在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值当比较值位于数据表的首行，并且要查找下面给定行中的数据时，请使用Hlookup当比较值位于数据表的最左列，并且要查找右面给定列中的数据时，请使用Vlookup37使用方法VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup))=VLOOKUP(A2,對照表,2,FALSE或true)使用true時，對照表中的資料必須由小到大排序HLOOKUP()只是資料排列的方向不同LOOKUP(lookup_value,lookup_vector,result_vector)=LOOKUP(A2,B2:B10,C2:C10)對照表中的資料必須由小到大排序38时间函数(一)Excel的日期范围：1900/1/1-9999/12/31NOW()=2006/1/2015:18返回当前日期和时间TODAY()=2006/1/20返回当前日期DATEVALUE(日期)将字符串转换成天数=DATEVALUE(2005/12/31)=38717=DATEVALUE(“2008/7/1”)-TODAY()=921=“从今天到2008/7/1共经过&DATEVALUE(2008/7/1)-TODAY()&天”39时间函数(二)DAY(TODAY())=27第几天MONTH(TODAY())=12第几个月YEAR(TODAY())=2005第几年WORKDAY(开始日期，经过天数,[假日])•计算二指定日期之间的工作天(可扣除特别假)NETWORKDAYS(开始日期,结束日期,[假日])•计算二指定日期之间的可工作天数•=NET