Office系列办公软件培训

主页培训目的随着公司的不断发展公司对于信息化办公的依赖也越来越高，作为公司的员工必须掌握一些信息化办公的技能以适应自身及公司未来的发展。通过此次培训学会使用常用的Office办公软件：Word、Excel、PowerPoint培训后能将掌握的信息化办公技能运用于实际工作中以提高工作效率并达到良好的效果，这就是培训学习的最终目的。Office系列办公软件使用培训主页第一讲文字处理软件Word2003主要内容退出Word文档的基本操作文本的编辑文档的排版文档格式的复制和套用图文混排表格处理新建/保存/打开/关闭文字调整及修改字符格式化段落格式化页面设置格式刷/样式/模板办公信息处理概述讨论题主页办公信息处理办公信息处理系统又称为办公自动化系统（OAS）或办公自动化（OA）。以先进的办公设备、智能化的办公工具和管理软件、畅通的网络通信，达到充分利用信息，提高办公效率和质量的目的。办公自动化软件OfficeXP虽然Office组件越来越趋向于集成化，但各个组件仍有着比较明确的分工。主页概述Word2003主窗口标题栏菜单栏“常用”工具栏“格式”工具栏视图切换按钮水平标尺水平滚动条状态栏关闭窗口按钮垂直滚动条Office助手编辑区选定栏插入点任务窗格主页操作步骤：1.新建空白文档2.录入和编辑（内容处理）3.排版（格式处理）4.插入其它对象（图片、表格等）5.保存示例：编制如下文档楷体，小二号，加粗，宽2磅，居中插入剪贴画主页创建文档/输入文本/保存文档/关闭文档/打开文档1.创建新文档·进入Word时，系统自动打开一个名为“文档1”的空文档·单击“常用”工具栏上的“新建空白文档”按钮·选择“文件”菜单中的“新建”命令，打开“新建文档”任务窗格，用户可以从中选择一个命令来创建新文档模板(文档格式)2.输入文本自动换行段落标记/换行标记（按Shift+Enter）即点即输文档的创建、保存和打开主页“另存为”---换名保存“保存”---按原名保存设置好3个参数：保存位置/文件名/保存类型保存文档保存类型文件名保存位置主页设置好3个参数：查找范围/文件名/文件类型关闭、打开文档查找范围文件名文件类型主页文本的编辑1.基本编辑技术插入点的移动使用鼠标/使用键盘/使用菜单命令文本的修改(增/删/改)插入/改写状态删除控制键：Delete及Backspace键段落的生成/拆分/合并主页2.文本的选定、复制、移动和删除(1)选定文本“先选定，后操作”·选定一段文本：鼠标拖动·选定某一范围的文本·选定一行文本：单击此行左端的选定栏·选定一个段落文本：双击该段落左端的选定栏·选定矩形区域内文本/选定不连续区域的文本·选定整个文档：三击任一行左端的选定栏例3-1主页(2)复制文本·利用“常用”工具栏的“复制”和“粘贴”按钮选定文本→“复制”→移至目标位置→“粘贴”Ctrl+CCtrl+V·利用鼠标拖放方法复制文本(3)移动文本与复制文本基本相同(4)删除文本选定要删除的文本，再按Delete键或单击“常用”工具栏上的“剪切”按钮主页3合并文档在编辑文档的过程中，经常需要引入其他文档中的内容，即所谓的文档合并。合并文档常用以下两种方法：(1)使用复制方法合并文档。分别打开需要编辑的文档（称为主文档）和提供内容的文档（称为被合并文档），从被合并文档中“复制”所需的内容，再“粘贴”到主文档中需要插入内容的位置。(2)利用插入命令合并文档。在主文档中把插入点移到需要插入内容的位置，选择“插入”/“文件”命令，打开“插入文件”对话框，再输入被合并文档的文件名。主页4.文本的查找与替换（1）查找文本先设定开始查找的位置，再选择“编辑”菜单中的“查找”命令，然后在“查找和替换-查找”对话框中输入要查找的文本（2）替换文本例3.4在“照相”文档中，把“照相机”全部替换成“照像机”主页5.撤消与恢复撤消:取消用户上一次所做的操作也可以撤消前面多项操作恢复:恢复被“撤消”的各种操作主页自动更正使系统自动更正用户键盘输入时的一些常见错误如将“teh”更改为“the”，将“高教厅”改为“教育厅”等先要建立自动更正的词条表另一应用：把那些经常使用的较长的词句定义成一个自动更正的词条，用一个短的缩写码取代它。如把“全国计算机等级考试”定义成缩写码“ncre”。这样可以减少输入时击键次数选择“工具”菜单中的“自动更正选项”命令主页文档的排版按一定要求设置文档的外观三个层次:页面设置段落格式化字符格式化页面设置：纸张大小、页边距、页码、页眉/页脚等段落格式化：段落缩进、文本对齐方式、行间距、段落间距等字符格式化:选择字体、字号、字形、颜色、字间距等主页纸张宽度纸张高度下边距右边距左边距上边距右缩进左缩进段落格式化段落缩进、对齐方式、间距等字符格式化文字的字体、字号及字形等页面设置纸张大小、页边距、页码等正文区右边界正文区左边界首行缩进页脚主页1.字符格式化(1)字体、字号及字形中文字体有宋体、仿宋、黑体、楷体、隶书等二十多种字形包括常规、倾斜、加粗、加粗倾斜四种字号用来确定字符的高度和宽度，一般以“磅”或“号”为单位，1磅为1/72英寸。字号从大到小分为若干级，最大字号是“初号”，它与42磅字大小相当，而小五号字与9磅字大小相当字符格式设置：可以用“格式”工具栏的有关命令按钮来实现，也可以通过“字体”对话框来完成主页“字体”对话框主页(2)字符的修饰效果主页(3)字符的间距和缩放字符间距是指相邻两个字符之间的距离缩放是指缩小或扩大字符的宽、高的比值，用百分数来表示缩放值为100％时，字的宽高为系统默认值；缩放值大于100%时为扁形字；小于100%时为长形字位置升降是指字符可以在标准位置上升降主页2.段落格式化每当按下回车键就形成了一个段落段落格式化设置：段落缩进、文本对齐方式、行间距及段间间距等段落格式化操作只对插入点或所选定文本所在的段落起作用主页(1)段落缩进段落缩进是指段落中的文本到正文区左、右边界的距离包括段落左缩进、右缩进和首行缩进。其缩进的距离可由水平标尺上对应的三个缩进标记来指示左缩进标记首行缩进标记右缩进标记右缩进左缩进首行缩进正文区右边界正文区左边界主页“段落”对话框主页(2)对齐方式对齐方式通常有：两端对齐、左对齐、居中、右对齐和分散对齐五种方式设置操作：使用“格式”工具栏上对齐方式按钮使用“段落”对话框(3)设置间距包括段落中的行间距，以及本段落与前段(段前)、本段落与后段(段后)的间距的设置(4)查看段落格式执行“帮助”菜单中的“这是什么?”命令，鼠标指针变成问号箭头时，单击要查看的文本，Word将显示相应段落格式和字符格式的信息主页3.页面设置设置页面格式，诸如纸张大小、页边距、页码、页眉／页脚等纸张大小和页边距决定了正文区的大小正文区宽度＝纸张宽度-左边距-正文区高度＝纸张高度-上边距-下边距主页纸张高度纸张宽度上边距左边距右边距下边距正文宽度正文高度页眉页脚正文区右边界正文区左边界正文区主页(1)设置纸张大小①选择“文件”菜单中的“页面设置”命令，系统弹出②选择“纸型”选项卡③在“纸型”下拉列表框中选择一种纸张规格主页(2)设置页边距页边距是指正文区与纸张边缘的距离。在纸张大小确定以后，正文区的大小就由页边距来决定主页(3)插入页码执行选择“插入”菜单中的“页码”命令如果文档已设有页眉或页脚，则页码将被添加到已有的页删除页码：选择“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令主页(4)页眉和页脚格式设置在“文件”菜单中选择“页面设置”命令，然后在“页面设置”对话框中设置“页眉”值和“页脚”值，以及按需选择“奇偶页不同”和“首页不同”选项内容设置在“视图”菜单中选择“页眉和页脚”命令，然后在“页眉和页脚”工具栏上，利用“插入页码”、“插入日期”、“插入时间”、“在页眉/页脚间切换”等按钮，进行内容设置也可以在页眉/页脚编辑区中输入有关内容主页首字下沉、分栏及项目符号1.设置“中文版式”选定要设置格式的文字，然后选择“格式”菜单中的“中文版式”，再选所需的选项。例如，文字“办公”的“拼音指南”效果是：“文”字的“带圈字符”效果是：2.首字下沉首字下沉是在章节的开头显示大型字符。首字下沉的本质是将段落的第一个字符转化为图形。创建首字下沉后，可以像修改任何其他图形元素一样修改下沉的首字。选择“格式”菜单中的“首字下沉”命令，可以进行“首字下沉”设置。主页3.分栏分栏通常应用在简讯、小册子和类似的文档中，图3.43为三栏式文档的示例。在Word中，用户可以控制分栏栏数、栏宽及栏间距等。选定要进行分栏的文本，选择“格式”/“分栏”命令，可以进行“分栏”设置。首字下沉分为三栏主页文档竖排选择“格式”菜单中的“文字方向”命令示例主页4.项目符号和编号Word提供了自动建立项目符号和编号的功能选择“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令示例项目符号编号主页打印文档打印预览预先浏览一下文档的打印效果打印文档主页文档格式的复制和套用减少重复的排版操作，保证格式的一致性●格式刷用格式刷复制格式(字符格式和段落格式)●样式用样式名表示的预先设置好的格式可直接套用●模板设置整个文档的格式主页1.格式刷当我们设置好某一文本块或段落的格式后，可以使用“常用”工具栏上的“格式刷”工具，将设置好的格式快速地复制到其他一些文本块或段落中(1)复制字符格式·选定已经设置格式的文本·单击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，此时鼠标指针变成“刷子”形状·在要排版的文本区域拖动(即选定文本)(2)复制段落格式··单击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮(若复制到多个段落则双击)·把鼠标指针拖过要排版的段落标记主页2.样式样式是用样式名表示的一组预先设置好的格式，如字符的字体、字形和大小，文本的对齐方式、行间距和段间距等用户只要预先定义好所需的样式，以后就可以对选定的文本直接套用这种样式如果修改了样式的格式，则文档中应用这种样式的段落或文本块将自动随之改变，以反映新的变化主页(1)Word内置样式先选定要格式化的文本，再打开“格式”工具栏上的“样式”下拉列表框，选择所需的样式名，则所选定的文本将会按照样式重新格式化主页(2)创建新样式新建段落样式的最简单方法：在“样式”列表框中增添新样式例3-7建立名称为“校名”的段落样式(1)选定某一个校名(如“北京大学”)(2)在“格式”工具栏上选择“幼圆”字体、“小四号”、“加粗”、(3)单击“格式”工具栏上的“样式”列表框，使之处于反白显示状态，再输入样式名“校名”最后按回车键来结束输入样式名主页(3)应用样式创建一个样式，实质上就是定义一个格式化的属性。可以应用它来对其他段落或文本块进行格式化例3-8利用已建立的“校名”样式，对其他校名进行格式化处理(1)选定要处理的段落(如“中山大学”所在段落)(2)单击“格式”工具栏上的“样式”框右端的向下箭头，从列表中选择“校名”样式主页(4)修改样式可以对系统提供的样式和自定义的样式进行修改。修改了样式以后，所有套用该样式的文本块或段落将自动随之改变，以反映新的格式变化例3-91对一批校名，添加下划线(5)删除样式选择“格式”菜单中的“样式和格式”命令，打开“样式和格式”任务窗格，然后在“请选择要应用的格式”列表框中选择所要删除的样式名，再单击“删除”按钮主页3.模板和向导模板是一种用来产生相同类型文档的标准化格式文件，它包含了某一类文档的相同属性，可用作建立其他相同格式文档的模型或样板每个Word文档都是基于某一种模板建立的向导也是一种模板，可用来帮助用户快速而简便地创建各类文档。用户只需随着向导的一步步引导除了使用系统提供的模板外，用户也可以创建自己的模板创建新模板最常用的方法是利用文档来创建例3-10建立一个名为“楷2文字模板”的新模板主页1.插入图片图片来源:·剪贴画·图形文件中的图片·利用剪贴板插入图形·采用“绘图”工具制作3.7图文混排快下雨了!云雾主页(1)插入剪贴画Word在自带的剪辑库中提供了大量的图片剪贴画选择“插入”菜单中的“图片”命令，再选“剪贴画”选项，打开“插入剪贴画”任务