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Project2003实用培训教程第10章项目的优化对项目的日程进行分析和调整后，整个项目的任务就可以按照计划有条不紊地进行下去。但是对于项目管理者来说，最关心的是整个项目的费用和项目的工期。一个经验丰富的优秀项目管理者总是能以最小的成本支出在最短的时间内完成项目的所有要求。Project提供了多种策略来用于缩短项目日程、发现和解决资源过度分配以及降低项目成本，从而达到为整个项目进行合理优化的目的。教学目标通过本章的学习，读者应了解并掌握在项目工期超过预期工期时缩短项目工期的方法，能够采取一定的措施将项目成本控制在预算内，以及能够解决资源过度分配问题。教学重点与难点分解关键任务降低项目成本资源过度分配的原因解决资源的过度分配Project2003实用培训教程10.1缩短项目工期对日程进行分析之后，如果发现项目的工期超出预算，就需要进行调整来缩短项目的工期。关键路径是为如期完成任务而必须完成的一系列任务，因此缩短项目工期最有效的方法就是更改关键路径上的任务及其相关性。下面我们就介绍几种有效缩短项目工期的方法。分解关键任务缩减关键任务的工期重叠相链接的关键任务设置日历增加工作时间减少工时缩短工期为关键任务添加额外的资源为关键任务分配加班工时Project2003实用培训教程10.1.1分解关键任务用户在审阅项目计划时，常常会发现有很多相关性不强的任务被合并到一个任务中执行，而这些任务在工作进展过程中完全可以同步进行处理。这些不当的地方会大大影响项目进展的周期，因此通过分解关键路径上一些大的任务，将其改变为具有可同步进行的子任务，是缩减项目工期最有效的方法。以我们前面所创建的“出版书籍”项目为例，在“编辑阶段”这个任务中，实际上可以分为“检查语法拼写和校对”和“检查内容的科学性”两个子任务，并且这两个子任务完全可以同步进行处理Project2003实用培训教程10.1.2缩减关键任务的工期如果任务还没有分配资源，或者任务是“固定工期”类型的，则可以通过缩减关键任务的工期来促使项目提前完成。要缩减关键任务的工期，首先，在项目中打开“甘特图”视图，在“格式”工具栏中的“筛选器”下拉列表中选择“关键”选项，显示项目中的关键任务。其次，在审阅并分析关键路径的“工期”域后，确定可以缩短工期的关键路径。最后，在“工期”域中为任务重新输入一个工期。Project2003实用培训教程10.1.3重叠相链接的关键任务通过重叠相链接的关键任务，使它们能同时进行或部分重叠进行，也可以缩短关键路径。使用日程重叠的方法分为改变任务的链接关系以及在链接任务间设置前置重叠时间这2种。10.1.4设置日历增加工作时间在资源向导的日程控制中，也可以通过改变资源的日历来调整工期，例如可以将资源原来的休息时间改为工作时间，通过增加资源的工作时间来缩短项目的工期。Project2003实用培训教程10.1.5减少工时缩短工期默认情况下，Project基于以下因素来计算任务工期：完成任务所需的工时量，所分配的资源单位数量及分配资源的工作时间和工时。因此，通过减少任务的总工时数，可以缩减关键路径任务的工期从而缩短项目日程。要减少任务的工时，首先，在项目中通过“视图”|“任务分配状况”命令，打开“任务分配状况”视图，在“视图”|“表”子菜单中选择“工时”命令。其次，在“格式”工具栏中的“筛选器”下拉列表中，选择“关键”选项，显示项目中的关键任务，在审阅并分析关键任务的“工时”域后，确定工作分配中的可减少工时的关键任务。最后，在关键任务的“工时”域中输入一个新值来更改工时的总值。Project2003实用培训教程10.1.6为关键任务添加额外的资源要为关键任务添加额外的资源，首先，在项目中打开“甘特图”视图，在“任务名称”域中选择要为其分配额外资源的任务。其次，单击“常用”工具栏上的“分配资源”按钮，打开“分配资源”对话框。最后，在“资源名称”域中，选择现有资源或输入新的资源，并将这些资源分配给任务。同时用户也可将已分配给任务的资源的工作分配单位设置为大于100%的百分比。Project2003实用培训教程10.1.7为关键任务分配加班工时要为资源分配加班工时，同样首先在项目中打开“甘特图”视图，在“任务名称”域中选择要为所属资源分配加班工时的关键任务。其次，选择“窗口”|“拆分”命令，拆分视图窗口。接着，在视图窗口下方中单击“任务窗体”视图，并选择“格式”|“详细信息”|“资源工时”命令。最后，在“任务窗体”视图中的“加班工时”域中输入资源的加班工时。Project2003实用培训教程10.2减少项目费用相对于缩短项目的工期来节约成本，关键任务上分配的资源所花费的费用也是每个项目管理者所关心的问题。本节所讲述的内容就是如何实现对项目成本的控制。项目的成本来自于每个任务的成本，同时每个任务的成本又可以根据其特点分为分配在任务上的资源的工资费率和任务本身的固定成本这2种。通常，一个任务的总成本可以由下面的公式得到：任务的总成本＝任务的固定成本＋工时×工资费率×数量审查项目成本降低项目成本Project2003实用培训教程10.2.1审查项目成本分析项目成本既可以从任务的角度分析每个任务的成本、从资源的角度分析每个资源的成本，还可以分析整个项目及子项目的成本。1.在任务视图中审查项目成本用户可以切换到任务类视图上来审查项目中的每个任务的成本，例如“甘特图”和“任务分配状况”视图。2.在资源视图中审查项目成本用户可以从资源的角度来研究成本，这时需要使用“资源工作表”视图、“资源使用状况”视图和“资源图表”视图等。Project2003实用培训教程10.2.2降低项目成本在分析了项目中各个任务上的资源的详细信息后，我们就可以通过一些有效的方法来降低任务的成本，这种降低成本的手段仍然是从任务和资源这2个方面着手进行。其中包括以下几个方面：1.降低资源的费率2.减少任务的工时3.减少资源的分配单位4.减少加班5.替换资源6.减少任务的固定成本7.删除任务Project2003实用培训教程10.3调配资源在项目计划过程中，用户不可能对所有任务和资源的分配有详尽而准确的了解和规划，这样在某些情况下很容易会导致资源的过度分配。比如，让一个人在同一时间去执行两个完全不同的任务，从而导致其根本无法完成，从而影响整个项目的工期。在给定的一段时间内，为资源排定的总工时大于资源日历上的可用工时时，即发生资源的过度分配。因此，在重新计划项目时必须将任务重新排定到资源可用的工作时间，或者改变资源在特定任务上工作的时间量。资源过度分配时，需要优化项目计划，但也要保证每一资源的工作计划都是排满的，最大程度地提高其利用率。优化资源使用状况的首要任务就是先查找过度分配和分配不足的资源，然后让Project解决过度分配问题，或自行调整项目计划。Project2003实用培训教程10.3.1资源过度分配的原因资源过度分配的原因有以下几种：1.资源被同时全职地分配给多项任务。2.任务工期的增加。如果用户增加了一项任务的工期，分配到资源的工作量也会跟着增加，并且可能导致资源在单位时间内超负荷工作。3.资源的最大单位可用性减少。若要查找资源是否减少了单位可用性，可在“资源工作表”视图中查看“最大单位”域。如果“最大单位”域显示为100%，可打开“资源使用状况”视图，并选择“格式”|“详细信息”|“剩余可用性”命令，查看已分配工作的资源每天的剩余可用性。4.输入资源的日期后可用性受到限制。5.不仅将资源分配到摘要任务，还分配到该摘要任务的一项或多项子任务。若用户将资源全职分配给摘要任务，然后又将该资源全职分配给摘要任务下的个别子任务，就会产生不必要的资源过度分配。Project2003实用培训教程10.3.2查找过度分配的资源1.使用“资源使用状况”视图用户可以在“资源使用状况”视图中查找过度分配的资源。对于每个资源，“资源使用状况”视图都将显示资源的总工作时间，资源在每个任务上的工作时间和时间刻度上每个时间段的工作时间，过度分配的资源将突出显示。2.使用“资源分配”视图用户可选择“视图”|“其他视图”命令，打开“其他视图”对话框，从“视图”列表中选择“资源分配”选项，然后单击“应用”按钮打开“资源分配”视图。“资源分配”视图的上方窗格中显示的是“资源使用状况”视图，下方窗格中显示的“调配甘特图”视图。通过“资源使用状况”视图，用户可以查看过度分配的资源，在选择过度分配的资源后，用户可在“调配甘特图”视图中查看时间刻度部分，以了解哪些任务在资源的过度分配日期内发生。Project2003实用培训教程10.3.3解决资源的过度分配1.自动解决资源的过度分配当项目日程中产生资源过度分配问题时，我们可以通过替换资源或使用延迟任务的方法来手动解决，还可以让Project自动解决。2.手动解决资源过度分配当自动调配无法达到预期的效果时，用户可以手动解决资源过度分配问题。手动解决资源过度分配的有效方法是把任务分配给其他未充分利用的资源。当查找出任务上过度分配的资源后，可以针对每个过度分配，通过替代资源的方法解决资源过度分配问题。3.通过延迟任务或工作分配解决资源过度分配解决资源过度分配的另一个简单的方法，就是延迟已分配的任务，直到资源有时间时再去处理该任务。用户可以为任务或工作分配添加延迟，检查资源分配的效果，如果必要的话可进一步调整延迟。