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ICS01.140.20CCSA14中华人民共和国档案行业标准DA/T95—2022行政事业单位一般公共预算支出财务报销电子会计凭证档案管理技术规范Technicalspecificationforelectronicaccountingvoucherarchivesmanagementonreimbursementofgeneralpublicbudgetinadministrativeinstitutions2022-04-07发布2022-07-01实施国家档案局发布312DA/T95—2022前言本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分:标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由国家档案局提出并归口。本文件起草单位:国家档案局档案科学技术研究所、北京四方启点科技有限公司、中国科学院自动化研究所、百望股份有限公司。本文件主要起草人:聂曼影、战冰、邓高明、晏杰、张淑霞、陈吉、王熹、张学锋、王春恒、肖柏华、李玉杰、李杰、冯辉。412DA/T95—2022行政事业单位一般公共预算支出财务报销电子会计凭证档案管理技术规范1范围本文件规定了行政事业单位一般公共预算支出财务报销电子会计凭证的采集、组件、归档、存储、统计、利用以及相关系统衔接的要求。本文件适用于行政事业单位财务报销电子会计凭证档案管理以及相关信息系统的设计、开发、测试和使用。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T7408—2005数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法GB/T24589.2—2010财经信息技术会计核算软件数据接口第2部分:行政事业单位GB/T29194—2012电子文件管理系统通用功能要求GB/T33190—2016电子文件存储与交换格式版式文档GB/T35275—2017信息安全技术SM2密码算法加密签名消息语法规范GB/T38540—2020信息安全技术安全电子签章密码技术规范GB/T39784—2021电子档案管理系统通用功能要求DA/T94—2022电子会计档案管理规范3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1会计凭证accountingvoucher记录经济业务,明确经济责任,按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。注:按填制的程序和用途,会计凭证分为原始凭证和记账凭证。3.2电子会计凭证electronicaccountingvoucher通过计算机系统开具,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的会计凭证。示例:电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等。注1:电子会计凭证包括可视化的版式文档以及对应的元数据。注2:纸质会计凭证的数字副本也是电子会计凭证的一种形式,但该形式仅作为开具系统未标准化前的过渡措施加以使用。512DA/T95—20223.3会计档案accountingarchives单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料。注:会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计凭证档案。主要形式包括会计凭证、会计账簿和财务报告等。3.4组件comprise按照要求明确件的构成并对件内文件排序的过程。3.5电子签名electronicsignature数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。4系统功能电子会计凭证生命周期中,一般存在三种类型系统,即电子原始凭证生成系统、财务管理系统和电子档案管理系统,各系统定位如下。a)电子原始凭证生成系统是单位外部生成电子原始凭证的系统。b)财务管理系统用来支持单位业务工作的开展并形成、管理、归档电子会计凭证,系统应具备电子报销、入账、会计核算、电子会计凭证存储和电子会计凭证归档处理等功能,其中:1)电子报销功能用于支持单位财务报销工作并形成电子审批单据,提供该功能的软件或模块可包括办公自动化软件、网络化财务报销软件等;2)会计核算功能用于根据电子原始凭证记账数据生成记账凭证,并进行会计核算;3)电子会计凭证存储功能用于接收电子原始凭证和电子记账凭证,维护电子会计凭证、元数据和业务之间的关联关系,以有序、系统、可审计的方式存储和查询利用电子会计凭证;4)电子会计凭证归档处理功能用于对电子会计凭证进行数据组织、清点、检测并提交归档。c)电子档案管理系统负责电子会计档案的移交接收、管理、长期保存和共享利用。各系统之间的关系如图1所示。612DA/T95—2022图1电子会计凭证相关系统的业务逻辑关系示意图5电子会计凭证采集与归档范围5.1电子原始凭证采集与归档范围应采集、归档并以电子形式保存以下电子原始凭证:a)单位内部在经济业务发生时填制的,用于实施经办、审核、审批等必要审签程序的电子单据,包括申请单和报销单等电子原始凭证版式文件,采用OFD等国家标准格式,文件格式应符合GB/T33190—2016的要求;b)单位从外部接收的电子形式的各类原始凭证的版式文件,采用OFD等国家标准格式,文件格式应符合GB/T33190—2016的要求;c)纸质原始凭证的数字副本,可参照电子原始凭证处理,宜附有电子签名或电子签章;当使用签名或签章时,电子签名应符合GB/T35275—2017,电子签章应符合GB/T38540—2020。5.2电子记账凭证采集与归档范围应采集、归档并以电子形式保存以下电子记账凭证:a)实行电子化记账的单位,根据原始凭证填制的电子记账凭证版式文件,采用OFD等国家标准格式,文件格式应符合GB/T33190—2016的要求;b)实行纸质记账的单位,纸质记账凭证的数字副本,可参照电子记账凭证处理,宜附有电子签名或电子签章;当使用签名或签章时,电子签名应符合GB/T35275—2017的要求,电子签章应符合GB/T38540—2020的要求。712DA/T95—20225.3电子会计凭证元数据的归档范围5.3.1电子原始凭证元数据的归档范围电子原始凭证元数据应与电子原始凭证一并收集、归档。单位内部形成的电子原始凭证元数据应符合附录A的规定。单位从外部接收的电子原始凭证元数据应符合附录B的规定。5.3.2电子记账凭证元数据的归档范围电子记账凭证元数据应与电子记账凭证一并收集、归档。电子记账凭证元数据应符合附录C的规定。5.3.3机构人员实体元数据的归档范围应采集、归档并以电子形式保存形成、处理和管理电子会计凭证的机构/人员的相关元数据。机构人员实体元数据应符合附录D的规定。5.3.4业务实体元数据归档范围应采集、归档并以电子形式保存电子会计凭证在电子化归集、报销、入账、归档、移交和档案管理业务中的相关元数据。业务实体元数据应符合附录E的规定。6电子会计凭证组件要求6.1电子会计凭证组件6.1.1应按记账凭证号对电子会计凭证进行组件,形成电子会计凭证册。组件时应保持电子会计凭证内在的有机联系,并建立电子会计凭证与会计核算功能中记账数据的关联。6.1.2一个记账凭证号对应电子会计凭证的组件一般包括电子记账凭证和所附的电子原始凭证。电子原始凭证一般包括单位内部形成的和单位从外部接收的两类电子原始凭证,其中单位内部形成的电子原始凭证主要是与一笔经济业务有关的单位内部业务审签单据等;单位从外部接收的电子原始凭证主要是用于证明单位已经发生明确经济责任并用作记账原始依据的电子票据和若干附件等。件内文件按记账凭证、原始凭证和其他附件的顺序排列。电子会计凭证信息包组织方式应符合附录F的规定。6.1.3经上级有关部门批准的经济业务,应当将批准文件作为原始凭证附件。6.1.4应基于财务管理系统完成电子会计凭证的组件。6.1.5应按规则命名电子会计凭证的版式文件,命名规则应能保持电子会计凭证版式文件内在有机联系与排列顺序,能通过物理文件名建立电子会计凭证版式文件与会计核算功能中记账数据的关联。6.1.6电子报销功能和会计核算功能应按内置命名规则自动、有序、连续地为电子会计凭证册命名。6.2纸质会计凭证数字副本组件6.2.1纸质会计凭证数字副本组件由业务经办部门或财务部门基于财务管理系统或设备完成。6.2.2纸质会计凭证数字化的同时,可提取图像上的文字内容,自动或手工补全纸质会计凭证的元数据。6.2.3纸质会计凭证数字副本的组件应基于财务管理系统建立与纸质会计凭证的关联。6.3电子会计凭证元数据的组织6.3.1将一笔经济业务的电子会计凭证组件成册时,应创建一个存放本册电子会计凭证元数据的文812DA/T95—2022件,以XBRL、XML等格式保存。6.3.2财务管理系统中获取的该业务事项相关的电子会计凭证,应根据电子会计凭证所属类型,将电子会计凭证元数据填入元数据文件中,作为元数据文件的节点。6.3.3应按照附录F规定的组织方式将电子会计凭证的元数据和版式文件分类存放。6.3.4单位内部形成的电子原始凭证元数据和组织方式应符合附录A的要求。单位从外部接收的电子原始凭证元数据和组织方式应符合附录B的要求。6.3.5电子记账凭证元数据和组织方式应符合GB/T24589.2—2010和附录C的要求。6.3.6电子会计凭证元数据中的日期和时间元素,应符合GB/T7408—2005中完全表示法的要求。7电子会计凭证组卷及排列要求电子会计凭证的组卷及排列应符合DA/T94—2022中8.4.2和8.4.3的规定。8应用系统及其功能要求8.1电子原始凭证生成系统8.1.1单位外部形成的电子原始凭证,应包含版式文件及其元数据。8.1.2单位外部形成的电子原始凭证,宜采取必要的技术措施确保其在流转过程中的信息安全。8.2财务管理系统8.2.1电子报销功能应具备以下电子报销功能:a)采取相关技术措施确保接收的电子会计凭证来源合法、真实,对接收的电子会计凭证进行检测。b)设定经办、审核、审批等必要的审签程序。c)能够准确、完整、有效地接收和读取电子会计凭证及其元数据,按照附录A和附录B规定的组织方式,输出组件成册的电子原始凭证及其元数据。d)确保电子原始凭证在流转过程中的信息安全、对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现。8.2.2会计核算功能应具备以下会计核算功能:a)设定制单、记账、审核等必要的审签程序,且能有效防止电子会计凭证重复入账。b)按照附录C规定的组织方式,输出组件成册的电子记账凭证及其元数据。c)按照附录A和附录B规定的组织方式,查询调阅电子会计凭证版式文件及其元数据。d)通过电子会计凭证文件名或元数据,建立电子记账凭证与电子原始凭证的关联关系。8.2.3电子会计凭证存储功能应具备以下电子会计凭证存储功能:a)按照附录A、附录B和附录C规定的组织方式,接收组件成册的电子会计凭证及其元数据。b)按照附录A、附录B和附录C规定的组织方式,提供电子会计凭证及其元数据的查询调用功能。c)具备电子会计凭证导入、导出、备份、恢复功能。912DA/T95—2022电子会计凭证存储还宜支持网络异地数据备份功能。8.2.4电子会计凭证归档处理功能应具备以下电子会计凭证归档处理功能:a)具备按流程对电子会计凭证进行归档的功能,支持电子会计凭证的数据组织、清点,对归档数据进行真实性、完整性、可用性和安全性检测。b)支持生成会计档案移交清册版式文件,并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。c)财务管理系统中加密存储的电子会计凭证,应解密后提交归档。8.3电子档案管理系统电子会计凭证经归档后,转变为凭证类会计档案,使用电子档案管理系统对凭证类会计档案进行规范化管理。电子档案管理系统的功能应符合GB/T29194—2012和GB/T39784—2021的规定。9财务管理系统电子会计凭证的对接要求9.1电子会计凭证存入过程的系统对接要求提供电子会计凭证存储功能的模块应支持从电子报销功能和会计核算功能