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第6章长文档编辑技术本章要点灵活应用样式设置文档格式掌握文档分栏的方法掌握脚注、尾注、题注、交叉引用的使用方法掌握目录的创建方法了解如何审阅文档掌握长文档编辑的小技巧本章将重点介绍在Word2007中处理长文档的实用操作与技巧。其主要内容包括：使用样式统一文档格式、使用分栏合理安排版面、为特定文本添加脚注与尾注、使用题注为图片/表格等对象编号、使用交叉引用快速引用文档内容、为长文档创建目录、文档的审阅方法、长文档编辑小技巧等。6.1使用样式样式是指存储在Word之中的段落或字符的一组格式化命令，利用它可快速改变文本的外观，如字体、段落等。在Word2007中，提供了丰富的内置样式和样式集合，用户可直接进行使用。样式分字符样式和段落样式两种。字符样式中定义了一套包括字体、字号、效果等字符属性的字符格式。段落样式中除各种字符属性外，还定义了缩进、对齐方式、行间距等段落属性。6.1.1使用样式的好处在编辑长文档时，最好是先建立样式后再进行操作，这样才能高质量、高效率地完成工作。总体来说，使用样式有以下几个好处：（1）能够快速设置并能统一整篇文档的格式，使版面统一、美观。一篇长文档，要设置为相同格式的段落，通常存在于不同的页面，不相邻的段落中。逐个的选取再设置字体、字号、缩进、对齐方式等属性，就会大大降低文档编排速度，所以最好的方法就是建立好样式，然后直接通过“样式”窗格应用相应的样式。（2）一次性修改应用了相同样式的文档格式。通常情况下，第一次设置的格式常常不能令人满意，要是当你完成所有的格式设置后上交给领导，领导却说需要将某个标题的格式重新设置，那么恐怕刚才的操作又得重来一次了，整体效率很低。其实，如果事先使用了样式，就可能直接对样式的格式进行修改，一次性修改样式，就能完成所有应用了该样式的文档格式的修改。（3）快速在文档中定位。Word的样式功能除了能够快速设置格式外，在文档中应用了标题样式后，还能借助“文档结构图”功能帮助我们在文档中快速定位。（4）方便生成文档目录。只有应用了系统自带的大纲标题样式，才能方便自动生成目录。6.1.2使用内置样式在Word2007中，提供了丰富的内置样式和样式集合，用户可直接调用这些内置样式。通过样式库和“样式”窗格都可以使用内置样式。样式库放置在“开始”功能选项卡的“样式”工具组中，默认情况下只显示了三个内置样式，在选中文本后单击样式库右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击需要的样式，即可为所选文本设置该样式，如图6-1所示。为了操作的方便，常常需要打开“样式”窗格来使用样式。单击“样式”工具组中的“对话框启动器”按钮，将在编辑区的右侧显示“样式”窗格，拖动“样式”窗格到文档左（右）侧，窗格会自动嵌入到文档中。在该窗格中罗列了系统提供的样式，拖动滚动条可以进行查看。选中需要设置样式的文本，在“样式”窗格中单击需要的样式，即可为所选文本应用该样式，如图6-2所示。图6-1在样式库中使用内置样式图6-2“样式”窗格6.1.3样式的创建与应用若内置的样式不能满足文档格式的需要，则需要使用“样式”窗格来新建样式。最快捷的样式新建方式是使用已设定好格式的段落或文字来完成。操作步骤如下：上机练习6.1根据已有格式设置创建新样式步骤1首先设置好段落以及字符的格式，然后选定这个段落。步骤2单击“样式”窗格下面的“新建样式”按钮，打开“根据格式设置创建新样式”对话框。步骤3在该对话框的“名称”框中输入新建样式的名字，系统默认为“样式1”，如图6-3所示。图6-3根据格式设置创建新样式6.1.3样式的创建与应用步骤4按下“确定”按钮，新的样式就建立好了。返回到“样式”窗格中就可以看到新建的样式，如图6-4所示。另外，如果没有在文档中事前设置好格式，可以使用下面的方法在对话框中定义新样式的字体、字号、颜色、段落格式等属性。图6-4新建的样式显示在“样式”窗格中6.1.3样式的创建与应用上机练习6.2在对话框中定义新样式的格式步骤1打开“样式”窗格，单击“新建样式”按钮。步骤2弹出“根据格式设置创建新样式”对话框，在“名称”文本框内输入样式名称，在“样式类型”下拉列表中选择样式的类型，如“字符”，在“样式基准”下拉列表中选择基础样式，在“格式”栏中为新建的样式设置字体、字号、字形和颜色等格式。步骤3如果还需要更完善的设置，则单击对话框左下角的“格式”按钮，在弹出的菜单中选择需要设置的格式，如图6-5所示。图6-5新建样式6.1.3样式的创建与应用步骤4此时会打开相应的对话框，在对话框中进行设置后，单击“确定”按钮返回到“根据格式设置创建新样式”对话框。步骤5若勾选“添加到快速样式列表”复选框，可将新建样式添加到样式库中；若勾选“自动更新”复选框，则当某个在文档中应用了该样式的段落格式发生变化时，该样式会自动进行更新。步骤6最后单击“确定”按钮，“样式”窗格中即可显示出新建样式。新建的样式会出现在“样式”窗格中，在遇到需要使用该种样式的文本段落时，只需要选中该段落，接着单击“样式“窗格中对应的样式即可。6.1.4修改样式如果要为内置样式或新建的样式更改或添加某些格式属性，可进行下面的操作。上机练习6.3修改样式步骤1在“样式”窗格中使用鼠标右键单击需修改的样式名，在弹出的快捷菜单中单击“修改”命令，如图6-6所示。步骤2打开如图6-7所示的“修改样式”对话框，在该对话框中修改样式的各种属性(重命名、修改格式等)，方法与新建样式相同。步骤3完成后单击“确定”按钮。修改样式后，以前所有使用过该样式的文本属性都会随之改变。利用这一特性，我们可以很方便地管理文档中的文字样式与段落格式。图6-6选择“修改”命令图6-7修改样式6.1.5为样式指定快捷键对于一些频繁使用的样式，可以对其设置快捷键，从而加快文档的编辑速度，提高工作效率。为样式指定快捷键的具体操作方法如下。步骤1在“样式”窗格中使用鼠标右键单击需修改的样式名，在弹出的快捷菜单中单击“修改”命令。步骤2弹出“修改样式”对话框，单击“格式”按钮，在弹出的菜单中执行“快捷键”命令，如图6-8所示。步骤3弹出“自定义键盘”对话框，光标自动定位到“请按新快捷键”文本框中，在键盘上按下需要的快捷键，如“Alt+E”(不能直接输入字母)，所按下的快捷键即可显示在文本框中，然后单击“指定”按钮，如图6-9所示。图6-8选择“快捷键”命令图6-9指定快捷键6.1.5为样式指定快捷键步骤4为样式指定快捷键后，该快捷键将移动到“当前快捷键”列表中，然后单击“关闭”按钮即可，如图6-10所示。步骤5返回到“修改样式”对话框，单击“确定”按钮完成操作。步骤6以后对文档进行编辑时，按下“Alt+E”快捷键，文档中即可应用与该快捷键相对应的样式。图6-10单击“关闭”按钮提示：若想要删除快捷键，则在打开的“自定义键盘”对话框中，选中快捷键按下“删除”按钮，如图6-11所示。图6-11删除样式的快捷键6.1.6删除样式删除样式的方法是：在“样式”窗格中使用鼠标右键单击需删除的样式名，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，如图6-12所示。删除样式后，Word首先对所有带有该样式的段落应用正文样式，然后从模板中取消此样式的定义。注意：系统提供的样式是不可删除的。图6-12删除样式6.1.7用样式选择文本使用样式可以快速选中应用了该样式的所有文本。利用这一特性，用户可以很方便地复制各级标题、将某一样式替换为另外一种样式等操作。上机练习6.4用样式选择文本步骤1在“样式”窗格中，在某样式上单击鼠标右键，在弹出的下拉菜单中执行“选择所有n个实例”命令（其中，“n”表示当前文档中应用该样式的实例个数），如图6-13所示。步骤2此时，文档中所有应用该样式的文本呈选定状态，如图6-14所示。将所需要的文本内容选定后，便可以统一对它进行复制、替换样式等操作了。图6-13选择所有N个实例图6-14文本选中状态6.2文档的分栏分栏是指将页面分为横向的多个栏，文档内容在其中逐栏排列。合理地对文档分栏既能方便读者阅读，又能美化页面，同时还可以节约版面。6.2.1设置分栏在Word2007中可以快速对文档进行分栏，还可以使文档的不同节或段落存在不同的栏宽和栏数。上机练习6.5分栏步骤1切换到“页面布局”功能选项卡，单击“页面设置”选项组中的“分栏”按钮，在弹出的下拉列表中选择需要的栏数即可快速分栏，如图6-15所示。步骤2若想要对分栏精确地设置，可在下拉列表中选择“更多分栏”命令，打开如图6-16所示的“分栏”对话框。图6-15快速分栏图6-16分栏对话框6.2.1设置分栏步骤3在“预设”栏中选择栏数，有“一栏”、“两栏”、“三栏”、“左”和“右”五种分栏格式可以选择。步骤4如果对“预设”选项组中的分栏格式不太满意，可以在下面的“列数”微调框中输入所要分割的栏数（微调框中最大分栏数根据纸张的不同而不同）。步骤5如果要使各栏等宽，则选中“栏宽相等”。如果不选中“栏宽相等”，可以在“宽度和间距”选项组中设置各栏的栏宽和间距。步骤6如果要在各栏之间加入分隔线，需要选中“分隔线”复选框。步骤7在“应用于”下拉列表中选择分栏的范围。步骤8完成设置后，单击“确定”按钮即可。6.2.2平衡栏尾在设置分栏后，我们经常会遇到文档最后一页两栏的底部不齐。对于这种情况，我们只需要在文档末尾插入一个分页符即可。将光标定位在分栏文档的段末。在“页面布局”功能选项卡中，单击“分隔符”下拉按钮，从弹出的列表中选择如图6-17所示的“连续”命令便可以平衡栏尾，完成后的效果如图6-18所示。图6-17选择“连续”命令图6-18平衡的栏尾效果6.2.3取消分栏取消分栏实质就是将栏数设置为1。方法是：选定需要取消分栏的文本段落，单击“页面布局”功能选项卡上的“分栏”下拉按钮，从弹出的列表中选择“一栏”命令，如图6-19所示。图6-19取消分栏6.3应用脚注和尾注脚注和尾注是用来解释、说明文本或提供对文档中文本的参考资料。脚注通常位于页面的底端，尾注通常位于文档的末尾。脚注或尾注由两个链接的部分组成：注释参考标记和对应的注释文本。注释参考标记是指明在脚注或尾注中包含附加信息的数字、字符或字符组合。6.3.2插入尾注插入在文档中的尾注显示在整篇文档的末尾，并以“i”来表示尾注标记。上机练习6.7插入尾注步骤1在文档中，将光标定位在需要插入尾注的位置，切换到“引用”选项卡，单击“脚注”选项组中的“插入尾注”按钮，如图6-23所示。步骤2Word将自动切换到该文档的末尾位置，输入相应的文本提示，如图6-24所示。步骤3输入完成后，光标位置处多了一个尾注标记“i”，在文档尾末的尾注区域中也会出现一个尾注标记“i”。将鼠标指向插入尾注的文本位置“i”处，将自动出现尾注文本提示，如图6-25所示。图6-23单击“插入尾注”按钮图6-24在文档末屋处输入提示内容图6-25尾注提示框6.3.3设置脚注和尾注编号格式插入脚注和尾注后，用户可以对其进行管理，如设置编号格式、复制脚注或尾注等。1．设置编号格式插入脚注或尾注后，若要对系统采用的默认编号格式进行修改，可以通过下面的操作步骤进行实现。步骤1切换到“引用”功能选项卡，单击“脚注”选项组中的对话框启动按钮，弹出“脚注和尾注”对话框。步骤2在“位置”栏中选择“脚注”或“尾注”单选项，如“尾注”，然后在“格式”栏中的“编号格式”下拉列表中选择需要的编号格式，设置完成后单击“应用”按钮即可，如图6-26所示。图6-26设置编号格式6.4题注题注是指表格、图片、图表以及其他各种对象的标题注释。为长文档中的图形、表格以及其他项目添加题注，可以保证项目编号始终保持统一。当用户重新编辑或删除了某些项目之后，题注会对它们重新编号。6.4.1手工添加题注使用手工添加题注的方法可以为文档中已有的对象添加题注。上机练习6.8手工添加题注步骤1选中需要添加题注的对象。步骤2切换到“引用”功能选项卡，单击“题注”按钮，打开如图6-28所示的“题注”对话框。步骤3在对话框中的“标签”列表框中选择需要的题注类型。步骤4如果“标签