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@2008日立电梯&汉得公司版权所有1HANDEnterpriseSolutionsCo.,Ltd.秀强股份ERP项目组秀强股份ERP项目应付模块培训Rev:1.0Date:2014-08-06财务标准模块功能应付模块概述供应商管理发票管理付款管理财务标准模块功能应付模块概述供应商管理发票管理付款管理应付模块介绍应付模块（OraclePayables）主要是帮助管理采购结算等过程中的发票和付款。通过配置和使用应付模块，可以：按时向供应商付款防止重复付款Oracle应付模块包括以下一些主要功能和特性：供应商管理由前端业务生成或手工入发票录入付款单据对应以上功能和特性，系统提供三个工作平台来帮助用户进行操作：供应商工作台：用来管理、调整客户信息发票工作台：用来处理标准发票、借项通知单、贷项通知单、预付款等付款工作台：用来复核供应商应付款项和开单付款应付模块的业务流程各业务部门财务部门预付结算单采购结算单手工录入发票发票付款/核销预付款费用申请单财务复核结算单匹配财务标准模块功能应付模块概述应付模块设置供应商管理发票管理付款管理供应商管理供应商头基本信息：•头层维护供应商名称、纳税登记号等基本信息，这些信息在所有组织间共享供应商地点基本信息：•地点层维护供应商的明细信息，不同OU之间相互屏蔽。•每个供应商地点都可维护各自默认的负债账户、预付款账户、付款方式、付款条件。同一个供应商可根据业务、财务的处理不同，设置多个地点，建议根据业务用途为供应商地点命名，包括：材料采购、外协采购、资产采购、运费、其他。地点1地点2地点3供应商供应商管理-设置点地点层设置点（按照业务实体隔离隔离）•地点用途：决定采购、付款时能否选择此地点•账户来源：发票负债、预付、应付票据唯一来源；可以在地点层设置分配集供应商合并•不可逆，一旦合并不可撤销•同一供应商内地点合并，不同供应商间地点合并供应商类型负债账户负债账户说明预付款账户预付账户说明外部供应商00.0.2202010301.0.0.0.0应付账款-已确认-非关联公司00.0.1123010101.0.0.0.0预付账款-非关联公司内部供应商）00.0.2202010101.0.0.BA00.0应付账款-已确认-关联公司00.0.1123030101.0.0.BA00.0预付账款-关联公司供应商管理-余额查询余额查询•即可针对供应商查询；也可根据供应商地点查询•如果未输入币种，则将包括所有发票而不考虑币种，并且余额以本位币显示。•为了计算尚欠余额，系统将从未付发票额中减去可用预付款，计算余额时，不会使用未付预付款。财务标准模块功能应付模块概述供应商管理发票管理付款管理发票管理——发票基本概念什么是EBS中的应付发票？最常见的意义：供应商送达的增值税发票（标准发票）红字发票（贷项通知单、借项通知单）临时收据、预付款（预付款）员工提交的报销单（费用报表）EBS中，应付发票起了哪些作用？记载企业收到的应付发票信息记载业务信息：供应商、应付金额及币种、发票开具日期、付款条件、采购事项的明细等记载财务信息：会计分录（分配科目、负债科目、进项税信息、金额）、入账日期等管理应付帐款事项财务控制：•控制应付帐款的确认时点，提供完整的审计线索•对供应商应付余额进行查询与管理•自动生成明细的应付帐款账龄分析报表付款控制：•“宽进严出”的体现：作为付款的先决条件，只有经过验证的发票才可进行付款（如果启用审批发票管理——发票基本概念发票的类别类型描述标准发票是指由于采购货物或接受劳务，从供应商处取得的发票贷项通知单是指供应商对已开发票的货物或劳务，所开的红冲发票借项通知单是指供应商未开红冲发票，而由自已录入的红冲发票预付款是指为供应商或雇员支付预付款的一种发票（视为发票）混合发票是指既可以和采购订单又可以和发票匹配的发票。（既可以输入正数，也可以输入负数）。发票管理——发票基本概念标准发票常见业务情形•企业购入材料、商品等验收入库，但货款尚未支付，根据有关凭证（发票账单、随货同行发票上记载的实际价款或暂估价值），借记“材料采购”、“在途物资”等科目，按应付的款项，贷记应付账款。（与采购模块集成）•接受供应单位提供劳务而发生的应付未付款项，根据供应单位的发票账单，借记“劳务成本”、“管理费用”等科目，贷记应付账款。•支付时，借记本科目，贷记“银行存款”等科目。典型分录举例借：劳务成本-劳务借：管理费用-办公费借：……借：应交税费-进项税贷：应付帐款发票管理——发票基本概念通常，企业按合同约定，预先付出的款项，以预付款进行处理常见业务情形：•按与供应商的约定，预先付出一笔款项；日后实际收到物资或劳务时，在系统中录入真实发票，冲减这笔预付款项；核算科目通常为：预付账款会计分录：预付款发票序号活动分录1预付款发票借：预付款贷：应付账款2对预付款进行付款借：应付账款贷：银行存款3收到真实发票借：费用/应付暂估贷：应付账款4核销预付款借：应付账款贷：预付账款发票管理—发票录入标准发票——界面介绍发票头主要以下信息：发票类型，供应商，金额。发票日期，总账日期，负债账户发票额金额汇总：可以查看发票所含各项金额的汇总查看发票状态：状态：查看验证情况已入帐：查看是否生成会计分录审批：查看审批情况暂挂：是否存在暂挂事项发票管理——发票录入标准发票——界面介绍发票行，将发票的具体事项进行区分。在增值税票中，按不同业务（如采购的商品、服务种类）将填列不同的行，以示区分默认设置的行类型为：项目；运费；税等系统中，即按这些行类型进行填列或生成发票管理——发票录入标准发票——界面介绍发票行分配：针对每行，都需进行分配行分配中主要记录该行的财务信息：1.借方科目（如各项费用）；2.入账日期（最终产生的会计分录取决于此）3.入账金额4.摘要发票管理——发票验证标准发票——发票验证验证：对发票有效性进行验证内容如：头行金额是否一致？行与行分配金额是否一致？是否已计税？等等只有通过验证的发票，在系统中才算有效，可以继续进行其他操作，如付款、核销预付款、生成会计分录等出于安全性考虑，建议将发票录入及发票验证的权限分开发票管理——预付款核销标准发票——预付款核销核销预付款动作：前提条件：有至少一张可用的预付款发票；提交核销的发票，已经通过验证如果存在对特定供应商的预付款，当录入相同供应商的标准发票时会弹出窗口提示存在可用预付款。发票管理——预付款核销标准发票——预付款核销核销预付款动作：填入核销金额、总帐日期核销完成后，需要重新验证该发票。借：应付帐款（发票负债科目）贷：预付帐款（预付款发票分配行科目）发票管理——发票暂挂和释放录入发票信息暂不付款的发票发票暂挂暂挂释放调整后重新验证付款暂挂报表暂挂的含义：通过对发票设置暂挂，可以限制付款，释放暂挂后，可继续执行付款。暂挂的种类：系统暂挂：在验证发票时，由于没有通过验证而自动设置为暂挂。（例如：发票分配金额与总金额不符合，有些系统暂挂不允许人工释放）手工设置暂挂：由于某种原因，暂时停止对发票的付款，可手工设置暂挂。发票管理——发票暂挂和释放发票暂挂和释放详细显示暂挂原因。系统暂挂：在验证发票时，由于没有通过验证而自动设置为暂挂。手工设置暂挂：由于某种原因，暂时停止对发票的付款，可手工设置暂挂；暂挂手工释放注意：由于发票头和行金额差异造成的差异，无法通过手工释放，只能修改金额，重新验证发票管理——发票匹配发票匹配概念•宽进严出：在企业管理实践中，通常会采取“宽进严出”的总体策略。•能否成功匹配决定发票能否通过系统验证，而验证成功的发票是付款的必要条件。•因此，发票匹配最终控制的是能否付款，即对资金流出的控制。匹配审批层•双向：发票与采购订单的数量和单价进行匹配。•三向：发票与采购订单的数量和单价，以及接收数量进行匹配。•四向：发票与采购订单的数量和单价、接收数量，以及检验入库数量进行匹配。•已订购：系统允许的录入开票数量匹配采购数量的波动范围，超过允差则暂挂发票。•已接收：系统允许的录入开票数量匹配接收数量的波动范围，超过允差则暂挂发票。•价格：系统允许的录入开票金额匹配采购订单单价的波动范围，超过允差则暂挂发票。财务标准模块功能应付模块概述供应商管理发票管理付款管理付款管理——银行管理银行结构•银行、分行：头信息在不同公司间是共享的。其他组织可以直接在现有的银行、分行下维护各自的账户信息。（名称信息、银行地址、联系人等说明性信息）•银行账户：按公司（法人实体）隔离，各个法人主体维护的银行帐户信息在其他组织下是看不到的，从而也无法用来进行付款操作。账户开户人及账户用途（应收、应付）针对法人公司下的业务实体设置访问权限及用途。账户信息：收付款现金账户等付款管理——银行管理虚拟银行•系统中设置的银行，既可以是业务中真实存在的银行实体，也可以根据业务需要，设置虚拟银行，用于特殊业务的处理。•应付模块中，所有的付款业务都必须通过银行进行。•例如，我们收到一张供应商发票记录应付债务后，由于某种原因导致无法对供应商进行付款，形成营业外收入，则可以通过在虚拟银行下定义虚拟付款的银行帐户，利用该帐户进行付款操作后，产生如下的会计分录：Dr：应付帐款Cr：虚拟中转科目•之后总账录入凭证：Dr：虚拟中转科目Cr：营业外收入付款管理——付款概述付款控制•付款必须是针对发票的•付款必须是针对供应商的•对某个供应商的付款只能核销其名下的发票•允许分多次付款，但付款总金额不可超过发票金额付款分录•建立付款时，必须指定从哪个银行帐户支付，该帐户决定了付款贷记的会计帐户•付款产生的会计分录如下：•借：应付账款•贷：银行存款/现金撤消付款•系统可撤消付款，并反冲己经产生的会计分录，但付款撤销后不可恢复•在撤消付款后，仍可对发票进行重新付款、挂起发票和取消发票付款管理——快速/人工/完全付款针对发票进行付款的方式包括：•付款工作台进行人工付款•付款工作台进行快速付款•发票工作台进行完全支付三种付款方法之间的比较付款方法部分付款跨地点支付人工YY快速YN全额NN付款管理——快速/人工/完全付款人工付款：•允许付款和被核销发票的供应商地点不同•可选择多张发票，并且指定每张发票的不同付款金额•如发现选择错误，可在“输入/调整发票”中冲销对此发票的付款快速付款：•只允许核销相同供应商下相同地点的发票•同样支持选择多张发票，并指定每张发票不同的付款金额•如发现选择错误，需要撤销整个付款操作全额付款：•在发票工作台发起对发票的完全支付，必须付清发票的全部未付金额•付款与发票应具有相同的供应商地点付款管理——预付款付款控制•应付模块要求付款一定要有对应的发票，因此，预付款中是作为一种特殊的发票进行处理的，需要先录入预付款发票，之后对预付款发票进行支付，待收到发票后拿已经支付的预付款发票核销此标准应付发票•输入预付款发票时（假设金额为1000）：•Dr：预付帐款1000•Cr：应付帐款1000•对预付款发票进行全额支付：•Dr：应付帐款1000•Cr：银行存款1000•使用全额支付过的预付款发票核销标准发票（5000）：•Dr：应付帐款1000•Cr：预付帐款1000•对标准发票剩下的4000余额进行付款•Dr：应付帐款4000•Cr：银行存款4000付款管理——预付款退回预付款退回业务•如果标准发票金额小于预付款发票，则在对新发票进行全额核销后，还需要根据双方协商的结果和公司的有关规定确认是否要收回多余的预付款。•例如，预付金额10000，之后收到供应商发票8000元，则预付款在核销完标准发票的8000元后，会剩余2000。•两种方案：1.如果不需要收回多余预付款，则不需要进行别的处理，将剩余的2000元预付款留待将来由供应商的新发票时再进行核销；2.如果需要收回多余的预付款，则需要财务部门在应付款管理系统中进行操作预付款退款。①业务部门与供应商联系，收回多余的资金，出纳收款后通知会计。②会计人