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第一部分档案管理的基础知识几个基本概念1、档案。《档案法》对档案的定义：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2、档案工作的性质-专业性：档案工作有自己专门的研究对象、理论体系和业务标准、工作规范。-服务性：为各项工作服务。-机要性：档案中有不少内容在一定的时间和空间具有机密性。3、档案工作的原则：－统一领导、分级管理－集中统一管理档案管理工作的内容六环节：收集、整理、鉴定、保管、统计、开发利用一、档案的收集1、收集工作内容：档案的收集工作，就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、个人手中和散失在其他地方的档案分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆的工作。主要包括三个方面：一是对本机关需要归档档案的接收工作；二是对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作；三是对历史档案的接收和征集工作。2、收集工作重要性：文书档案收集工作是文书档案管理工作的前提和基础；收集工作质量决定档案工作的质量。3、如何做好收集工作（国家档案局第8号令）二、档案的整理1、档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。2、档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。3、档案整理的方法:a、以“案卷”为单位整理。应用范围:科技档案；部分文书档案；专门档案b、以“件”为单位整理。应用范围：文书档案、实物档案4、档案分类常见的档案分类有以下几种：1、根据档案形成时期分类历史档案：明清档案、民国档案、新民主主义档案（即革命历史档案）、中华人民共和国档案（建国后档案，也有称现行档案）2、根据档案载体分类纸质档案、照片档案、录音档案、录像档案、电子档案等，古代时有甲骨、竹简、木牍、缣帛等3、根据档案的内容和使用范围分类文书档案、科技档案以及会计档案、人事档案、艺术档案、诉讼档案等各类专业档案。常规分类文书档案、科技档案与专门档案:这是社会上应用最为普遍的三个档案种类概念。文书档案实际上是指行政管理档案，如请示、批复、决定、决议，法规、法律等等；科技档案是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。如图纸、设计任务书、科研报告等等；专门档案是指除文书和科技档案之外的所在专门活动中形成的档案。如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等等。5、文书档案整理流程分类――装订――排列――盖档号章――填写档号――著录――装盒、排架注：此流程中没有包含收集，因收集是上一环节的工作。在收集档案的同时，注意文件材料交接清单的准确性及双方签字。三、档案的鉴定1.文书档案鉴定工作的内容基本内容包括：制定文书档案价值鉴定的标准和编制文书档案保管期限表；鉴别文书档案的保存价值并确定其保管期限；剔除无保存价值的档案予以销毁或做相应处理。2.文书档案鉴定工作的原则从社会的总体需求出发，用全面的、历史的、发展的观点来判定档案酌价值。3.文书档案价值鉴定的标准(1)档案的来源标准(2)档案的内容标准(3)档案的形式特征标准(4)相对价值标准(5)效益标准4.档案的销毁：(1)有鉴定工作制度标准化文件（2）成立鉴定小组（3）编制销毁清册和报告（4）履行审批手续（5）实行监销制度四、档案的保管1.档案管理的“九防”防光、防尘、防水、防火、防盗、防有害气体、防害虫、防潮水、防辐射、防磁。2.档案保管的物质条件（1）库房选址（2）装具和设备3.库房保管的物质条件正常的库房：温度14—24度，湿度45%-60%；底片库13-15度，湿度35—45%。五、档案的统计档案统计工作是以表册、指标、数字等形式揭示档案和档案工作有关情况的一项业务工作，包括档案的基本登记和综合统计两部分。基本任务是对档案和档案工作的发展情况进行统计调查和统计分析，提供统计资料，实行统计监督。(一)档案统计工作体系我国档案工作的统计体系基本上分为四个层次：1．全国2．专业系统3．地方4．档案馆、室(包括各专门档案室)档案工作情况统计。(二)档案统计的内容1．档案数量的统计。2．档案业务管理工作质量的统计。3．档案开发利用工作情况的统计。4．档案工作条件的统计。(三)《全国档案事业统计年报制度》主要内容和填写注意事项1．填报范围2．主要内容3．注意事项(1)统计数据要真实(2)统计数据要准确(3)填写要符合要求六、档案提供利用（一）档案利用工作的含义、意义和要求含义：档案利用工作，是档案部门通过一定的方式与方法，将档案工作信息直接或者间接地提供给利用者，为利用者服务的一项业务工作。档案利用工作的意义和要求1.提供利用是档案工作的根本日的2.利用工作对整个档案工作的发展有决定性影响（二）档案利用的途径与方式：档案利用的基本途径，主要包括：一是提供档案原件。二是提供档案复制品。三是提供档案信息加工品。利用效果登记簿查阅档案登记簿主要有以下十种方式开设阅览室档案外借制发档案复制本出具档案证明提供咨询服务印发档案目录编写档案参考资料举办档案展览创建爱国主义教育基地档案信息上网电子档案利用（三）举办档案展览创建爱国主义教育基地1、档案展览的作用和办展工作的基本程序1）举办档案展览是普及档案知识，宣传档案工作重要意义的一种很好的形式2）举办档案展览属于社会教育工作3）举办档案展览是培养社会公众档案意识的有效手段，可以广泛发挥档案的作用4）举办档案展览的基本程序（1）研究确定展览的主题、基本内容和预期目的；（2）选择、征集必要的档案史料和辅助展品；（3）深入进行展览内容、展品的研究，拟定展览大纲——展览纲目，制定展览陈列的具体方案——列出全部展览陈列品；（4）进行展览艺术形式研究和设计；（5）进行辅助展品和必要设备的设计和制作；（6）进行现场安装和布置；（7）展览开展前现场的评估与开展的准备。2、举办档案展览，创建爱国主义教育基地，开展社会教育工作的意义1）举办档案展览，创建爱国主义教育基地，开展社会教育工作，是党和政府在新的历史时期对档案馆工作提出的新要求2）举办档案展览，创建爱国主义教育基地，开展社会教育工作，是由档案的特点和档案馆的工作性质决定的一项重要工作3）举办档案展览，创建爱国主义教育基地，开展社会教育工作，会整体带动档案馆工作3、举办档案展览，创建爱国主义教育基地，开展社会教育工作的方式方法1）突出本馆特色，办好基本陈列展览2）配合形势需要，办好专题展览3）抓住青少年的兴趣特点，举办形式多样的活动4）展览搬出档案馆，巡回展出5）利用大众媒介，扩大展览教育活动覆盖面（四）开放档案1、开放档案的含义开放档案．是指档案馆对其所保存的档案，除了按照国家有关保密的规定和其他有关规定需要保密或者需要控制利用的外，均须根据不同情况，分期分批地向社会开放，各机关、团体、企业事业单位和公民，根据工作、生产、建设、科学研究等方面的需要，只要履行一定手续，即可利用已开放的档案。《档案法》：国家档案馆保管的档案，一般自形成之日起满三十年向社会开放。2、开放档案的意义1）开放档案是现代社会公民民主权利的具体体现2）开放档案是现代档案馆自身发展的一项重大措施3）开放档案可以促进档案馆的各项业务建设3、开放档案的要求和措施1）正确处理档案开放与控制的关系，明确开放档案的具体范围2）做好基础工作，为开放档案创造必要条件（基础工作建设；降密、解密；编制检索工具）3）建立健全开放档案的利用管理制度4）通过多种形式加强开放档案的利用服务工作5）做好开放档案的公布工作6）加强档案宣传，增强社会档案意识七、档案的编研几种常见检索工具的编写方法：（一）大事记1.就是按照时间顺序，简要地记载一定时期发生的重大事件的一种参考资料2.大事记的体例和结构大事记一般采用编年体，以年月为经，以事实为纬，将大事条目按时问顺序排列，以便反映同时期中大事之间的联系。1）题名2）编辑说明3）序言4）目录5）正文6）按语和注释7）附录3.大事记正文：1）大事记述；2）大事时间4.大事记的编写要求1）观点正确，用材真实；2）大事突出，要事不漏，小事不要；3）系统条理，简明扼要；4）大事记叙一般不加评述，观点寓于条文之中；5）收集材料尽量广泛，所用材料要经过严格挑选，去粗取精，去伪存真；6）材料来源一般注明出处；7）建立大事记录制度。（二）组织沿革是系统记载一个机关、企业、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制情况的一种编研材料。（三）全宗指南1.概念：是以文章的叙述形式介绍和揭示档案馆（室）所保存的某一个全宗档案内容和成分及其利用价值的一种材料。2.内容：第一、立档单位和全宗的历史概况；第二、全宗内档案内容和成分的介绍；第三、全宗指南的辅助材料。（四）统计数字汇集（五）专题概要（六）会议简介（七）图集（八）手册（九）年鉴第二部分《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。局长：杨冬权二○○六年十二月十八日一、《规定》条款解读：1、第一条：实施范围和对象：“机关”是指各级党政机关和人民团体，各级人大、政协、法院、检察院和具有行政管理职能的事业单位等。2、第二条：“机关文件材料”是指各种门类和载体的历史记录。从门类上分：文书、人事、基建、会计等文件材料；从载体上分：纸质、磁性、电子等载体文件材料；《规定》第九条：机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。一、《规定》条款解（续）：3、归档和不归档范围。（15、16）4、集中统一管理：实体统一管理信息统一管理（档案工作的原则）5、保管期限定为永久和定期。定期一般分为30年、10年。机关文件材料归档范围1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。机关文件材料不归档范围1、上级机关的文件材料中，普发性不需要本机关办理的文件材料，任免、奖惩非机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。二、《表》的解读1、关于会议文件保管期限：《规定》第十一条，“机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档”。机关联合召开会议，一般是以“会议通知”用了谁的“发文字号”来区分谁是主办机关，谁是协办机关。2、上级领导视察中重要的、一般的文件材料：根据行政级别和检查视察的事由的重要程度来划分。二、《表》的解读（续）3、如何区分重要业务问题与一般业务问题：法规政策性和重要业务建设内容属于重要问题；涉及基础性、技术性内容属一般业务问题。4、第8条第8款：年度以下计划总结统计资料如何把握P67二、《表》的解读（续）5、先进表彰材料保管期限划分标准：受到县级（含）以上表彰、奖励的先进单位、劳动模范和先进工作者的文件材料，归档时保管期限定为永久；受到县级以下表彰的文件材料，其保管期限为30年。6、人事劳资材料保管期限的确定都是永久。7、区分上级机关制