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项目4文书立卷◇知识准备◇工作程序◇项目拓展文件组卷，也称文件立卷，是指将办理完毕的、具有查考价值的文件，按其形成规律、特点、价值和有机联系，经整理、组合成案卷的工作。立卷的方法与步骤工作程序自然年度，专门年度，教学年度、会计年度等请示与批复，放在复文年；规划放在针对的第一年；总结、报表放在针对的最后一年；会议文件，放在开幕年；指根据文件形成(或处理）年度将其区分开来最基本的分类1、归档文件分类按年度分类按机关内部组织机构将归档文件分类组织机构按党、政、工、团顺序排列综合性机构在前，专业职能部门列后业务部门起草机关名义发文，归综合部门联合办理文件，归主办部门机关名义召开综合性会议文件，归综合部门参加上级会议文件，全局性归办公部门，业务性归业务部门领导人兼任职务文件，分别归有关部门或机关指将文件按其形成、处理或承办部门将其区分开来适合大、中机关按组织机构分类不适合采用机构分类法时采用类名要明确，不可交叉或包含排列上先综合后具体，先主后次突出单位主要工作问题内容性质相同的文件相对集中指按单位文件内容所反映的各类问题将其区分开来适合小机关按问题分类指按归档文件不同的保存价值，将其归入不同的保管期限归档文件按保管期限分类往往与文件的归档鉴定结合起来进行按保管期限分类六个特征立卷法一事一卷立卷法四分四注意立卷法适当分级立卷法文件类型立卷法我国最基本的组卷方法2、文件的组合文件的组合即文件组卷，亦称文件立卷，是指在上述分类基础上将同类文件中的单份文件按其共同特征和主要联系组合成案卷的工作。即将同一作者制发的文件组合成一个案卷。优点：便于了解文件来源；适用：本单位制发的命令、指示、决议、决定等重要文件；内部的会议记录、规章制度等。有时将上级机关、平级机关、下级机关的文件分别立卷。“六特征”组卷法作者特征即将内容为反映同一事件、问题、人物、工作活动、案件等文件组合成一个案卷。优点：保持了文件之间的有机联系；便于历史检索。注意：1、使用频率虽最高，但并不是任何文件都能使用（如综合性文件）；2、应准确划分“问题”。使用最频繁的立卷特征问题特征即将相同名称的文件组合成一个案卷。优点：由于不同名称的文件反映了文件在形成者的地位、用途、性质、价值等方面的不同，因此按名称特征立卷，能反映案卷重要程度和价值。适用：会议记录、计划、报告、总结、情况简报等综合性文件；命令、指示、决定、决议等领导指导性文件；合同、协议书、统计表等专业性很强的文件。名称即文种名称特征即将针对同一年度或同一时期（相同时间段）的文件组合成一个案卷。优点：保持文件在时间上的联系；反映特定时间范围内的工作情况与特点。注意：跨年度的文件形成年度与文件内容所针对的年度不同的文件。指文件针对时间时间特征即将本单位与某一单位之间就一定问题进行工作联系而形成的问复性函件组合成一个案卷。构成条件：作者：本单位与某一单位；内容：同一问题；文件：问复性函件。注意：1、不能将本机关与某一机关互发的其它文件按此特征组卷；2、不能将本机关与上下级机关的请示与批复按此方法组卷。通讯者特征将内容反映同一地区的某些文件组合成一个案卷。优点：便于反映地区工作情况。适用：多用于上级机关针对下属机关的来文、调查统计资料。可以是行政区域、也可以是地理区域注意：不能和作者特征混淆。地区特征“一事一卷”立卷法（略）“四分四注意”立卷法（略）“适当分级”立卷法（略）“文件类型”立卷法（略）其它组卷方法调整定卷卷内文件排列拟写案卷题名卷内文件编号3、案卷的规范化整理与编目填写文件目录填卷内备考表填写案卷封面装订案卷编制案卷目录1、归档文件是否齐全完整；2、检查案卷质量，是否正确运用立卷特征，保持文件之间的联系；指立卷部门（人员）在档案部门（人员）的指导与帮助下，将平时已归的文件，作全面的检查、调整与必要的修补，最后正式组卷的工作。3、检查卷内文件数量，适当分卷或并卷。调整定卷按重要程度排列：重要排前，次要排后；上级单位来文排前，下级单位来文排后；综合性排前，专题性排后；方针、政策性排前，业务、事务性排后。指对卷内文件进行系列化排列，固定每份文件的位置，使其排列有序，方便检索。密不可分的文件材料应依序排列：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后。卷内文件排列题名结构：责任者（通讯者）－（时间）（地区）问题－名称。题名拟写要求：责任者必须用全称或通用简称；问题要概括准确、文字简练；名称按文种的重要程度顺序标注二三个，兼顾不同性质的文种。专门术语用法：案卷，限于某个案卷、事件或对某人的某方面问题的调查处理形成的所有文件材料；来往文书，限于机关之间一般工作问题的来文与复文；时间，题名中的时间是文件内容针对时间。拟写案卷题名装订的案卷编页号：位置在每页有文字文件正面的右上角、背面的左上角。不装订的案卷编件号：先在每一份文件首页上方加盖档号章，并逐件编件号。图表和声像材料：在装具上或材料背面逐件编号。全宗号目录号案卷号件号卷内文件编号卷内文件目录揭示了卷内文件的来源、内容、形成时间和成分等，便于对归档文件的查阅和统计。卷内文件目录位置：案卷首页。顺序号文号责任者题名日期页号备注1、沪档〔2004〕3号上海市…关于………2004.1.1110、沪档〔2004〕20号上海市…关于………2004.12.3120/125卷内文件目录一个文号占一个顺序号无发文号可注收文号联合发文一般同时标出作者部分可以省略最后一份文件填写起始与终止页号一式数份，其余编制全引目录填写文件目录卷内备考表是注明卷内文件状况和立卷的时间、人员情况以备查考的记录。卷内备考表位置：卷尾。页面大小：与卷内文件一致。卷内备考表本卷情况说明：立卷人：检查人：立卷时间：填需要加以说明与解释的情况，如文件是否完整，有无破损，是否有重要价值或特别意义等。填卷内备考表档号，机关档案室统一编制，由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号由档案馆赋予；目录号是案卷目录的编号；案卷号是案卷顺序编号。全宗名称，即立档单位名称，全称或简称类目名称，全宗内第一级类目名称，机构或问题案卷题名文件所属的起止时间保管期限卷内文件总页数归档号，文书处理部门编制的案卷顺序号填写案卷封面三孔一线左齐右齐下齐装订前去掉金属物，做好补齐页面、修复、折叠等工作装订案卷J.1.1-1J.1.1-2J.1.1-3J.1.1-4J.1.1-5J.1.2-1J.1.2-2J.1.2-3J.1.2-4J.1.2-5J.1.2-6J.1.3-1J.1.3-2J.1.3-3...J.2.1-1J.2.1-2J.2.1-3J.2.1-4J.2.1-5J.2.2-1J.2.2-2J.2.2-3J.2.2-4J.2.2-5J.2.2-6J.3.1-1J.3.1-2J.3.1-3J.3.1-4J.3.1-5J.3.2-1J.3.2-2J.3.2-3J.3.2-4J.3.2-5J.3.2-6J.3.3-1J.3.3-2S.1.1-1S.1.1-2S.1.1-3S.1.1-4S.1.1-5S.1.2-1S.1.2-2S.1.2-3S.1.2-4S.1.2-5S.1.2-6S.1.3-1S.1.3-2K.1.1-1K.1.1-2K.1.1-3K.1.1-4K.1.1-5K.1.2-1K.1.2-2K.1.2-3K.1.2-4K.1.2-5K.1.2-6K.1.3-1K.1.3-2一般先按保管期限、再按机构或问题排列，具体根据分类方案。案卷排列由目录说明、案卷条目、封皮、备考表构成。一式三份，一份留文件管理部门备查，二份随档案移交档案室。备注保管期限页数年度题名档号归档号编制案卷目录