档案管理制度（5篇）

参考资料，少熬夜！档案管理制度（5篇）【导读指引】三一刀客最漂亮的网友为您整理分享的“档案管理制度（5篇）”文档资料，供您学习参考，希望此文档对您有所帮助，喜欢就分享给朋友们吧！档案管理制度【第一篇】第一条社团联合会档案是社团联合会历史延革、工作开展情况的真实记录，是社团联合会决策、开展工作的重要参考。第二条社团联合会档案由相应部门管理，实施档案登记管理制度，定期进行整理、归档和编目。第三条对于上级文件、外校来函及相关图文资料等有保存价值的材料均作为档案保存。第四条社团联各部的部门工作计划、工作总结、活动情况及时以书面形式上交办公室，并由办公室（社团资料档案由秘书处管理，下同）整理后存档。办公室作好每一次会议记录，整理后存档作为社团联合会会议记录。第五条加强与各社团及其管理机构的联系，并对他们的工作计划、活动开展情况、任务执行情况等建立专门档案。第六条加强对各社团的档案管理，各社团的'工作计划、工作总结、活动开展情况，以书面或表格形式及时上交各分管常任理事，并由各类别社团工作委员会整理后交秘书处档案人员存档。第七条社团联合会各部人事、各社团人事及社团负责人推荐表，社团负责人任命表，社团负责人档案表，社团干部考查表，社团干部考查考核表，社团干事考核表，社团理事会登记表，社团会员登记表等一并整理，单独存档作为社团联合会系统人事档案档。第八条社团联合会各部、各社团每月必须及时上交每月帐目开支表，由经费审查部核实并存档作为社团联合会系统财务档案。第九条各部门须认真整理并妥善保管档案，借用相关档案的须经得相应部门同意，办理手续后方可借用。第十条其它各部、社团及个人必须妥善保管并及时归还所借档案资料，档案借阅期不得超过一周。第十一条主席团有权对档案管理工作不定期进行检查。第十二条本制度解释权归xxx学生社团联合会，自通过之日起生效。档案管理制度【第二篇】参考资料，少熬夜！第一章总则一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。第二章合同分类一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产等而签订的合同或框架协议。二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同。四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动合同。八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。第三章档案管理的责任分配一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。二、各部门设档案管理员予以协助管理。各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。第四章文件合同归档要求一、文件合同编号规则合同号是合同档案唯一的保管单位。销售合同号14位，其余均为12位。文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。基本模式：ST-20xx－XS－0001－HT1．年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。2．分类号：分类号是档案号的主体，分别依照参考资料，少熬夜！合同类别拼音首字母给予识别代码。3．顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002……表示公司当年某一类合同的序号。4．部门代码:部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称；二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续；经领导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员处登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。四、所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交，填写《档案移交单》，双方签字认可，管理专员归档。五、所有以公司名义签订的有效合同（订单）原件一律要求在公司归档，各部门及平台只留复印件备查。档案管理员每月初将统计出各部门30天前签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。六、档案管理员每月5号前汇总本部门上月度的完整合同档案资料，制作《合同档案汇总表》提交经营管理部，并填制《档案归档单》归档。七、公司各部门的投标标书文件，无论是否中标，都要求在投标后1个月内将文件的电子文档（或光盘）交档案管理员存档。第五章合同档案保管期限及销毁一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。二、合同金额在50万元（不含）以下的保存10年；合同金额在100万元（不含）以下的保存15年；合同金额在5000万元（不含）以下的保存50年；合同金额在5000万元以上的永久保存。三、档案销毁：1．任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。2．各档案管理人员应定期对档案进行检查。3、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。4．凡是超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清单》上登记，经主管业务负责人批准后，专人监销，由档案管理专员销毁，并由《档案销毁清单》立卷永久保存。第六章档案借阅一、公司合同原件，一般不予借出。参考资料，少熬夜！二、特殊原因需要借阅公司档案的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申请单，经部门经理审核后，到档案管理员处办理借阅手续。若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要报公司主管业务负责人批准方可借阅。档案材料的复印手续同借阅。三、借出档案借用期限为一周。借阅人应到期归还。确因工作需要继续借用的，必须再次办理借阅手续（续借）。对逾期1周仍不归还者，由档案管理员下发催还单，此后一周内仍不归还者。四、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损坏、遗失。第七章责罚制度一、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款200元，并予以通报批评。二、公司所有员工凡违反第六章第四条，泄露公司档案机密的，涂改、拆散或未经经营管理部批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款200-1000元，并予以通报批评；三、公司所有员工违反第六章第三条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚100元；四、一般档案资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告档案归档部门并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚100元；如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。五、不按规定存放电脑档案，不按规定接收检查者给予相应的纪律处分并给予通报批评。六、对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法律责任。第八章附则一、本制度由行政部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订，修订的版本获得总经理办公会批准后生效，且自动替代以前的版本。公司全体员工应遵循最新版本的规定。二、本制度自下发之日起执行。三、附件附件1《档案移交单》附件2《档案借阅单》附件3《档案销毁清单》附件4《合同登记本》参考资料，少熬夜！档案管理制度【第三篇】为加强公司档案及文件管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，需要对档案做好管理。一、公司管理档案的范围及管理权限的划分1、公司级档案管理范围，由公司专人管理并负责一切借阅、复印、传递相关事宜。公司级档案包括以下文件：（1）公司设立、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；（2）业务来往方面的文件材料（含合同、对方资料、银企联系函件等）；（3）政府、项目批文、合同；（4）上级机关发来的本公司有关的决定、决议、指示、命令、条列、规定、计划等文件资料；（5）公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项文件流程、公司决定等）；（6）工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；（7）公司月度、年中、年度工作计划；（8）公司签订的各类合同；（9）公司有效证件、印章；（10）公司重要的会议材料、包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录等；（11）公司大事记及反映本公司重要活动的简报、相片、录像等；（12）其他具有法律效益力及保护价值的文件。（13）各项目相关资料分类存放。2、档案管理范围，有指定专职文书管理。档案文件如下：（1）报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表等；（2）相关业务单位函件管理；（3）公司媒体宣传资料；二、公司档案管理准则1、公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制，即坚持收集、管理文件材料的制度。由负责人主体档案的管理，并对档案管理工作进行督促和指导。设立专门档案柜，配备专人分管档案工作。2、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的规范范围，收集管理本部门的文件材料。3、认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归档，每极度末前应将归档文件材料归档完毕。参考资料，少熬夜！4、承办人员需借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记。三、档案管理、归档文件整理1、部门以公司名义制作的规划规定、通知、通告、会议记录、会议纪要、项目方案等文件均应由部门文员制作副本发文、登记、原件存档、抄送综合办档案室存档。2、归档时限各部门专职文书就文件归档工作应做到每日进行。做归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。应做到及时处理，切忌拖拉积压。3、归档文件的整理1)归档材料必须时办理完毕的正式材料。2)归档材料应完整、齐全。归档入卷文件把文件、底稿、附件请示和批复放在一起。3)归档文件整理以件为单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册(本)为一件，来文与复文可为一件，重要文件的草稿各为一件。4)不同年度的文件分开存放。5)合同按内分开，分别分为工程合同、设计合同、申元合同、申德合同。四、档案的销毁1、个人非经允许不得销毁公司档案资料。2、对于多余、重复、过时和和无保存价值的或是盗了销毁期限的档案，由总经理批示后执行。五、档案保管1、防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；2、保持档案存放室良好的通风，做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防强光的工作，门窗应结实牢固。3、随时对档案进行清理，清除不必要保存的材料；对破坏褪色的材料进行修补和复制。档案室管理制度【第四篇】一、定期把各部门上交的具有保存、查考、利用价值的各种载体形式的历史记录收进档案室。二、室藏档案、资料要分类单独存放，档案柜、架等要排列整齐、美观。三、档案的收进、整理、利用要详细统计，并做到数字准确、真实。四、查阅档案要严格履行手续，阅完经核对无误后，参考资料，少熬夜！及时入库。对借出的档案要按期限及时归还。五、室藏档案、资料要每半年清点一次。六、要加强对档案的安全工作，制定八防，配齐防火、防盗、防虫等设备，室内严禁吸烟，确保档案资料万无一失。七、档案室由档案干部专人管理，查档人员及其他人员不得随便进入。八、对应该立卷归档的材料必须由幼儿园各部门收集齐全，并进性整理，定期交档案室集中统一管理，任何部门或个人不得据为己有或拒绝归档。九、归档范围：凡是幼儿园工